TIC-ESALUD DIGITALIZACION DE LA IMAGEN EN UN HOSPITAL

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1 TIC-ESALUD DIGITALIZACION DE LA IMAGEN EN UN HOSPITAL Alier Gándaras, Alfredo Artolazabal Albéniz, Beatriz González, Aurora Juan Membiela, Sergio Merino Díaz de Cerio, Antonio Piña Auñón, Rocío Rodríguez Villar, Mariano

2 INDICE 1. Introducción Justificación del Proyecto Constitución del equipo matriz Objetivos Objetivo Principal Objetivos Específicos Mejorar la Calidad Asistencial 8 Pag Obtención de diferentes mejoras tanto para los pacientes como para los profesionales médicos y servicios en general Tele-radiología 8 5. Análisis de la Situación Planificación Técnico Sanitaria Necesidades de hardware y software Análisis e inventario de los equipos existentes Análisis Económico-financiero 15 7 Fases Aprobación por la Dirección Inicio del Expediente de Contratación Plan de Comunicación Plan de Formación Comisión de Seguimiento Evaluación 18 ANEXO I : Esquema del Proceso de Digitalización 19 ANEXO II: Cronograma Tipo 20 2

3 1. INTRODUCCIÓN La andadura de la reingeniería de procesos es aún corta. El término apareció por primera vez en 1990, en un artículo de Michael Hammer, que la popularizó junto a su colega de la Escuela de Negocios de Harvard, James Champy. Su aplicación, sea en el sector sanitario o no, tiene una serie de características básicas: Sus etapas, que incluyen la identificación de los procesos estratégicos y operativos existentes o necesarios y creación de un mapa; Jerarquización del mapa de procesos para su rediseño y determinación de los puntos clave; Desarrollo de la visión de los nuevos procesos mejorados; Creación y rediseño de los procesos; Preparación y prueba de los procesos pilotos, y Mejora continua. Básicamente, el objetivo es hacer las cosas como hay que hacerlas, es decir, de la manera más lógica posible. Así, algunas de las características que implica son que varios oficios se combinan en uno, que los trabajadores toman decisiones, que los pasos del proceso se ejecutan en orden natural, que el trabajo se realiza en el sitio razonable y que se reducen las verificaciones y los controles. Las organizaciones sanitarias que inauguran programas de digitalización de imágenes deben encarar asuntos de Gestión de Proyectos. Los mismos pueden estar caracterizados de distintos modos, pero todos ellos se reducen a establecer correlaciones entre los recursos y procesos y los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto, como por ejemplo mejorar el acceso o promover eficiencias, deben traducirse a resultados de proyecto, como archivos de imágenes digitales, metadatos complementarios y bases de datos accesibles desde la Web. La Figura que se exhibe más abajo, a modo de ejemplo, coloca a los objetivos y a los resultados en el centro de la gestión del proyecto. Saliendo de ellos están los recursos institucionales, incluyendo colecciones, personal, finanzas, espacio, tiempo y capacidades técnicas. Estos elementos aumentarán o limitarán los esfuerzos de digitalización. El círculo externo representa los procesos o pasos que acompañan a las iniciativas de digitalización de imágenes. La rueda de la gestión: La figura demuestra la naturaleza orgánica de la digitalización de imágenes, con interdependencias que conectan objetivos, recursos y procesos 3

4 Pero, Qué es la Digitalización de la imagen? La Digitalización de Imágenes consiste en la transformación de una imagen analógica en una imagen digital, permitiendo así ser transportada a puntos remotos y modificada mediante un ordenador para mejorar su calidad visual, facilitando el diagnóstico. 4

5 2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO Pues bien, como justificación del Proyecto de innovación tecnológica para la digitalización de imágenes de radiología, afirmamos que posibilitará que cada paciente disponga de su historial clínico radiológico único, en el que se recogerán de forma individualizada y rigurosa la totalidad de los estudios radiológicos que se le hayan realizado. El sistema de digitalización facilita la clasificación de las imágenes tomadas a cada paciente, a través de una historia radiológica individual y personalizada que ayuda a la comparación de las imágenes a lo largo del tiempo. Con este sistema desaparece la placa radiológica y la imagen que se consigue del paciente es exactamente igual que la obtenida por el sistema tradicional, pero en vez de tener el soporte de una placa, pasa directamente a un ordenador. El radiólogo sobre el ordenador observa la imagen obtenida y a continuación escribe el informe propio de la imagen, lo que debe circular y moverse es la información y no el paciente, por eso dicha información debe viajar a través de Internet para poder ser consultada por el facultativo. La digitalización de imágenes médicas supone un sustancial avance en la asistencia sanitaria en tanto que, la gestión interna de los datos relativos al paciente mejora la calidad de la atención que éste recibe y facilita el trabajo a los profesionales. Este sistema es aplicable no sólo a la radiología sino a cualquier imagen médica como puede ser endoscopias, fondos de ojo, dermatología etc El soporte digital evita movimientos físicos en los archivos de historias clínicas y permite el acceso a las imágenes y a los informes correspondientes desde las terminales de cualquier consulta médica primaria o de hospitalización por parte del personal autorizado. Se espera que esta tecnología digital reduzca el tiempo de generación de informes. Al respecto, decir que la incorporación de reconocimiento de voz autonómico, conocido como sistema digital de informes para voz, permite que el informe clínico dictado mediante un micrófono sea trascrito simultáneamente en el ordenador, visualizándose en pantalla lo que se dice oralmente, sin necesidad de usar el teclado. El documento queda escrito, corregido, archivado y firmado. Esta herramienta reducirá de forma progresiva la utilización y consumo de películas radiológicas, evitando problemas de salud laboral relacionados con las reveladoras. Para lograr la operatividad de este sistema es necesario crear unas unidades de almacenamiento de la placa digital que son los PACS 1, éste es un sistema de archivo y comunicación de imágenes médicas digitales que permite archivarlas en sistemas informáticos y recuperarlas para ser mostradas en sus monitores. También están las estaciones de visualización y diagnóstico que sustituyen a los antiguos negatoscopios. Ventajas: Destaca la obtención de rols más versátiles y fiables. Mayor seguridad en las exploraciones, ya que se bajan las dosis de radiaciones que reciben los pacientes. Se evita la repetición de pruebas. Permite el archivo inmediato de las pruebas diagnósticas en el archivo del centro, con lo que se podrá disponer inmediatamente de ellas y transmitirlas a través de la red a los facultativos. Eliminación de placas tradicionales. Agilizar la consulta de la documentación. Optimizar los recursos. 1 Sistema de RIS-PACS (Sistema de Información Radiológica Sistema de Archivo y Comunicación de Imagen, por sus siglas en inglés 5

6 El sistema de digitalización cuenta con los siguientes módulos: Módulo de digitalización de imágenes radiológico. Módulo de impresión. Módulo de sistema de archivo y diagnóstico de imágenes (PACS). Módulo de distribución de imágenes (Web). Módulo de exportación de estudios (CD/DVD). 6

7 3. CONSTITUCION DEL EQUIPO MATRIZ (Equipo de Gestión): Una vez justificado el Proceso de Digitalización se constituirá un equipo de trabajo que implementará el mismo y tomará decisiones concernientes a su planificación y puesta en marcha. Este equipo matriz liderará y coordinará todas las fases del proyecto y esta constituido principalmente por: Dirección Gerencia Dirección Médica Dirección de Enfermería Dirección Económico Financiera Dirección de Recursos Humanos Servicio de Radiología Servicio de Informática Servicio de Mantenimiento Servicios Centrales Los responsables del Proyecto deberán tener en cuenta los siguientes aspectos: Establecer líneas de tiempo, objetivos y expectativas realistas; Determinar el mejor enfoque para llevar a cabo los objetivos del proyecto; Desarrollar y defender los presupuestos; Facilitar la comunicación entre los participantes del proyecto, incluyendo proveedores externos; Controlar la producción, calidad y los costos; Tener visión de futuro que vaya más allá del proyecto. Por ello debemos distinguir en sentido amplio, varias etapas: Actividades previas al proyecto, incluyendo la identificación de objetivos y metodologías, el asegurar los recursos y el compromiso institucional; Etapa Inicial, la etapa desde la iniciación del proyecto hasta el primer lote de escaneado; Producción, en donde la mayor productividad ocurre en la mitad de esta etapa; Etapa Final del proyecto, un tiempo para concluir el esfuerzo y tratar con problemas que han sido dejados de lado; Actividades posteriores al proyecto, principalmente asociadas con el establecimiento de las responsabilidades de mantenimiento para los productos digitales y evaluación del proyecto en sí 7

8 4. OBJETIVOS OBJETIVO PRINCIPAL El objetivo principal es lograr la gestión y digitalización de las imágenes en el Hospital para mejorar la calidad asistencial y administrativa, de manera eficiente, brindando elementos para una mejor gestión y mayor disponibilidad de la documentación al tener la información centralizada sin afectar a la independencia y operatividad así como al valor legal de la documentación OBJETIVOS ESPECIFICOS Mejorar la calidad asistencial La implantación del nuevo sistema genera importantes beneficios directos para los pacientes, y al mismo tiempo supone un beneficio medio-ambiental y un ahorro económico, siendo el objetivo principal la mejora de la calidad asistencial. Aunque es bien cierto que existen otros objetivos secundarios. En primer lugar los facultativos disponen de forma simultánea de todas las imágenes radiológicas que se hayan realizado previamente al paciente, un procedimiento con el que se evita que el enfermo se someta a nuevas exploraciones radiológicas si no son estrictamente necesarias. Se facilita las inter-consultas y segundas opiniones. El disponer de todo tipo de exploraciones en la misma estación de diagnóstico permite a los profesionales radiológicos trabajar mediante procedimientos integrados, lo que posibilita interpretar conjuntamente los signos de una misma lesión con pruebas diferentes (ecografías, resonancias, TACs, etc.) Esta visión conjunta aporta información más precisa que si se interpretan pruebas de forma individual. La iniciativa conlleva igualmente un sustancial ahorro económico al reducirse paulatinamente la producción de imágenes radiológicas, la eliminación de papel, negatoscopios, etc., incluso llegado el caso la reorganización del personal administrativo dedicado a estas labores. La inversión se amortizará en un periodo de 4 años 2. Asimismo con este sistema se ahorra el revelado tradicional, eliminando el plástico, nitrato de plata y productos químicos que deber ser tratados y reciclados por gestores autorizados de residuos. Por tanto la puesta en marcha de este proyecto de digitalización repercutirá en un beneficio medio-ambiental Obtención de diferentes mejoras tanto para los pacientes como para los profesionales médicos y los servicios en general. Los pacientes ven disminuido el tiempo por exploración y se evitan repeticiones de exposición, así como pruebas innecesarias, mejorando la calidad y efectividad del diagnóstico y facilitando y agilizando el informe en el plazo adecuado. Los profesionales tienen un acceso más fácil a la información radiológica necesaria, evitándose los problemas actuales de recuperación de placas de archivo. Además, es más fácil el seguimiento y control de diagnósticos (sobre todo en pacientes que requieren tratamientos de larga duración) y un sistema de reconocimiento de voz evita los errores en la elaboración y trascripción de los informes. 2 Bibliografía: AEOMC (Asociación española osteocondroma múltiple congénito) 8

9 Los servicios también se ven beneficiados, dado que se reducen los costes en mensajería, se soluciona el problema de pérdida de placas por su manipulación, la necesidad de grandes espacios donde ubicar los archivos, y además desaparecen los productos químicos Tele-Radiología Un problema muy importante con el que se enfrenta el Servicio de Radiología de cualquier Hospital es la falta de especialistas para garantizar las guardias del servicio. Por ello, ante la escasez de facultativos una alternativa que contemplamos es la tele-radiología, es decir garantizar la información de una placa mediante el uso de las nuevas tecnologías usando ordenadores portátiles e Internet, de manera que los radiólogos acudan al Hospital solo cuando resulte imprescindible. Una vez priorizadas las acciones el objetivo es extender este sistema progresivamente al resto de los servicios del Hospital, para que se pueda visualizar la imagen en cualquier PC, y distribuir de esta forma vía telemática esta información radiológica. 9

10 5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN El punto de partida de todo proyecto una vez determinados los objetivos, es la situación inicial en la que nos encontramos. Para ello es fundamental determinar en base a una matriz DAFO, cuáles son nuestras debilidades y amenazas, así como nuestras fortalezas y oportunidades: DEBILIDADES AMENAZAS Coste económico Resistencia al cambio Dificultad de aprendizaje de las nuevas tecnologías Poca comunicación entre la atención primaria y especializada Falta de facultativos Escasez de financiación FORTALEZAS OPORTUNIDADES Gran formación de los facultativos Uso de nuevas tecnologías Conciencia medio-ambiental Optimizar los recursos Mayor seguridad en las exploraciones Mejora medio-ambiental Agilidad y seguridad de los procesos Tele-radiología Recuperación de espacios destinados a almacenaje. Mejora del Diagnóstico. Comodidad para los usuarios 10

11 6. PLANIFICACION TECNICO-FINANCIERA La infraestructura técnica se refiere de forma general a los componentes que hacen posible la digitalización de imágenes. Con frecuencia, al proceso completo se le denomina cadena de digitalización, sugiriendo así una serie de pasos lógicamente ordenados. La tecnología necesaria para navegar desde un extremo de la cadena de digitalización al otro consta principalmente de: hardware, software y redes. Una perspectiva integral de la infraestructura técnica también incluye protocolos y normas, políticas y procedimientos (para el flujo de trabajo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, etc.) y los niveles de habilidad y responsabilidades del trabajo del personal de una organización. Las acciones y consideraciones relacionadas que afectan las decisiones respecto de la infraestructura técnica incluyen: Determinación de los requisitos de calidad basándose en los atributos de los documentos (patrón de referencia) Valoración de las virtudes y defectos institucionales, los horarios y el presupuesto (Gestión) Comprensión de las necesidades del usuario (Presentación) Valoración de planes a largo plazo (Preservación Digital) Las decisiones en lo que respecta a la infraestructura técnica requieren una planificación cuidadosa debido a que la tecnología de la digitalización de imágenes cambia rápidamente. El mejor modo de minimizar el impacto de la depreciación y la obsolescencia es a través de la evaluación cuidadosa, y evitando las soluciones únicas y patentadas. Si los equipos elegidos son los indicados para los usos previstos y los resultados esperados, y están sincronizados con horarios realistas, el rendimiento de las inversiones se maximizará. En primer lugar abordamos la distribución digital de la imagen en función de las necesidades de los servicios, de la producción de placas, de la demanda que genera, etc. Por tanto iniciamos la digitalización de la imagen convencional por el Servicio de Radiología del Hospital, a continuación le sigue el Servicio de Urgencias que es un gran demandante de placa radiológica, y dado la peculiaridad del mismo, la rapidez en la generación de informes es fundamental a la hora de gestionar un servicio de calidad. Los siguientes servicios que deben integrarse en el proyecto son el Servicio de Traumatología (diferenciando la parte quirúrgica y de hospitalización, de la de consultas), así como el de Medicina Intensiva. Debemos continuar con los servicios que necesiten de una imagen radiológica para realizar un correcto diagnóstico. Por ello deben entrar otros servicios como Digestivo (ecoendoscopia, endoscopias altas y bajas), Ginecología, Mamógrafo, Angiógrafo, Cardiología, Quirófanos y consultas del resto de especialidades Necesidades de hardware y software El Hospital debe adquirir equipamiento de manera que los servicios más relevantes, dispongan de capacidad de visualización avanzada, que permita labores de diagnóstico y preparación de intervenciones quirúrgicas. Una vez determinados los servicios por los cuales se va a iniciar la digitalización, es preciso abordar la distribución de la imagen mediante la dotación de hardware para cada uno de ellos determinando el número de estaciones de diagnóstico en radiología, urgencias, trauma y SMI. Para estos servicios específicos adquirimos unas estaciones de visualización avanzada, que permiten manipular, medir, modificar, girar, y comparar la imagen con el fin de poder realizar los informes que se envían a los servicios demandantes. 11

12 A los servicios de Cardiología, Digestivo, Quirófano, Consultas Externas, etc., se les va a dotar de unas estaciones de visualización genéricas que tienen prestaciones superiores a las de una pantalla de ordenador normal, pero no las de las estaciones avanzadas. La imagen podrá ser vista en todos los PCs de las consultas del resto del Hospital. El Servicio de Radiología distribuye la imagen radiológica en formato DICOM y JPEG a otros servicios del Hospital y de esta manera ampliamos los beneficios que aportan las exploraciones radiológicas a otros profesionales. Por tanto, se debe dimensionar el volumen de imágenes a distribuir y dotar al hospital del equipamiento necesario para una correcta realización de esta tarea. Todos los equipos deben contar con esta conexión. También debemos tener en cuenta en la puesta en marcha del proyecto la capacidad de almacenamiento del servidor PACs, así como un backup. Habrá que instalar y configurar dicho servidor con una capacidad mínima de 3 años ampliable. Para determinar las características técnicas de esta unidad de almacenamiento es preciso tener en cuenta el volumen de imágenes que se generan y guardan al año, igualmente se debe tener en cuenta la red informática del Hospital, para que sea capaz de proporcionar la velocidad suficiente y adecuada que garantice la correcta transmisión de las imágenes por la red. Además, se ha detectado la necesidad por parte del hospital de adquirir equipos para dotar al radiólogo de capacidad de diagnóstico remoto como mejora para la realización de las guardias en radiología. El proyecto para la tele-radiología prevé: La adquisición de equipos de diagnóstico para el grupo de radiólogos de guardia de forma que no tengan que realizarse in situ en el Hospital (1 ordenador por radiólogo). La gestión de las tareas a realizar para poder trabajar desde los respectivos domicilios (ADSL,...) con el fin de, en la medida de lo posible, transformar las guardias de presencia física del Servicio de Radiología en guardias localizadas. Tarjeta 3G que garantiza a los radiólogos gran agilidad en el diagnóstico remoto y asegura una conexión inalámbrica a Internet. Por último y para que el proyecto funcione, debemos dimensionar correctamente la red informática de nuestro Hospital, para que la velocidad de transmisión sea la adecuada es decir. - Cableado estructurado y puntos de red para la conexión de los ordenadores. - Nuevas redes de comunicaciones enlazada con fibra óptica. - Electrónica de comunicación para inteconectar los puntos. 12

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14 6. 2. Análisis e inventario de los equipos existentes Una vez determinados los servicios, la necesidad de hardware y la capacidad de almacenamiento necesario, debemos realizar el inventario de los equipos involucrados en el proyecto de digitalización, especificando la marca, modelo, conectividad, etc., ya que los equipos deberán tener conexión DICOM o la posibilidad de instalar dicha conexión. En este cuadro se recoge la información de los equipos existentes en el Centro: Equipo Marca Modelo DICOM posible Scanner Ecógrafo (1) Ecógrafo (2)... (3)... (4) Angiógrafo Mamógrafo Telemando Digestivo DICOM Disponible Fecha Instalación También hemos de determinar el horario de trabajo de dichos equipos: Scanner Ecógrafo Equipos Horario Trabajo Día/ Semana Recursos Humanos Así como la producción de imágenes en un año. Ecografías Scanner Mamografías Modalidad Exploraciones /año Días /Año 14

15 6. 3. Análisis Económico-financiero Una parte muy importante del proyecto es realizar un análisis económico de las necesidades y capacidad de financiación del Hospital. 1. Debemos cuantificar el número de estaciones avanzadas y genéricas a instalar y su coste. 2. Unidad de almacenamiento (PACS) y backup. 3. Digitalización de equipos que carecen de licencias DICOM 4. Adecuar la red informática del Hospital. 5. Valorar el número de portátiles, la instalación de líneas ADSL en los domicilios de los radiólogos y la adquisición de tarjetas 3G que garanticen la rapidez del servicio de tele-diagnóstico. 6. Mantenimiento y formación de la aplicación. Determinamos de esta forma el coste total de financiación del proyecto de digitalización de la imagen radiológica, en cuanto a equipamiento. Los costes de personal deben también ser tenidos en cuenta, valorando si la implementación de la digitalización va a afectar al número de efectivos del centro, a los turnos, a la distribución del trabajo, a la ubicación física, costes de formación etc A continuación debemos determinar la fórmula administrativa oportuna para adjudicar los proyectos. Proponemos unificar la adjudicación en un único procedimiento estableciendo diferentes lotes con sus criterios de adjudicación correspondientes: a) Suministros y servicios necesarios para la integración de diversos equipos red DICOM en radiología. (almacenamiento, etc.) b) Suministros y servicios necesarios para la puesta en marcha de un sistema de distribución y uso de la imagen radiológica. c) Suministros y servicios necesarios para la dotación de equipos de diagnóstico radiológico en local y un sistema en movilidad (hardware y tele-radiología) d) Servicio de mantenimiento y gestión de las incidencias tanto de software como de hardware. Hay que tener en cuenta también el ahorro económico que supone la no utilización de la placa convencional, no solo por sustitución de película, papel, y productos químicos, sino también por el ahorro del reciclaje de dichos residuos (dejamos de contratar la empresa que gestiona estos residuos), además de evitarnos los servicios de mensajería que trasladan las placas entre centros (otros hospitales y atención primaria). También supone un ahorro importante en el Capítulo de Personal el cambio de guardias de presencia física a localizada, así como la racionalización del uso del personal administrativo, celador, etc. Otros de los beneficios es que la digitalización permite liberar espacios físicos (tan necesitados en todo hospital), para destinarlos entre otras cosas a actividad asistencial. Una vez realizado el análisis de la situación, determinada la planificación técnica, establecidas las necesidades de hardware y software, comprobado como se encuentran los equipos en nuestro Hospital, así como las necesidades de financiación, es el momento de establecer las fases del Proyecto de Digitalización. 15

16 7. FASES Por tanto, en función del análisis dafo realizado previamente y así como los recursos de los cuales disponemos, adoptamos las medidas necesarias para alcanzar nuestro objetivo. Ello nos permite determinar la evolución del proyecto y su planificación en diferentes fases, las cuales pueden ser observadas a modo general en el siguiente cuadro: 7.1. Aprobación por la Dirección. Como es lógico, una vez analizada toda la información previa, es la Dirección del Centro la que aprueba el proyecto, liderando su puesta en marcha y apoyando a todas las partes implicadas para lograr la consecución de objetivos. Para ello creamos el grupo matriz anteriormente citado que justifica la puesta en marcha del proyecto y reflexiona sobre ello, un grupo de trabajo en el que deben participar todos los agentes implicados, para que desde su responsabilidad y experiencia aporten todas las cuestiones que debamos tener en cuenta. El trabajo en equipo es fundamental para el éxito del proyecto. El equipo matriz no impide que se desarrollen reuniones de tipo técnico entre expertos, de líderes con sus servicios, asesoría jurídica etc que también serán agentes implicados en el proyecto pues para su buena marcha necesitamos la coordinación, esfuerzo, motivación y trabajo de todos. Por todo ello, es preciso a su vez que exista un buen plan de comunicación que pasaremos a analizar mas adelante Inicio del Expediente de Contratación Una vez decididas las necesidades y en función del presupuesto existente, debemos trabajar con nuestros proveedores en la determinación de las características técnicas que deben cumplir los diferentes equipos, instalaciones, etc..., utilizaremos la fórmula administrativa recogida en la Ley de Contratos de la Administración Pública 3, para la adquisición de los mismos. 3 Ley 30/2007 de 30 de Octubre de contratos del sector público. 16

17 7.3 Plan de comunicación. Los proyectos de digitalización de imágenes en Organizaciones complejas como las sanitarias, comprenderán más personal del específicamente asignado al proyecto 4. Las reuniones de la totalidad del personal, programadas regularmente, proporcionan una manera útil de mantener una comunicación abierta. Las decisiones tomadas, los asuntos planteados, y la resolución de los mismos deben estar documentados por escrito, por medio de actas o resúmenes de reunión, en última instancia resultando las decisiones concernientes a los procesos/ productos en manuales o pautas de procedimiento protocolos de actuación. Los asuntos puntuales pueden tratarse mejor en reuniones que incluyan sólo a los miembros del personal a los que atañe. Sin embargo, la resolución de conflictos o los cambios en el proceso se deben informar a un grupo más extenso, ya que las decisiones tomadas pueden tener repercusiones en el trabajo de otros. La comunicación continua es crítica cuando se trata con proveedores de servicios externos, especialmente si la calidad o la producción se ven afectadas de manera negativa. Puede ser sensato formalizar puntos de comunicación mediante la incorporación de llamadas telefónicas o reuniones, en forma periódica o al llegar a coyunturas específicas en el calendario de producción. Todos estos asuntos deben ser protocolarizados a través de un Plan de Comunicación en el centro hospitalario. Teniendo en cuenta que estamos en un hospital público tipo no podemos dejar de lado las líneas de comunicación formales con los agentes sociales, con los representantes de nuestros profesionales, manteniendo reuniones periódicas con ello ofreciéndoles la información sobre la puesta en marcha, mejora y evolución del proceso de digitalización de la imagen y las consecuencias o afectaciones que pudieran darse en la organización del centro. 4 Véase los componentes del Comité de Gestión (Equipo Matriz) 17

18 7.4 Plan de Formación. Al respecto decir que aunque en la adjudicación del concurso se contempla la formación a los profesionales que deben trabajar con los nuevos sistemas que se van a implantar con la digitalización, hay que estar atentos a las necesidades de adaptación, formación y conocimientos compartidos en la materia. En Organizaciones complejas, jerarquizadas y con diferentes colectivos y funciones dentro de su personal, es importante que todo el mundo conozca lo que tiene que hacer y como lo tiene que hacer, favoreciendo en todo momento la imagen de coordinación y apoyo, así como los beneficios del nuevo sistema para todos y el prestigio que puede adquirir el centro en cuanto a su operatividad y ultima tecnología. Aspectos por otro lado donde la implicación en el proyecto tenga un reconocido prestigio y atracción dentro del Sistema Sanitario. Esta idea va ligada a la realización de un buen plan de comunicación tanto interna (Profesionales de los diferentes servicios) como externa (hospital como centro de referencia de los usuarios del Sistema) 7.5. Comisión de seguimiento Además se debe crear una comisión de seguimiento de la implantación del proyecto, que se encargue de la vigilancia del cumplimiento del cronograma 5, solventar las dificultades que se presenten y tomar medidas correctoras para finalmente alcanzar el objetivo. El seguimiento del proyecto establece un sistema para recopilar y analizar información acerca de los materiales fuente y los archivos digitales, así como también el rendimiento, la calidad y los costos. Para aquellas funciones llevadas a cabo dentro de la empresa, el control de proyectos es la forma principal de mejorar la eficiencia, efectividad, y la fiabilidad del producto. La información obtenida en un proyecto puede ser utilizada para proyectar costos y procedimientos de flujo de trabajo en trabajos posteriores. El seguimiento del proyecto comprende la recolección y evaluación de datos respecto de procesos de producción, materiales fuente y productos digitales, y la administración del proyecto Evaluación Hay dos niveles de evaluación en el proceso de digitalización, que son cronológicamente secuenciales: Evaluar el éxito del proceso propiamente dicho, en cuanto al logro de los objetivos, al cumplimiento del calendario previsto y a la consecución de los productos previstos con la calidad deseada. En este sentido, se habrá ido haciendo un seguimiento del proceso mediante los mecanismos de control previstos en su fase de lanzamiento, de forma que se hayan ido corrigiendo las desviaciones. Evaluar el éxito del servicio telemático implantado, mediante el control de los indicadores que se hayan definido para evaluar el cumplimiento de los objetivos fijados relativos al nivel de utilización, satisfacción de los clientes, satisfacción de los trabajadores, Esa segunda evaluación se inicia en el momento de implantación del servicio y debe prolongarse para servir de fuente de información en la mejora continua del servicio. Productos resultantes: Informe de Evaluación con resultados de indicadores y acciones correctivas/de mejora 6 5 Veáse Anexo II (Cronograma de implementación tipo, a modo de ejemplo) 6 Metodología de digitalización de servicios 18

19 ANEXO I: ESQUEMA DEL PROCESO DE DIGITALIZACION Digitalización del Departamento de Imagen C. DIRECCION OBJETIVOS Planificación Técnica y Financiera Procedimiento Administrativo APROBACION Puesta en marcha Cronograma Comisión de Seguimiento Evaluación Final 19

20 ANEXO II: CRONOGRAMA TIPO 20

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