Financiar proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad

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1 Financiar proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad GR-RELENT-OP-PRI ES Nombre. Posición. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Georgina Flamme. Responsable de Fundación Abertis. Marta Casas. Chief Compliance Officer. Jordi Fernandez. Director de Organización y Transformación. Sergi Loughney. Director de Fundación Abertis y Responsabilidad Social Corporativa. Salvo las copias controladas y distribuidas, el presente documento no será copiado ni entregado sin la autorización expresa de la Dirección de Abertis Infraestructuras y de la Dirección de Fundación Abertis, en cuyo caso, dichas copias no serán actualizadas. La versión en vigor del documento se mantendrá en la Intranet. 1/19

2 Índice Título: Financiar proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad 1. Identificación Objeto Alcance Ámbito de difusión Definiciones Desarrollo Marco del cumplimiento legal Responsabilidades Criterios de clasificación de los proyectos y pauta de comportamiento Criterios de clasificación de los proyectos Pauta de comportamiento Solicitar proyecto dentro del presupuesto de Fundación Abertis Presupuestar proyecto Solicitar proyecto fuera del presupuesto de Fundación Abertis Gestionar solicitudes Formalizar contrato Seguimiento del proyecto Comunicación a grupos de interés Medidas de control interno Archivo Documentación referenciada Control de cambios /19

3 1. Identificación 1.1 Objeto El objeto de este procedimiento es: 1. Detallar el proceso que debe seguir cualquier petición para la financiación de proyectos de compromisos y colaboración con la comunidad. 2. Establecer medidas de control y supervisión de los proyectos de compromisos y de colaboración con la comunidad. 1.2 Alcance Este procedimiento es de aplicación a la Fundación Abertis, a sus empleados, a los miembros de su patronato, al Secretario del Patronato, así como a los empleados de Abertis Infraestructuras que presten servicios de gestión administrativa y de asesoría legal a Fundación Abertis, al Presidente, al Vicepresidente y a todos los directores del Grupo Abertis, cuando realicen actividades relacionadas con la financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad a través de la Fundación Abertis. 1.3 Ámbito de difusión El ámbito de difusión de este procedimiento son todas aquellas personas relacionadas en el alcance. 3/19

4 2. Definiciones Condiciones generales de contratación de mecenazgo o patrocinio: Cláusulas predispuestas por Fundación Abertis que pasarán a formar parte del contrato de patrocinio o mecenazgo cuando hayan sido aceptadas y firmadas por la entidad que solicita la financiación del proyecto de compromiso con la comunidad. Condiciones particulares de contratación de mecenazgo o patrocinio: Documento que recoge, para cada caso concreto y cuando así lo acuerden las partes, las condiciones adicionales, matizaciones o excepciones a estas condiciones generales y al formulario de solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. Contrato de patrocinio o mecenazgo: Acuerdo entre el patrocinado o la entidad beneficiaria del mecenazgo formado tanto por la solicitud de formulario, por las condiciones generales y en su caso por las condiciones particulares. Formulario de solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad: Documento mediante el cual la entidad patrocinada o entidad beneficiaria del mecenazgo concreta las obligaciones específicas para su patrocinio o mecenazgo, y que se adjunta a las condiciones generales de mecenazgo o patrocinio. La participación en actividades de mecenazgo se puede realizar mediante donaciones o convenios de colaboración, ya sea a través de una aportación económica y/o en especie (mediante la entrega de bienes o mediante una prestación de servicios). Mecenazgo: Es aquella participación por parte de la Fundación Abertis en actividades de interés general a favor de entidades sin fines lucrativos, enumeradas en la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, y bajo las condiciones que se establecen en la propia ley de Mecenazgo. Patrocinio: Es aquella actividad por la que el patrocinado, a cambio de una ayuda económica para la realización de su actividad, se compromete a colaborar con la Fundación Abertis con la finalidad de obtener un beneficio directo al asociar su imagen. 4/19

5 3. Desarrollo Título: Financiar proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad 3.1 Marco del cumplimiento legal El marco del cumplimiento legal es el siguiente: 1. Desarrollar las pautas de comportamiento de la norma GR-DEFPOL-ES- NOR.107 Prevención de la corrupción del Grupo Abertis, en materia de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. 2. Cumplir con la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, así como con su reglamento de desarrollo (Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo). 3. Cumplir la ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal. 3.2 Responsabilidades Todos los órganos que se relacionan a continuación tienen como responsabilidad común velar por el cumplimiento de este procedimiento. A continuación se describen las responsabilidades de cada uno de ellos relativas al ámbito de este documento: Patronato de Fundación Abertis Aprobar anualmente el presupuesto de Fundación Abertis que incluye los proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad alineados con los criterios de clasificación de proyectos y pauta de comportamiento descrito en el punto 3.3 de este procedimiento. Dirigir las actividades de la Fundación Abertis. Administrar los bienes de la Fundación Abertis. 5/19

6 Velar por la aplicación de los recursos de Fundación Abertis al cumplimiento de la finalidad fundacional. Aprobar de forma extraordinaria y justificada los proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad solicitados por asociaciones, fundaciones o cualesquiera otras entidades vinculadas a partidos políticos que no estén alineados con las pautas de comportamiento y criterios de clasificación de los proyectos descritos en este procedimiento. Informar al Servicio Ejecutivo de la Comisión, órgano contemplado en el reglamento de la ley de blanqueo de capitales y de financiación del terrorismo, de toda incidencia o incumplimiento de este procedimiento del que tenga conocimiento. Secretaría General de Abertis Infraestructuras Lleva la gestión de las funciones del Secretario del Patronato de Fundación Abertis. Solicitar los curriculums vitae de los miembros del Patronato. Elevar a público todos aquellos contratos de patrocinio o mecenazgo por importe superior a , efectuados a favor de asociaciones, fundaciones o cualesquiera otras entidades vinculadas a partidos políticos. Directores del Grupo Abertis Solicitar financiación a proyectos a través del formulario GR-RELENT-OP- FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores. Informar de forma inmediata y simultánea sobre el conocimiento de incumplimiento o incidencia de las pautas de comportamiento y medidas de control de este procedimiento a: i. Secretario del Patronato mediante correo electrónico o carta en formato papel, y, ii. Comisión Corporativa del Código Ético de Abertis Infraestructuras (GR- DEFPOL-OP-PRG.007 Comisión del Código Ético y sus reglamentos), mediante los canales de información establecidos en la norma GR-DEFPOL- ES-NOR.020 Código Ético del Grupo Abertis. 6/19

7 Empleados de Fundación Abertis y empleados de Abertis Infrestructuras que presten servicios de gestión administrativa a la Fundación (de ahora en adelante Fundación Abertis) Informar, mediante correo electrónico, al Director de Fundación Abertis sobre el incumplimiento o incidencia de este procedimiento. Recoger la firma anual de las declaraciones responsables de los miembros del patronato referenciadas en este procedimiento. Gestionar solicitudes de financiación de proyectos. Seguimiento del proyecto. Presupuestar proyecto. Empleados de Abertis Infraestructuras que presten sercicios de asesoría jurídica a Fundación Abertis (de ahora en adelante ASJ) Informar, mediante correo electrónico, al Director de Fundación Abertis sobre el incumplimiento o incidencia en el proceso de financiación. Formalización del contrato de financiación del proyecto. 3.3 Clasificación de los proyectos y pauta de comportamiento Clasificación de los proyectos Dentro del cumplimiento de las finalidades fundacionales establecidas en los estatutos de Fundación Abertis, se clasifica los proyectos de la siguiente manera y en el siguiente orden de importancia: Prioritarios: Instituciones culturales de interés general. Eventos socioeconómicos. Festivales culturales de promoción pública. Patrimonio artístico. Desembolsos medioambientales. Acciones de seguridad vial. 7/19

8 No prioritarios: Eventos deportivos exclusivamente destinados a la integración de personas con discapacidad. Eventos sociales relacionados con las actividades del Grupo Abertis. Asociaciones asistenciales sin programas institucionales. Iniciativas culturales de carácter privado. Ciclos de conciertos de promoción privada. Publicidad. Proyectos excepcionales: Campañas de terceros. Otros eventos deportivos. Donaciones a asociaciones o fundaciones vinculadas a partidos políticos que presenten proyectos alineados con la pauta de comportamiento de este procedimiento. Proyectos excluidos: Donaciones a partidos políticos. Donaciones a asociaciones o fundaciones vinculadas a partidos políticos. En caso de duda sobre la naturaleza de la colaboración que se quiera efectuar, es necesario realizar una consulta previa al Comité Corporativo de Ética y Prevención Penal Pauta de comportamiento Fundación Abertis sólo participa en proyectos de carácter cultural, social, medioambiental, científico, educativo y de fomento de la investigación científica, desarrollo o innovación tecnológica, y de transferencia de la misma hacia el tejido productivo como elemento impulsor. Por ello, Fundación Abertis valorará involucrarse en aquellos proyectos considerados prioritarios; sin embargo, podrá participar, atendiendo a los criterios de clasificación de los proyectos expuestos en el apartado anterior, en aquellos proyectos considerados no prioritarios, y, de forma excepcional participará en aquellos proyectos considerados excepcionales. 8/19

9 3.4 Solicitar proyecto dentro del presupuesto de Fundación Abertis Las solicitudes de proyectos que se incluirán en el presupuesto anual de la Fundación Abertis pueden venir a través de: a. Fundación Abertis: Los empleados de la fundación gestionan la continuidad de los proyectos del año anterior, formalizados mediante contratos con las entidades beneficiarias del mecenazgo o patrocinio. b. Entidades interesadas en su mecenazgo o patrocinio, de ahora adelante entidades solicitantes, que contactan con Fundación Abertis mediante correo eléctronico para presentar su proyecto. c. Directores del Grupo Abertis: Solicitan a Fundación Abertis la financiación de proyectos mediante el formulario GR-RELENT-OP-FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores, enviado a través de correo electrónico. Estas solicitudes se deben realizar antes de la elaboración y aprobación del presupuesto anual de Fundación Abertis Presupuestar proyecto Aquellas solicitudes vinculadas a proyectos vigentes y con continuidad en año/s posterior/ es, solicitudes vinculadas a entidades solicitantes y directores de Abertis Infraestructuras, la Fundación Abertis valorará si estas solicitudes son acordes a la pauta de comportamiento y a los criterios de clasificación de proyectos para incluirlas en el presupuesto anual de Fundación Abertis. En el caso que estas solicitudes no sean conformes a la mencionada pauta de comportamiento y a los criterios, Fundación Abertis comunicará, en su caso, mediante carta/correo electrónico a la entidad solicitante o al Director de Fundación Abertis su no conformidad y procederá a su archivo. 9/19

10 El mencionado presupuesto se presenta al patronato de la Fundación Abertis para su aprobación. En el libro de actas de Fundación Abertis consta las condiciones de la aprobación del presupuesto. Una vez aprobado el presupuesto, Fundación Abertis procederá a gestionar las solicitudes y a solicitar su formalización a Asesoría Jurídica Corporativa de Abertis Infraestructuras S.A. (de ahora en adelante AJC). Solo en caso de solicitudes denegadas se comunicara dicha decisión al director solicitante. Posteriormente a la aprobación anual del presupuesto, Fundación Abertis remitirá a Secretaría General las declaraciones anuales responsables de los miembros del patronato para su gestión y archivo. 3.5 Solicitar proyecto fuera del presupuesto de Fundación Abertis Excepcionalmente, cabe la posibilidad de recepcionar solicitudes de proyectos fuera del periodo anterior a la realización y aprobación del presupuesto. Los solicitantes únicamente pueden ser: a. Directores del Grupo Abertis: Solicitan a Fundación Abertis la financiación de proyectos mediante el formulario GR-RELENT-OP-FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores, enviado a través de correo electrónico. En el caso que el solicitante sea una entidad, se denegará la solicitud comunicando dicha decisión por escrito (correo electrónico o carta) al solicitante. En el momento de la recepción de dichas solicitudes, la Fundación Abertis evalua las mismas en función de lo descrito en el siguiente cuadro: 10/19

11 Pauta de comportamiento Criterio Aprobación Registro Cumple pauta de comportamiento Importe < Personal Fundación Abertis Director de la Solicitud de > Solicitud de proyectos de Fundación + Director General Corporativo colaboración por parte de directores. asociaciones, + Presidente fundaciones o Fundación cualesquiera otras Abertis. entidades vinculadas a partidos políticos, independientemente de su importe. No cumple Solicitud de Patronato. Libro de actas pauta de proyectos de de Fundación comportamiento asociaciones, Abertis. fundaciones o cualesquiera otras entidades vinculadas a partidos políticos. En caso de que estas solicitudes no sean aprobadas, Fundación Abertis deberá comunicar mediante carta/correo electrónico al solicitante su no conformidad y proceder a su archivo. Una vez aprobadas, Fundación Abertis procede a gestionar las solicitudes según se indica en el apartado 3.6. Solo en caso de denegación de las solicitudes, serán comunicadas a los directores solicitantes. 11/19

12 3.6 Gestionar solicitudes Una vez Fundación Abertis dispone de las solicitudes aprobadas (tanto a través de presupuesto como fuera de él) envía electrónicamente a las entidades interesadas en el financiamiento del proyecto el formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad y las Condiciones generales de contratación de mecenazgo o patrocinio. Una vez que Fundación Abertis haya recibido el formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad y las Condiciones generales de contratación, se revisará que la documentación esté debidamente cumplimentada y debidamente firmada por una persona con poder suficiente. Si es correcto, Fundación Abertis realizará la petición de contratación a los servicios jurídicos de Abertis Infraestructuras, remitiendo la información para que proceda a formalizar el contrato. 3.7 Formalizar contrato Una vez AJC recibe la petición junto con el formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad junto con las Condiciones generales de contratación, debe solicitar a través de correo electrónico a la entidad beneficiaria del proyecto la siguiente información: Escritura de constitución, poderes notariales, acreditación de la sujeción a la Ley de mecenazgo. Cuando la entidad solicitante no aporte toda la documentación solicitada debidamente cumplimentada, AJC informará de los defectos existentes y se le dará un plazo de 15 días hábiles para subsanarlos. Pasado el plazo establecido sin haberse subsanado los defectos se entenderá que el solicitante ha desistido de su solicitud. AJC informará a través de correo electrónico a Fundación Abertis y ésta procederá al archivo del formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. 12/19

13 AJC procederá a revisar la documentación, y si toda ella es conforme iniciará los trámites para formalizar el contrato. La formalización de los contratos puede seguir los siguientes procedimientos: 1. Cuando la entidad solicitante acepte totalmente las condiciones generales de patrocinio o mecenazgo y haya aportado toda la documentación necesaria solicitada debidamente cumplimentada y firmada, AJC tramitará la firma del fomulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad y de las Condiciones generales por parte de la Fundación Abertis. 2. Cuando la entidad solicitante no acepte totalmente las condiciones generales de contratación, indicadas en el fomulario GR-RELENT-OP- FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad, y Fundación Abertis y AJC estén de acuerdo con las excepciones a las condiciones generales que realiza la entidad solicitante, en el apartado de observaciones del fomulario GR-RELENT-OP- FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad, AJC tramitará la firma del fomulario GR- RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad y de las condiciones generales por parte de la Fundación Abertis. 3. Cuando la entidad solicitante no acepte totalmente las condiciones generales de contratación, y Fundación Abertis y AJC no estén de acuerdo con las excepciones, indicadas en el apartado de observaciones del fomulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. Pero aún así a Fundación Abertis le interesa participar en el proyecto de la entidad solicitante, AJC iniciará un proceso de negociación, con conocimiento de Fundación Abertis, con la entidad solicitante que podrá finalizar en: i. Acuerdo entre las partes constituido por el fomulario GR-RELENT-OP- FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad, las condiciones generales de contratación, y por las condiciones particulares de contratación. El acuerdo solo será válido una vez esté debidamente firmado por ambas partes. 13/19

14 ii. Desacuerdo. En este último supuesto AJC aconsejará la denegación de la solicitud y lo comunicará a Fundacion Abertis mediante correo electrónico. Será Fundación Abertis quien deberá comunicar electrónicamente a la entidad solicitante la denegación y se procederá al archivo de la solicitud y comunicación. En el caso que AJC haya valorado positivamente la formalización de contratos de patrocinio o mecenazgo y este tenga un en su global un importe superior a deberá remitirlo a Secretaría General, previa información al personal de la Fundación Abertis, para que proceda a su elevación a público. 3.8 Seguimiento del proyecto Para realizar un seguimiento de la financiación del proyecto, Fundación Abertis pagará: 1. 50% en el momento de la firma del contrato % cuando la entidad beneficiaria acredite la ejecución de los resultados esperados a la fecha indicada en el contrato. En el caso que no se acredite dicha ejecución, Fundación Abertis solicitará la devolución de la cantidad entregada. 3.9 Comunicación a grupos de interés Las personas relacionadas en el alcance comunicarán el contenido de esta a los distintos grupos de interés con los que operen en cada uno de sus ámbitos Medidas de control interno Las medidas de control interno son las siguientes: 1. Aprobación extraordinaria, por parte del Patronato, debidamente justificada, de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad cuando no estén alineados con la pauta de comportamiento y criterios de clasificación de los proyectos definidos en este procedimiento. 14/19

15 2. Cumplimentación por parte del Presidente de Fundación Abertis, del Vicepresidente y los directores de Abertis Infraestructuras, del formulario GR- RELENT-OP-FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores, cuando proceda según lo establecido en el cuadro del apartado Formalización en documento público de aquellos acuerdos de patrocinio o mecenazgo por importe superior a efectuados a favor de asociaciones, fundaciones o cualesquiera otras entidades vinculadas a partidos políticos. 4. Acreditación de cada miembro del Patronato de la Fundación Abertis, además de aquel personal con funciones de responsabilidad en la Fundación Abertis de su trayectoria profesional, mediante la aportación del correspondiente currículum vitae, y la firma del documento GR-RELENT-OP-FRM.319 Declaración responsable miembro del patronato, con la finalidad de acreditar el no hallarse incurso en ningún procedimiento penal y no hallarse relacionado en ningún caso de corrupción. 5. Comprobación de: Objeto social o fundacional de cada una de las entidades solicitantes, por parte de AJC. La honorabilidad de las personas responsables de la gestión de la entidad solicitante mediante la cumplimentación por parte de la entidad solicitante a la pregunta la entidad solicitante o sus miembros gestores están incursos en alguna causa penal? del formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. 6. Todas las comunicaciones que se realicen a través de correo electrónico se deberán realizar mediante correo electrónico cifrado. 15/19

16 4. Archivo Título: Financiar proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad Toda la documentación soporte relacionada en este apartado deberá ser archivada por un periodo mínimo de 10 años, en formato electrónico, asimismo en el caso de los contratos de patrocinio o mecenazgo se deberán archivar en formato papel mientras Fundación Abertis no disponga de firma electrónica. En todo caso el archivo debe garantizar la integridad, correcta lectura de los datos, imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización. Secretaria General de Abertis Infraestructuras, S.A. Debe tener archivada la siguiente documentación: a) Libro de actas del Patronato. b) Comunicaciones efectuadas al servicio ejecutivo de la Comisión de acuerdo con lo establecido en el punto f del apartado 3.2. de las responsabilidades del Patronato de la Fundación Abertis. c) Escrituras de los contratos de patrocinio o mecenazgo por importe superior a , efectuados a favor de asociaciones, fundaciones o cualesquiera otras entidades vinculadas a partidos políticos. d) Curriculums vitaes de los miembros del Patronato. e) Formulario GR-RELENT-OP-FRM.319 Declaración responsable miembro del Patronato, de acuerdo con lo establecido en el apartado 3.4 de medidas de control interno. Directores de Abertis Infraestructuras, S.A. Deben tener archivada la siguiente documentación: a) Archivo de las comunicaciones electrónicas o en formato papel que efectúen al Secretario del Patronato. 16/19

17 Fundación Abertis Debe tener archivada la siguiente documentación: a) Solicitudes de proyectos realizadas por las entidades solicitantes y directores de Abertis infraestructuras, S.A. b) Denegación de solicitudes. c) Formulario GR-RELENT-OP-FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores firmado. d) Envío electrónico a las entidades solicitantes y a AJC del formulario GR- RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. e) Informe de los resultados esperados de la entidad solicitante indicados en el formulario GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. f) Registro de pago de los proyectos. Asesoría Jurídica Corporativa Debe tener archivada la siguiente documentación: a) Correo electrónico solicitando a las entidades solicitantes la aportación de documentación necesaria para formalizar el contrato, y en su caso de subsanación. b) Escrituras de constitución de las entidades solicitantes, poderes notariales y documentación que acredite la sujeción a la Ley de Mecenazgo. c) Comunicaciones electrónicas a Fundación Abertis y a las entidades solicitantes. d) Contratos de patrocinio o mecenazgo y documentación anexa. 17/19

18 5. Documentación referenciada GR-DEFPOL-ES-NOR.020 Código Ético. GR-DEFPOL-ES-NOR.107 Prevención de la Corrupción del Grupo Abertis. GR-DEFPOL-OP-PRG.007 Comisión del Código Ético y sus reglamentos. GR-RELENT-OP-FRM.319 Declaración responsable miembro del patronato. GR-RELENT-OP-FRM.317 Solicitud de colaboración por parte de directores. GR-RELENT-OP-FRM.318 Solicitud de financiación de proyectos de compromiso y colaboración con la comunidad. Condiciones generales mecenazgo. Condiciones generales patrocinio. Estatutos de Fundación Abertis. Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo. Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal. Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo (reglamento de desarrollo de la ley 10/2010 de 28 de abril). 18/19

19 6. Control de cambios Ver Fecha Cambios Apartados afectados /06/2015 Redacción inicial. Todos. 19/19

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