PDF. 4 formas de mejorar sus. procesos PDF. de cuentas. por pagar. sin interrumpir la actividad de su empresa

Transcripción

1 4 formas de mejorar sus procesos de cuentas por pagar sin interrumpir la actividad de su empresa

2 LE SUENA FAMILIAR? El Grupo Aberdeen estima que el 80 % de las facturas de los proveedores todavía se emiten en papel. Incluso cuando las facturas se envían electrónicamente, la mayoría de las empresas siguen imprimiéndolas. Aunque se haya iniciado un cambio en el soporte digital, muchos pasos (como la introducción de datos, la validación de facturas y la emisión de pagos) aún son manuales. Los repetidos errores de pago generan conflictos con los proveedores y una mala calificación crediticia. MIENTRAS TANTO, todos intentan aumentar la fiabilidad de sus datos y disminuir los errores de pago reducir los costos de los procesos de pago y pagar a tiempo mejorar las relaciones con los proveedores y evitar problemas de cumplimiento

3 UN USUARIO TÍPICO del departamento de cuentas por pagar gestiona aproximadamente 0 facturas al día y procesar cada factura cuesta $7. En un mes, puede costarle hasta $0 000! El proceso de cuentas por pagar es crucial y no puede haber interrupciones o retrasos. La eficiencia de su capacidad de pago impacta directamente en su calificación crediticia, en la calidad de las relaciones con sus proveedores y en la solidez de su situación financiera. Es normal que no desee cambiar su proceso de cuentas por pagar. Pero para favorecer su crecimiento y satisfacer a los profesionales con los que hace negocios, debe optimizar sus procesos internos. Hay muchísimas opciones, y puede que le prometan cosas increíbles. A veces, sus metas parecen inalcanzables y quiere rendirse. Sin duda, se pregunta por qué debería cambiar todo cuando las cosas van bien y obtiene ganancias. QUÉ DEBERÍA HACER? Mejore poco a poco sus actividades diarias sin cambiar lo que ya ha implementado y cambiando considerablemente, y a su propio ritmo, su proceso de cuentas por pagar. Paso a paso, genere ganancias significativas que lo acerquen constantemente a sus metas en términos de productividad, eficacia operativa y rentabilidad. Mejorará las relaciones con sus proveedores y será más influyente en su red empresarial. Aquí tiene 4 sencillos pasos para mejorar su proceso de cuentas por pagar. $ Según Aberdeen Group.

4 UN PRIMER PASO HACIA EL SOPORTE DIGITAL 4 En un mundo ideal Cuenta con un sistema de gestión de contenido que le permite gestionar sus documentos. Sus proveedores sólo se comunican con usted de forma electrónica. Por ello, es más fácil para usted guardar digitalmente los documentos en el sistema y gestionarlos durante el resto del proceso. Pero, en realidad el 54 % de las empresas todavía no envía facturas en formato electrónico. Por lo tanto, pierde tiempo escaneando montañas de documentos e indexándolos de forma manual para poderlos guardar digitalmente. Aunque use la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres), existe un margen de error del 6 % y un empleado tiene que introducir la información que falta a mano. Según el Institute of Financial Operations. Según la Association for Information and Image Management. SOLUCIÓN Pida a sus proveedores que envíen las facturas en formato. Es un formato de uso generalizado que es fácil de generar y que les ahorrará tiempo y dinero. BENEFICIOS INMEDIATOS Instale un software intermedio para capturar facturas en. Los softwares intermedios interceptan los datos de sus sistemas actuales y hacen cambios discretamente en los procesos y los documentos. Utilice una configuración de mapeo de datos a fin de extraer el texto necesario para verificar la factura y el pago. Convierta los datos recabados en un formato compatible con EDI para automatizar la introducción de datos en sus sistemas, así como las comunicaciones con sus proveedores.

5 AUTOMATICE LA VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS En un mundo ideal La verificación se hace rápidamente, ya que sus procesos son digitales y recibe todos los documentos entrantes en formato electrónico. Son fáciles de comparar. Pero, en realidad Requiere mucho tiempo, ya que las facturas que recibe se tienen que comparar manualmente con las órdenes de compra y los albaranes de entrega. La consolidación a tres niveles ralentiza considerablemente el proceso, ya que la mayoría de las empresas no tienen medios suficientes para comparar más de una factura a la vez y comprobar que las cantidades y los detalles sean consistentes. Aunque tenga un sistema de administración de contenido que le permita gestionar facturas digitalmente y reducir la impresión, algunos pasos deben seguir haciéndose de forma manual, como la introducción de los detalles del pedido. La verificación (por ejemplo, comprobar los detalles del pedido) no sólo lleva tiempo, sino que sus empleados tienen que introducir datos nuevos cada día, lo que puede generar errores y retrasos en los pagos. SOLUCIÓN Elimine gradualmente los pasos manuales de la verificación que producen la mayoría de errores. BENEFICIOS INMEDIATOS Ahora que tiene los datos del proveedor a mano, puede comprobar automáticamente si hay discrepancias entre los albaranes de entrega y las facturas con el fin de identificar cambios que pueden haber ocurrido en el momento de la entrega. Si no hay cambios, las facturas se pueden aprobar automáticamente y se puede realizar el pago. Sólo se tienen que gestionar manualmente las excepciones y los casos que no cumplan con la normativa. 5

6 AUTOMATICE LAS APROBACIONES DE PAGOS PEDIDO #657 FACTURACIÓN N.º 657 En un mundo ideal Los responsables de la facturación son proactivos, ya que pueden aprobar facturas con un clic del mouse. Usted recibe aprobaciones en tiempo real y rápidamente puede continuar con los siguientes pasos del proceso (por ejemplo, emitir el cheque). Pero, en realidad Un departamento de cuentas por pagar tarda normalmente hasta 6 días en procesar una factura. Constantemente debe perseguir a los responsables autorizados para que se aprueben los pagos. Las facturas con cantidades pequeñas tardan lo mismo que aquellas con cantidades elevadas, hecho que confunde a los proveedores y los impacienta. Intentar reducir el tiempo de pago es crucial para su buen estado financiero. Podría obtener un descuento por pronto pago! Además, algunos proveedores pueden dejar de hacer negocios con usted si siempre tienen que perseguirlo para que les pague. Esto podría ser grave si usted depende de esos proveedores para su producción. 4 SOLUCIÓN Sea más proactivo al gestionar su flujo de caja. BENEFICIOS INMEDIATOS Preste atención a todo un ciclo de pago típico e identifique los pasos que se podrían automatizar fácilmente. Asegúrese de que todos los pagos menores a cierta cantidad y los pagos recurrentes se aprueben automáticamente. Dedique su tiempo a las excepciones y a las cantidades considerables. Automatice recordatorios internos para que los individuos autorizados a aprobar pagos nunca se retrasen. Deje de depender de los recordatorios de sus proveedores. 6 4 Según el Institute of Financial Operations

7 4 CAMBIE AL ARCHIVADO ELECTRÓNICO En un mundo ideal Usted sabe en todo momento dónde están sus documentos, y sus proveedores pueden hacer un seguimiento del estado de su pago en tiempo real. Durante las auditorías, puede entregar los documentos necesarios al auditor. Pero, en realidad Sólo el 5 % de los departamentos de cuentas por pagar puede hacer un seguimiento de sus actividades en tiempo real y mostrar claramente sus estados de cuenta por medio de sus registros. Además, los registros en papel se pasean por toda la empresa y se archivan mal o incluso se pierden. 4 Sus proveedores le preguntan cuándo les va a pagar y usted no es capaz de confirmarles si ya ha recibido la factura. Su empresa da una mala impresión, lo que podría causar conflictos si la situación empeora. Si no tiene una buena relación con sus proveedores, la negociación de mejores precios puede resultar difícil. SOLUCIÓN Para facilitar el archivado electrónico, establezca un sistema que automatice la captura de los documentos entrantes. BENEFICIOS INMEDIATOS Ahora que tiene los documentos entrantes en formato, debería ser capaz de extraer automáticamente los metadatos necesarios para archivarlos electrónicamente. De esta manera, se recibirá una alerta si falta un documento esencial para la aprobación del pago. Cada vez que confirme la recepción de un pedido o una entrega, guarde automáticamente la nota de confirmación en sus sistemas. 4 Según el Institute of Finance and Management 7

8 objectiflune.com OL es una marca registrada de Objectif Lune Inc. Todas las marcas comerciales registradas mencionadas son propiedad de sus respectivos dueños. 07 Objectif Lune Incorporated. Todos los derechos reservados.