Soluciones de escaneo y archivo automático de documentos SOLUCIONES ESCANEO Y ARCHIVO AUTOMÁTICO

Transcripción

1 SOLUCIONES ESCANEO Y ARCHIVO AUTOMÁTICO

2 SOLUCIONES ESCANEO Y ARCHIVO AUTOMÁTICO Visual Trans, en colaboración con la firma Neosystems, lanza al mercado una solución escalable para la automatización de los procesos de escaneo y archivo automático de documentos, desde el software de digitalización de Neosystems, Neoscan, y la solución software de Visual Trans. El presente documento describe los diferentes escenarios de necesidades que puede encontrar en el tratamientos de documentos en su negocio y las soluciones que le aporta la utilización del software neoscan para la captura, digitalización y archivo automático de los mismos en la Suite Visual Trans. Esta solución le aportará a su empresa importantes ventajas: eliminar o minimizar el archivo físico de documentación ahorro de tiempo en las búsquedas de información ahorro de costes posibilidad de acceso a todos los usuarios acceso fácil e inmediato a los documentos sencillez de uso Los diferentes escenarios u opciones de escaneo y archivo automático de documentos se comercializan a partir del software de digitalización y captura de Neosystems, Neoscan, y los servicios complementarios para su identificación, archivo y clasificación en función de los criterios acordados.

3 Necesito que cualquier documento emitido pueda ser escaneado y archivado automáticamente en Visual Trans y ponerlo a disposición de mis clientes en la zona privada* de mi web. (*) Para este modo de visualización es necesario el módulo de Integración Web CASO 1 DOC. EMITIDA DIGITALIZACIÓN CLASIFICACIÓN ERP VISUAL TRANS Desde Visual Trans los documentos saldrán impresos con un código de barras que identificará la oferta, partida, viaje, DUA, expediente, etc. Este código es el que nos permitirá vincular el documento digitalizado con su origen. Por ejemplo: desde Visual Trans se emite un albarán de entrega, que luego recepcionamos firmado. Se imprimirá un código de barras que identificará la partida de Visual Trans. Esto nos permitirá, posteriormente, vincular el albarán firmado y digitalizado con la partida de tráfico de forma automática. Esta operación se puede realizar sobre un grupo de documentos.

4 Necesito que cualquier documento recibido pueda ser escaneado y archivado automáticamente en Visual Trans y ponerlo a disposición de mis clientes en la zona privada* de mi web. (**) Para este modo de visualización es necesario el módulo de Integración Web CASO 2 USUARIO DIGITALIZACIÓN CLASIFICACIÓN ERP VISUAL TRANS DOC. RECIBIDA Recibimos un documento físico (factura de proveedor, DUA, albarán,...). El usuario de las aplicaciones imprimirá una etiqueta con un código de barras que lo identifique. Este código será pegado en el documento recibido y nos permitirá escanearlo y archivarlo de forma automática en Visual Trans. Esta operación se puede realizar sobre un grupo de documentos.

5 Necesito que las facturas de proveedor queden registradas y archivadas automáticamente en Visual Trans. CASO 3 USUARIO DOC. RECIBIDA DIGITALIZACIÓN ERP VISUAL TRANS CLASIFICACIÓN Neoscan está configurado para reconocer de forma automática facturas de proveedor, seleccionando un conjunto mínimo de datos (proveedor, fecha factura, bases, cuotas, importe total...). Automáticamente dará de alta la factura de proveedor en Visual Trans y le archivará el PDF con la imagen escaneada. Esto es aplicable a cualquier otro documento recibido. Esta operación se puede realizar sobre un grupo de documentos.

6 HARDWARE NECESARIO Escaner para la digitalizacón de documentación en formato PDF SOFTWARE NECESARIO Software de digitalización y captura de Neosystems Neoscan FORMACIÓN NECESARIA Desde Neosystem se impartirá la formación necesaria para el uso de Neoscan que les permita poder implementar el día de mañana otros documentos. De esta manera disponemos de un estándar que le permitirá vincular documentación emitida desde las aplicaciones a sus maestros (ofertas, partidas, facturas, DUA, expedientes, viajes...). Desde Visual Trans no se requiere de formación específica ya que toda la documentación se procesará de forma automática. Contacto Teléfono (+34) comercial@visualtrans.es