Subsecretaría de Comercio Exterior

Transcripción

1 Subsecretaría de Comercio Exterior Préstamo BID 2239/OC-AR Programa de promoción de exportaciones INSTRUCTIVO DE OPERACIONES Rendición de Aportes No Reembolsables (ANR) -Octubre

2 1. MARCO REGULATORIO Los ANR administrados en el marco del Programa de Promoción de exportaciones, financiados mediante el Contrato de Préstamo BID 2239/OC-AR, se regirán bajolo expuesto en el Reglamento Operativo del Programa (ROP) vigente a la fecha. El mismo se encuentra disponible en la página web del programa. Junto con la firma del convenio de cofinanciamiento para la ejecución del proyecto (entre la PyME beneficiaria y el programa), las empresas asumirán el compromiso de realizar sus aportes según el respectivo presupuesto de gastos. Esos aportes empresariales deberán erogarse en su totalidad (tanto dinero como especies), antes que se inicie la tramitación de las solicitudes de reembolsos de gastos realizados por las empresas beneficiarias, o de los pagos directos a proveedores para los casos acordados (ver punto 3.2. De Efectivización del Aporte Pyme comprometido). A su vez, deberá haberse brindado en su totalidad el servicio por el gasto a rendir, antes de solicitar su reembolso mediante un ANR (ver punto 3.1. De finalización de servicio). Los montos totales a rendir como Aportes No Reembolsables, deberán ser expresados SIN IVA y en pesos argentinos. Todo gasto deberá ser demostrable, y asociado a la ejecución del proyecto aprobado por el CAR. El mismo tendrá que tener también un correlato de estimación claro en el Plan de Negocios desarrollado tanto de forma escrita y en formato Excel. 2. PASOS PREVIOS HASTA LA PRESENTACIÓN DE UNA RENDICIÓN A continuación, se describen brevemente los pasos previos que existen hasta la presentación de una solicitud de reembolso de un gasto, desde la presentación formal del Plan de Negocios: I. Una vez realizada dicha presentación formal de acuerdo a lo estipulado en la página web del programa, los Planes de Negocios pasarán por proceso de aprobación interna. II. Terminado el punto I, la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) informará a la Pyme beneficiaria y al proveedor correspondiente, sobre la decisión. III. En caso de aprobarse el Plan de Negocios, la PyME beneficiaria firmará los contratos correspondientes: uno con el proveedor de SDE (entre privados), y otro contrato con la UEP (contrato de cofinanciamiento). IV. A partir de ese momento, comenzará la ejecución programada del Plan de Negocios. 2

3 V. Entre las tareas a su cargo, la UEP procederá a confirmar que el 40% del aporte PyME comprometido sea erogado en su totalidad (tanto en efectivo como en especies). Esta tarea se llevará a cabo mediante informes y comprobantes respaldatorios que vaya suministrando la Pyme beneficiaria a la UEP, y/o mediante visitas presenciales directas que la misma UEP realice. VI. A partir de ese momento, la UEP podrá proceder al desembolso del 60% restante (Aportes No reembolsables); mediante alguno de los procedimientos reglamentados abajo: reembolso de erogaciones ya hechas, o a través de trasferencia bancaria directa al proveedor; pagando por cuenta y orden de la PyME beneficiaria (elevando carta de solicitud correspondiente, y habiéndolo estimado previamente en el Plan de Negocios aprobado por el CAR). 3. INFORMES DE GESTIÓN DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Los informes expuestos a continuación, deberán estar firmados tanto por la Empresa beneficiaria, como por el proveedor de SDE contratado para el armado y seguimiento del Plan de Negocios. Esta obligación deberá estar aclarada y determinada en el contrato entre privados que se deberá celebrar entre estos 2 actores mencionados. Asimismo, se deberá consignar la información fiscal de los comprobantes solicitados, a saber: razón social y CUIT del proveedor, número de factura y fecha de emisión, número de recibo y fecha de emisión, número CAI y fecha de vencimiento de la factura. Previa o posteriormente a la presentación de cualquiera de los informes, la UEP podrá realizar visitas presenciales directas (o solicitar el envío de información y/o de reportes preliminares), si así lo considerase; en pos de velar por el cumplimiento de los derechos y obligaciones inherentes al programa, y por el logro de los objetivos planteados para el Plan de Negocios aprobado De finalización de servicio Una vez finalizada la prestación de cada servicio, la empresa beneficiaria, deberá elaborar un informe y presentarlo antela UEP, incorporando: I. Informe técnico de cumplimiento en relación a los objetivos propuestos para el mismo originariamente, con una breve descripción del servicio brindado. II. Resumen informativo acerca de la gestión (indicadores de proceso) y de los resultados (indicadores de éxito), ambos respecto del servicio en cuestión, cotejándolo y comparándolo con la información inicial brindada al momento de la presentación del Plan de Negocios; de modo de evaluar los niveles de cumplimiento de los objetivos alcanzados por el servicio.realizar un análisis escrito respecto a este último punto. 3

4 III. Copia de las solapas del Excel complementario requerido en el Plan de Negocios, presentado en el proyecto original y aprobado por el Comité de Asignación de Recursos (CAR); mostrando específicamente las estimaciones iniciales relativas al servicio en cuestión. Realizar un análisis de desvíos de la estimación inicial, y exponer sus justificaciones. IV. Documentos anexos: 1) presupuesto original, cotización de servicios inicial o contrato firmado entre las partes involucradas; 2) factura de compra Original, y copia fiel de la misma De Efectivización del Aporte Pyme comprometido Para que la Unidad Ejecutora del Programa pueda comprobar y confirmar que el 40% del aporte PyME comprometido haya sido erogado en su totalidad (tanto en efectivo como en especies), la empresa beneficiaria deberá elaborar y presentar un informe a la UEP incorporando: I. Informe técnico de cumplimiento, con una breve descripción de los trabajos abonados a terceros o de los aportes en especies efectivizados, y las conclusiones abordadas en cuanto al cumplimiento de objetivos propuestos para dichos gastos/aportes de acuerdo al Plan de Negocios confeccionado inicialmente. II. Resumen informativo acerca de la gestión (indicadores de proceso) y de los resultados (indicadores de éxito), ambos respecto al servicio en cuestión, cotejándolo y comparándolo con la información inicial brindada al momento de la presentación del Plan de Negocios, de modo de evaluar los niveles de cumplimiento de objetivos alcanzados por el servicio. Realizar un análisis escrito respecto a este último punto. III. Copia de las solapas del Excel complementario requerido en el Plan de Negocios, presentado en el proyecto original y aprobado por el Comité de Asignación de Recursos (CAR); mostrando específicamente las estimaciones iniciales relativas al servicio u aporte en cuestión. Realizar un análisis de desvíos de la estimación inicial, y exponer sus justificaciones. IV. A- Documentos anexos aportes en dinero: 1) presupuesto original, cotización de servicios inicial o contrato firmado entre las partes involucradas; 2) factura de compra original, y copia fiel de la misma; 3) comprobante de pago, constancia de CBU (emitida por entidad bancaria correspondiente a la cuenta de destino del pago) y recibo original emitido por el proveedor (adjuntando al mismo, constancia bancaria del ingreso de fondos en la cuenta del proveedor). B- Documentos anexos aportes en especies: 1) documento legal que testifique la vinculación legal de la PyME con el aporte en especie realizado. 2) Cualquier otra información adicional requerida por la UEP, que tenga como objetivo: comprobar el vínculo real entre la Pyme y el aporte en especies comprometido; y/o confirmar que dicho aporte ha sido efectivizado en su totalidad (de acuerdo a la ejecución del Plan de Negocios). 4

5 4. TRAMITACIÓN DE REEMBOLSOS 4.1.Consideraciones iniciales El ANR se efectivizará bajo la modalidad de reembolsos de pagos efectivamente realizados. A su vez, podrá desembolsarse bajo la modalidad de pago directo a proveedorespor cuenta y orden de la Pyme beneficiaria, estimando previamente dicha modalidad de erogación en el Plan de Negocios diagramado y aprobado, y elevando la carta correspondiente a la coordinación del programa una vez que efectivamente se requiera la transferencia (ver en el siguiente punto los detalles requeridos al respecto). Recordar que todos los montos totales a rendir como Aportes No Reembolsables, deberán ser expresados SIN IVA y en pesos argentinos. En las facturas con IVA discriminado aprobadas para pago mediante el mecanismo de pago directo a proveedor por cuenta y orden de la PyME beneficiaria, sólo se abonará el monto requerido SIN IVA. Para que esto se efectivice, deberá presentarse a su vez el comprobante de pago correspondiente al proporcional de impuesto del monto requerido como ANR mencionado anteriormente. En caso de presentarse facturas de especialistas y/o consultores especializados del exterior como ANR, las mismas se abonarán en pesos argentinos, obteniendo la suma total a reembolsar mediante la conversión del importe en dólares al tipo de cambio billete Banco Nación vendedor del día anterior a la fecha de emisión de la factura en cuestión. Para dichos casos no existe la posibilidad de implementar el pago directo a proveedor por cuenta y orden de la PyME beneficiaria Documentación requerida para una solicitud de rendición deaportes No Reembolsables Para efectuar la justificación de los gastos, el Beneficiario deberá presentar la siguiente documentación junto con la carta solicitud de rendición de gastos (ver punto VI incluido abajo): I. Justificación de la elección del proveedor incluida en el Plan de Negocios original, donde consta la fecha respectiva. II. Copia del informe de finalización del servicio en cuestión (ver punto 3.1. De finalización de servicio); y del De Efectivización del Aporte Pyme comprometido para la totalidad del proyecto (ver punto 3.2. desarrollado anteriormente). III. Número de CUIT y Copia de la Constancia de inscripción en AFIP del proveedor de servicios. 5

6 IV. Copia fiel de los siguientes documentos: copia del presupuesto de servicios original, copia de la factura original, y comprobante de pago, constancia de CBU (emitida por entidad bancaria correspondiente a la cuenta de destino del pago) y recibo original emitido por el proveedor(adjuntando al mismo, constancia bancaria del ingreso de fondos en la cuenta del proveedor). V. En caso de ser un pago por cuenta y orden de la PyME beneficiaria, además de lo indicado en el inciso anterior, incluir la constancia de CBU del proveedor al cuál se le deben transferir los fondos. VI. Carta de solicitud de rendición de gastos en original, firmada por la pyme beneficiaria, la que deberá ser dirigida a: SEÑORA COORDINADORAGENERAL LIC. GLADYS LIOTTI AV. JULIO A. ROCA 651, 5TO PISO, SECTOR 1 CIUDAD AUTÓNOMA DE BUENOS AIRES S. a/ D. En la referencia de la nota deberá indicar el número de rendición y detallar la documentación que se eleva. La codificación de las rendiciones será correlativa a la utilizada desde la aprobación del Plan de Negocios por parte del CAR, siendo la misma definida e iniciada a partir de dicho acto. Confeccionar en el cuerpo de la misma un resumen ejecutivo de la rendición en cuestión, relacionándola con la Ejecución del Plan de Negocios en su conjunto. Se deberá incluir también la siguiente tabla, a modo de resumen de la rendición de ANR solicitada: Moneda: únicamente en pesos argentinos. NOMBRE COMPLETO O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR CUIT/CUIL Monto de ANR TOTAL AR $ - En caso de solicitar un pago directo a proveedores por cuenta y orden de la Pyme beneficiaria, se deberá incluir la aclaración correspondiente en el cuerpo de la carta, la referencia a este acto en la presentación original del Plan de Negocios aprobado por el CAR; y se debe confeccionar y completar la siguiente tabla: 6

7 NOMBRE COMPLETO O RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR - receptor directo de fondos- CUIT/CUIL Monto de ANR % solicitado de reembolso sobre el total facturado Hubo anticipo? Monto del anticipo TOTAL AR $ - - Deberá poder asociarse fehacientemente la titularidad de la cuenta con el emisor de la factura de servicios presentada. Podrá ser solicitada por la UEP cualquier tipo de información adicional requerida, en pos de confirmar la correcta titularidad de quien será el beneficiario final de los fondos rendidos como ANR, bajo la modalidad de pago a cuenta y orden de la PyME beneficiaria. 5. ANEXO: Aclaraciones sobre documentos soporte 5.1. Consideraciones iniciales La documentación (facturas de compra y comprobantes de pago) de las rendiciones en original y copia, deberá ser remitida al Programa para ser revisada y devueltos intervenidos por la UEP, los originales luego de finalizado el control. La misma, una vez recibida con la intervención respectiva, deberá estar disponible para ser revisada a requerimiento del Programa, el BID y/o Evaluadores Externos designados a tal efecto. Los beneficiarios conservarán finalmente en su poder los originales de la siguiente documentación: a) presupuestos solicitados, facturas y recibos por los pagos realizados Requisitos Los comprobantes deben cumplir con las normas legales e impositivas vigentes. a) Los comprobantes deben contener: Datos del proveedor correspondiente. Fecha de emisión. Deben estar emitidos a nombre de la empresa beneficiaria. 7

8 Domicilio de la empresa beneficiaria. Detalle de los bienes y/o servicios que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total de la factura. Firma y aclaración del emisor en el caso de recibos por pagos realizados. Indicación expresa que el comprobante se encuentra efectivamente cancelado mediante sello de pagado. b) En caso de factura A o B el CAI debe estar vigente al momento de emisión de la factura. En caso que el comprobante sea un Ticket, el mismo debe contener: Datos del proveedor correspondiente. Fecha de emisión. Deben estar emitidos a nombre de cada beneficiario. Domicilio del beneficiario. Detalle de los bienes y/o servicios que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total del comprobante. c) En caso de honorarios la factura recibo debe llevar firma y aclaración del consultor. d) En caso que no se consignen el nombre del comprador ( Beneficiario del A.N.R. ) o la descripción los bienes y/o servicios adquiridos, se deberá acompañar al Ticket un Comprobante X donde se consigne el nombre del comprador y la descripción de los bienes comprados. e) Con respecto a los presupuestos, los mismos deben presentar similitud en sus especificaciones técnicas y/o sus requisitos y contener los siguientes datos mínimos: Nombre y membrete del Proveedor Domicilio del Proveedor CUIT Número de matrícula, en caso de tratarse de un profesional. Fecha de emisión Tiempo de mantenimiento de oferta Plazo de entrega Firma del Proveedor Deben estar emitidos a nombre del beneficiario del ANR. Detalle de los bienes que se adquieren. Precios unitarios y totales. Total cotizado. 8