ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No DE 2018 IPA-001

Transcripción

1 ACTA DE RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS PROPONENTES EN EL MARCO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No DE 2018 IPA-001 SELECCIONAR Y CONTRATAR UNA PERSONA JURÍDICA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGISTICOS REQUERIDOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TALLERES Y EVENTOS PROGRAMADOS EN EL MARCO DEL PROGRAMA DE INCLUSIÓN PARA LA PAZ, QUE TIENE POR OBJETO PROMOVER LA INCLUSIÓN SOCIAL Y ECONÓMICA DE LAS COMUNIDADES AFROCOLOMBIANAS E INDÍGENAS SEVERAMENTE AFECTADAS POR EL CONFLICTO, CON ESPECIAL ÉNFASIS AL INTERIOR DE ESTAS COMUNIDADES EN LAS PERSONAS EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD, POBLACIÓN LGBTI Y VÍCTIMAS DE VBG. En Bogotá D.C., a los 23 días del mes de octubre de 2018 y dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones en referencia, se procede a brindar respuestas a las preguntas presentadas vía correo electrónico (iombtatenders@iom.int), de la siguiente manera: PREGUNTA No.1: Por medio de la presente, de la forma más respetuosa, estando dentro del término para tal fin, nos permitimos realizar las siguientes observaciones al pliego de condiciones en el marco del proceso de la referencia, a saber: 1. Plantea la entidad en la página 15 del pliego de condiciones, numeral 5.6. Garantía de seriedad de la propuesta: Solicitamos por favor aclarar si la cuantía de la garantía corresponde al 10% del valor total de la propuesta presentada por cada proponente o por el 10% del valor del presupuesto asignado para el presente proceso ($ ). Respuesta: el 10% del valor del contrato a suscribir. PREGUNTA No.2: Como parte de la Evaluación de la Propuesta Técnica la entidad solicita un equipo de trabajo:

2 a. Para el cargo de Coordinador de Proyecto solicitamos a la entidad incluir para el título de posgrado: Especialista en Alta Gerencia, Especialista en Mercadeo Gerencial o Gerencia de Mercadeo. Por favor confirmar a que título de posgrado hace referencia prestación de servicios. Respuesta: Dentro de las áreas afines se puede considerar los estudios de posgrado en mercadeo gerencial o gerencia de mercadeo. Por prestación de servicios, debe entenderse con relación a prestación de servicios logísticos. b. Para los cargos de Profesionales solicitamos a la entidad incluir en los títulos la carrera de Publicidad. Por favor confirmar a que título profesional hace referencia prestación de servicios. Respuesta: El título de Publicidad no es aceptado. Por prestación de servicios, debe entenderse con relación a prestación de servicios logísticos. PREGUNTA No.3: Propuesta Económica: Plantea la entidad que en el ANEXO A Modelo de Carta de presentación de la propuesta numeral 9, el proponente debe colocar el costo total de la propuesta, expresado en pesos colombianos. Al respecto, solicitamos claridad toda vez que la propuesta económica incluye 3 columnas: 1. Precio unitario ciudades capitales 2. Precio unitario ciudades intermedias 3. Precio unitario zonas rurales. Requerimos nos informen si este valor solicitado del costo total de la propuesta es la sumatoria del costo total de las tres columnas o de cuál de las columnas. Pregunta: Es posible modificar el formato de propuesta económica para obtener los costos totales de cada una de las columnas? Respuesta: En el numeral 9 del anexo A, favor incluir tabla con los precios unitarios y porcentajes tal cual como se exige en el capítulo II numeral 5.9, teniendo en cuenta que la evaluación es por precios unitarios. PREGUNTA No.4: En el numeral 5.10 Certificaciones de la experiencia (específica) del proponente en la ejecución de contratos, la entidad solicita que se demuestre la experiencia específica del proponente dentro de los últimos 5 años en la prestación de servicios logísticos y que cumplan con uno o varios de los siguientes criterios:

3 a. Respecto al numeral a, solicitamos a la entidad que la experiencia sea demostrada en proyectos con población Afrodescendiente, Indígena, LGBTI y/o víctimas del conflicto armado, toda vez que resulta difícil el cumplimiento de los proyectos con las 4 poblaciones solicitadas y esto implicaría una restricción que imposibilitaría la presentación de proponentes que contamos con experiencia amplia en el tema logístico. Otra posibilidad sería la opción del cumplimiento en tres de las cuatro poblaciones. Respuesta: No se acepta la solicitud, es indispensable que el oferente cuente con la experiencia de trabajo con todas las comunidades vulnerables referenciadas. b. Respecto al numeral b, Logística Ollas comunitarias: solicitamos saber si las Ollas comunitarias, pueden ser con población Afrodescendiente o Indígena, ya que este tema resultaría excluyente al solicitar ambas poblaciones. Respuesta: No se acepta la solicitud, es indispensable que el oferente cuente con la experiencia de trabajo con los dos grupos étnicos mencionados. c. En cuanto al numeral c, solicitamos a la entidad dar claridad a la solicitud de certificaciones que demuestren la experiencia en la prestación de servicios de apoyo a procesos de consulta previa. Por favor informar a qué exactamente hace referencia está solicitud. Respuesta: El oferente deberá demostrar experiencia en logística para apoyar procesos de consulta previa. La Consulta Previa es el derecho fundamental que tienen los pueblos indígenas y los demás grupos étnicos cuando se toman medidas (legislativas y administrativas) o cuando se vayan a realizar proyectos, obras o actividades dentro de sus territorios, buscando de esta manera proteger su integridad cultural, social y económica y garantizar el derecho a la participación. d. La entidad plantea que las certificaciones o actas de liquidación, deben ser contratos que se encuentren ejecutados y cuya sumatoria sea por lo menos del 200% del valor de su propuesta. Al respecto, solicitamos aclarar si la entidad requiere que la sumatoria de las certificaciones sean el 200% del valor del presupuesto máximo, es decir, $ Respuesta: Las certificaciones o actas de liquidación deben ser sobre contratos que se encuentren ejecutados y cuya sumatoria sea por lo menos el 200% del valor de su propuesta. PREGUNTA No.5: Se solicita a la entidad la modificación del numeral 4.2 Experiencia específica toda vez que resulta excluyente el requerimiento de presentar mínimo 3 y máximo 6 certificaciones o actas de liquidación en donde se evidencia el cumplimiento de los 4 criterios especificados en el numeral 5.10 del capítulo II, con la finalidad de obtener los 20 puntos:

4 Respuesta: No se acepta la solicitud de modificar el número de certificaciones. PREGUNTA No.6: Para el diligenciamiento del Anexo A Modelo de carta de presentación de la propuesta (página 40) la entidad solicita: En el numeral 2 la entidad solicita la fecha de los pliegos de condiciones con día, mes y año. En la página número 1 del pliego aparece octubre de Es válido sólo dejar mes y año? Respuesta: 16 de octubre de 2018, fecha de publicación de los pliegos de condiciones. PREGUNTA No.7: En cuanto a las obligaciones contractuales (página 25-26) solicitamos: a. ítem 5. Es necesario aclarar si PUBBLICA S.A.S es la que debe realizar la convocatoria, o la entidad se encarga directamente de gestionar con las comunidades la participación Respuesta: Estará a cargo del oferente que resulte seleccionado. b. Ítem 12. La entidad hace referencia a que no reconocerán costos de traslados y manejo de recursos por debajo de los quinientos mil pesos ($ ), es necesario aclarar cómo se debe proceder en caso de que el valor sea menor a este rubro si se presenta el caso en algún evento. Y por otro lado aseverar si los participantes al evento tienen claro que se deben adjuntar los soportes que la entidad requiere. Respuesta: Efectivamente para los reembolsos a participantes cuya sumatoria por evento esté por debajo de los $ no aplica el reconocimiento a costos de traslados y manejo de recursos. El oferente debe garantizar estos reembolsos sin ningún costo. Con relación a los soportes para la legalización de los recursos, corresponde al oferente seleccionado proceder con la gestión y coordinación necesaria ante los participantes y conforme a los lineamientos que de la OIM. PREGUNTA No.8: Tiempos de Respuesta: En la página No. 31 numeral 4.7 es relevante que la entidad aclare: Si los eventos tienen una convocatoria mayor a 500 personas El requerimiento es enviado con los mismos 3 días de anticipación? o teniendo en cuenta la cantidad de participantes, se manejan tiempos diferentes.

5 Respuesta: Los tiempos definidos aplica para todo tipo de evento. PREGUNTA No.9: Capítulo IV numeral 3. Evaluación de la propuesta Técnica, por favor aclarar a que se refiere la entidad con el término enfoque técnico acorde con la población que será atendida. Respuesta: El enfoque técnico corresponde a la percepción, conocimiento y concepción por parte del oferente frente a la población a ser atendida, metodología y estrategias de trabajo. PREGUNTA No.10: El numeral 5.10 del pliego de condiciones establece: De acuerdo al anterior requerimiento, solicitamos respetuosamente incluir dentro de la experiencia específica habilitante y puntuable la acreditación de contratos cuyo objeto corresponda a la interventoría de la prestación de servicios para la organización, administración y ejecución de acciones logísticas para la realización de eventos, solicitud que realizamos teniendo en cuenta el análisis de cada una de las obligaciones del contratista adjudicatario del proceso, las cuales demandan experiencia especializada en el seguimiento a la organización logística de eventos, así mismo llevar el control de cada una de las actividades en los diferentes departamentos donde se realizaran los talleres contemplados en el programa. La anterior solicitud también la hacemos extensiva para la acreditación de experiencia del equipo de trabajo. Respuesta: No se acepta la solicitud. La OIM requiere oferentes con experiencia en la prestación de servicios logísticos de acuerdo a los criterios definidos. PREGUNTA No.11: Solicitamos a la Entidad elevar no poner límite en la antigüedad de las certificaciones de la experiencia específica del proponente en la ejecución de contratos similares relacionados con el objeto para garantizar mayor pluralidad de oferentes y considerando que la experiencia es un valor adquirido que no se pierde con el tiempo. Respuesta: Se incrementa el límite de la antigüedad a contratos o convenios ejecutados durante los últimos 7 años. Se realizará la modificación a los pliegos a través de Adenda. PREGUNTA No.12: Se solicita especificar el número de actividades, eventos, duración, número de participantes o beneficiarios de cada una de las líneas de intervención e implementación de las iniciativas. Esta solicitud la hacemos en virtud a que se hace necesario para poder calcular el costo

6 del equipo de trabajo (duración de los contratos) y sus gastos (viáticos, desplazamientos, tiquetes, transportes). Respuesta: No es posible, ya que los eventos y número de acciones dependerán de las necesidades de logística propias de cada actividad. Por ello se plantea que la propuesta económica se realice bajo la figura de precios unitarios. PREGUNTA No.13: El costo de la estrategia de difusión y convocatoria mencionada en los términos de referencia no está incluido en la tabla de propuesta económica debe registrarse en un rubro existente?, Se gestionará de un presupuesto adicional?, se manejará como un porcentaje de intermediación a negociarse en el momento en que sea requerida? Respuesta: Teniendo en cuenta que la modalidad de ejecución del contrato es bajo la figura de precios unitarios, el oferente deberá incluir dentro de los precios unitarios todos los costos en los que pueda incurrir para la implementación del contrato (equipo de trabajo, comunicaciones, convocatorias, costos financieros, etc). Por lo tanto, no hay lugar a gestionar presupuestos adicionales, ni al cobro de comisiones por actividades de convocatoria. PREGUNTA No.14: Solicitamos que se amplíe el tiempo mínimo para el montaje de las acciones (mencionado en el numeral 3.8. Tiempos de respuesta por parte del operador logístico) de 3 días a 5 días hábiles. Respuesta: No es procedente. PREGUNTA No.15: Coordinador: Aclarar a que hace referencia un postgrado en prestación de servicios y cuáles son las áreas a fines que se mencionan puesto que en el clasificador SNIES no hay una clasificación que se refiera a Logística y afines Respuesta: Hace referencia, a que el coordinador deberá tener estudios de posgrado en logística, en cualquiera de las vertientes que ofrece esta rama académica (logística de suministro, logística para producción, logística y mercadeo, etc). También ver respuesta pregunta 2, ítem a. PREGUNTA No.16: Solicitamos específicamente ampliar el posgrado a Economía, ciencias sociales y humanas y afines. Respuesta: Se acepta ampliar el perfil del coordinador en áreas de posgrado en Economía, ciencias sociales y humanas y afines. Se ajusta por Adenda. PREGUNTA No.17: En aras de lo mencionado en los puntos 6 y 7 solicitamos que se pueda homologar la experiencia profesional por el posgrado, máxime si se tiene en cuenta que por el objeto del mismo y las particularidades hay profesionales que aún sin posgrado, tienen amplia experiencia desarrollando acciones logísticas en proyectos de diversa índole. Respuesta: Se ajusta el criterio de calificación, en el sentido de tener en cuenta a las personas que tengan experiencia específica sin el título de posgrado exigido. Estos profesionales tendrán un puntaje de máximo 3 puntos. Se ajusta tabla de evaluación, por Adenda.

7 Equipo de trabajo (puntaje máximo 20 puntos) Coordinador(a) de proyecto Profesional con al menos siete años de experiencia relacionada con el objeto del contrato y título de posgrado en logística, prestación de servicios o en áreas afines. Coordinador(a) de proyecto Profesional con experiencia relacionada con el objeto del contrato entre tres y menos de siete años y título de posgrado en logística, prestación de servicios o en áreas afines. Coordinador(a) de proyecto Profesional con experiencia relacionada con el objeto del contrato inferior a tres años. Coordinador(a) de proyecto No presenta soportes de educación y/o experiencia. Profesionales Los tres profesionales propuestos para integrar el equipo técnico acreditan al menos dos años de experiencia relacionada con el objeto del presente proceso y título de profesional en logística, prestación de servicios, comunicación social, ciencias sociales o áreas afines. Profesionales Al menos dos de los profesionales propuestos para el equipo técnico acreditan dos años de experiencia relacionada con el objeto del presente proceso y título de profesional en logística, prestación de servicios, comunicación social, ciencias sociales o áreas afines. Profesionales Solo uno de los profesionales propuestos logra acreditar los dos años de experiencia relacionada con el objeto del presente proceso y título de profesional en logística, prestación de servicios, comunicación social, ciencias sociales o áreas afines. Profesionales Ninguno de los integrantes del equipo técnico propuesto cumple con los requerimientos expuestos en estos pliegos de condiciones. 20 puntos 10 puntos 5 puntos 3 puntos 0 Puntos 10 puntos 6 puntos 3 puntos O puntos PREGUNTA No.18: Profesionales: Aclarar a que hace referencia un pregrado en prestación de servicios y si en áreas a fines entran: Economía, ingenierías y administración. Respuesta: Ver respuesta a pregunta No. 15 y respuesta pregunta 2, ítem a. PREGUNTA No.19: Con respecto a la experiencia específica requerida y la forma como se da el puntaje, solicitamos que se acepten certificaciones o contratos terminados que hablen de población diferencial por cuanto las entidades en sus certificaciones no mencionan de manera específica los grupos poblacionales (Indígenas, afrodescendientes, LGTBI.). Respuesta: No se acepta la solicitud de modificación, sin embargo, es importante que el oferente tenga en cuenta que para acreditar la experiencia específica podrá adjuntar además de la certificación, copia de los contratos o convenios. PREGUNTA No.20: Lo mismo sucede con las OLLAS COMUNITARIAS. Este es un concepto de desarrollo social que se mantiene igual en su esencia independientemente del grupo poblacional. Respuesta: No se acepta la solicitud de modificación, sin embargo, es importante que el oferente tenga en cuenta que para acreditar la experiencia específica podrá adjuntar además de la certificación, copia de los contratos o convenios. PREGUNTA No.21: En la página 19 numeral 5.10 piden que sea específicamente con las dos poblaciones (Indígena y Afro). Es muy difícil que se certifiquen OLLAS COMUNITARIAS con las dos poblaciones. Solicitamos cambiar la y por la disyuntiva o y que se incluyan además las víctimas del conflicto. Respuesta: No se acepta la solicitud, es indispensable que el oferente cuente con la experiencia de trabajo con los dos grupos étnicos mencionados. PREGUNTA No.22: Solicitamos revisar en varios de los textos, esto mismo anotado en el numeral anterior: Cambiar la conectiva y por la disyuntiva o.

8 Respuesta: No es procedente. Es importante aclarar que el oferente debe demostrar experiencia de trabajo con los dos grupos étnicos mencionados. No se exige que al referirse a trabajo con ambas poblaciones se haya dado en el marco de un mismo convenio, contrato o actividad. PREGUNTA No.23: Cuándo se entrega conformación de conceptos y número de eventos para conformación de presupuesto? Respuesta: El presupuesto deberá proponerse bajo una figura de precios unitarios, ajustados a los ítems descritos en la Licitación, por ciudades capitales, intermedias y zonas rurales. PREGUNTA No.24: De no suministrarse el punto anterior, la metodología de ejecución será el de agotamiento de Bolsa? Respuesta: Si. PREGUNTA No.25: Se tendrá en cuenta el incremento del mercado para los cambios en los precios de un año a otro, en temas logísticos? Respuesta: No. PREGUNTA No.26: Se puede variar el tiempo mínimo para realización de un evento a dos días?? Respuesta: No es procedente. PREGUNTA No.27: Cual es el % de personas a hospedarse en hotel 4 estrellas? Respuesta: No se tiene un porcentaje establecido. Es posible que se requiera o no. PREGUNTA No.28: Los demás hoteles, que categoría mínima y máxima deben ser? En las ciudades capitales e intermedias deben ser categoría 3 estrellas. PREGUNTA No.29: Cual es el % de ollas comunitarias, sobre el rubro total? Respuesta: No se tiene un porcentaje establecido. PREGUNTA No.30: Cual es el % de reembolsos inferiores a $ , sobre el rubro total? Respuesta: No se tiene un porcentaje establecido. PREGUNTA No.31: Cual es el % de compra de tiquetes sobre el rubro total? Respuesta: No se tiene un porcentaje establecido. PREGUNTA No.32: Qué es a criterio de la OIM, una propuesta que financieramente no es viable (ver numeral 7.7 del numero 7 del capitulo II)? Respuesta: A criterio de la OIM una propuesta es financieramente INVIABLE cuando los precios de la misma se encuentran significativamente por debajo de los precios promedio del mercado, con excelente calidad. OIM no descarta que algunos oferentes llegaren a presentar este tipo de ofertas económicas únicamente con el ánimo de obtener la adjudicación del contrato, para luego reclamar

9 compensaciones u ofrecer bienes y/o servicios de inferior calidad, lo cual lleva consigo un alto riesgo de incumplimiento de las obligaciones contractuales. Por este motivo la OIM ha previsto esta situación como una de las causales de rechazo de las propuestas, tal y como se establece en el numeral 7.7. del número 7 del capítulo II de los pliegos, de suerte que el oferente que incurra en esta causal será excluido del proceso de selección. PREGUNTA No.33: En procesos licitatorios como el presente, donde se pide que se cotice por precios unitarios realiza la OIM un análisis comparativo de precios para determinar que los oferentes en sus propuestas no estén especulando con valores artificialmente bajos, sin margen de utilidad, puestos de esa forma intencionalmente para romper la libre competencia? Respuesta: RTA: OIM realiza análisis comparativos de precios en procesos similares o sobre bienes y servicios semejantes, con el fin de obtener información sobre los precios promedio del mercado y poder detectar ofertas financieramente inviables. En licitaciones como la presente, en caso de que se llegaren a presentar ofertas económicas que llamen la atención por sus bajos costos, la OIM procederá de la siguiente manera: 1. Se calculará el valor promedio de los precios ofertados en la licitación. Para esto se sumarán los valores de todas las propuestas recibidas y el resultado se dividirá por el número de propuestas recibidas. El resultado de esta operación será el valor promedio de los precios de mercado en esta licitación. 2. Solo se tendrán en cuenta para evaluar las ofertas económicas cuyos valores que estén entre el rango de 30% por debajo y 30% por encima del valor promedio, las que estén por fuera de este rango, serán consideradas de alto riesgo para la OIM, dado que el oferente está especulando con sus precios y en consecuencia serán excluidos del proceso. A su vez la OIM puede hacer verificaciones de la calidad de los productos, bienes y servicios. PREGUNTA No.34: En el marco de la presente licitación, puede considerarse que trabajar a costo, es decir, sin margen de utilidades puede considerarse como propuesta financiera no viable? Respuesta: En el marco de la presente licitación, si OIM llegare a observar propuestas con precios llamativamente bajos, procederá a aplicar el procedimiento referido en el numeral anterior.