INDICADORES DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS AÑO 2016 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

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1 INDICADORES DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS AÑO 2016 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA DIVISIÓN NACIONAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 23 de febrero de 2017

2 Contenido INDICADOR DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS DESCRIPCIÓN HOJA DE VIDA DEL INDICADOR MEDICIÓN NIVEL NACIONAL SEDES ANDINAS DE LOS NIVELES CENTRALES DEL COMPORTAMIENTO DE LAS FACULTADES SEDES DE PRESENCIA NACIONAL UNIDADES ESPECIALES ANÁLISIS NIVEL NACIONAL Y SEDES ANDINAS DE LOS NIVELES CENTRALES DEL COMPORTAMIENTO DE LAS FACULTADES CASO BOGOTÁ CASO MEDELLÍN SEDES DE PRESENCIA NACIONAL UNIDADES ESPECIALES RECOMENDACIONES...43 Página 2 de 44

3 INDICADOR DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS 1. DESCRIPCIÓN Uno de los procesos que componen el Macroproceso de Gestión Administrativa y Financiera es el de Adquisición de Bienes y Servicios, que tiene como objetivo Gestionar la Adquisición de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias y proyectos de la Universidad Nacional de Colombia para el logro de los fines misionales, de acuerdo a la normatividad vigente. Teniendo en cuenta que uno de los principios fundamentales de la contratación estatal es el principio de la planeación, en el año 2014 la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa creó el indicador Planeación de la contratación de bienes y servicios, con el propósito de realizar el monitoreo y control de la planeación que se realiza en la Universidad Nacional, en el proceso adquisición de bienes y servicios. Dicho indicador pretende realizar una medición de la proporción de contratos prorrogados, adicionados o suspendidos durante un período determinado respecto del de contratos legalizados durante ese mismo período. Cuando un contrato ha sido bien planeado desde la fase precontractual, tanto el término de duración del mismo como el monto estarán claramente definidos desde el principio. Sin embargo, durante la fase de ejecución existe la posibilidad de que ocurran eventos imprevistos que pueden afectar el normal desarrollo del contrato y generen la necesidad de celebrar modificaciones al contrato inicial. Teniendo en cuenta estas variables, se crea el indicador mencionado y se determinan unos rangos de tolerancia del mismo, con el fin de poder determinar qué tan previsiva está siendo la Universidad en el desarrollo de las etapas precontractuales y que tan eficiente está realizando su labor de supervisión durante la ejecución contractual, con el fin de minimizar la probabilidad de realizar modificaciones a los contratos celebrados. Por otra parte, debido a que el régimen de contratación de la Universidad prevé las modalidades de órdenes de compra (ODC), órdenes de servicio (ODS) y contratos (CON), el indicador fue definido de tal forma que se pueda hacer tanto una medición general como una medición por cada una de las modalidades de contratación establecidas. Página 3 de 44

4 1.1 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Nombre: Planeación de la contratación de bienes y/o servicios Fórmula: Número de Contratos Adicionados, prorrogados o suspendidos Matriz: NOVEDAD ODC ODS CON Prórroga 0 0 0% 0 Prórroga Adición 0% 0 0 Adición 0% % % NORMAL RIESGO PROBLEMA 0% - 10% >10% - <15% >16% Periodicidad: Semestral Fuente de la Información: Reporte directo de las oficinas de contratación Fuente de Consolidación: División Nacional de Servicios Administrativos Página 4 de 44

5 2. MEDICIÓN 2.1 NIVEL NACIONAL NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 83% % Adicion 0% 2% 17% 2% Adición 4% 0% 0% 1% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 0% 17% % Adicion 0% 4% 0% 2% Adición 5% 1% 17% 2% % 1% 0% 0% % Página 5 de 44

6 2.2 SEDES ANDINAS DE LOS NIVELES CENTRALES SEDE BOGOTÁ NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 350% % Adicion 0% 3% 100% 4% Adición 3% 1% 0% 1% % 5% 0% 5% % NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 17% % Adicion 0% 1% 11% 1% Adición 0% 0% 0% 0% % 3% 0% 2% % Página 6 de 44

7 SEDE MEDELLÍN NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 0% % Adicion 1% 1% 0% 1% Adición 0% 0% 0% 0% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 0% % Adicion 1% 4% 0% 3% Adición 2% 2% 25% 3% % 0% 0% 0% % Página 7 de 44

8 SEDE MANIZALES NOVEDAD ODC ODS CON % 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% 0% Adición 0% 0% 0% 0% % 1% 0% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 0% % Adicion 0% 6% 0% 4% Adición 4% 3% 0% 4% % 0% 0% 0% % Página 8 de 44

9 SEDE PALMIRA NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 0% % Adicion 0% 2% 0% 1% Adición 2% 0% 0% 1% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 3% 0% % Adicion 0% 4% 0% 2% Adición 2% 0% 0% 1% % 0% 0% 0% % Página 9 de 44

10 2.2.2 DEL COMPORTAMIENTO DE LAS FACULTADES FACULTADES SEDE BOGOTÁ FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 1% 0% 0% Adición 2% 1% 1% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % 1 1 Adicion 0% 1% 0% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 10 de 44

11 FACULTAD DE ARTES NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% 0% % Adición 2% 3% 0% 3% Adición 2% 7% 0% 6% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% 0% % Adición 1% 2% 0% 2% Adición 1% 5% 0% 4% % 0% 0% 0% % Página 11 de 44

12 FACULTAD DE CIENCIAS NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 0% 1% 1% Adición 0% 1% 0% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 0% 5% 2% Adición 1% 1% 1% % 2% 1% % Página 12 de 44

13 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 0% % Adicion % 1% 0% % Adición % 0% 0% % % 1% 0% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 0% % Adicion 1% 12% 100% 11% Adición 1% 2% 0% 2% % 2% 0% 2% % Página 13 de 44

14 FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 0% 3% 2% Adición 2% 2% 2% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 0% 2% 2% Adición 1% 3% 2% % 1% 1% % Página 14 de 44

15 FACULTAD DE DERECHO NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% 0% % Adicion 1% 1% 0% 1% Adición 1% 2% 0% 2% % 0% 0% 0% Número de Contratos legalizados % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 1% 3% 3% Adición 6% 1% 1% % 0% 0% % Página 15 de 44

16 FACULTAD DE ENFERMERÍA NOVEDAD ODC ODS CON 0% 1% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 0% 0% % 1% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% Adición 1% 0% 1% % 1% 1% % Página 16 de 44

17 FACULTAD DE INGENIERÍA NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 1% 1% 1% Adición 3% 1% 1% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 0% 4% 3% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 17 de 44

18 FACULTAD DE MEDICINA NOVEDAD ODC ODS CON % 4% 0% % Adicion 0% 7% 50% 5% Adición 0% 4% 0% 3% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% 0% % Adicion 0% 8% 0% 6% Adición 0% 3% 0% 2% % 0% 0% 0% % Página 18 de 44

19 FACULTAD DE MEDICINA VETERINARIA Y ZOOTECNIA NOVEDAD ODC ODS CON % 3% % Adicion 0% 4% 2% Adición 1% 1% 1% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 25% 13% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 19 de 44

20 FACULTAD DE ODONTOLOGÍA NOVEDAD ODC ODS CON 0% 1% % Adicion 0% 0% 0% Adición 1% 1% 1% % 1% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% Adición 1% 2% 1% % 0% 0% % Página 20 de 44

21 DIRECCIÓN ACADÉMICA NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 0% 3% 2% Adición 1% 1% 1% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 0% 0% % Adicion 0% 2% 0% 1.6% Adición 2% 3% 0% 2.7% % 0% 0% 0.2% % Página 21 de 44

22 FACULTADES SEDE MEDELLÍN FACULTAD DE ARQUITECTURA NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 100% % Adicion 0% 1% 0% 1% Adición 0% 0% 0% 0% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 22 de 44

23 FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 0% 0% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 3% % Adicion 0% 1% 1% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 23 de 44

24 FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% Adición 11% 3% 5% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 2% 0% % Adicion 2% 4% 0% 4% Adición 7% 2% 0% 3% % 0% 0% 0% % Página 24 de 44

25 FACULTAD DE CIENCIAS NOVEDAD ODC ODS CON % 4% % Adicion 1% 1% 1% Adición 1% 2% 1% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 3% % Adicion 1% 0% 0% Adición 1% 1% 1% % 0% 0% % Página 25 de 44

26 FACULTAD DE MINAS NOVEDAD ODC ODS CON % 1% 0% % Adicion 0% 2% 0% 2% Adición 1% 2% 0% 1% % 0% 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% 0% Adición 0% 0% 0% 0% % 0% 0% 0% % Página 26 de 44

27 2.3 SEDES DE PRESENCIA NACIONAL SEDE CARIBE NOVEDAD ODC ODS CON % 1% % Adicion 0% 5% 4% Adición 5% 1% 2% % 1% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 2% % Adicion 1% 4% 3% Adición 4% 1% 2% % 2% 1% % Página 27 de 44

28 2.3.2 SEDE ORINOQUÍA NOVEDAD ODC ODS CON % 0% % Adicion 0% 8% 5% Adición 3% 3% 3% % 1% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 3% % Adicion 0% 11% 8% Adición 7% 4% 5% % 1% 1% % Página 28 de 44

29 2.3.3 SEDE AMAZONÍA NOVEDAD ODC ODS CON % 2% % Adicion 0% 7% 4% Adición 1% 2% 2% % 2% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 4% % Adicion 0% 17% 11% Adición 0% 1% 1% % 0% 0% % Página 29 de 44

30 2.3.4 SEDE TUMACO NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 4% 3% Adición 8% 2% 3% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON 0% 1% % Adicion 0% 10% 7% Adición 5% 1% 2% % 0% 0% % Página 30 de 44

31 2.4 UNIDADES ESPECIALES UNISALUD BOGOTÁ NOVEDAD ODC ODS CON Prórroga % 1% 0% % Prórroga Adición 0% 0% 0% 0% Adición 0% 2% 0% 2% % 6% 0% 5% % NOVEDAD ODC ODS CON Prórroga % 1% 0% % Prórroga Adición 0% 0% 0% 0% Adición 7% 26% 17% 23% % 18% 0% 15% % Página 31 de 44

32 2.4.2 UNISALUD MEDELLÍN NOVEDAD ODC ODS CON % 21% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 2% 2% % 6% 5% % NOVEDAD ODC ODS CON % 8% 0% % Adicion 0% 8% 0% 6% Adición 0% 24% 0% 18% % 7% 0% 5% % Página 32 de 44

33 2.4.3 UNISALUD MANIZALES NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 3% 3% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 2% 0% % Adicion 0% 0% 0% 0% Adición 0% 18% 25% 16% % 1% 0% 1% % Página 33 de 44

34 2.4.4 UNISALUD PALMIRA NOVEDAD ODC ODS CON 0% 0% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 4% 4% % 3% 3% % NOVEDAD ODC ODS CON % 2% % Adicion 0% 0% 0% Adición 0% 18% 16% % 5% 5% % Página 34 de 44

35 2.4.5 UNIMEDIOS NOVEDAD ODC ODS CON % 2% % Adicion 0% 9% 8% Adición 11% 2% 3% % 1% 1% % NOVEDAD ODC ODS CON % 6% % Adicion 0% 16% 12% Adición 2% 1% 1% % 0% 0% % Página 35 de 44

36 2.4.6 EDITORIAL UN NOVEDAD ODC ODS CON 0% 2% % Adicion 0% 12% 10% Adición 0% 0% 0% % 0% 0% % NOVEDAD ODC ODS CON % 4% % Adicion 0% 11% 9% Adición 3% 0% 1% % 0% 0% % Página 36 de 44

37 3 ANÁLISIS 3.1 NIVEL NACIONAL Y SEDES ANDINAS DE LOS NIVELES CENTRALES En los niveles centrales de las sedes andinas incluido el nivel nacional, se reporta el siguiente comportamiento de indicadores durante los dos semestres de 2016: SEDES ANDINAS SEDE I Semestre 2016 II Semestre 2016 Nivel Nacional Sede Bogotá Sede Medellín Sede Manizales Sede Palmira De acuerdo a la tabla anterior, se puede evidenciar que a excepción de la sede Bogotá y el Nivel Nacional, las demás sedes andinas tuvieron un incremento en el indicador en el segundo semestre de 2016 respecto al primer semestre. Sin embargo, éstas se mantuvieron en el rango normal en ambos períodos. El caso de la sede Bogotá es diferente, ya que durante el primer semestre presentó un indicador de 17%, el cual se encuentra dentro del rango calificado como Problema. La sede realizó la evaluación del resultado obtenido considerando las dependencias que solicitaron este tipo de modificaciones en el periodo y encontró que la Dirección de Investigación y Extensión abarca la mayor parte de las adiciones, prórrogas y suspensiones elaboradas (31% del ), al respecto la Dirección de Investigación indica lo siguiente: Se identificó como causa raíz, la formulación de un proyecto conjunto entre el Servicio Geológico Colombiano y la Universidad Nacional de Colombia que no fue previsto inicialmente en el convenio y además afirma que No se aprobó de manera oportuna el Plan de Acción del Trienio , lo que llevó a no contar con el presupuesto aprobado y disponible para la ejecución de las actividades de Investigación. En el segundo semestre del año se vieron reflejadas las acciones por parte de esta dependencia para disminuir la ocurrencia de tales solicitudes. Página 37 de 44

38 DEL COMPORTAMIENTO DE LAS FACULTADES CASO BOGOTÁ Dentro del análisis del indicador por facultades de la sede Bogotá también se incluyen los datos reportados por la Dirección Académica, tal como se presenta en la siguiente tabla: SEDE BOGOTÁ FACULTAD I Semestre 2016 II Semestre 2016 Ciencias Agrarias Artes Ciencias Ciencias Económicas Ciencias Humanas Derecho Enfermería Ingeniería Medicina Medicina Veterinaria Odontología Dirección Académica Durante el primer semestre de 2016, solo la facultad de Medicina de la sede Bogotá presentó un indicador mayor al rango normal (12.3%), la facultad explica que se evidencia una adición y prórroga al Contrato de Arrendamiento No. 001 debido a las condiciones de ejecución del Contrato Interadministrativo CONT 2818/14 suscrito con la SED, entidad que conforme al clausulado y sus modificaciones (1) se pactó su ejecución hasta el 31 de julio de Aunque en 7 de las 11 facultades se presentó un incrementó del indicador entre el primer y segundo semestre del año, en este último, únicamente dos facultades se ubicaron dentro del rango de riesgo: la facultad de Medicina Veterinaria con 13.5% y la de Ciencias Económicas con 15.1%. Al respecto, precisan lo siguiente: Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia: Una vez consolidado el registro de indicadores sobre planeación de odc y ods, el resultado arrojado para la Facultad es de 13,5%; y si bien se ubica dentro del rango de riesgo, es necesario precisar que un proyecto de regalías ha conducido a éste resultado, dado la cantidad de órdenes que administra dentro de su gestión. En general los demás proyectos de facultad, no presentan ésta situación. Página 38 de 44

39 Facultad de Ciencias Económicas: La elaboración de adiciones y prorrogas a contratos en la Facultad de Ciencias Económicas durante el II Semestre de 2016, presentó un aumento debido a las solicitudes realizadas por los proyectos de extensión que presentaron prorrogas autorizadas por las entidades contratantes, es de aclarar que las adiciones y prorrogas poseen la debida justificación para su elaboración. Por último, cabe destacar que la Dirección Académica mantuvo el indicador dentro del rango normal durante los dos semestres de CASO MEDELLÍN A nivel de Facultad, la sede Medellín presentó el siguiente comportamiento durante el año 2016: SEDE MEDELLIN FACULTAD I Semestre 2016 II Semestre 2016 Arquitectura Ciencias Agrarias Ciencias Humanas Ciencias Minas En términos generales las facultades de la sede Medellín mantuvieron su indicador en el rango normal en el transcurso del 2016, solo 3 de ellas registraron un aumento del indicador en el segundo semestre, como explica la facultad de Ciencias: el incremento en el número de prórrogas obedece a las condiciones propias de fin de año, como cierre de despacho de mercancías, vacaciones colectivas, demoras en procesos de importación. 3.2 SEDES DE PRESENCIA NACIONAL SEDES DE PRESENCIA NACIONAL FACULTAD I Semestre 2016 II Semestre 2016 Sede Caribe Sede Orinoquía Sede Amazonía Sede Tumaco Página 39 de 44

40 En todas las sedes de presencia nacional de la Universidad se registró un incremento del indicador en el segundo semestre de 2016, en comparación con el primer semestre. Adicionalmente, las Sedes Caribe y Orinoquía presentaron niveles mayores al rango normal en los últimos 6 meses del año, motivo por el cual analizaron lo siguiente: Sede Caribe: observando los resultados, se analiza que el de los contratos legalizados nos arrojó un 11,6%, lo cual nos indica que durante el segundo semestre 2016 estuvo en el rango riesgo, debido a la falta de planificación de directores de proyectos en cuanto a los tiempos de ejecución de las ordenes contractuales se hizo necesario adicionar, adicionar-prorrogar y prorrogar para culminar con éxito los objetivos planteados en los contratos. Sede Orinoquia: en el segundo semestre de 2016, el indicador se encuentra en el rango problema, debido a que para este periodo algunos supervisores o interventores no programaron de manera adecuada las actividades ni el tiempo necesario en la solicitud de las órdenes contractuales para apoyar las diferentes áreas de la institución. En este sentido se concluye que hizo falta una adecuada planeación de las órdenes contractuales solicitadas y legalizadas. Para el caso de la Sede Amazonía en el primer semestre el indicador se ubicó en el rango de riesgo, por lo que la sede indica que las prórrogas de las ODC del I Semestre de 2016 que corresponde a un 11% se debe a órdenes contractuales que debido al plazo de ejecución inicialmente estipulado no les permitían cumplir con el objeto contratado. No obstante, éste se extendió al rango problema en el segundo semestre de la vigencia, justificado así: el indicador para el II Semestre de 2016 fue del 16,4 %, resultado en gran parte por el 17% que corresponde a las prórrogas y adiciones de ODS, que obedece a las órdenes contractuales de los contratistas de apoyo a la gestión de la sede los cuales dependen del plazo de ejecución inicialmente estipulado por la rectoría de la Universidad Nacional debían ampliarse con el fin de cumplir con el objeto contratado; de igual manera con los contratistas de apoyo administrativo del proyecto ONDAS- REGALIAS, los cuales por programación del proyecto debían dar continuidad obligaciones específicas contratadas. 3.3 UNIDADES ESPECIALES Página 40 de 44

41 UNIDADES ESPECIALES FACULTAD I Semestre 2016 II Semestre 2016 Unisalud Bogotá Unisalud Medellín Unisalud Manizales Unisalud Palmira Unimedios Editorial Los resultados obtenidos por las Unidades Especiales de la Universidad evidencian que en todos los casos los indicadores aumentaron entre el primer y segundo semestre del año. Tanto Unimedios como la Editorial presentaron indicadores mayores al rango normal, específicamente, Unimedios pasó de ubicarse en el rango de riesgo en los primeros 6 meses de 2016 a situarse en el rango problema en el último semestre, mientras que la Editorial UN se mantuvo en el rango calificado como riesgo en ambos períodos. Al respecto estas dos dependencias señalaron lo siguiente: Unimedios: En el transcurso del primer semestre la unidad de Medios de Comunicación - Unimedios, en su normal funcionamiento requirió contar con los servicios profesionales, técnicos y asistenciales en las sus diferentes dependencias, esto con el fin de dar cumplimiento a las funciones misionales asignadas a Unimedios. Debido a que la asignación presupuestal asignada al inicio de año no permite realizar una proyección adecuada de las Ordenes Contractuales, se hizo necesario en casos puntuales realizar prorrogas para dar cumplimiento a las actividades y compromisos adquiridos por Unimedios. Con respecto al segundo período: En el transcurso del Segundo semestre la unidad de Medios de Comunicación - Unimedios, en su normal funcionamiento requirió contar con los servicios profesionales, técnicos y asistenciales en las sus diferentes dependencias, esto con el fin de dar cumplimiento a las funciones misionales asignadas a Unimedios. Debido a que la asignación presupuestal asignada al inicio de año no permite realizar una proyección adecuada de las Ordenes Contractuales, se hizo necesario en casos puntuales realizar adiciones y prórrogas para dar cumplimiento a las actividades y compromisos adquiridos por Unimedios para el segundo semestre de 2016 e inicio de la vigencia Editorial UN: Según el indicador, el 11% de las órdenes elaboradas (9 de las 82) tuvieron alguna adición, prórroga o suspensión, lo cual ubica la gestión de contratación durante este semestre en el rango Riesgo, lo cual obedece a las proyecciones realizadas por la Dirección de la Editorial, para la contratación del personal de las librería que dependen de la aprobación de la licencia Página 41 de 44

42 para la remodelación de la misma y en atención al resultado del segundo semestre indican: Según el indicador, el 14,2% de las órdenes elaboradas (18 de 127) tuvieron alguna adición, prórroga o suspensión, lo cual ubica la gestión de contratación durante la vigencia en el rango Riesgo. El indicador se vio afectado principalmente por la adición y prorroga de las ordenes de prestación de servicio de las Librerías durante el primer semestre, por decisión de la Dirección de la Editorial, mientras se evaluaba su pertinencia. En cuanto a Unisalud, se puede apreciar que aunque en tres de sus sedes los indicadores se ubicaron en el rango normal en los primeros 6 meses de la vigencia, en el segundo semestre todos crecieron al nivel de rango problema con valores altos desde 18.9% hasta 38.4%. Es necesario señalar que el caso de las oficinas de Unisalud es particular y marca una gran diferencia en relación con las demás oficinas de contratación de la Universidad, esto debido a la dinámica propia de la contratación de servicios de salud, tal como lo indican en sus análisis: Unisalud Manizales: ( ) Es preciso tener en cuenta que la contratación se hace casi en su idad a inicios del año 2016 y su ejecución depende de la demanda de los servicios de salud de los usuarios, estas adiciones se debe principalmente a casos en salud que desbordan el presupuesto asignado, debiendo recurrir a modificaciones del contrato con el fin de garantizar la prestación del servicio en estas entidades. Unisalud Medellín: Se presenta un resultado del indicador del 36,2%, catalogado dentro del rango problema, como se puede observar la novedad con mayor trascendencia la encontramos en las ODS adicionadas, con un peso aproximado del 18% del resultado del indicador. El resultado anterior obedece a que el comportamiento de la ejecución contractual no correspondió a lo proyectado inicialmente debido al incremento en la demanda de los servicios, por lo tanto se requirió adicionar recursos a las ordenes contractuales con el fin de garantizar la continuidad en la prestación de los servicios a los usuarios de Unisalud hasta la terminación de las mismas, esto es, hasta el mes de octubre para algunas de ellas y para otras hasta el 28 de febrero de Unisalud Palmira: ( ) Es relevante precisar que las adiciones contractuales realizadas obedecen a Entidades prestadoras de Servicios de Salud, que a pesar de tener una programación y conocer el histórico de gasto por la disponibilidad presupuestal con la que se inicia el año la sede y los eventos en salud de alto costo no previsibles es necesario generar las modificaciones contractuales. Por lo anterior, Unisalud Palmira en el deber de garantizar los servicios de salud de nivel I, II, III y de alta complejidad adicionó durante toda la vigencia y en especial en el segundo semestre los compromisos contractuales toda vez que el uso de frecuencia de los servicios incrementaron finalizando el año, surgiendo casos impredecibles de salud que afectan de una u otra manera la planeación de la Contratación. Página 42 de 44

43 4. RECOMENDACIONES a) Una de las principales causas que ocasionan la necesidad de suscribir prórrogas o modificaciones a las órdenes contractuales y/o contratos, tiene su origen en las debilidades que se presentan en el subproceso Realizar seguimiento a la ejecución contractual, en tal sentido la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa generó la Guía: Cartilla para el ejercicio de la función de supervisión e interventoría de contratos y órdenes contractuales. Con esta cartilla se busca fortalecer el conocimiento de las personas que ejercerán este tipo de actividades y lograr de esta forma que el seguimiento y control de la ejecución contractual se realice de una manera más eficiente. b) Otra causa recurrente en la generación de prórrogas o adiciones contractuales, es la deficiente planeación durante la etapa precontractual. Por esta razón es necesario que se sigan fortaleciendo las capacidades y el conocimiento requerido por parte del personal que realiza las actividades de estudio de mercado e invitaciones. De igual forma las áreas de contratación deben prestar el acompañamiento y orientación a los diferentes proyectos, para garantizar que las actividades precontractuales se desarrollen adecuadamente y que los contratos tengan la menor cantidad de modificaciones posible. c) De acuerdo a los análisis realizados por algunas facultades de la Universidad, muchas de las prórrogas o adiciones a las órdenes contractuales, surgen como consecuencia de las adiciones a los convenios o contratos interadministrativos que suscriben las facultades para el desarrollo de proyectos específicos. En tal sentido, no es suficiente con hacer una adecuada planeación para la ejecución de las órdenes contractuales, sino que esta debe ir mas allá, la planeación debe realizarse de una manera más estricta desde el momento en que la facultad suscribe compromisos con entidades externas. d) A través del análisis se ha podido evidenciar que varias dependencias no han interpretado adecuadamente las circulares emitidas por la Rectoría referentes a los plazos de contratación de personas naturales que prestan servicios de apoyo a la gestión. Si bien, estas dependencias aducen que las adiciones o prórrogas se deben a los plazos establecidos por la rectoría, lo que realmente se requiere es que estas Página 43 de 44

44 contrataciones se planeen con la debida anticipación y en la medida de lo posible se ajusten a los plazos establecidos en las diferentes circulares. Página 44 de 44