Plan de Sistema Orgánico (OSP) Sistema de Control Interno (SCI)

Transcripción

1 Plan de Sistema Orgánico (OSP) Sistema de Control Interno (SCI) Nombre del Titular: ASOCIACION DE PRODUCTORES ECOLOGICOS DE LA MICROCUENCA PAYAC - APEPAYAC Número del Titular: Número de Unidad(es) aplicable(s): F01 Nombre(s) de la(s) Unidad(es): ASOCIACION DE PRODUCTORES ECOLOGICOS DE LA MICROCUENCA PAYAC - APEPAYAC Localidad: Jr. San Miguel s/n Platanar Distrito de Unión Agua Blanca Provincia de San Miguel Departamento de Cajamarca Perú. Fecha Inicial de preparación de OSP Firma del Titular 10/09/2012 Solo para ser llenado por Control Union: Fecha de Recepción Fecha y Resultados de Assessments Fecha: Fecha: Resultados: Suficiente / Insuficiente Firma: Nombre del Inspector: Firma: Comentarios del Certificador: Página 1 de 14

2 DATOS DEL TITULAR Nombre Dirección ASOCIACION DE PRODUCTORES ECOLOGICOS DE LA MICROCUENCA PAYAC - APEPAYAC Jr. San Miguel s/n Platanar Distrito de Unión Agua Blanca Provincia de San Miguel Departamento de Cajamarca - Perú Nº del Titular Fecha de inicio de elaboración de OSP 10/09/201 Fecha de 24/04/2013 actualización de OSP DATOS DE LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN Número y Nombre de Unidad Dirección o zona de producción Teléfono, Fax, E- mail si es aplicable 1ra persona de contacto 2da persona de contacto Cultivos o productos a certificar Si ha estado certificado con otra agencia certificadora, contestar lo siguiente: F01 ASOCIACION DE PRODUCTORES ECOLOGICOS DE LA MICROCUENCA PAYAC - APEPAYAC Platanar Distrito de Unión Agua Blanca Provincia de San Miguel Departamento de Cajamarca - Perú apepayac@gmail.com jairrubio@gmail.com jimmyrubioquiroz@hotmail.com Deysi Marilu Nuñez Barboza Ing. Jimmy Rubio Quiroz Mango, Maracuyá y Café Organismo de Certificación (OC) anterior: Número de Cliente asignado por la OC anterior: Fecha de inicio y final de la certificación con el OC mencionado: Año de primera certificación orgánica: Marcar los programas certificados EU CEE USDA/NOP JAS IFOAM Página 2 de 14

3 1. Antecedentes La inspección de grupos de pequeños agricultores que están formados de diez a cientos de agricultures plantea un desafío severo para el organismo de inspección y su inspector. El empleo de un Sistema de Control Interno (SCI) le dará un procedimiento práctico que mantiene el costo de inspección en un nivel aceptable (CU Inspection Regulation Anexo F). a. Descripción general del proyecto y del Sistema de Control Interno (estatus legal, organigrama, responsabilidades). APEPAYAC asociación de pequeños productores de mango fundada el 2001, actualmente cuenta con 71 socios quienes cultivan Mango, Maracuyá y Café Orgánicas ubicados en los caseríos de Marampampa, Ambudu, Platanar y Lucmapampa del Distrito de Unión Agua Blanca y Lic lic, San Luis y Guayo al distrito del Prado de la provincia de San Miguel. Actualmente se está ejecutando un proyecto con la ONG CEDEPAS NORTE y se recibe capacitaciones, Asistencia técnica en temas productivos con enfoque orgánico, fortalecimiento organizacional y en comercialización para acceder a mercados especiales. Para el trabajo organizativo el APEPAYAC se ha organizado en Redes Empresariales y es con las redes que se planifica la ejecución de actividades, estas redes tienen su líder, responsable de finanzas, responsable de produccion, responsable de comercialización y un secretario. La Asociación de Productores Ecológicos de la Microcuenca del Payac, ha procedido a delegar la responsabilidad del manejo y aseguramiento de la calidad e integridad orgánica al Sistema de Control Interno presidido por (SIC), quien a partir de la aprobación del reglamento tendrá la facultad de implementar las normas, procedimientos, monitoreos, control de las actividades tanto técnicas como organizativas y demás acciones convenientes en post del desarrollo institucional de la asociación. Según nuestro reglamento interno los componentes, responsabilidades y organigrama del SIC se norman en el capítulo I que a continuación se detallan: CAPITULO I SIS TEMA DE CALIDAD 1. RESPONSABLE DE CALIDAD (Presidente SIC) Es el presidente del Sistema interno control (SIC), y es nominado por el presidente(a) de la organización y tiene como tareas apoyar el proceso de organización de los productores; delinear los planes operativos de producción, procesamiento y comercialización; asesorar a los productores, a los inspectores internos y al comité de certificación interna; preparar la documentación requerida por la agencia certificadora e informar a la organización de los avances en el proceso de certificación y cumplimiento de las recomendaciones. Página 3 de 14

4 El presidente del SIC, debe reunir las siguientes cualidades: conocer el lenguaje y la idiosincrasia local, amplio conocimiento en agricultura orgánica y procesos de certificación, así como, de aspectos vinculados a la calidad integral de los productos, no tener conflicto de intereses, ser eficiente en las labores encomendadas, ser una persona respetada y respetable dentro de la organización. 1.1.OBJETIVO El presidente del SIC, tiene por objetivo hacer cumplir el reglamento interno de garantía de calidad; así como, las normas internas para la producción orgánica, a todos socios de la APEPAYAC. 1.2.FUNCIONES O TAREAS Evaluar el avance de los productores socios del APEPAYAC, en el cumplimiento de los planes de mejoramiento de la parcela; así como, de la aplicación de las normas internas de producción y procesamiento orgánico. Planificar y coordinar todas las actividades que exige el Sistema Interno de control - Sistema de garantía de calidad. Llevar un archivo por productor con toda la documentación del SIC. Planificar y coordinar la inspección interna y externa. Asegurar el control del 100% de las parcelas de los socios orgánicos, y en todas sus parcelas, por lo menos una vez al año. Asignar tareas al equipo de inspectores internos de la organización. Documentar todas las inspecciones internas y las actividades realizadas por los productores ecológicos. Consolidar la información de la organización de manera concreta. Participar en las reuniones de trabajo del equipo de extensión para informarse permanentemente sobre el avance de los productores. Participar en la toma de decisiones sobre la aprobación o la sanción de socios. Dar seguimiento a las sanciones hechas a los productores. Organizar la documentación completa de todos los movimientos y actividades del SIC y presentarlo a la certificadora orgánica. Presentar a la certificadora orgánica, las actas de las reuniones del Comité del SIC Coordinar la inspección externa con la certificadora orgánica Mantener actualizada la información referente a los estándares internacionales de producción ecológica. Definir y actualizar junto con el Comité de Certificación Interna y la Junta Directiva la APEPAYAC, el Reglamento interno de garantía de calidad. 2. COMITÉ DEL SISTEMA INTERNO DE CONTROL El comité del SISTEMA INTERNO DE CONTROL de la Asociación de Productores Ecológicos de la Microcuenca del Payac, está conformado por el Presidente del SIC más 5 inspectores de campo que son elegidos por el presidente del SIC y de la APEPAYAC y tiene como tareas revisar toda la documentación de la inspección interna y emitir los veredictos al respecto de la condición de los productores: orgánico, transición, sancionados y retirados. Los miembros del comité del SISTEMA INTERNO DE CONTROL deben reunir las siguientes cualidades: estar capacitados en agricultura orgánica, conocer el reglamento Página 4 de 14

5 interno, ser activos en las actividades de producción orgánica y no tener conflictos de intereses. ORGANIGRAMA DEL SISTEMA INTERNO DE CONTROL ASAMBLEA GENERAL CONSEJO DIRECTIVO Comité del SIC Presidente SIC (Representante de calidad) Equipo de inspectores Encargado de Campo Jimmy Rubio Quiroz INSPECTOR Nº 1 Guillermo Estela Murillo Sector El Guayo INSPECTOR Nº 2 Humberto Quiroz Cueva Sector Marampampa INSPECTOR N 3 Octavio Correa Tejada Sector Platanar INSPECTOR N 4 Amilcar Saman Serrano Sector Ambudu INSPECTOR N 5 Tomas Chacon Vera Sector Lic Lic INSPECTOR N 5 Ruben Correa Sanchez Sector San Luis 2.1. OBJETIVO El Comité del SISTEMA INTERNO DE CONTROL de la APEPAYAC, tiene por objetivo garantizar el cumplimiento del reglamento interno de garantía de calidad a nivel de los productores y de centros de acopio o almacén FUNCIONES O TAREAS Evaluar el avance de los socios del APEPAYAC, en el cumplimiento de los planes de mejoramiento de la parcela; así como, de la aplicación de las normas internas de producción y procesamiento orgánico. Tomar la decisión sobre la aprobación, el rechazo o la aplicación de sanciones de los socios, según el reglamento interno de garantía de calidad. Sancionar a los productores que cometen infracciones, respecto a la adopción de las normas internas de producción y procesamiento orgánico y dictar medidas correctivas. Documentar las decisiones por medio de actas de reunión y emitir el listado de productores Página 5 de 14

6 con el respectivo dictamen (orgánico, transición o sancionado). Dar a conocer los resultados del dictamen de la inspección interna a la junta directiva y socios de la organización; así como, a la instancia de control externa (certificadora orgánica) Presentar a la certificadora, las actas de reunión, actas de irregularidades y confirmaciones por escrito de la ejecución de las sanciones. Definir y actualizar, junto con la Junta Directiva de la APEPAYAC, el Reglamento interno de garantía de calidad PROCEDIMIENTO El Comité del SISTEMA INTERNO DE CONTROL se reunirá cada 3 meses, para informarse sobre el cumplimiento de las normas internas y el plan de mejoramiento por parte de los productores. El equipo de inspectores participa con voz, pero sin voto en las reuniones del referido comité. El comité del SISTEMA INTERNO DE CONTROL analiza los informes de inspección interna; así como, la documentación del SIC, en base de los cuales, emite un dictamen, por cada productor. En caso de irregularidades emite las sanciones y medidas correctivas. Las decisiones tomadas por la instancia interna que decide sobre la aprobación de socios orgánicos se refleja en las respectivas listas (lista integrada de socios): productores orgánicos y productores en transición. Las decisiones tomadas por la instancia interna que decide sobre la sanción de socios se registraran en una lista de agricultores sancionados internamente y medidas correctivas. A los productores sancionados se les informa por escrito sobre la sanción y las medidas correctivas a implementar. A continuación se detalla un esquema del proceso de certificación interna: Inspección interna Informe de inspección Presidente SIC Comité del SIC Veredicto 1. Productores orgánicos 2. Productores en transición 3. Productores sancionados revisión 3. EQUIPO DE INSPECTORES INTERNOS Los inspectores internos son los encargados de realizar las inspecciones a todos los socios y parcelas que han entrado al proceso de certificación orgánica. No se permitirá que el inspector revise su propio caserío o sector, para evitar conflictos de Página 6 de 14

7 interés. Los inspectores deben reunir las siguientes características: conocer el idioma y costumbres locales, estar capacitados en agricultura orgánica y los estándares de la agencia certificadora, conocer el reglamento interno, no tener conflictos de interés y tener plantaciones orgánicas OBJETIVO Los inspectores internos, tienen por objetivo supervisar el cumplimiento del reglamento interno de garantía de calidad; así como, de las normas internas para la producción orgánica de sus productos, a nivel de cada parcela de los socios de la APEPAYAC FUNCIONES O TAREAS Controlar por lo menos una vez al año, al 100% de los agricultores orgánicos a su cargo, Según la planificación y las indicaciones del presidente del SIC. Visitar la totalidad de las parcelas (parcelas de cultivo, áreas de procesamiento y almacenes si lo tienen estos dos últimos) para constatar el cumplimiento de las normas internas de producción y procesamiento orgánico. Realizar inspecciones no avisadas a productores sancionados. Llenar las fichas de control (informe de inspección interna). Informar al presidente del SIC y al comité del Sistema Interno de Control sobre el cumplimiento o irregularidades en el proceso de producción orgánica, por parte de los productores. Solicitar apoyo técnico al presidente del SIC, en caso de cualquier duda sobre normas y reglamento interno. Sugerir sobre la aprobación o sanción de los productores, en función de la inspección a las parcelas. Verificar el cumplimiento de las sanciones por parte del productor PROCEDIMIENTO El presidente del SIC y su equipo de inspectores planifican el plan de inspección interna. Esta se realizará poco antes de la inspección externa, al 100% de las parcelas por lo menos una vez al año. En caso de dudas o sospecha de irregularidades en algunas parcelas se procede a realizar una inspección no avisada. El presidente del SIC y de la APEPAYAC nombra a los inspectores internos y le asignará los productores a inspeccionar evitando todo conflicto de interés. Un inspector interno no podrá realizar evaluaciones en el caserío o sector donde reside. Las inspecciones de las parcelas siempre se deben realizarse en compañía del productor sujeto de control. En cada inspección se llena un formulario (ficha de inspección) que debe ser firmada por el agricultor y el inspector interno. El inspector elaborará un consolidado de los productores inspeccionados internamente por él y entrega esta información al presidente del SIC El inspector interno participará en la reunión del Comité del Sistema Interno de control, con voz pero sin voto, dando un reporte de sus inspecciones y reportando irregularidades encontradas. A continuación se detalla un esquema del proceso de inspección interna: Inspección al 100% de las fincas Entrega de Formato de Inspección Interna al Presidente SIC Comité del Sistema Interno de Control Inspección Página 7 de 14 Documentación

8 Información 2. Criterios para Grupos de Productores Los miembros del grupo de agricultores debe ser claro y homogéneo con respecto a la producción agrícola, sistema de procesamiento primario y aspectos geográficos, sociales y económicos (CU Inspection Regulation Anexo F). Marcar SI o NO a. Los cultivos y las prácticas de campo de los productores son uniformes y demuestran una consistente metodología, empleando los mismos insumos en el proceso productivo? SI NO b. El grupo se maneja como una entidad legal bajo una administración central que es uniforme y consistente? SI NO c. La participación en el grupo está limitada a los productores que venden toda su producción orgánica a través del grupo? SI NO d. Productores que están certificados como parte del grupo de productores poseen una certificación independiente? SI NO e. El grupo de productores ha establecido e implementado un Sistema de Control Interno (Sistema de Calidad), con supervisión y documentación de las prácticas de producción e insumos adquiridos empleados en cada una de las operaciones de los productores individuales? SI NO f. El grupo de productores asegura que todos los miembros conocen y entienden los estándares orgánicos a los cuales el proyecto aplica, además de las regulaciones de inspección de Control Union y cómo se aplican en sus operaciones específicas? SI NO g. El grupo de productores utiliza procesos, mecanismos de distribución y de mercadeo centralizados? SI NO h. Cumple con los siguientes criterios de estructura de grupo: 1) Aproximadamente el 75% de los miembros del grupo tienen un máximo de 5 ha. agrícolas por agricultor. SI NO 2) Aproximadamente el 90% de los miembros del grupo tienen un máximo de 10 ha. agrícolas por agricultor. SI NO Página 8 de 14

9 3) Todos los miembros del grupo posee no más de 20 ha. agrícolas por agricultor. SI NO Los miembros del grupo de agricultores son inspeccionados por lo menos una vez por año en forma interna por los oficiales de campo (también mencionados como inspectores internos) empleados por una organización responsable del Sistema de Control Interno (SCI) y al azar por un organismo de inspección externa (CU Inspection Regulation Anexo F). 3. Puntos claves del sistema de control interno (SCI) a. Se han entregado a los productores copias de las regulaciones en un lenguaje o formato que comprendan? A los productores se les ha capacitado en regulaciones vigentes de producción orgánica y reglamento interno del SIC. Se ha entregado acuerdo de productores y catalogo de faltas y sanciones (capitulo II 2.10). b. Qué formatos (documentos de inspección, registros, etc) emplea el SCI? Los formatos empleados en el SIC estan estipulados en el Capitulo III del manual del Sistema interno de Control los cuales se detallan en el cuadro: DOCUMENTO Carta de Renuncia Solicitud de inscripcion como socio de APEPAYAC Acuerdo del Agricultor (formato CU) Carta de Compromiso de los productores con la asociación Plan anual de actividades de producción Ficha de inspección interna Acuerdo de agricultor Acuerdo de encargado de campo TIPO Formatos c. El SCI emplea reportes de inspección interna para evaluar el cumplimiento de los productores?. Si la respuesta es no, cómo documenta el cumplimiento del estándar al evaluar a cada uno de los productores? Si, en la ficha de inspección interna el inspector informa de las medidas correctivas encontradas. En base de ello, el responsable del SIC mediante comunicación escrita hace conocer al productor y asistentes técnicos de la medida correctiva encontrada y la respectiva aplicación de la sanción impuesta según reglamento. Página 9 de 14

10 d. Con qué frecuencia el Encargado del SCI visita a cada productor? Se ha normado en reglamento interno una visita anual para inspección interna anunciada y una no anunciada cuando se haya identificado o informado de riesgos que ponga el peligro la integridad orgánica de la parcela certificada. e. Los productores nuevos son inspeccionados antes de ingresar al grupo para verificar su cumplimiento con el estándar al cual aplican?. Describa cómo es el proceso de inclusión de nuevos productores. Se encuentra en el CAPITULO II del MANUAL SIC: 2.5. ADMISIÓN DE NUEVOS PRODUCTORES ORGANICOS El productor debe dirigirse en forma escrita al Presidente de la APEPAYAC o del Sistema Interno de Control pidiendo su ingreso como productor orgánico. Aceptada la solicitud, el Encargado de Campo y/o el Presidente del SIC realizarán una primera visita al productor, le explica las normas de producción orgánica y acuerda un plan de trabajo por tres meses. Además, se le indicará al productor sobre los talleres de capacitación donde la participación es de carácter obligatorio. Después de tres meses, el presidente del SIC, coordina una nueva visita para evaluar el cumplimiento de las tareas encomendadas. En caso de cumplimiento de las tareas se procede a llenar todos los documentos necesarios del Sistema Interno de Control, registrando la fecha de la última medida convencional; así como, la fecha de inicio de su vinculación al programa producción orgánica TIEMPO DE TRANSICIÓN A LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA El tiempo de transición hacia la producción orgánica, se define para cada productor en base a la fecha del último uso de insumos o técnicas no permitidas por el reglamento NOP para la EU, USDA de los EEUU y la del PERU en su parcela. En el caso de productores que hayan practicado en sus parcelas una agricultura tradicional sin utilización de químicos, el inicio de la transición se orienta al comienzo del control interno. Es competencia de la certificadora orgánica fijar con exactitud el inicio del tiempo de transición. Cultivos anuales: El inicio del período de transición es dos años antes de la siembra (24 meses) Cultivos perennes: La transición se inicia tres años antes de la primera cosecha (36 meses) f. Todos los miembros del grupo han firmado el Acuerdo de Agricultor, en el que se comprometen a cumplir con los estándares orgánicos y permitir las visitas anuales? (este acuerdo debe estar en un lenguaje comprensible para el productor) Si todos han firmado su acuerdo de productor formato que fue Página 10 de 14

11 proporcionado por Control Unión g. Cuentan los productores con asistencia para cumplir con el estándar (programas de educación o entrenamiento sobre los principios de la agricultura orgánica)? Los productores reciben capacitaciones y asistencia técnica en agricultura orgánica y manejo del cultivo de los técnicos de CEDEPAS NORTE, SENASA y MINAG CHILETE. h. Qué ocurre cuándo se detecta un incumplimiento con respecto a la norma? El presidente del SIC mediante comunicación escrita hace conocer al productor de la no conformidad encontrada y la sanción impuesta asimismo se informa de los plazos para el levantamiento de la observación según reglamento. i. Se mantienen registros de las acciones tomadas cuándo los incumplimientos fueron detectados? Si, se cuenta con registro de la observación encontrada y la medida correctiva adoptada. j. Existe una política de sanciones en caso de incumplimiento? Describir. Si, estan estipulada en el reglamento interno del SIC en el CAPITULO II º de las faltas y sanciones. k. Cómo realiza el monitoreo a las acciones correctivas en caso de no conformidad encontrada por inspecciones internas o externas (Certificadora)? Se comunica a productor de la no conformidad para su respectivo levantamiento de acuerdo a los tiempos establecidos y acción correctiva esperada. El monitoreo se realiza con la vistas de inpección no anunciadas l. Describa cómo es el sistema de compra de insumos (semillas, productos fitosanitarios, abonos, etc) usados por los miembros del grupo y la comercialización del producto certificado (trazabilidad). Los asistentes técnicos realizan las recomendaciones técnicas a nivel de manejo del cultivo. Dentro de sus tareas recomiendan los insumos de nutrición vegetal y fitosanitarios aprobados para la producción orgánica. En el caso de las semillas (maracuyá) CEDEPAS NORTE la facilita y la compra y aplicación de fitosanitarios es supervisada por técnicos de CEDEPAS NORTE, SENASA (Mosca de la fruta) y MINAG CHILETE. La comercialización del producto orgánico se destina a empresas dedicadas al procesamiento de pulpa para deshidratado. A la fecha no se ha logrado comercializar al mercado orgánico de exportación en fresco. Los documentos emitidos en la comercialización interna son los siguientes: Página 11 de 14

12 A nivel del productor: guía interna de jabas, guía del producto, control de compra (en estos documentos se indican nombre del productor, fecha, número de jabas plásticas, kg de mango entregado y valor en soles de total de fruta en jabas o kg. Vendidos). Transporte a fábricas de proceso de pulpa: Guía de remisión. A nivel de APEPAYAC: factura de pago de fruta (mango orgánico CU , Kg. De fruta y valor en soles de total de fruta en Kg. Vendida) y comprobante de ingresos y egresos. m. Mencione los almacenes, oficinas administrativas y/o plantas de procesamiento por las cuales transita el producto certificado. Sólo se comercializa con empresas nacionales para procesamiento y supermercado y para esto solo se utiliza los almacenes ubicados en la parcela de los socios y de ahí lo recogen las empresas donde una vez acondicionada en la unidad de transporte la asociación ya no tiene responsabilidad en su posterior transformación o venta. El APEPAYAC solo utiliza oficina administrativa. 4. Responsabilidades del Sistema de Control Interno Oficiales de campo capacitados, con aptitudes e independientes (también mencionados como inspectores internos) llevan a cabo el control interno. Los oficiales de campo no pueden ser miembros del grupo de agricultores. Debería haber un acuerdo de oficiales de campo firmado que especifique las tareas y responsabilidades (CU Inspection Regulation Anexo F). a. Existe conflicto de interés entre los oficiales de campo y cómo se previene y se asegura la independencia de dichas personas? Describa. Las inspecciones internas son realizadas por productores capacitados y formados en normas vigentes y reglamento interno de producción orgánica. Las inspecciones son cruzadas, por ejemplo: el inspector interno Rosa Chavez Murillo que reside en el caserío de Ambudu inspecciona a productores socios del caserío de Marampampa. Los inspectores, son acompañados por técnicos de CEDEPAS NORTE para apoyar y capacitar en las inspecciones internas (inspecciones sombras). b. Existe como mínimo un oficial de campo por un máximo de 500 agricultores? A nivel de APEPAYAC sólo son 71 socios, para fines de desarrollo de capacidades y participación en los productores se nombró 01 inspector interno por caserío o sector. Cada inspector tiene a su cargo de 06 a 19 productores c. Los oficiales de campo del SCI han sido entrenados y calificados? Si, han recibido capacitaciones en producción orgánica, SIC y normas de producción orgánica. Página 12 de 14

13 d. Los oficiales de campo responsables del SCI han firmado el acuerdo del Encargado de Campo? Si, han firmado el acuerdo de encargados de campo (formato enviado por CU) Además es importante tener disponible los siguientes documentos en el momento de inspección: - Reglamento o Manual del Sistema de Control Interno. - Formatos usados por Sistema de Control Interno (inspecciones internas, asistencias técnicas, informes trimestrales, registros de aplicaciones, etc.) - Mapa general indicando el área de producción. - Si fuera aplicable, mapa detallado de la ubicación de cada una de las comunidades a ser inspeccionadas. - Lista Integrada de agricultores con sus códigos, áreas de cultivo, cultivo/variedad, rendimientos estimados y reales e historial de producción. - Acuerdos de agricultores. - OSP de la(s) unidad(es) de producción y proceso. - Últimos certificados y reportes emitidos. - Información de ventas finales y distribución. - Reportes trimestrales de los hallazgos durante las inspecciones internas y medidas tomadas (documentado). - Disponibilidad de resultados de análisis de residuos de pesticidas de productos vendidos. Se pueden realizar submuestras por miembro y realizar una muestra compuesta. - Debe estar disponible registros documentados y actualizados de productos en stock e insumos comprados por cada miembro. - Historial de campo por cada agricultor documentado y actualizado. - Documentos de entrenamiento y/o capacitación de los agricultures. Página 13 de 14

14 Declaración El operador declara que la descripción de métodos y de medidas practicas descritas en este formulario (Plan de Sistema Orgánico- OSP), ha sido llenado con veracidad. El Operador declara que notificará a Control Union (CU), anualmente, si ocurre algún cambio en la descripción de métodos o de medidas prácticas, descritas en este formato (Plan de Sistema Orgánico), en un tiempo determinado, debe enviar una actualización de este formato. Junto con este nuevo formato, el operador enviara: Una declaración resumida, sustentada con documentación, con todos los cambios realizados el año anterior al Plan de Sistema Orgánico, durante el año anterior. Cualquier adición o eliminación al OSP, del año anterior, que se intenta contraer para el siguiente año. Una actualización en la corrección de las NO CONFORMIDADES secundarias, previamente identificados, por el agente certificador, como requisito para la continuación de la certificación. Cualquier otra información considerada necesaria, por el agente certificador, para determinar la conformidad con las regulaciones. El operador declara que notificara a CU acerca de su programación de producción, dando una especificación por parcela, cada año, antes de la fecha señalada por CU El Operador declara que cuando el considere, o sospeche que algún producto que el haya producido, preparado, importado o haya sido entregado por otro operador, no cumpla con las regulaciones, él iniciará procesos para retirar, separar o identificar estos productos, así como identificar de la producción el método de producción orgánica utilizado. El podrá procesar, empacar o enviar al mercado, estos productos después de eliminar toda duda, a no ser que esté colocado en el mercado sin indicaciones de referencia acerca del método de producción orgánica. En caso de dudas el operador debe inmediatamente informar a CU. El operador concederá a CU, un completo e ilimitado acceso a la producción, a las operaciones de manejo de la producción, como áreas en producción no certificadas, instalaciones, oficinas, con la finalidad de inspeccionar in situ. El operador permitirá a representantes autorizados de CU, acceder a sus registros, en horario de oficina, para revisar y copiar información para determinar la conformidad con las actas y con las regulaciones Fecha: Firma: Solo para ser llenado durante la inspección: Fecha de la Firma del Inspector: inspección: Firma del Titular: Comentarios Adicionales: Página 14 de 14