Plan de Sistema Orgánico (OSP) Sistema de Control Interno (SCI)

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1 Plan de Sistema Orgánico (OSP) Sistema de Control Interno (SCI) Nombre del Titular: Amazonas Trading Perú SAC Número del Titular: CU Nombre(s) de la(s) Unidad(es): Tingo Maria y Bambamarca Localidad: F01 Tingo María, Av. Raymondi N 929 F02 Tocache, Bambamarca, Carretera Fernando Belaunde Terry S/N F03 Juanjui, Carretera Fernando Belaunde Terry S/N - km 01 F04 Tarapoto, Ricardo Palma Nº 1425 Número de Unidad(es) aplicable(s): F01, F02, F03 y F04 Fecha Inicial de preparación de OSP Firma del Titular Abril 2011 Solo para ser llenado por Control Union: Fecha de Recepción Fecha y Resultados de Assessments Fecha: Fecha: Resultados: Suficiente / Insuficiente Firma: Nombre del Inspector: Firma: Comentarios del Certificador: Página 1 de 22

2 DATOS DEL TITULAR Nombre Dirección Amazonas Trading Perú SAC Av. La Fontana 458, Of 2047 La Molina Lima Nº del Titular Fecha de inicio de elaboración de OSP Fecha de actualización de OSP Enero del 2,011 Diciembre 2012 DATOS DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN Número y Nombre de Unidad Dirección o zona de producción Teléfono, Fax, E- mail si es aplicable 1ra persona de contacto 2da persona de contacto Cultivos o productos a certificar Si ha estado certificado con otra agencia certificadora, contestar lo siguiente: F01Tingo María y F02 Bambamarca, F03 Juanjui, F04 Tarapoto F01 Tingo María, Av. Raymondi N 929 F02 Tocache, Bambamarca, Carretera Fernando Belaunde Terry S/N F03 Juanjui, Carretera Fernando Belaunde Terry S/N - km 01 F04 Tarapoto, Ricardo Palma Nº eduedu22cafecacao@gmail.com Eduardo Cabezas Pardo Cacao Organismo de Certificación (OC) anterior: Número de Cliente asignado por la OC anterior: Fecha de inicio y final de la certificación con el OC mencionado: Año de primera certificación orgánica: Marcar los programas certificados EU CEE 2092/91 USDA/NOP JAS IFOAM 1. Antecedentes La inspección de grupos de pequeños agricultores que están formados de diez a cientos de agricultures plantea un desafío severo para el organismo de inspección y su inspector. El empleo de un Sistema de Control Interno (SCI) le dará un procedimiento práctico que mantiene el costo de inspección en un nivel aceptable (CU Inspection Regulation Anexo F). a. Descripción general del proyecto y del Sistema de Control Interno (estatus legal, organigrama, responsabilidades). ATPSAC después de haber realizado un análisis del mercado (demanda creciente), ha decidido la implementación de un programa de certificación orgánica, para ello ha establecido un sistema de gestión de Página 2 de 22

3 calidad, la que contempla la organización del Sistema de Control Interno (SIC) iniciado el año El organigrama del Sistema de Calidad del Programa de Producción Orgánica es el siguiente: Amazonas Trading Perú S.A.C. Gerente General Titular de la certificación Coordinador general de la certificación Ing Eduardo Cabezas Pardo Asesoría técnica-inspectores Trazabilidad Javier Rondan Jean Pierre López William Castillo Ronald Flores Miguel paredes Oscar Santalean Wagner Sangama Henry Grandez Sede Lima Ing José Mejía Polanco (Lima-anuncios de venta) Ing Fabricio Medina Mejía (Lima-trazabilidad por orígenes en planta de selección) Sede Tingo María Cinthia Trujillo (Administradora) Edgardo Shuña Sede Bambamarca Rolando (Administrador) Carmen Paucar (Tesorera) Manuel Usquiano Sede Juanjui Alfonso Huaman (Administrador) Wilberto Ruiz (Chofer) Antoni Cumapa (Estiba) Carlos Merlin Panduro (Estiba) Sede Tarapoto Eduardo del Aguila (Administrador) Teddy Garcia (Estiba) RESPONSABLE DE CALIDAD El responsable del control interno es nominado por la empresa y tiene como tareas apoyar el proceso de organización; delinear los planes operativos de producción, procesamiento y comercialización; asesorar a los productores, a los inspectores internos y al comité de certificación interna; preparar la documentación requerida por la agencia certificadora e informar a la empresa de los avances en el proceso de certificación y cumplimiento de las recomendaciones. El Responsable de Calidad de la empresa, debe reunir las siguientes cualidades: o o o o Conocer el lenguaje y la idiosincrasia local, Amplio conocimiento en agricultura orgánica y procesos de certificación, así como, de aspectos vinculados a la calidad integral de los productos, No tener conflicto de intereses, ser eficiente en las labores encomendadas, Ser una persona respetada y respetable dentro de la empresa. Página 3 de 22

4 OBJETIVO El Responsable de Calidad del SIC, tiene por objetivo hacer cumplir el reglamento interno de garantía de calidad; así como, las normas internas para la producción ecológica, a todos socios del Programa de producción orgánica. FUNCIONES O TAREAS Evaluar el avance de los productores en el cumplimiento de los planes de mejoramiento de la finca; así como, de la aplicación de las normas internas de producción y procesamiento ecológico. Planificar y coordinar todas las actividades que exige el Sistema Interno de control-sistema de garantía de calidad. Llevar un archivo por productor con toda la documentación del SIC. Planificar y coordinar la inspección interna y externa. Asegurar el control del 100% de las fincas de los socios ecológicos, y en todas sus parcelas, por lo menos una vez al año. Asignar tareas al equipo de inspectores internos de la organización. Documentar todas las inspecciones internas y las actividades realizadas por los productores ecológicos. Consolidar la información de la organización de manera concreta. Participar en las reuniones de trabajo del equipo de extensión para informarse permanentemente sobre el avance de los productores. Participar en la toma de decisiones sobre la aprobación o la sanción de productores. Dar seguimiento a las sanciones hechas a los productores. Organizar la documentación completa de todos los movimientos y actividades del SIC y presentarlo a la certificadora ecológica Presentar a la certificadora ecológica, las actas de las reuniones del Comité de Aprobación. Coordinar la inspección externa con la certificadora ecológica Mantener actualizada la información referente a los estándares internacionales de producción ecológica. COMITÉ DE APROBACION El comité de aprobación, esta conformado por el Responsable de Calidad y el gerente general de la empresa, y tiene como tareas revisar toda la documentación de la inspección interna y emitir los veredictos al respecto de la condición de los productores: orgánico, transición, sancionados y retirados. Los miembros del comité de certificación interna deben reunir las siguientes cualidades: estar capacitados en agricultura orgánica, conocer el reglamento interno, ser activos en las actividades de producción orgánica y no tener conflictos de intereses. OBJETIVO El Comité de aprobación, tiene por objetivo garantizar el cumplimiento del reglamento interno de garantía de calidad a nivel de los productores, y de los centros de acopio. FUNCIONES O TAREAS Evaluar el avance de los productores en el cumplimiento de los planes de mejoramiento de la finca; así como, de la aplicación de las normas internas de producción y procesamiento ecológico. Tomar la decisión sobre la aprobación, el rechazo o la aplicación de sanciones de los socios, según el reglamento interno de garantía de calidad. Sancionar a los productores que cometen infracciones, respecto a la adopción de las normas internas de producción y procesamiento de cacao orgánico y dictar medidas correctivas. Documentar las decisiones por medio de actas de reunión y emitir el listado de productores con el respectivo Página 4 de 22

5 dictamen (ecológico, transición o sancionado). Dar a conocer los resultados del dictamen de la inspección interna a la empresa; así como, a la instancia de control externa (certificadora ecológica). Presentar a la certificadora, las actas de reunión, actas de irregularidades y confirmaciones por escrito de la ejecución de las sanciones. EQUIPO DE INSPECTORES INTERNOS Los inspectores internos son los encargados de realizar las inspecciones a todos los productores y fincas que han entrado al proceso de certificación ecológica. No se permitirá que el inspector revise su propia comunidad, para evitar conflictos de interés. Los inspectores deben reunir las siguientes características: conocer el idioma y costumbres locales, estar capacitados en agricultura orgánica y los estándares de la agencia certificadora, conocer el Informe de Inspección, reglamento interno, no tener conflictos de interés y tener plantaciones orgánicas. OBJETIVO Los inspectores internos, tienen por objetivo supervisar el cumplimiento del reglamento interno de garantía de calidad; así como, de las normas internas para la producción ecológica de café y cacao, a nivel de cada finca de los socios del Programa de producción orgánica. FUNCIONES O TAREAS Controlar por lo menos una vez al año, al 100% de los agricultores ecológicos a su cargo, Según la planificación y las indicaciones del responsable de calidad. Visitar la totalidad de las fincas (parcelas de cultivo, áreas de procesamiento y bodegas) para constatar el cumplimiento de las normas internas de producción y procesamiento de cacao; así como, la implementación del plan de mejoramiento de la finca. Realizar inspecciones no avisadas a productores sancionados. Llenar las fichas de control (informe de inspección interna). Informar al responsable de calidad y al comité de certificación interna sobre el cumplimiento o irregularidades en el proceso de producción ecológica, por parte de los productores. Solicitar apoyo técnico al responsable de calidad, en caso de cualquier duda sobre normas y reglamento interno. Sugerir sobre la aprobación o sanción de los productores, en función de la inspección a las fincas. Verificar el cumplimiento de las sanciones por parte del productor. ENCARGADOS DE CAMPO Los encargados de campo son los encargados de asistir a los productores en la aplicación de las normas en las fincas orgánicas de todos los socios. Deben reunir las siguientes características: conocer el idioma y costumbres locales, estar capacitados en agricultura orgánica y los estándares de la agencia certificadora, reglamento interno. OBJETIVO Los encargados de campo, tienen por objetivo dar aplicabilidad a las normas de producción orgánica y el cumplimiento del reglamento interno de garantía de calidad, a nivel de cada finca de los socios del programa de producción orgánica. FUNCIONES O TAREAS Visitar la totalidad de las fincas (parcelas de cultivo, áreas de procesamiento y bodegas) para constatar el cumplimiento de las normas internas de producción y procesamiento de cacao; así como, la implementación del plan de mejoramiento de la finca. Dar asistencia técnica a los productores en la implementación del sistema de producción orgánica. 2. Criterios para Grupos de Productores Los miembros del grupo de agricultores debe ser claro y homogéneo con respecto a la producción agrícola, sistema de procesamiento primario y aspectos geográficos, sociales y económicos (CU Inspection Regulation Anexo F). Página 5 de 22

6 Marcar SI o NO a. Los cultivos y las prácticas de campo de los productores son uniformes y demuestran una consistente metodología, empleando los mismos insumos en el proceso productivo? SI b. El grupo se maneja como una entidad legal bajo una administración central que es uniforme y consistente? SI c. La participación en el grupo está limitada a los productores que venden toda su producción orgánica a través del grupo? SI d. Productores que están certificados como parte del grupo de productores poseen una certificación independiente? NO e. El grupo de productores ha establecido e implementado un Sistema de Control Interno (Sistema de Calidad), con supervisión y documentación de las prácticas de producción e insumos adquiridos empleados en cada una de las operaciones de los productores individuales? SI f. El grupo de productores asegura que todos los miembros conocen y entienden los estándares orgánicos a los cuales el proyecto aplica, además de las regulaciones de inspección de Control Union y cómo se aplican en sus operaciones específicas? SI g. El grupo de productores utiliza procesos, mecanismos de distribución y de mercadeo centralizados? SI h. Cumple con los siguientes criterios de estructura de grupo: 1) Aproximadamente el 75% de los miembros del grupo tienen un máximo de 5 ha. agrícolas por agricultor. NO 2) Aproximadamente el 90% de los miembros del grupo tienen un máximo de 10 ha. agrícolas por agricultor. SI 3) Todos los miembros del grupo posee no más de 20 ha. agrícolas por agricultor.no Los miembros del grupo de agricultores son inspeccionados por lo menos una vez por año en forma interna por los oficiales de campo (también mencionados como inspectores internos) empleados por una organización responsable del Sistema de Control Interno (SCI) y al azar por un organismo de inspección externa (CU Inspection Regulation Anexo F). 3. Puntos claves del sistema de control interno (SCI) Página 6 de 22

7 a. Se han entregado a los productores copias de las regulaciones en un lenguaje o formato que comprendan? Si, ellos tienen resúmenes de normas de certificación orgánica. b. Qué formatos (documentos de inspección, registros, etc) emplea el SCI? Los documentos que utiliza el SIC son: Ficha de Inspección Interna Sector:.... Productor:.. Código:. Inspector Interno:. Fecha:.. Área: Número de parcelas: Nombre de parcela visitada.. Técnicas si no Descripción Validación B R M A) Cultivo Poda Manejo de sombra Manejo de malezas Vivero Renovación Manejo de Plagas Manejo de enfermedades B) Manejo de suelos Sembrio contra la pendiente Barreras vivas Barreras muertas Terrazas Coberturas vivas Coberturas muertas Zanjas de infiltración C) Producción y uso de abonos Compost Estiércol Página 7 de 22

8 Guano de Isla Roca fosfórica D) Post Cosecha Cosecha QUIEBRA Fermentado Secado Almacenamiento E) Conservación del medio ambiente Pozo de aguas negras Relleno sanitario Letrina F) Documentos Registros Normas Conocimiento de normas Recibos Kardex G) Análisis de riesgos En producción Esta clara la condición de propiedad del terreno y puede el agricultor tomar decisiones relacionadas al manejo orgánico? Rota cultivos? Los productos prohibidos son de fácil acceso para el productor? Existen vecinos que aplican productos prohibidos? Página 8 de 22

9 Existen en la zona fuente de contaminación? Existen programas que promocionen agroquímicos? Los envases son usados únicamente para orgánicos? En almacén y transporte Esta garantizado que los equipos de transporte y los almacenes no estén tratados con productos no permitidos? Evaluación por el comité de aprobación: Aprobado como orgánico En transición Castigado Señor agricultor usted debe: Agricultor. Página 9 de 22

10 Plan de Conversión Sector Area Lote Código E Manejo ecológico del cultivo Manejo ecológico del suelo Manejo ecológico de plagas y enfermedades Post Cosecha F M A M J J A S O N D Página 10 de 22

11 Registro de Aplicaciones de plaguicidas permitidos Fecha Lote Producto Ingrediente Activo Color de Banda Dosis Observación Página 11 de 22

12 CONTROL DE ACTIVIDADES DIARIAS Fecha Trabajador Edad Actividad Lote Unidad Cant. Días Costo Jornal Importe Total Tipo Mano O. Observaciones Página 12 de 22

13 Fecha Lote cosechado Baldes REGISTRO DE COSECHA y VENTA Cosecha Costo total Kilos cosechados Jornales de los jornales Kilos vendido Venta Valor venta Obs. Página 13 de 22

14 REGISTROS DE GASTOS NO LABORALES (APORTES, INSUMOS, HERRAMIENTAS, EQUIPOS) Fecha Insumo, Aporte, Equipo ó Herramienta Cant. Precio Unidad Total Productor Sector Registro de Limpieza Codigo: Fecha Persona que realiza la limpieza Ambiente limpiado Herramientas/insumos Observaciones Página 14 de 22

15 REGLAMENTO INTERNO DE GARANTÍA DE CALIDAD Programa de Certificación Orgánica El reglamento interno constituye un conjunto de normas y disposiciones, en lo referente a la producción y procesamiento orgánicos, enmarcados en los estándares de la agencia certificadora y estatutos, cuyo cumplimiento es obligatorio para todos los socios. Este reglamento estará acorde con las normas internacionales de producción ecológica y de las certificadoras. El contenido básico del reglamento interno, define el ámbito de acción, las obligaciones del agricultor, las obligaciones de la organización, los requisitos de admisión de nuevos socios, la definición del tiempo de transición, los principios y normas de la cosecha y post cosecha; así como, las sanciones según el nivel de infracción. 1. Objetivo El Reglamento Interno de Garantía de Calidad, tiene por objetivo indicar a los productores, con exactitud, los lineamientos y requerimientos mínimos para ser reconocidos como agricultores orgánicos o ecológicos. Este reglamento interno es la base del acuerdo entre el agricultor y la organización, en todo lo referente a la producción ecológica. 2. Ambito de validez El reglamento interno aplica a todos los productores y sus fincas. La unidad productiva de la constituye todas las áreas de cultivos y las áreas de procesamiento y almacenamiento de propiedad de cada uno de los productores. 3. Deberes y obligaciones de la organización La empresa debe: Capacitar e informar a los socios en aspectos relacionados con la agricultura ecológica, normas internas de producción ecológica y otras exigencias para la certificación ecológica. Implementar un sistema de garantía de calidad (Sistema Interno de Control). Gestionar la certificación ecológica para la unidad productiva. Establecer criterios de calidad y precios referenciales para los productos ecológicos de sus socios. Gestionar la comercialización de los productos ecológicos certificados, de los productores de acuerdo a los criterios establecidos. Mantener consolidada la empresa. Hacer cumplir las sanciones emitidas por el Comité de Certificación Interna; así como por la Certificadora Ecológica. 4. Deberes y obligaciones de los productores Los productores deben: Conocer las normas internas de producción ecológica. Cumplir con las normas internas de producción ecológica. Elaborar, en forma conjunta con el personal de extensión, el plan de mejoramiento de la finca y cumplirlo de acuerdo al cronograma establecido. No almacenar ni aplicar en su finca ningún insumo químico de síntesis prohibidos por las normas de producción ecológica de la Unión Europea (CEE 2092/91), de Estados Unidos (NOP). Asistir a los eventos de capacitación promovidos por la empresa e instituciones vinculadas a ella. Dar libre acceso a los inspectores interno y externo, a todas las áreas de cultivo, procesamiento y almacenamiento. Poner a disposición de los inspectores interno y externo la documentación requerida especialmente sobre la compra y uso de insumos; así como, de la venta de productos ecológicos. Respetar las cláusulas del contrato de compromiso del productor con la organización. Página 15 de 22

16 Aceptar las sanciones emitidas por el Comité de Certificación Interna; así como, por la Certificadora Ecológica. 5. Admisión de nuevos productores ecológicos El productor debe dirigirse en forma escrita a la empresa o al responsable de calidad pidiendo su ingreso como productor orgánico. Aceptada la solicitud, el personal de extensión o el responsable de calidad realizarán una primera visita al productor, le explica las normas de producción ecológica y acuerda un plan de trabajo por tres meses. Además, se le indicará al productor sobre los talleres de capacitación donde la participación es de carácter obligatorio. Después de tres meses, el responsable de calidad, coordina una nueva visita para evaluar el cumplimiento de las tareas encomendadas. En caso de cumplimiento de las tareas se procede a llenar todos los documentos necesarios del Sistema Interno de Control, registrando la fecha de la última medida convencional; así como, la fecha de inicio de su vinculación al programa orgánico. 6. Tiempo de transición a la producción orgánica El tiempo de transición hacia la producción orgánica de cacao, se define para cada productor en base a la fecha del último uso de insumos o técnicas no permitidas por las normas de producción ecológicas de la Unión Europea (CEE 2092/91), de Estados Unidos (OFPA) en su finca. En el caso de productores que hayan practicado en sus fincas una agricultura tradicional sin utilización de químicos, el inicio de la transición se orienta al comienzo del control interno. Es competencia de la certificadora ecológica fijar con exactitud el inicio del tiempo de transición. 7. Principios de la producción ecológica Los principios para la producción y procesamiento cacao orgánico contemplados son los siguientes: Uso de especies, variedades o clones adaptados localmente. Semilla y material de reproducción de origen ecológico. Prácticas de asociaciones temporales y permanentes con los cultivos de cacao. Mantenimiento de la fertilidad del suelo mediante el uso de abonos orgánicos. Prácticas de manejo ecológico de problemas fitosanitarios. No se deben almacenar productos no permitidos en la finca 8. Requerimientos postcosecha Antes de cada cosecha el personal de extensión realizará una estimación de la cosecha por finca que determinará la cantidad de cacao que el productor podrá ofertar como orgánico durante la campaña de cosecha. Únicamente el productor enlistado en el anexo del certificado ecológico podrá ofertar su cacao como orgánico. Durante el proceso de cosecha y postcosecha se debe realizar una cosecha selectiva, fermentar adecuadamente y secar en marquesinas, tendales de cemento o entablillados, resguardando en todo momento la calidad del producto. Para el caso del cacao enfatizando en la cosecha de mazorcas sanas y maduras, método y tiempo optimo de fermentación óptima y secado adecuado en marquesinas, tendales de cemento o entablillados. Se debe asegurar que en el proceso de quiebra, secado, almacenamiento y transporte no se mezclen los productos orgánicos con los no orgánicos. Los productos deberán transportarse en empaques debidamente sellados, que no permitan la mezcla del producto. El empaque debe ir claramente identificado con la leyenda orgánico. Se debe manejar un registro de venta de los productos orgánicos en forma documentada (factura o nota de entrega). El centro de acopio de la organización cumplirá con las exigencias de separación física o temporal de calidades (ecológica, en transición y convencional) en todas Página 16 de 22

17 las etapas que comprenden el acopio, almacenamiento, transporte, procesamiento y etiquetado; así como, el mantenimiento ordenado de los registros contables exigidos por la certificadora ecológica. 9. Inspecciones internas Las inspecciones internas para la producción ecológica, se realizarán una vez por año, por parte de los inspectores internos de la organización, antes de la cosecha y de la visita de los inspectores externas de la Agencia Certificadora. El responsable de calidad, con el apoyo del equipo de inspectores internos, es el encargado de coordinar y ejecutar esta actividad y de elaborar los informes para ponerlos en consideración del Comité de Aprobación. Una primera reunión se realizará con presencia del responsable de calidad y los inspectores internos para evaluar los informes de inspección interna y aprobar y/o sancionar a los productores controlados internamente para la producción ecológica. Una segunda reunión, con la participación conjunta del Responsable de Calidad y el Equipo de Extensión, para evaluar los informes de visita a las fincas, conocer los avances en el mejoramiento de las fincas y preparar la documentación para la Agencia Certificadora e Inspectores Externos. 10. Catalogo de sanciones El incumplimiento de las normas internas de producción orgánica por parte de los agricultores conllevará sanciones. Estas sanciones las aprobará el Comité de Aprobación (Certificación Interna), junto con el Responsable de Calidad. Al productor se le informará por escrito los motivos y el tipo de sanción. El Comité de Aprobación es el encargado de elaborar la sanción por escrito. Los inspectores internos son los responsables de entregarla al productor, leerla y darle las explicaciones necesarias. El agricultor, por su parte, tiene derecho a la apelación del veredicto, durante los 15 días siguientes a su emisión. En este caso, el Comité de Aprobación se reunirá en forma extraordinaria con el productor para explicarle la situación y pueda solicitar una nueva inspección a su finca, para que reconsideren la sanción, si el o amerita. 11. Irregularidades Sanciones Aplicación de químicos en áreas certificadas, en primera vez Amonestación verbal. Inicia nuevamente transición de tres años. Informe a la certificadora ecológica. Suspensión del certificado orgánico. Aplicación de productos químicos no permitidos por segunda vez Exclusión definitiva del Programa Orgánico. Informe a la certificadora ecológica. Almacenamiento de productos químicos de síntesis en la finca Amonestación escrita. Suspensión del certificado orgánico. Se prolonga transición por 12 meses Empaques vacíos de químicos en la finca Amonestación escrita Suspensión del certificado orgánico Se prolonga transición por 12 meses Incumplimiento del plan de mejoramiento de la finca en un 40 por ciento Amonestación escrita. Medida correctiva: cumplir tareas del plan de conversión en 30 días. Incumplimiento del plan de mejoramiento de la finca en un 80%, en 6 meses Amonestación escrita Prolonga transición por 12 meses Incumplimiento al plan de mejoramiento de la finca del 100% en un año Exclusión del Programa Orgánico Página 17 de 22

18 Amonestación escrita. Inasistencia a dos talleres de capacitación, en forma consecutiva Amonestación escrita Inasistencia a talleres de capacitación y reuniones por 6 meses Amonestación escrita. Se prolonga transición por 12 meses. Incorrecto beneficio de los productos de cacao No puede comercializar el café o cacao, aunque tenga certificado ecológico Mezcla de producto no orgánico con los orgánicos en la quiebra, secado y/o almacenamiento Amonestación escrita. Suspensión inmediata del certificado orgánico. Informe a la certificadora ecológica Reincidencia en las mezclas de los productos orgánicos con los no orgánicos Anulación del certificado orgánico Exclusión definitiva del Programa Orgánico Informe a la certificadora Venta de café o cacao no orgánico como producto orgánico Amonestación escrita. Suspensión inmediata del certificado orgánico. Informe a la certificadora ecológica. Reincidencia en la venta de los productos no orgánicos como orgánicos Anulación del certificado orgánico. Exclusión definitiva del Programa Orgánico. Informe a la Certificadora Ecológica. 12. COMPROMISO FINAL El productor tiene el deber de comunicar al Responsable de Calidad, por medio de los Inspectores Internos o del personal de extensión, sobre cualquier cambio que realice en su finca (por ejemplo: incluir nuevas parcelas de producción) o sobre las razones del incumplimiento de las normas de producción ecológica (ejemplo: aplicación de químicos). Además, el productor orgánico, deberá informar sobre toda irregularidad en la implementación de las normas internas de producción ecológica, por parte de los otros socios del Programa de Producción Orgánica. c. El SCI emplea reportes de inspección interna para evaluar el cumplimiento de los productores?. Si la respuesta es no, cómo documenta el cumplimiento del estándar al evaluar a cada uno de los productores? Si d. Con qué frecuencia el Encargado del SCI visita a cada productor? Todas las fincas de los productores miembros del grupo deben ser visitadas al menos 1 vez al año por el Encargado del SCI. Mínimo una vez por año, pero se visita cada vez que sea necesario. e. Los productores nuevos son inspeccionados antes de ingresar al grupo para verificar su cumplimiento con el estándar al cual aplican?. Describa cómo es el proceso de inclusión de nuevos productores. Si Página 18 de 22

19 Soilictud Inspección previa Verificación de campo Inspección previa Desaprobada Exit Inspección previa Aprobada Inspección interna Informe de Inspección Responsable de Calidad Veredicto: Productores orgánicos Productores Sancionados Productores Retirados Revisión f. Todos los miembros del grupo han firmado el Acuerdo de Agricultor, en el que se comprometen a cumplir con los estándares orgánicos y permitir las visitas anuales? (este acuerdo debe estar en un lenguaje comprensible para el productor) Si g. Cuentan los productores con asistencia para cumplir con el estándar (programas de educación o entrenamiento sobre los principios de la agricultura orgánica)? Si h. Qué ocurre cuándo se detecta un incumplimiento con respecto a la norma? Esta regulado mediante el reglamento interno, y de acuerdo al incumplimiento. i. Se mantienen registros de las acciones tomadas cuándo los incumplimientos fueron detectados? Si, j. Existe una política de sanciones en caso de incumplimiento? Describir. Si, esta establecido en el reglamento interno. k. Cómo realiza el monitoreo a las acciones correctivas en caso de no conformidad encontrada por inspecciones internas o externas (Certificadora)? Mediante los inspectores internos. l. Describa cómo es el sistema de compra de insumos (semillas, productos fitosanitarios, abonos, etc) usados por los miembros del grupo y la comercialización del producto certificado (trazabilidad). Trazabilidad y codificación: Se debe evaluar el código de productor que permite trazar el producto de su origen hasta el destino. Así que si un productor tiene varias parcelas (en diferentes estatus) el código debe permitir que se pueda trazar el producto hasta cada parcela. Deben tomar en cuenta que se certifican parcelas y no productores, un productor puede tener parcelas en diferentes estatus y hasta convencionales. La empresa mantiene una copia de la cedula de cada productor en su archivo para poder comprobar las Página 19 de 22

20 firmas. Se anota en un listado los productores inspeccionados con su respectiva firma; esta muestra nos permite tener un criterio global. Para la trazabilidad se mantiene la siguiente documentación: Código de la parcela, Guía de remisión a almacén Declaración jurada de limpieza de vehiculo ( se aplica durante la transportación), Liquidación de compra, Kardex de almacén, Guía de remisión, Liquidación de proceso Guía de remisión a puerto de embarque y Factura de venta m. Mencione los almacenes, oficinas administrativas y/o plantas de procesamiento por las cuales transita el producto certificado. Almacén central en la ciudad de Tingo Maria Almacen en Bambamarca 4. Responsabilidades del Sistema de Control Interno Oficiales de campo capacitados, con aptitudes e independientes (también mencionados como inspectores internos) llevan a cabo el control interno. Los oficiales de campo no pueden ser miembros del grupo de agricultores. Debería haber un acuerdo de oficiales de campo firmado que especifique las tareas y responsabilidades (CU Inspection Regulation Anexo F). a. Existe conflicto de interés entre los oficiales de campo y cómo se previene y se asegura la independencia de dichas personas? Describa. No, los inspectores internos son los encargados de realizar las inspecciones a todos los socios y fincas que han entrado al proceso de certificación ecológica. No se permitirá que el inspector revise su propia comunidad, para evitar conflictos de interés. Los inspectores deben reunir las siguientes características: conocer el idioma y costumbres locales, estar capacitados en agricultura orgánica y los estándares de la agencia certificadora, conocer el Informe de Inspección, reglamento interno, no tener conflictos de interés y tener plantaciones orgánicas. b. Existe como mínimo un oficial de campo por un máximo de 500 agricultores? Por ahora nosotros tenemos dos oficiales de campo. c. Los oficiales de campo del SCI han sido entrenados y calificados? Si, permanentemente se capacitan. d. Los oficiales de campo responsables del SCI han firmado el acuerdo del Encargado de Campo? Si. Además es importante tener disponible los siguientes documentos en el momento de inspección: Página 20 de 22

21 - Reglamento o Manual del Sistema de Control Interno. - Formatos usados por Sistema de Control Interno (inspecciones internas, asistencias técnicas, informes trimestrales, registros de aplicaciones, etc.) - Mapa general indicando el área de producción. - Si fuera aplicable, mapa detallado de la ubicación de cada una de las comunidades a ser inspeccionadas. - Lista Integrada de agricultores con sus códigos, áreas de cultivo, cultivo/variedad, rendimientos estimados y reales e historial de producción. - Acuerdos de agricultores. - OSP de la(s) unidad(es) de producción y proceso. - Últimos certificados y reportes emitidos. - Información de ventas finales y distribución. - Reportes trimestrales de los hallazgos durante las inspecciones internas y medidas tomadas (documentado). - Disponibilidad de resultados de análisis de residuos de pesticidas de productos vendidos. Se pueden realizar submuestras por miembro y realizar una muestra compuesta. - Debe estar disponible registros documentados y actualizados de productos en stock e insumos comprados por cada miembro. - Historial de campo por cada agricultor documentado y actualizado. - Documentos de entrenamiento y/o capacitación de los agricultures. Página 21 de 22

22 Declaración El operador declara que la descripción de métodos y de medidas practicas descritas en este formulario (Plan de Sistema Orgánico- OSP), ha sido llenado con veracidad. El Operador declara que notificará a Control Union (CU), anualmente, si ocurre algún cambio en la descripción de métodos o de medidas prácticas, descritas en este formato (Plan de Sistema Orgánico), en un tiempo determinado, debe enviar una actualización de este formato. Junto con este nuevo formato, el operador enviara: Una declaración resumida, sustentada con documentación, con todos los cambios realizados el año anterior al Plan de Sistema Orgánico, durante el año anterior. Cualquier adición o eliminación al OSP, del año anterior, que se intenta contraer para el siguiente año. Una actualización en la corrección de las NO CONFORMIDADES secundarias, previamente identificados, por el agente certificador, como requisito para la continuación de la certificación. Cualquier otra información considerada necesaria, por el agente certificador, para determinar la conformidad con las regulaciones. El operador declara que notificara a CU acerca de su programación de producción, dando una especificación por parcela, cada año, antes de la fecha señalada por CU El Operador declara que cuando el considere, o sospeche que algún producto que el haya producido, preparado, importado o haya sido entregado por otro operador, no cumpla con las regulaciones, él iniciará procesos para retirar, separar o identificar estos productos, así como identificar de la producción el método de producción orgánica utilizado. El podrá procesar, empacar o enviar al mercado, estos productos después de eliminar toda duda, a no ser que esté colocado en el mercado sin indicaciones de referencia acerca del método de producción orgánica. En caso de dudas el operador debe inmediatamente informar a CU. El operador concederá a CU, un completo e ilimitado acceso a la producción, a las operaciones de manejo de la producción, como áreas en producción no certificadas, instalaciones, oficinas, con la finalidad de inspeccionar in situ. El operador permitirá a representantes autorizados de CU, acceder a sus registros, en horario de oficina, para revisar y copiar información para determinar la conformidad con las actas y con las regulaciones Fecha: Firma: Solo para ser llenado durante la inspección: Fecha de la Firma del Inspector: inspección: Firma del Titular: Comentarios Adicionales: Página 22 de 22