PROCEDIMIENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE FACTURA ELECTRÓNICA Sicalwin FACe AL-SIGM CENPRI 02/09/2014

2 Índice de contenido 1. INTRODUCCIÓN FASES DEL PROCEDIMIENTO...5 Recepción de la factura (Intervención)... 5 Revisión de la factura (Intervención)...8 Revisión de la factura (Contratación y Compras) Firma de la factura (Servicio responsable)...25 Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras)

3 1. INTRODUCCIÓN. Tras la entrada en vigor de la Ley de Factura Electrónica de 27 de diciembre de 2013, esta Diputación Provincial se adhirió formalmente a la Plataforma FACe (Punto General de Entrada de Facturas) impulsada por el MINHAP mediante acuerdo de la Junta de Gobierno de fecha 17 de junio de Como es sabido, la ley obliga a los empresarios y proveedores de todas las Administraciones Públicas a expedir y remitirles sus facturas de forma electrónica a partir del 15 de enero de 2015 (aunque se permite temporalmente que cada entidad pueda excepcionar esa exigencia en facturas inferiores a ). Por ese motivo, era preciso afrontar ese reto y facilitar una solución tecnológica que hiciera posible esa exigencia normativa tanto en la Diputación como en los ayuntamientos de la provincia que lo demanden. La solución utilizada se ha basado, una vez más, en la reutilización de recursos electrónicos públicos disponibles y gratuitos para la Diputación provincial, por lo que no ha exigido desembolso económico alguno. Y, además, es reutilizable por la mayoría de los ayuntamientos de la provincia sin coste. Tras los desarrollos técnicos y pruebas necesarias la herramienta integra a plena satisfacción el Punto de Entrada de Facturas Electrónicas del Estado (FACe) con los sistemas electrónicos correspondientes de esta institución (contabilidad -SICALWIN- y tramitación administrativa - Registro y Tramitador Electrónico de AL SIGM-). Asimismo, se ha podido comprobar el perfecto funcionamiento de FACe en lo relativo a la recogida y puesta a disposición on line del proveedor de la información sobre el estado de tramitación de la factura. Las ventajas y beneficios para los proveedores de la Diputación son evidentes: - Porque cualquier proveedor puede presentar vía internet la factura en el Registro Electrónico de la Diputación a través de Punto General de Facturas del Estado o desde nuestra sede electrónica provincial, de forma rápida, sencilla y gratuita, y sin necesidad de moverse de su empresa u oficina, ahorrando gastos y desplazamientos. - Porque cualquier proveedor puede consultar y conocer en todo momento y con inmediatez vía internet el estado de tramitación de la factura a través de Punto General de Facturas del Estado o desde la sede electrónica provincial, de forma rápida, sencilla y gratuita, y sin necesidad de moverse de su empresa u oficina o de hacer llamadas telefónicas. - Porque el sistema electrónico ahorra mucho tiempo en la tramitación, conformación, aprobación y pago de la factura en la Diputación: los circuitos 3

4 electrónicos de validación permiten que la factura electrónica sea remitida en segundos al/a los departamento/s que deban autorizarlas, con lo que los plazos de tramitación y pago se reducen muy considerablemente. En resumen, con este instrumento se aumenta la calidad, la transparencia y la rapidez de la actuación administrativa, se elimina la necesidad de papel y se ahorran gastos y desplazamientos tanto a la propia entidad, como a los ciudadanos y a las empresas y entidades que se relacionan con la Diputación (correos, papel, costes de impresión de documentos...). 4

5 2. FASES DEL PROCEDIMIENTO Recepción de la factura (Intervención) El Punto de Entrada Electrónico de Facturas es FACe (Punto de Entrada Electrónico de Facturas del Estado). Los proveedores pueden acceder a él mediante un link a través de la sede electrónica de la Diputación Provincial o directamente desde la sede electrónica del MinHAP. Cada cierto tiempo, normalmente cada 10 minutos, un proceso automatizado de Diputación de Ciudad Real consulta la aplicación FACe del Ministerio de Hacienda (MinHAP) para comprobar si algún proveedor ha enviado nuevas facturas dirigidas a la Diputación. Cuando la aplicación recupera automáticamente la factura de FACe, realiza las siguientes acciones para esa factura: 1. Genera automáticamete el alta de la factura con todos sus datos en los Sistemas Contables. El estado inicial para este tipo de facturas FACe: Registrada. La factura queda en un estado de espera hasta su conformación y firma en SIGEM. 5

6 2. Genera automáticamete el alta de factura en el Registro General de Diputación (AL-SIGM). Este aspecto es meramente informativo y no es necesario gestionar la factura desde el registro. 6

7 3. Inicia un expediente en el Tramitador de ALSIGM para gestionar la factura. Se realiza un aviso por correo electrónico al personal de Intervención para notificarles que se ha recibido una nueva factura y que está pendiente de gestionar en SIGEM. 7

8 Revisión de la factura (Intervención) Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal de intervención deberá entrar en el tramitador de al SIGM para aceptar o rechazar la factura. 1. Entrada en el expediente de SIGEM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite... 8

9 2. Visualización del documento de factura. Pulsamos sobre el icono de la lupita del documento de Conformación factura - La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo. - A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF. 9

10 3. Revisión de documentos adjuntos. Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anterior se nos avisa que existen adjuntos. 10

11 Podemos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú Ver Documentos. Tendremos que pinchar sobre el documento Anexo_factura.zip. Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita) 11

12 4. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto. En la pestaña de Factura electrónica tendremos todos los datos de la factura. En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto. 12

13 5. Aceptación o rechazo de la factura. En la pestaña de Revisión efactura, tras una primera revisión formal, el tramitador decidirá si rechaza la factura (por defectuosa) o si la acepta y continúa su tramitación. En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamento responsable de la factura. En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo. En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar. 13

14 6. Terminación del trámite. Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de Revisión efactura, podemos terminar el trámite. Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura, y a tenor de la organización provincial: Aceptación. Dependiendo del servicio seleccionado: Contratación y Compras. Se pasa a otro trámite idéntico al actual llamado Revisión Compras. Este trámite, se gestiona por el personal del servicio de Compras, y tiene como objetivo aceptar o rechazar la factura y decidir quien serán los que han de validar y firmar la factura. La factura se marca en Sicalwin Face: Remisiones a Compras. Otro. Si se selecciona cualquier otro servicio / departamento, la factura pasa directamente a la firma de ese servicio, en un trámite llamado Firma de la factura. La factura se marca en Sicalwin Face: Remitido para firmas. Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivo del rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP. La factura se marca en Sicalwin Face: Devuelta al proveedor. 14

15 En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más. La gestión de la factura pasa al servicio de Contratación y Compras o directamente al servicio responsable de la obra, servicio o suministro al que se refiere la factura. Con funcionalidad informativa, cuando la factura termine su tramitación en AL SIGM, es decir, sea firmada por el departamento seleccionado, el servicio de Intervención recibirá un correo electrónico en el que se adjunta la factura ya firmada de conformidad. 15

16 Revisión de la factura (Contratación y Compras) Cuando Intervención remita la factura al Servicio de Contratación y Compras, además de dejar el correspondiente aviso en el tramitador, la aplicación envía un correo electrónico al personal de este servicio avisándole de que tiene un nuevo trámite pendiente de gestionar. 16

17 Una vez recibido el correo electrónico con la recepción de una nueva factura, el personal de Compras deberá entrar en el tramitador de SIGM para aceptar o rechazar la factura. 1. Entrada en el expediente de SIGM Avisos pendientes de tratar > Nuevo trámite... 17

18 2. Visualización del documento de factura (o impresión de ésta). Pulsamos sobre el icono de la lupita del documento de Conformación factura - La primera página del documento es el Justificante del Registro Administrativo - A partir de la segunda página aparece la factura en formato PDF. 18

19 3. Revisión de documentos adjuntos. Si el proveedor ha anexado documentos adjuntos, en el documento de factura anterior se nos avisa que existen adjuntos. 19

20 Podemos visualizar y consultar los documentos adjuntos en la opción de menú Ver Documentos. Tendremos que pinchar sobre el documento Anexo_factura.zip. Ver Documentos > Anexo_factura.zip (lupita) 20

21 4. Datos de la factura, servicio comprador y datos de contacto. En la pestaña de Factura electrónica tendremos todos los datos de la factura. En la parte inferior, el proveedor debe haber rellenado los datos del comprador o, en su defecto, algún dato de contacto. 21

22 5. Aceptación o rechazo de la factura. En la pestaña de Revisión efactura, el tramitador decidirá si acepta o rechaza la factura. En caso de Aceptación, el tramitador deberá rellenar el servicio / departamento responsable de la factura. En caso de Rechazo, se deberá rellenar el motivo del rechazo. En ambos casos, una vez rellenados los datos, pulsamos el botón Guardar. 22

23 6. Terminación del trámite. Una vez revisada la factura y rellenados los datos en la pestaña de Revisión efactura, podemos terminar el trámite. Acciones > Terminar trámite o click sobre trámite > Terminar trámite Dependiendo de si se ha aceptado o rechazado la factura: Aceptación. La factura pasa directamente a la firma del servicio seleccionado, en un trámite llamado Firma de la factura. La factura se marca en Sicalwin Face: Remisiones resto servicios. Rechazo. El expediente se cierra automáticamente. El rechazo de la factura y el motivo del rechazo son comunicados al proveedor desde la aplicación FACe del MinHAP. La factura se marca en Sicalwin Face: Devuelta al proveedor. 23

24 En cualquiera de los dos casos, el tramitador no tiene que realizar ninguna tarea más. La gestión de la factura pasa al servicio responsable de la obra, servicio o suministro al que se refiere la factura para su validación o reparos. 24

25 Firma de la factura (Servicio responsable) La firma de la factura se realiza por el procedimiento habitual en SIGM. Dependiendo del servicio seleccionado por el servicio de Intervención o Compras la aplicación selecciona un circuito de firma concreto, y los firmantes reciben un aviso en el tramitador de AL SIGM y un correo electrónico advirtiéndoles de que tienen ese trámite pendiente. El circuito de firma configurado será siempre: Jefe de Departamento o Servicio Vicepresidente responsable del área. La firma electrónica de la factura implica la conformidad del firmante con su contenido íntegro. En el caso de que en algún caso concreto se estime necesaria la firma o conformidad de un tercero, el Jefe del Departamento o Servicio imprimirá la factura, reclamará esa nueva firma de forma manual y custodiará el documento el tiempo que estime en el propio servicio o departamento. Pero a efectos de tramitación, y conforme a las bases de ejecución del Presupuesto de la Diputación, las únicas firmas electrónicas que se recogen por el sistema son las dos arriba indicadas. 25

26 La firma de la factura por el segundo firmante, el vicepresidente responsable del área, provoca el cierre automático del expediente de factura. Además, la factura se marca - FACe: Conformada con firma en la Contabilidad, terminando su gestión en SIGM y pasando el control absoluto de esta a los Sistemas Contables. Asimismo, cuando se produce la firma de la factura, el departamento de Intervención recibirá un aviso en SIGM y un correo electrónico con el documento firmado de factura como adjunto. 26

27 Gestión de la factura en los Sistemas Contables (Intervención / Contratación y Compras) Una vez que la factura ha sido tramitada y confromada en SIGEM, el control absoluto de la factura pasa a la Intervención y los sistemas de contabilidad. Como dijimos anteriormente, la factura queda en un - FACe: Conformada con firma, y desde este estado podemos seguir tramitando la factura de la forma habitual. En la Diputación provincial, si el servicio de Contratación y Compras ha gestionado la factura desde SIGM, tendrá que realizar la Operación Previa (PR) en Sical de la forma normal, previo al ADO, tal y como se hacía con las facturas en papel por disposición de la Intervención. En todos los demás casos, el control total de la factura pertenece a Intervención. Operación Previa (PR) Sólo para Compras Reconocimiento de la Obligación de Pago (ADO) Mandamiento de Pago (P) Realización Material del Pago (R) Los estados de Reconocimiento de la Obligación (ADO) y Realización Material del Pago (R) son comunicados al proveedor a través de la plataforma FACe del Ministerio de Hacienda (MinHAP). 27

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