MANUAL DIPUBOX. Diputación de Cádiz

Transcripción

1 MANUAL DIPUBOX Diputación de Cádiz

2 Índice 1. Acceso... 2 Opción 1 Acceso a través de accesos corporativos... 2 Opción 2 Acceso a través de url Interfaz de pantalla principal Comparta archivos de forma rápida y segura con otros usuarios

3 1. Acceso Opción 1 Acceso a través de accesos corporativos 1) Diríjase a nuestra web principal 2) Desplácese hacia el pie de página y haga clic en Accesos Corporativos 3) Introduzca los datos de acceso en la Intranet. 4) Diríjase al icono Dipubox 2

4 5) Introduzca su nombre de usuario y contraseña: 3

5 Opción 2 Acceso a través de url Para acceder a la plataforma online (sin necesidad de instalar ningún programa adicional) deberemos dirigirnos a la siguiente dirección web: Tras ello, se le solicitará un usuario y contraseña, el cual debe insertar los mismos que tenga para acceder a la intranet de Diputación de Cádiz. A continuación, pulse la flecha de color gris para acceder. NOTA: Si usted no puede acceder, por favor, abra en el CAU (Centro de Atención a los Usuarios) una incidencia solicitado acceso a la misma. Se le comunicará una respuesta en un plazo breve de tiempo. 4

6 2. Interfaz de pantalla principal Una vez acceda, podrá comprobar la interfaz de la pantalla principal de Dipubox. A continuación, le describimos las áreas principales enumeradas: 1. Menú contextual: si hacemos clic en la flecha nos desplegará un menú con más contenido. a. Archivos: muestra un listado de carpetas y archivos que tenga en su cuenta Dipubox (7). b. Actividad: muestra la cronología de nuestra cuenta. Subidas de archivos, hora y fecha, quién comparte qué archivo c. Gallery+: en esta zona encontraremos todas las imágenes y fotografías que hayamos subido a nuestra cuenta, discriminando el resto de archivos. d. Documentos: aquí verá solamente los documentos (hojas de cálculo, presentaciones, pdf ) discriminando el resto de archivos. 2. Búsqueda: busque con facilidad cualquier tipo de archivos (documentos, fotografías, archivos multimedia ) que tenga alojados en su cuenta. 3. Perfil: menú contextual con varias opciones a. Personal: suba una foto de perfil, selecciona el idioma de la interfaz preferido, elija las notificaciones que desea recibir tanto en Actividad (1b), como en su correo electrónico, elija l compuesta de múltiples opciones: 5

7 Subir una foto de perfil Seleccionar el idioma de la interfaz preferido Elegir las notificaciones que desee recibir tanto en Actividad (1b) como en su correo electrónico Indicar el lugar donde desea guardar los nuevos documentos que suba b. Ayuda: si necesita ayuda en inglés sobre funciones de Dipubox/OwnCloud puede consultarla. c. Salir: cierre la sesión de su cuenta. 4. Listado para visualizar de diferentes formas la información, o bien de forma específica: a. Todos los archivos: muestra un listado de todos los archivos y carpetas que tenga según jerarquice y ordene. b. Favoritos: muestra todos los archivos o carpetas que tenga subidos y seleccione como Favorito con el fin de tener un acceso más rápido a archivos/carpetas frecuentes, para ello, si se dirige a Todos los archivos (4a Punto anterior) y sitúa el cursor sobre cualquier archivo o carpeta, se mostrará una estrella gris. Una vez pulsada en ella, automáticamente se mostrarán en Favoritos. NOTA: marcar con estrella no moverá de directorio a ningún tipo de archivo o carpeta, sólo hará que se muestre en Favoritos. c. Compartido contigo: aquí podrá ver todo lo que han compartido contigo. d. Compartido con otros: todo lo que usted ha compartido con los demás. e. Compartido por medio de enlaces: todos los archivos y carpetas que se hayan compartido mediante enlaces. 5. Casa: mostrará la ruta actual donde se encuentre actualmente. Si por defecto sólo muestra la casa, se encontrará en el directorio raíz. 6. Insertar: suba directamente un archivo desde su ordenador, cree un archivo de texto en formato txt (incluso edítelo para escribir texto) o cree una nueva carpeta. 7. Directorio: vea el directorio actual de todos los archivos en la nube. 8. Compartir: pulse dicho botón para compartir el archivo o directorio que quiera. A su vez, tendrá diversas opciones: a. Inserte el nombre y apellidos del personal que pertenezca a Diputación de Cádiz así como un grupo que haya creado. 6

8 b. Enlace compartido: tilde dicha casilla para generar un enlace que podrá enviar a todos los que quiera que tengan dicho archivo o carpeta. c. Protección con contraseña: proteja el documento con contraseña y envíela por otro medio, de manera que la persona que tenga la dirección, no pueda ver el contenido hasta que tenga la contraseña necesaria. d. Permitir edición: si tilda esta casilla, conseguirá que las personas pueda editar, modificar y eliminar cualquier archivo. e. Establecer fecha de caducidad: establezca una fecha de caducidad de forma que una vez expire el plazo la persona deje de tener acceso a ese directorio. 9. Opciones de archivo/carpeta: desde este menú podrá ver los detalles (con quién se está compartiendo dicho archivo, si desea activar un enlace compartido ), renombrarlo, descargarlo o eliminarlo. 10. Acceso rápido vistas: cambie rápidamente la visualización entre el listado de directorios(icono derecha) o para ver sólo las fotografías (botón derecho). 11. Archivos eliminados: si por error ha eliminado algún archivo, por favor, recurra a esta opción para poder recuperarlos. 7

9 3. Comparta archivos de forma rápida y segura con otros usuarios Una de las opciones con mayor utilidad que posee este servicio es la de compartir de manera privada y segura ciertos archivos. Le recomendamos sin duda que lo utilice para proteger los archivos y que durante su trasmisión no sea interceptado por terceros, ni personal ajeno. 1. Una vez tengamos a la vista el documento que desee compartir con algún usuario específico, pulse en el botón compartir 2. A continuación, se le desplegará en el lugar derecho un bloque en el cual tendrá diferentes opciones según quiera. 3. Tilde la opción de Enlace compartido. 4. En este momento, podrá compartir el archivo, pero no estará protegido. Para ello, tilde la casilla Protección con contraseña y escriba una. 8

10 ATENCIÓN: No comparta esta clave por el mismo método en el que envíe el enlace compartido, use otra vía (mensaje de texto, Whatsapp, comunicación verbal ) para comunicar la contraseña. Por ejemplo: Envíe el enlace por correo electrónico. Envíe la contraseña para abrir dicho archivo llamando por teléfono personalmente a la persona. 5. Si el destinatario del archivo sólo necesita en ese momento acceder y ambas personas no trabajáseis con dicha carpeta durante un período largo, establezca una fecha de caducidad del archivo/carpeta, para ello, active la casilla Establecer fecha de caducidad. 6. Envíe el enlace de la forma comunicada anteriormente y de esta manera, enviará el archivo de forma segura y privada. 9

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