PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FACTURAS ARRASTRADAS Y REFLEJADAS EN EL MOVIMIENTO DIARIO DE LAS CUENTAS POR PAGAR. Número: GL-03-2

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1 1. Descripción 1. a. Objetivo PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FACTURAS ARRASTRADAS Y REFLEJADAS EN EL MOVIMIENTO DIARIO DE LAS CUENTAS Número: GL-03-2 El objetivo del procedimiento es detallar los pasos a seguir para cerrar partidas abiertas de acreedor en periodo actual, que corresponden a facturas arrastradas de periodos anteriores devengadas no pagadas, y a las cuales la Unidad Financiera determine que su pago no corresponde. 1. b. Alcance El procedimiento será de aplicación toda vez que se requieran cerrar las facturas no canceladas que se reflejan como partidas abiertas del acreedor en el periodo anterior, compensando de esta forma todas aquellas facturas visualizadas como abiertas para cada acreedor en el reporte FBL1N - Acreedores -> Cuenta -> Visualizar/Modificar del sistema SIGAF sin afectar el periodo actual presupuestariamente (presupuesto). 2. Documentación 2. a. Definiciones Los Manuales de Usuario SIGAF son preparados por los Órganos Rectores de Hacienda; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el sistema SIGAF en la función de referencia. Página 1

2 Manuales de Procedimientos Vinculados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que tratan con este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo ó posteriores. 2. b. Referencias Manuales de Procedimientos Vinculados y respectivos manuales de Usuarios GL Cierre Mensual y Anual (Liquidación Presupuestaría y Patrimonial) 3. Desarrollo Los responsables de la aplicación de éste procedimiento son las Unidades Financieras, con el respaldo de los registros efectuados en el SIGAF y la documentación, información que dio lugar para la afectación a las cuentas en el momento contable del devengado. Este procedimiento puede utilizarse por parte de las Unidades Financieras, Auditorías Internas y Contabilidad Nacional para identificar y determinar aquellas facturas registradas como partidas abiertas y devengadas en el ejercicio económico anterior que se visualizan en la opción FBL1N del sistema SIGAF, correspondiendo por lo tanto la investigación y el análisis a cada Unidad Financiera para que procedan al cierre conforme lo establecido en el Manual de Usuario AP En lo concerniente al arrastre de facturas, cada Unidad Financiera es responsable del registro de todas aquellas facturas que afecten el momento contable del devengado y visualizadas como partidas abiertas en ese ejercicio económico, analizando indefectiblemente que no han sido pagadas y se proceda con el cierre conforme éste procedimiento y el manual de usuario AP Como apoyo en los puntos de control para el análisis y verificación de este tipo de facturas, los analistas de las Unidades Financieras y quienes corresponda, deben Página 2

3 utilizar los reportes del SIGAF correspondientes: FBL1N - Acreedores -> Cuenta -> Visualizar/Modificar partidas, el cual muestra todas aquellas partidas abiertas y compensadas, siendo para este procedimiento visualizar las facturas pendientes de pago según nombre y cédula del acreedor, número y monto de factura SIGAF, entre otras, y efectuar una comparación de acuerdo a la transacción FBL3N- Partida-Individual-Cuenta de Mayor, para determinar cuáles facturas están pendientes de pago, realizar el análisis y concluir que facturas están a derecho y proceder a eliminar las facturas arrastradas del periodo anterior. Corresponde a la Dirección de Contabilidad Nacional en cada cierre de periodo verificar los saldos pendientes de la cuenta por pagar por institución con el propósito de instar a las Unidades Financieras para que realicen los ajustes correspondientes antes de concluir con el proceso de liquidación del periodo contable que debe presentarse ante los entes rectores, fiscalizadores y controladores de la Hacienda Pública. Debe tenerse en cuenta que de conformidad con el Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la Republica y Presupuestos Públicos, corresponde a la Dirección de la Contabilidad Nacional realizar las conciliaciones necesarias, para garantizar la razonabilidad en el saldo de las cuentas, para lo cual podrá requerir de las Unidades Financieras, la información y documentación necesaria, toda vez que corresponde a esa Contabilidad Nacional efectuar la liquidación contable presupuestaria anual. 3. a. Responsabilidades Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades: Sector: Órganos Rectores Puesto de: Dirección Contabilidad Nacional Página 3

4 Analizar y considerar los lineamientos técnicos que regulan aspectos de la Administración Financiera relacionados con el arrastre de facturas devengadas por cancelar en el ejercicio económico siguiente. Comunicar a las Unidades Financieras para que visualicen y confronten el arrastre con las, partidas abiertas y procedan ajustar las facturas no canceladas. Comprobar la actualización de los saldos en la cuenta contable por pagar relacionadas con las partidas abiertas ajustadas y/o eliminadas (verificar que se afecten la cuentas que correspondan) Comunicar a la Unidad Financiera correspondiente el ajuste de las facturas aun pendientes de eliminar. Sector: Órganos Gestores Puesto de: Unidades Financieras Visualizar, identificar y verificar las partidas abiertas del ejercicio económico anterior que no corresponde el pago. Determinar el motivo y/o justificación de las partidas abiertas que no procedió su cancelación y que deban eliminarse. Registrar el abono de acreedor con el fin de compensar las partidas abiertas de periodos anteriores Liberar abono a acreedor Compensar factura original con abono a acreedor Verificar el ajuste realizado correspondiente a las facturas arrastradas y visualizadas como partidas abiertas cuyo pago no correspondía. Página 4

5 3. b. Actividades Describe brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia. PROCEDIMIENTO: CIERRE DE FACTURAS ARRASTRADAS Y REFLEJADAS EN EL MOVIMIENTO DIARIO DE LAS CUENTAS N Paso Responsable Acción Transacción de Referencia Documentos Asociados 10 Dirección Contabilidad Nacional Analizar y considerar los lineamientos técnicos que regulan aspectos de la Administración Financiera relacionados con el arrastre de facturas devengadas por cancelar en del ejercicio económico siguiente. SIGAF Manual de Usuario. MSIGAF GL Comunicar a las Unidades Financieras iniciando en el mes de marzo para que visualicen y confronten el arrastre con las, partidas abiertas y procedan ajustar las facturas no canceladas Página 5

6 20 Unidades Financieras Visualizar, identificar y verificar las partidas abiertas del ejercicio económico anterior que no corresponde el pago. Determinar el motivo y/o justificación de las partidas abiertas que no procedió su cancelación y que deban eliminarse. Registrar el abono de acreedor con el fin de compensar las partidas abiertas de periodos anteriores FBL1N - Acreedores - > Cuenta -> Visualizar/M odificar partidas FV65 Liberar abono a acreedor Compensar factura original con abono a acreedor F-44 Manual de Usuario. MSIGAF GL Dirección Contabilidad Nacional Verificar el ajuste realizado correspondiente a las facturas arrastradas y visualizadas como partidas abiertas cuyo pago no correspondía. Comprobar la actualización de los saldos en la cuenta contable por pagar relacionadas con las partidas abiertas ajustadas y/o eliminadas FBL1N FBL3N FS10N Comunicar a la Unidad Financiera Página 6

7 correspondiente el ajuste de las facturas aun pendientes de eliminar. 40 Fin del procedimiento Las Unidades Financieras cuando procedan a realizar los ajustes de las facturas arrastradas pendientes de eliminar, deben solicitar a la Unidad de Analisis Contable de la Contabilidad Nacional, mediante oficio, que se habilite la cuenta de mayor de resultado, asignada a su institución, por el tiempo requerido para realizar dicha tarea. (3113-###-###, según corresponda) Realizado por: Lizbeth Fallas Fallas Edwin Valverde Díaz Xinia Caravaca Fray Luigi Calvo Aguilar Aprobado por: Irene Espinoza Alvarado 24/11/11 Página 7

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