1. Cuándo se habla de servicios de apoyo a la gestión directa, quiere decir que se puede contratar personal en función administrativa? No.

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Patricia Naranjo Sandoval
hace 5 años
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Preguntas frecuentes sobre la aplicación de la Resolución Rectoral 42899 de 2017 por la cual se regula la contratación de prestación de servicios de ejecución personal 1.

1 Preguntas frecuentes sobre la aplicación de la Resolución Rectoral de 2017 por la cual se regula la contratación de prestación de servicios de ejecución personal 1. Cuándo se habla de servicios de apoyo a la gestión directa, quiere decir que se puede contratar personal en función administrativa? No. 2. A qué hace referencia la prohibición del parágrafo 1 del artículo 16? Que una persona no podrá ser contratada por hora cátedra y por prestación de servicios simultáneamente para la ejecución del mismo convenio o contrato que celebró la Universidad con un tercero. 3. Es posible tener contrato de prestación de servicios por proyecto y de catedra por otro proyecto la misma persona? Sí, lo que no es posible es que en un mismo proyecto se tengan las dos figuras. 4. En el artículo 16, clases de contratación en el numeral b parágrafo 1 se establece que las personas naturales solo podrán tener un vínculo contractual con la Universidad, bien sea por prestación de servicios o por hora cátedra. Qué pasa con los contratistas que tienen a la fecha ambas modalidades? La prohibición comienza a regir a partir del 24 de mayo de 2017, fecha de publicación de la Resolución. 5. A qué hace referencia el literal f del artículo 21 de la Resolución Rectoral cuando habla de forma de ejecución? La forma de ejecución es definición de los tiempos (cronograma) en los cuales serán realizadas las actividades y/o entregados los productos pactados en el contrato. 6. De conformidad con el artículo 39, Cuándo se considera que una solicitud está en trámite? Cuando se ha obtenido la validación previa de arquitectura de procesos. 7. Se seguirá haciendo la solicitud (DI-AP-FO-033) por Soluciones UdeA para que la apruebe Arquitectura? No, precisamente la Resolución buscó la simplificación del proceso por lo que no se requiere la validación por parte de Arquitectura de Procesos. Solo se requiere el concepto de viabilidad por parte de Desarrollo del Talento Humano en las situaciones a que hace referencia el artículo 15 de la Resolución. 1

2 8. Para solicitar el CDP se debe relacionar algún código de aval de la justificación de contratación? No. Nota: recuerde que el valor del CDP debe coincidir con el valor consignado en la justificación. 9. El formato de justificación de la contratación se debe enviar en físico o por correo electrónico? Inicialmente, en físico. 10. Respecto al examen médico preocupacional, es un nuevo requisito? Y qué debe hacer, es decir se realiza en algún lugar específico o el contratista decide en qué lugar se realiza el examen y quién asume el costo? El examen preocupacional es un requisito establecido en el Decreto 723 de Es el contratista quien asume el costo, determina el lugar en el cual se lo debe realizar y lo presenta a la Universidad. 11. En dónde se consulta que un contratista no tenga más de 3 contratos vigentes con la Universidad? El paso inicial es preguntar al contratista y posteriormente se hace la verificación en SIPE. 12. Qué pasa con una persona natural que prestará su servicio de manera personal, pero su categoría tributaria es régimen común y por ello está obligado a presentar factura? Cuál es la modalidad correcta y la forma adecuada de pagarle? No es posible que alguien que tenga categoría tributaria como régimen común firme contrato de prestación de servicios. Tanto el trámite, como la celebración del contrato deben realizarse conforme a lo establecido en el Estatuto General de Contratación. 13. Qué trámite se le debe dar a los contratos de 30 días o menos, que fueron solicitados en el mes de mayo? Si los contratos ya tienen validación de Arquitectura de Procesos, se seguirán tramitando conforme al procedimiento anterior. 14. Hay algún impedimento en contratar a una persona extranjera para realizar actividades en Colombia? No, pero tiene que adjuntar la documentación indicada en el formato DI-TH-FO-045 para personas extranjeras y cumplir con todos los requisitos exigidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores-Migración Colombia. 15. Cómo se tramitarán contratos inferiores a 30 días? La suscripción de contratos de prestación de servicios inferiores a treinta días, requieren concepto de viabilidad de excepción por parte de Talento Humano. Recuerde que lo que se busca es que no exista fraccionamiento del contrato. 2

3 16. Quién garantiza que en el contrato no se describan actividades que generen una relación laboral? El ordenador del gasto es quien debe verificar que no se configuren las características propias de una relación laboral. No se trata de que se describan o no en el contrato, sino que efectivamente no se presenten en la realidad. 17. Los contratos cuya vigencia son de 30 días (un mes) deben realizar el pago a la seguridad social (salud, pensión y ARL)? Sí, siempre debe existir pago de seguridad social. 18. Si un convenio o contrato tiene vigencia hasta el 31 de diciembre, la vigencia del contrato de prestación de servicios puede o no superar dicha fecha? Por ejemplo que termine el 31 de enero? Sí es posible, siempre y cuando las actividades realizadas estén dentro de la etapa de terminación y liquidación del contrato o convenio con el tercero; por ejemplo elaborar informes financieros. La dependencia debe clarificar si los recursos para el pago de honorarios del contratista una vez terminado el convenio o contrato provendrán del mismo o serán asumidos por la Dependencia de otros rubros. 19. Se requiere un contrato para trascribir 10 audios (por ejemplo) y no se puede hacer por un mes, como se haría? Se puede suscribir el contrato por un plazo inferior a un mes, pero se requiere el concepto de vialidad previa de Talento Humano. Se debe evitar la celebración de contratos mes a mes para el mismo fin; porque se podría configurar un fraccionamiento. 20. En el caso de las obligaciones, se seguirán adjuntando las funciones y los productos o entregables En el contrato se debe establecer las actividades que realizará el contratista y los productos que deberá entregar. Recordar que el contratista no tiene funciones. 21. La estabilidad laboral reforzada aplica a los contratistas? Sí aplica. 22. Durante una suspensión del contrato, el contratista deberá seguir pagando seguridad social? Es potestad del contratista; sin embargo, no está obligado a realizar las cotizaciones siempre y cuando reporte esa novedad. 3

4 23. Los contratistas que son interventores de otros contratistas (ej. coordinadores de proyectos) son interventores externos o internos? Los contratistas son interventores externos. Recuerde que si un contratista va a ser interventor de otros contratos, tal obligación debe estar expresamente consagrada en el contrato. 24. Las obligaciones de los interventores se las dejan a los funcionarios que administren el SIPE? No. 25. El registro del SIGEP cómo opera, cuál es el proceso a seguir? El objetivo del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público es que todos los contratistas hagan el registro personalmente; sin embargo, en principio sólo se registrarán los contratos de apoyo a la gestión directa definidos en el artículo 16 de la Resolución. La verificación del registro es responsabilidad del ordenador del gasto con apoyo de Desarrollo de Talento Humano. 26. Cuándo podemos tener acceso al formato de justificación DI-TH-CPS-001 al que hace referencia el artículo 21? El formato de justificación DI-TH-FO 120 ya se encuentra publicado en el Portal de la 27. Se tiene un formato de paz y salvo al que hace referencia el artículo 25? El formato de paz y salvo es el DI-TH-FO 123 que se encuentra publicado en el Portal de la 28. Se tiene formato para solicitud de excepción referenciado en el artículo 26? El formato de excepción es el DI-TH-FO 121 que se encuentra publicado en el Portal de la 29. Hay formato estándar para el informe a que hace referencia el artículo 29? No, los informes de seguimiento atienden a las dinámicas de cada proyecto y las instrucciones de cada dependencia; no obstante, el objetivo es que se tengan soportes de los pagos realizados a los contratistas. 30. Nuestros contratistas presentan cada mes un informe o reporte de actividades el cual es validado por el interventor. Según lo indicado en la Resolución, el informe lo debe seguir haciendo el interventor y se debe indicar claramente el porcentaje de cumplimiento de los productos? No. La dependencia es la que determina la forma de realizar el seguimiento y control a las actividades y productos ejecutados por el contratista; el objetivo del artículo 39 es tener un soporte de los pagos que se realizan a los contratistas. 4

5 31. Cuando se dice que según la Resolución de 2017 se elimina la cláusula de terminación unilateral cuál sería el procedimiento para terminar un contrato cuando el contratista está incumpliendo con los productos u obligaciones del contrato? La interventoría debe realizar un seguimiento estricto sobre el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista, levantar la información de los incumplimientos y de los llamados de atención realizados. Una vez obtenida la evidencia del incumplimiento se determinará el proceso a seguir conjuntamente con la Unidad de Asesoría Jurídica. Nota: Recordar que cualquier trámite referido al incumplimiento debe realizarse antes de la finalización del contrato. 5

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