CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL SAN RAYMUNDO, GUATEMALA PERIODO

Transcripción

1 CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL SAN RAYMUNDO, GUATEMALA PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008 GUATEMALA, MAYO 2009

2 Guatemala, 29 de Mayo de 2009 Señor(a) FERNANDO ANTONIO ORTIZ LOCON Alcalde(sa) Municipal de San Raymundo, Guatemala SU DESPACHO Señor Alcalde(sa): Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del al de la Municipalidad de San Raymundo, Departamento de Guatemala. El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y de presupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado los siguientes aspectos importantes: HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO: FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS (Hallazgo de Control Interno No.1) LA AUDITORÍA INTERNA NO PRACTICA CORTES DE CAJA Y ARQUEO DE VALORES (Hallazgo de Control Interno No.2) HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO: FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SUMINISTROS (Hallazgo de Cumplimiento No.1) SOBREGIROS EN LA EJECUCIÓN DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS (Hallazgo de Cumplimiento No.2) INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS (Hallazgo de Cumplimiento No.3) APLICACIÓN INCORRECTA DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS (Hallazgo de Cumplimiento No.4) FALTA DE REPROGRAMACION DEL SALDO DE CAJA (Hallazgo de Cumplimiento No.5)

3 Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría. Atentamente, Ponente:

4 OBJETIVOS DE AUDITORÍA 1 GENERALES: Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS y las Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los Acuerdos Internos No , A , A emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el Ejercicio Fiscal Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtener resultados e información confiable, oportuna y transparente. ESPECÍFICOS: Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, que permitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales y la administración de los recursos disponibles. Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de las Tesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de los diferentes programas municipales. Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición de cuentas.

5 2 ALCANCE DE AUDITORÍA Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que la información contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables.

6 3 HALLAZGO No. 1 HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO FALTA DE MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Condición Se determinó que la administración municipal no ha implementado los manuales de funciones y procedimientos administrativos, debidamente aprobados por la autoridad superior. Criterio El Acuerdo Interno 09-03, emitido por la Contraloría General de Cuentas, por el cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.10 establece: Que la máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes y Directores y demás ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. Causa Falta de interes por parte de las autoridades en el cumplimiento de las Normas de Control Interno Gubernamental. Efecto Los empleados no tienen definidas sus funciones y atribuciones, lo que provoca confusión y falta de claridad en el desarrollo de sus actividades y funciones administrativas, dificultándose el poder responsabilizar a las personas, al existir deficiencias en el cumplimiento de sus atribuciones. Recomendación Que el Alcalde Municipal conjuntamente con las diferentes jefaturas de departamentos, coordinen la elaboración e implementación de los manuales de procedimientos, con la finalidad de contar con una herramienta útil, para el desarrollo de las actividades administrativas de la municipalidad. Comentario de los Responsables El comentario de los responsables se encuentra pendiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de haberse comprobado la falta de Manuales y Procedimientos administrativos. Acciones Legales y Administrativas Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 3, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

7 4 HALLAZGO No. 2 LA AUDITORÍA INTERNA NO PRACTICA CORTES DE CAJA Y ARQUEO DE VALORES Condición Se comprobó que el Auditor Interno, no realizó durante el ejercicio fiscal 2008, Cortes de Caja y Arqueo de valores a la Caja General de la Tesorería Municipal. Criterio El Acuerdo Interno No emitido por la Contraloría General de Cuentas, por el cual se aprueban las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la Norma No.1.7, establece: Que en el contexto institucional le corresponde a la Unidad de Auditoria Interna UDAI, evaluar permanentemente el ambiente y estructura de control interno, en todos los niveles y operaciones, para promover el mejoramiento continúo de los mismos. Causa Inobservancia por parte del Auditor Interno, de las normas de Control Interno, que regula la evaluación de la Caja General. Efecto No se detectan ni corrigen oportunamente, los errores, diferencias y ajustes en el área de Caja y Bancos, afectando la confiabilidad y razonabilidad de la información financiera y disponibilidades monetarias, para la toma de decisiones y fiscalización correspondiente. Recomendación Se recomienda al Auditor Interno, incluir en su plan anual de auditoría, la evaluación y revisión periódica del Área de Caja y Bancos, con la finalidad de que las existencia de efectivo y otros valores líquidos, se presenten razonablemente en el Balance General, Diario Mayor General, Movimiento de Caja, cuentas auxiliares de bancos y en las correspondientes conciliaciones bancarias y contables. Comentario de los Responsables El comentario de los responsables se encuentra pendiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud de que no se aportó evidencia por parte del Auditor Interno, de haber realizado corte de caja y arqueo de valores. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto del Congreso de la República No , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 1), para el Auditor Interno, por un valor de Q5,

8 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO 5 HALLAZGO No. 1 FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SUMINISTROS Condición En el ejercicio fiscal 2008 se efectuaron gastos por compra de materiales y suministros, y contratación de servicios de mantenimiento de pozos, fraccionando las negociaciones para evadir el proceso de cotización, conforme a la descripción siguiente: Con la empresa CONSTRUCCIONES RAPIDAS CHUPINA, propiedad de Manuel de Jesus Chupina Alvarez, en concepto de mantenimiento de pozos, por el total de Q33,928.57, integrado con facturas números 220 del 17 de septiembre por Q16,071.43, y 210 del 17 de septiembre por Q17,857.14; por el total de Q40, integrado con facturas números 179 del 22 de octubre; por Q18,186.61, y 320 del 22 de octubre por Q22,321.43; por el total de Q41,490.18, integrado con facturas números 325 del 27 de noviembre por Q20,784.82, y 350 del 27 de noviembre por Q20, Con la empresa PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES AVANZADAS, propiedad de Luis Gustavo Vásquez Estrada, en concepto de mantenimiento de tanques de agua, por el total de Q44,642.85, integrado con facturas números 65 del 11 de febrero por Q20,535.71, y 66 del 14 de febrero por Q24, Con la empresa TRANSPORTES OAKLAND, propiedad de Lester Abigail Reyna Giron, en concepto de viajes de balastre, por el total de Q37,500.00, integrado con facturas números 1413 del 25 de septiembre por Q25,892.86, y 1420 del 25 de septiembre por Q11, Con la empresa Constructora CODICE, propiedad de Mario Rolando Palma Dávila, en concepto de arrendamiento de maquinaria, por el total de Q33,750.00, integrado con facturas números 212 del 26 de diciembre, por Q16,071.43, y 214 del 26 de diciembre por Q17, Con la empresa TRANSPORTES EL ESFUERZO, Propiedad de Michael Amilcar Santizo González, en concepto de viajes de balastre por el total de Q60,714.28, integrado con facturas números 573 del 14 de marzo por Q18,750.00, 597 del 14 de marzo por Q17,857.14, y 585 del 4 de abril por Q24, Con la empresa CONSTRUCTORA ENRIQUEZ, Propiedad de Ismael Enriquez Echeverría, en concepto de mantenimiento de caminos por el total de Q40,625.00, integrado con facturas números 57 del 12 de noviembre por Q26,116.07, y 61 del 10 de noviembre, por Q14, , monto sin IVA, que asciende al total de Q333, Criterio El Acuerdo Gubernativo número que contiene el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, en el artículo 55 establece: "Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos." Causa Inobservancia a lo estipulado en la ley de la materia. Efecto La falta del proceso de cotización en la compra de materiales y suministros, y contratación de mantenimientos de pozos, no permitio la participación de otros proveedores que pudieron ofrecer productos o prestación de servicios a un mejor precio, de mejor calidad u otras condiciones mas favorables para la municipalidad. Recomendación El Alcalde y Tesorero Municipal deberá velar que cuando se adquiera compra de materiales y suministros, y contratación de mantenimiento de pozos, se realice mediante el procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, tomando en consideración el monto de la negociación, evitando así el fraccionamiento en las compras y contrataciones. Comentario de los Responsables El comentario de los responsables se encuentra pendiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque independientemente del comentario de la administración, las negociaciones fueron fraccionadas para evadir el proceso de cotización. Acción Legales y Administrativas

9 6 Se solicita sancion economica de conformidad con el Decreto número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q8, para cada uno.

10 7 HALLAZGO No. 2 SOBREGIROS EN LA EJECUCIÓN DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS Condición Se determinó que la planilla de sueldos administrativos del mes de marzo 2009, por valor de Q181, , fue pagada mediante acreditamiento a cuenta de cada empleado, con fecha 27 de marzo de 2009, y a la fecha del corte de caja y arqueo de valores practicado el 28 de abril de 2009, dicho valor no se había registrado en el sistema contable por la falta de asignación presupuestaria. Criterio El Decreto número , del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 26 segundo párrafo establece: No se podrán adquirir compromisos ni devengar gastos para los cuales no existen saldos disponibles de créditos presupuestarios, ni disponer de estos créditos para una finalidad distinta a la prevista. Causa Inobservancia de la existencia de fondos en el presupuesto vigente. Efecto No se pudo registrar en el sistema el pago de las planillas, por la falta de asignación presupuestaria, por lo que la ejecución del gasto no se presenta razonablemente a la fecha del Arqueo de Valores y Corte de Caja, practicado por la auditoría. Recomendación Se recomienda al Alcalde Municipal que gire instrucciones al Tesorero Municipal y Encargado de Presupuesto, para que al realizar pagos de sueldos y salarios, se verique previamente la existencia de disponibilidad presupuestaria en los renglones de gastos aplicables. Comentario de los Responsables El comentario de los responsables se encuentra pendiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque los responsables no se pronunciaron al respecto y se comprobó que las planillas de sueldos y salarios fueron pagadas, sin contar con asginanción presupuestaria en los renglones correspondientes. Acción Legales y Administrativas Se solicita sanción económica de conformidad con el Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y Encargado de Presupuesto, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

11 8 HALLAZGO No. 3 INCUMPLIMIENTO EN EL ENVÍO DEL RESUMEN DE INVENTARIO ANUAL A LA DIRECCIÓN DE BIENES DEL ESTADO Y CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Condición Se determino que no fue enviado a la Contraloría General de Cuentas, copia autorizada del inventario anual de los bienes del municipio, correspondiente al ejercicio fiscal Criterio El Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 53 inciso r) establece: Atribuciones y obligaciones del Alcalde. Enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienes del municipio, dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes de enero de cada año. Causa incumplimiento a la norma que estipula la elaboración del inventario anual y su envio de las copias a las instituciones gubernamentales respèctivas. Efecto falta de información de las instituciones estatales respectivas, que permitan concocer el patrimonio municipal, para efectos de control, registro y fiscalización de los bienes del estado en general. Recomendación El Alcalde Municipal debera girar instrucciones al Tesorero Muncipal, para que elabore el inventario anual de la municipalidad y en las fechas establecidas legalmente, enviar la copia correspondiente, a las instituciones gubernamentales respectivas. Comentario de los Responsables El comentario de los responsables se encuentra pendiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque los responsables no se pronunciaron al respecto y se comprobó la falta de envio del inventario anual de la municipalidad, a la Contraloria General de Cuentas. Acción Legales y Administrativas Se solicita sanción económica de conformidad con el Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

12 9 HALLAZGO No. 4 APLICACIÓN INCORRECTA DE RENGLONES PRESUPUESTARIOS Condición Mediante los cheques números 0912, 0913, 0914, 0915, 0916, 0917, 0918, 0919, 0920, con fecha 12 de enero de 2008, se efectuaron pagos por valor de Q203,826.00, a los miembros del Concejo Municipal de la administración anterior, por concepto de dietas, correspondientes a los meses de julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre del año 2007, con fondos provenientes de la fuente de financiamiento IVA- PAZ, INVERSIÓN. Criterio El Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto Único Sobre Inmuebles, artículo 2 inciso b) establece: Destino del Impuesto. El impuesto y multas a que se refiere la presente ley, corresponde a las municipalidades del país, para el desarrollo local, y al Estado, para el desarrollo municipal, en la forma siguiente: b) El producto recaudado por el Ministerio de Finanzas Públicas de los contribuyentes afectos al seis (6) o nueve (9) por millar, se distribuirá veinticinco por ciento (25%) para el Estado y el setenta y cinco por ciento (75%), para las municipalidades, en cuya jurisdicción territorial esté ubicado cada inmueble, como fondos privativos. Los recursos provenientes de la aplicación del impuesto a que se refiere la presente ley, únicamente podrán destinarse por las municipalidades como mínimo un setenta por ciento (70%) para inversiones en servicios básicos y obras de infraestructura de interés y uso colectivo; y hasta un máximo del treinta por ciento (30%) para gastos administrativos de funcionamiento. Causa Utililización indebida de fondos destinados para inversión, al pago de gastos de funcionamiento, para benerificar a la administración anterior. Efecto La mala aplicación de partidas presupuestarias, en la ejecución del gasto dentro del ejercicio fiscal vigente, dificultara la asignación real de los montos financieros para cada partida presupuestaria, en la preparación del anteproyecto presupuestario del nuevo ejercicio fiscal. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones por escrito al Tesorero Municipal y al Encargado de Presupuesto, para que en el momento de ejecutarse los gastos, sea aplicado correctamente la partida presupuestaria tomando en cuenta la clase de gasto y la definición de la partida presupuestaria estipulada en el Manual de Clasificación Presupuestaria para el Sector Público de Guatemala. Comentario de los Responsables El Ex-Tesorero Municipal manifiesto lo siguiente: Enterado del hallazgo, permítame adjuntar a la presente, copia certificada del punto noveno del acta número 01/2008, en donde se puede observar la solicitud presentada por el señor José Vidal Ortiz Camey, encargado de la Unidad de Presupuesto y mi persona como Tesorero Municipal, al Concejo Municipal, de las ampliaciones presupuestarias No. 1 y para efectuar el pago de dietas y otros pagos. El Concejo Municipal autorizó, primeramente las ampliaciones presupuestarias No. 1 y , así como la utilización de los fondos de inversión para funcionamiento, según consta en el acta mencionada anteriormente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo derivado que el Ex-Tesorero, en su comentario acepta haber solicitado al Concejo Municipal las ampliaciones presupuestarias para efectuar el pago de dietas, utilizando fondos de inversión. Acción Legales y Administrativas Se formulo la denuncia correspondiente ante el Juez competente.

13 10 HALLAZGO No. 5 FALTA DE REPROGRAMACION DEL SALDO DE CAJA Condición Se determinó que el saldo de caja al 31 de diciembre de 2007 por valor de Q55,045.44, no fue reprogramado en el presupuesto del ejercicio fiscal Criterio El Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 127 segundo y tercer párrafo establece: El presupuesto de ingresos y egresos podrá ser ampliado durante el ejercicio por motivos de ingresos derivados de saldos de caja, ingresos extraordinarios, préstamos, empréstitos, donaciones, nuevos arbitrios, o por modificación de los mismos, tasas, rentas y otras contribuciones locales. Al ampliarse el presupuesto con el saldo de caja o cualquier otro ingreso estacional o eventual, estos deben aplicarse al aumento de sueldos o salarios, la creación de plazas o gastos corrientes permanentes. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, segunda versión, 4 Modulo de Presupuesto, numeral establece: Aplicación del Saldo de Caja. El saldo de caja del ejercicio fiscal anterior, tiene que programarse para el ejercicio siguiente, en los casos aplicables, en concordancia con lo establecido por la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento y el Código Municipal. Causa Falta de observancia de las normas y regulaciones legales, relacionados con la aplicación de los procedimientos que deben utilizarse para la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal vigente. Efecto Ejecución de los gastos sin cumplir con la autorización de la maxima autoridad administrativa, establecida en las normas y leyes presupuestarias. Recomendación Se recomienda al Alcalde Municipal girar instrucciones al Tesorero Municipal y Encargado de Presupuesto, a efecto de que, previo a la ejecución de gastos del ejericio fiscal vigente, soliciten autorización al Concejo Municipal, para que sea reprogramado el saldo de caja del ejercicio fiscal anterior. Comentario de los Responsables El Ex-Tesorero Municipal manifestó lo siguiente: Enterado del mencionado hallazgo me constituí con el Encargado de la Unidad de Presupuesto, de ese tiempo, quien me manifestó que efectivamente el saldo de caja no se reprogramaba inmediatamente, sino que se hacia con base en la liquidación del presupuesto del año anterior. Esta liquidación se presenta al INFOM, Ministerio de Finanzas Públicas, Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas al 31 de marzo. Fui notificado de mi remoción del cargo de Tesorero Municipal el 15 de enero del mismo año, por lo que considero que la reprogramación del saldo de caja al 31 de diciembre del año 2007 la tuvieron que realizar las nuevas autoridades en base a la liquidación presupuestaria correspondiente. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo porque el Ex-Tesorero en su comentario, afirma no haberse realiazado y autorizado la reprogramación del saldo de caja del ejercicio fiscal anterior, y porque durante los primeros dias del año 2008 previo a dejar el cargo, se ejecutaron gastos significativos del presupuesto vigente, para tal efecto debieron estar cumplidos los procedimientos de autorización que establecen las normas presupuestarias. Acción Legales y Administrativas Se solicita sanción económica de conformidad con el Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Ex Alcalde Municipal y Ex Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

14 11 Contraloría General de Cuentas PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA 1 FERNANDO ANTONIO ORTIZ LOCON ALCALDE 2 EZEQUIEL TEPEU LOCON CONCEJAL I 3 AGUSTIN UYU CHAMALE CONCEJAL II 4 ABELINO BOCH QUIRAN CONCEJAL III 5 CATARINO SEQUEN AYAPAN CONCEJAL IV 6 BENIGNO PUNAY SOC CONCEJAL V 7 SANTIAGO COC SABAN SINDICO MUNICIPAL PRIMERO 8 ALFONSO PULUC CURUP SINDICO MUNICIPAL SEGUNDO 9 JUAN FRANCISCO BERDUO FLORES DIRECTOR DE AFIM Y TESORERO 10 FLOR DE MARIA LOPEZ BARAJAS SECRETARIA MUNICIPAL 11 CARLOS ENRIQUE HERNANDEZ BARBERENA COORDINADOR OMP 05/03/ /08/ SALVADOR HERNÁNDEZ VENTURA SUBCOORDINADOR OMP 16/06/ /12/ MAURO OLIVERIO DAVILA VALLE AUDITOR INTERNO 01/03/ /12/2009

15 12 ANEXOS

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