LA GESTIÓN INTEGRAL DE FACTURAS. Cómo lograr que el proceso de facturación ahorre costes y recursos a la empresa.

Transcripción

1 LA GESTIÓN INTEGRAL DE FACTURAS. Cómo lograr que el proceso de facturación ahorre costes y recursos a la empresa.

2 La Gestión Integral de Facturas Cómo lograr que el proceso de facturación ahorre costes y recursos a la empresa. La gestión de las facturas es un punto clave en cualquier organización, éstas pueden ser recibidas en diversos formatos (papel, factura digitalizada y factura electrónica), y tanto en la emisión como en su recepción están involucrados diferentes perfiles de usuario que llevan a cabo su tramitación. Esto complica la gestión, manipulación y archivo; en definitiva, su control lo que conlleva pérdidas de información, de tiempo y de recursos. Para lograr este control, se debe automatizar al máximo los procesos, disponer de la información siempre accesible, actualizada y centralizada así como conocer la normativa vigente y las posibilidades que ofrece. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 2/12

3 La selección de una herramienta de gestión, deberá adecuarse al siguiente marco legal: Ley 59/2003 de la firma electrónica que equipara jurídicamente la firma electrónica a la firma en papel, dotándola así de plena validez legal para las transacciones electrónicas públicas y privadas. Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 ofrece la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel tras realizar un proceso de digitalización certificada a través de un software homologado de digitalización. Pixelware ha tenido en cuenta todas las normativas vigentes y ofrece una solución que gestiona tanto la emisión como la recepción de facturas y puede modularse en función de las necesidades de cada empresa. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 3/12

4 Recepción de facturas de proveedores La empresa recibe, de sus proveedores, facturas por correo postal, digitalizadas y enviadas por correo electrónico, o creadas directamente de forma telemática. La solución de Pixelware gestiona la recepción de las facturas independientemente del sistema por el que entren. Para ello ofrece diferentes módulos para gestionar de forma eficaz las facturas recibidas: La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 4/12

5 El portal del proveedor El portal del proveedor es una aplicación que la empresa pone a disposición de sus proveedores para que estos se conecten de forma OnLine. Mediante un acceso privado y confidencial, el proveedor podrá emitir sus facturas electrónicas directamente al sistema de la empresa, seleccionando los conceptos y firmando digitalmente las facturas. El único requisito exigido al proveedor para llevar a cabo la generación y registro electrónico de facturas, es el disponer de un certificado digital homologado para la realización de la firma electrónica, y haber sido autorizado por la empresa para acceder al portal. Pero incluso la disposición de un certificado digital puede evitarse si el proveedor utiliza la delegación de firma hacia la empresa cliente. Además, desde el alta de facturas del portal, se tendrá la posibilidad de adjuntar documentos adicionales, como órdenes de compra, albaranes, contratos, etc. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 5/12

6 La factura se almacena automáticamente (e custodia) para su archivo, consulta y explotación de los datos, y opcionalmente se podrá vincular la entrada con un flujo de trabajo para su validación. Algunas de las característica más interesante que ofrece el portal es la validación de autofacturas por los proveedores, y la solicitud y validación de los requerimientos de la documentación necesaria del proveedor (Adhesión al plan de seguridad, certificado AEAT, seguro de responsabilidad civil, certificado de modalidad tributaria, contrato marco, etc.). Las facturas digitales Las facturas recibidas en formato electrónico, tanto si están o no firmadas digitalmente, pueden ser adjuntadas al sistema e incluidas en el flujo de aprobación de facturas. La factura quedará almacenada y enlazada con toda la información relacionada con ella (Proveedor, pedido, albarán, etc.). Si el documento introducido es una factura e, el sistema podrá leer toda la información contenida en el archivo y cumplimentar los formularios de datos de forma automática. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 6/12

7 En papel Hoy por hoy, la gran mayoría de las facturas recibidas por una empresa son en formato papel. Estas facturas se pueden digitalizar para su archivo y consulta remota, y mediante técnicas de OCR (Reconocimiento de caracteres) extraer los datos para su procesamiento electrónico. La legislación ha dado un gran paso (Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria) y, desde el pasado año, permite la destrucción de las facturas recibidas en papel si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada, que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente. Se lleva a cabo la digitalización de facturas en papel, con un software homologado que utiliza un certificado digital y que conserva las facturas escaneadas, y ciertos metadatos, en una base de datos securizada. De esta forma, podemos destruir el papel, conservando su valor probatorio pero mejorando su almacenamiento, búsqueda, acceso y disponibilidad simultánea para más de una persona en la organización. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 7/12

8 A través del la digitalización certificada, las facturas se conservan en formato electrónico con plena validez fiscal y legal, con lo que los originales en papel pueden ser eliminados. En esta solución, actualmente Pixelware se encuentra en proceso de homologación de su módulo Pixelware Legal Scan. Tramitación de facturas de proveedores Sea cual sea el punto de entrada de las facturas en la empresa, tras la clasificación y obtención de los datos relevantes, se podrá automatizar el inicio de un flujo de trabajo para su revisión, aprobación y posterior pago. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 8/12

9 Las facturas se redireccionan automáticamente a la persona o al departamento que corresponda; el sistema orquestará a los distintos usuarios, que forman parte del proceso, en las tareas a realizar dependiendo de los datos introducidos en la factura (importes, departamentos destinatarios, imputación a proyectos, partidas, etc.). Un sistema de alertas mantendrá informados a los usuarios de los pasos a realizar, notificándoles, por correo electrónico, cuando reciban una tarea o cuando esté próxima la finalización de una vigencia asignada a la misma, escalando la notificación a sus superiores si se demora su realización. Cada factura será encauzada automáticamente por todos los estados del proceso definido, llegando al usuario con el rol preciso para realizar una acción determinada. Éste dispondrá de todos los documentos necesarios (presupuestos, pedido, orden de compra...) para la toma de la decisión adecuada (aprobación, rechazo, etc.), hasta que, finalmente, la factura sea aprobada e integrada en el sistema contable. A lo largo de todo el proceso, los usuarios supervisores de la solución podrán modificar el diagrama definido sobre el procedimiento (estructura, vigencias, datos a solicitar, condiciones, etc.), para adaptarlo a nuevos requerimientos. También tendrán a su disposición herramientas para realizar auditorías y estadísticas, que les ayudarán a determinar el estado actual de las facturas y el análisis de los procesos establecidos. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 9/12

10 Emisión de facturas a clientes Para la emisión de facturas electrónicas también tenemos la posibilidad de utilizar diferentes módulos que Pixelware pone a disposición de empresas y organismos públicos: La emisión masiva de facturas La emisión masiva de facturas basa su funcionalidad en la interpretación y transformación de las facturas generadas como listados de impresión desde sistemas ERP. El sistema obtiene este fichero, lo convierte a formato XML y lo firma digitalmente con el certificado digital de la empresa, creando de este modo la factura electrónica (factura e). A continuación las facturas se envían, de forma masiva, por correo electrónico a todos los clientes. Las facturas electrónicas generadas quedarán almacenadas en el sistema para su posterior consulta. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 10/12

11 La emisión manual de facturas Es un sistema básico, sencillo y ágil. Los usuarios acceden a un formulario, con conceptos, tipos impositivos y retenciones configuradas de forma personalizada, para cumplimentar la factura. Una vez finalizada se firmará digitalmente para convertirla a los formatos Factura e y PDF con código de barras PDF417. Tras la firma, la factura quedará almacenada y enlazada con toda la información relacionada con ella (Cliente, pedido, albarán, etc.). Finalmente, el usuario puede enviar la factura creada al cliente mediante un correo electrónico. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 11/12

12 Conclusiones El objetivo es contar con una aplicación con la que no sólo se ahorran costes, espacio, tiempo y recursos, sino que se consigue un control total de la facturación y una importante herramienta de explotación de información, aumentando la productividad del departamento de facturación y de la empresa en general. En definitiva, Pixelware proporciona una solución global y adaptable a cualquier organización que permite mejorar tiempos de respuesta y reducir gastos, así como mejorar la gestión y optimizar los recursos. La Gestión Integral de Facturas. Cómo ahorrar costes y recursos a la empresa Página 12/12