Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios

Transcripción

1 Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios Informe de la Auditoría Financiera a la Dirección de Administración y Finanzas a los Servicios Personales correspondientes al primer cuatrimestre de AUDITORÍA HOJA DE 14

2 INDICE Págs. I. PRESENTACIÓN II. ANTECEDENTES... 3 III. FUNDAMENTO IV. OBJETIVO V. ALCANCE VI. PROCEDIMIENTOS VII. LIMITANTES VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DE CONTROL INTERNO 6 IX. RESULTADOS X. CONCLUSIONES. 12 XI. ANEXOS AUDITORÍA HOJA 2 DE 14

3 I. PRESENTACIÓN ENTE AUDITADO INSTITUTO DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS. NOMBRE DE LA AUDITORÍA AUDITORÍA FINANCIERA A LOS SERVICIOS PERSONALES, CORRESPONDIENTES AL PRIMER CUATRIMESTRE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. NÚMERO DE AUDITORÍA PERÍODO REVISADO DEL 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL DE PROGRAMA DE INVERSIÓN /EJERCICIO PRESUPUESTAL GASTO CORRIENTE, EJERCICIO 2009 FECHA DE INICIO 7 DE SEPTIEMBRE DEL 2009 FECHA DE TÉRMINO 6 DE OCTUBRE DEL 2009 SERVIDORES PÚBLICOS QUE INTERVINIERON LIC. HIPÓLITO ROMERO RESÉNDEZ.- CONTRALOR INTERNO C.P. R. MA. DE LA LUZ MACEDO BERNAL.- JEFE DE DEPTO. DE AUDITORÍA AUDITORÍA HOJA 3 DE 14

4 II. ANTECEDENTES Se crea el Organismo Público Autónomo de carácter Estatal denominado Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, dotado de personalidad jurídica y patrimonio propios, con autonomía operativa, presupuestaria y de decisión, que tiene por objeto la difusión, protección y respeto al derecho de acceso a la información pública y a la protección de datos personales de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios. III. FUNDAMENTO Con fundamento en las atribuciones que establece el artículo 129 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; artículos 56, 60 fracción XXVII y 69 del Decreto número 172 con el que se tuvo a bien aprobar reformas, adiciones y derogaciones a la actual Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, publicado en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México, denominado Gaceta del Gobierno de fecha 24 de julio de 2008; y en cumplimiento al Programa Anual de Auditoría 2009, el Lic. Hipólito Romero Reséndez, Contralor Interno del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, emitió el oficio número INFOEM/CI/077/2009 de fecha 7 de septiembre del 2009, dirigido al Lic. Raúl Méndez Rubio, Director de Administración y Finanzas mediante el cual se comisiona a la C.P. Roberta Ma. de la Luz Macedo Bernal, para llevar a cabo la Auditoria Financiera a los Servicios Personales, correspondientes al primer cuatrimestre de IV. OBJETIVO Verificar que las erogaciones por remuneraciones al personal del Instituto, correspondan a servicios efectivamente recibidos por éste, verificando que los sistemas de control interno operativo y contable, aseguren la eficiencia y eficacia de su manejo, mediante la aplicación de pruebas de auditoría pertinentes. AUDITORÍA HOJA 4 DE 14

5 V. ALCANCE Se autorizó un presupuesto de egresos para el Ejercicio Fiscal 2009 por $13 812, para ejercer en el Capítulo de Gasto 1000 Servicios Personales durante el primer cuatrimestre de Se ejercieron recursos del presupuesto por la cantidad de $11 175, del Capítulo de Gasto 1000 Servicios Personales, revisándose el soporte documental al 100% de los recursos ejercidos. Se determinó un importe por ejercer al mes de abril de 2009 por $2 636, del Capítulo 1000 Servicios Personales. Se autorizó una ampliación presupuestal no líquida para el Capítulo de Gasto 1000 Servicios Personales por la cantidad de $100, autorizada por la Secretaria de Finanzas mediante oficio número /0579/2009 del 19 de abril de 2009, derivada de las economías del ejercicio presupuestal PRESUPUESTO AUTORIZADO Y EJERCIDO ENERO ABRIL 2009 Mes Presupuesto de Egresos 2009 Capítulo 1000 Servicios Personales Presupuesto Autorizado Anual Programado mensual Recursos Ejercidos Por Ejercer Importe auditado Enero , , , , , Febrero , , , , , Marzo , , , , , Abril , , , , , TOTAL $15,014, $11 175, $11 175, VI. PROCEDIMIENTOS 1. Se aplicó el Cuestionario de Control Interno al Titular de la Dirección de Administración y Finanzas con el objeto de evaluar sus procedimientos de control interno establecidos en la materia. 2. Se solicitó la documentación correspondiente al manejo presupuestal y contable de las remuneraciones, prestaciones y gratificaciones al personal, durante el periodo revisado. 3. Se integró el presupuesto de egresos autorizado, programado y ejercido del capítulo 1000 Servicios Personales de los meses de enero a abril de AUDITORÍA HOJA 5 DE 14

6 4. Se verificó que la integración de plantillas y asignación de sueldos, se apeguen al tabulador y catálogos autorizados. 5. Se verificó que las deducciones efectuadas a los servidores públicos, se apeguen a la normatividad aplicable. 6. Se verificó el cálculo para el pago de aguinaldo primera parcialidad de Se verificó el cálculo para el pago de gratificación (10 días) correspondiente al primer periodo de Se verificaron los movimientos de alta ante el ISSEMYM y Formato Único de Movimientos de Personal FUMP. 9. Se revisó la conformación de los expedientes de personal de conformidad con los requisitos establecidos para el personal de nuevo ingreso al Instituto. 10. Se efectuó el análisis del pago de remuneraciones al personal, los cuales deben ser acordes a los puestos asignados. 11. Se verificaron las percepciones mensuales otorgadas a los servidores públicos. 12. Se verificaron los pagos de contribuciones de ISR por sueldos y salarios. 13. Se verificaron las retenciones y enteros por cuotas y aportaciones al ISSEMYM. 14. Se elaboraron Cédulas de Observaciones con Probable Violación a la Normatividad, mismas que fueron comentadas con el área auditada. 15. Se elaboraron Cédulas de Observaciones de Mejora, mismas que fueron comentadas con el área auditada. VII. LIMITANTES. No se presentaron limitantes para el desarrollo del trabajo de auditoría. VIII. EVALUACIÓN AL AMBIENTE DEL CONTROL INTERNO. Derivado del estudio al Control Interno, establecido por el área auditada para el manejo de los servicios personales se considera lo siguiente: 1) Se tiene asignado un servidor público con el nivel de Jefe de Departamento para el manejo de los servicios personales. 2) El manejo de los servicios personales se apega en lo general a las normas administrativas y procedimientos establecidos en el Manual de AUDITORÍA HOJA 6 DE 14

7 Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal, así como a las políticas internas establecidas por el Instituto que vienen a complementar la normatividad emitida. 3) Se encuentra en proceso de autorización el Reglamento Interior del Instituto, en cuanto se aprueba se emitirá el Manual de Organización y de Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas. 4) La documentación que comprueba las erogaciones efectuadas (Nóminas) se encuentra debidamente validada, con las firmas del servidor público que elabora y autoriza. 5) Se detectaron documentos faltantes en los expedientes de los servidores públicos contratados por el Instituto, por lo que se recomendó integrar adecuadamente los expedientes y cumplir con los requisitos para la contratación del personal establecidos por el Instituto. 6) Se detectaron inconsistencias en el movimiento de alta ante el ISSEMYM y el Formato Único de Movimientos de Personal autorizado de dos servidores públicos, por lo cual se recomienda actualizar los formatos FUMP y en lo subsecuente supervisar los trámites de alta del personal contratado por el Instituto. 7) El registro implementado para el control del periodo vacacional disfrutado y no disfrutado, es mediante oficios emitidos por los Titulares de las áreas administrativas que conforman el Instituto, mediante el cual informan del personal a su cargo que tiene derecho a disfrutar el periodo vacacional que corresponda. 8) No se supervisa adecuadamente por parte de la Dirección de Administración y Finanzas el cumplimiento de la normatividad que regula la función de servicios personales en lo que se refiere al pago de aguinaldo y gratificación primera parcialidad de 2009, toda vez que se detectaron diferencias en el pago de dichas prestaciones, por lo que se recomienda al personal encargado de los trabajos relativos a dicha función, apegarse a la normatividad aplicable. AUDITORÍA HOJA 7 DE 14

8 IX. RESULTADOS. A) OBSERVACIÓN CON PROBABLE VIOLACIÓN A LA NORMATIVIDAD: OBSERVACIÓN 1: Se determinaron pagos realizados sin apego a la normatividad por concepto de aguinaldo primera parcialidad de 2009 (enero a abril) por la cantidad de $3, (TRES MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS 19/100 M.N.), como se detalla: Importe pagado Servidor Público de más Martín Fragoso Miranda 2, Ricardo Gómez Ortiz Janele Elizalde Ortega $3, Infringiendo lo establecido en el artículo 78 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios y artículo 42 fracciones I y III de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Dicha irregularidad pudiera considerarse presunta responsabilidad administrativa de los servidores públicos Raúl Méndez Rubio y José Lagunas Linares, con cargos de Director de Administración y Finanzas y Jefe de Departamento de Recursos Humanos, Organización y Métodos, respectivamente, toda vez que se otorgaron pagos sin apego a la normatividad. B) OBSERVACIONES DE MEJORA: OBSERVACIÓN 1: Se determinó un pago pendiente de efectuar por un monto de $ (SETECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS 28/100 M.N.), por concepto de Aguinaldo primera parcialidad de 2009, correspondiente a la parte proporcional de acuerdo a los días trabajados por el Servidor Público Roberto Villeda Avendaño con cargo de Chofer a partir del 16 de abril de AUDITORÍA HOJA 8 DE 14

9 ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: La Dirección de Administración y Finanzas deberá cubrir el pago de $ (SETECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS 28/100 M.N.), determinado por concepto de Aguinaldo primera parcialidad 2009 (enero-abril), al Servidor Público Roberto Villeda Avendaño, como lo señala el artículo 78 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. OBSERVACIÓN 2: Se determinaron pagos pendientes de efectuar por un total de $18, (DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS 36/100 M.N.), por concepto de Gratificación (10 días) del primer periodo de 2009 (enero a junio), correspondiente a la parte proporcional de acuerdo a los días trabajados por los Servidores Públicos adscritos al Instituto, como se detalla: Servidor Público Fecha de Ingreso Importe por pagar Gloria Leticia Nolasco Vázquez 01/03/2009 5, Cesar Alfredo Segundo Espinoza 01/03/2009 2, Manuel Alberto Téllez Espinosa 01/03/2009 5, Juan Carlos Olguín Flores 16/03/2009 3, Roberto Villeda Avendaño 16/04/2009 1, $18, ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: La Dirección de Administración y Finanzas deberá cubrir el pago de $18, (DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS 36/100 M.N.), determinado por concepto de Gratificación (10 días) primera parcialidad de 2009, a los Servidores Públicos que causaron alta al Instituto durante el periodo del 1 de marzo al 30 de abril de 2009, toda vez que corresponde a trabajos ya devengados. OBSERVACIÓN 3: Derivado de la revisión a 10 expedientes de los Servidores Públicos, que ingresaron al Instituto durante el periodo de enero a abril de 2009, se observó que estos no cuentan con la documentación completa de acuerdo a los requisitos para la contratación de personal de nuevo ingreso establecidos por el Instituto. AUDITORÍA HOJA 9 DE 14

10 ACCIONES DE MEJORA CONVENIDAS: Es necesario que la Dirección de Administración y Finanzas recopile de los Servidores Públicos contratados la documentación requerida por el Instituto con la finalidad de integrar adecuadamente el expediente de personal y se informe a esta Contraloría Interna para su verificación. Cabe mencionar que la conformación de los expedientes con las requisitos autorizados mediante acuerdo número ITAIPEM/ORD/(15/2009.LIX emitido por el Pleno del Instituto, se llevará a cabo para el personal de nuevo ingreso al INFOEM a partir del 22 de abril del 2009, fecha en que fueron aprobados, por lo que la observación determinada será solventada con los requisitos vigentes en su momento. Se recomienda una adecuada supervisión a la conformación y actualización de los expedientes de los Servidores Públicos adscritos al Instituto. OBSERVACIÓN 4: Derivado de la revisión a los trámites de alta de los Servidores Públicos contratados por el Instituto, se determinaron inconsistencias en la fecha del movimiento de alta ante el ISSEMYM y la que señala el Formato Único de Movimientos de Personal autorizado por el Comisionado Presidente del Instituto, correspondiente a los Servidores Públicos que se detallan: Servidor Público Puesto Fecha de alta ISSEMYM Fecha de alta FUMP Ricardo Gómez Ortiz Asistente Ejecutivo 16/01/ /02/2009 Gloria Leticia Nolasco Vázquez Subdirectora de Verificación 01/03/ /03/2009 ACCIONES DE MEJORA CONVENIDAS: Se requiere que la Dirección de Administración y Finanzas efectué las correcciones necesarias en el formato FUMP con el fin de contar con la información correcta. Se recomienda una adecuada supervisión a los trámites de alta de acuerdo a las funciones que tiene encomendadas en el Reglamento Interior del Instituto. AUDITORÍA HOJA 10 DE 14

11 OBSERVACIÓN 5: Derivado de la revisión a los expedientes de personal se determinaron inconsistencias en la documentación del Servidor Público José del Castillo Aranda, toda vez que en el expediente obra una constancia expedida por el Director de Administración y Finanzas que ampara un servicio prestado al Instituto a partir del 16 de agosto del 2008, mientras que el Formato Único de Movimientos de Personal señala fecha de alta del 1 de enero de 2009 ocupando el puesto de Subdirector adscrito al Comisionado del ITAIPEM. ACCIÓN DE MEJORA CONVENIDA: Se requiere que la Dirección de Administración y Finanzas aclare las inconsistencias detectadas en relación a la documentación del Servidor Público José del Castillo Aranda, que permita conocer la información correcta. OBSERVACIÓN 6: Se determinaron pagos realizados de más por concepto de Gratificación (10 días) primera parcialidad de 2009 (enero a junio) por la cantidad de $ (CIENTO DOCE PESOS 58/100 M.N.), como se detalla: Importe pagado de Servidor Público más Martín Fragoso Miranda Elizabeth Soria León Ricardo Gómez Ortiz Janele Elizalde Ortega $ ACCIONES DE MEJORA CONVENIDAS: Se requiere que la Dirección de Administración y Finanzas reintegre a la cuenta de cheques del Instituto, el importe determinado de más por concepto de pago de Gratificación (10 días) por un importe de $ Se recomienda llevar a cabo una adecuada supervisión por parte del superior jerárquico al personal encargado de los trabajos operativos relativos a la función de Servicios Personales. AUDITORÍA HOJA 11 DE 14

12 X. CONCLUSIONES. Derivado de la Auditoría Financiera practicada a la Dirección de Administración y Finanzas, relativa a los Servicios Personales, correspondiente al primer cuatrimestre de 2009, se determinó lo siguiente: Se autorizó un presupuesto para el Capítulo 1000 Servicios Personales por un importe de $13 812, para ejercer durante el primer cuatrimestre de Se efectuaron erogaciones con cargo al presupuesto por un monto de $11 175, del Capítulo de Gasto 1000 Servicios Personales, durante el periodo auditado. Se determinaron recursos pendientes de ejercer al 30 de abril de 2009 por la cantidad de $2 636, del Capítulo 1000 Servicios Personales. Se autorizó una ampliación presupuestal no líquida para el Capítulo de Gasto 1000 Servicios Personales por la cantidad de $100, autorizada por la Secretaria de Finanzas mediante oficio número /0579/2009 del 19 de abril de 2009, derivada de las economías del ejercicio presupuestal Como resultado de la revisión a los registros contable y presupuestal se concluye que se realizaron de conformidad con lo establecido en el Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México y al Clasificador por Objeto del Gasto. De acuerdo a la revisión y análisis efectuado a la documentación que soporta la asignación de remuneraciones al personal adscrito al Instituto, se desprende que se apegan al tabulador de sueldos establecido por el Instituto, de igual forma las cuotas al ISSEMYM y retenciones de impuestos autorizadas se apegan a la normatividad establecida. Respecto a la prestación económica por concepto de Aguinaldo primera parcialidad de 2009, se considera que esta se apega en lo general a lo establecido en la normatividad aplicable, no obstante que se detectó una irregularidad que pudiera considerarse presunta responsabilidad de carácter disciplinario, toda vez que se otorgaron pagos sin apego a la normatividad por concepto de aguinaldo primera parcialidad de 2009 (enero a abril) por un total de $3, (TRES MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS AUDITORÍA HOJA 12 DE 14

13 19/100 M.N.), pagada de más a tres servidores públicos adscritos al Instituto, infringiendo lo establecido en el artículo 78 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Por otro lado, se determinaron seis Observaciones de Mejora consistentes en: Un Pago pendiente de efectuar por un monto de $ (SETECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS 28/100 M.N.), correspondiente al Aguinaldo primera parcialidad de 2009, del Servidor Público Roberto Villeda Avendaño, de acuerdo a lo señalado en el artículo 78 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Pagos pendientes de efectuar por un total de $18, (DIECIOCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS 36/100 M.N.), correspondiente a Gratificación (10 días) del primer periodo de 2009 (enero a junio), a cinco Servidores Públicos adscritos al Instituto, toda vez que se considera trabajo ya devengado. Integración incompleta de los expedientes de personal de acuerdo a los requisitos establecidos por el Instituto. Inconsistencias detectadas en la fecha del movimiento ante el ISSEMYM y la fecha de alta que señala el Formato Único de Movimientos de Personal correspondiente a dos Servidores Públicos. Inconsistencias en la documentación del Servidor Público José del Castillo Aranda, toda vez que en el expediente obra una constancia expedida por el Director de Administración y Finanzas, en la que se muestra una fecha de ingreso distinta a la señalada en el Formato Único de Movimientos de Personal autorizado. Se determinaron pagos realizados de más por concepto de Gratificación (10 días) primera parcialidad de 2009 (enero a junio) por la cantidad de $ (CIENTO DOCE PESOS 58/100 M.N.), a cuatro Servidores Públicos adscritos al Instituto. Dichas Observaciones fueron comentadas con el Director de Administración y Finanzas, proponiendo las acciones de mejora para su implementación. AUDITORÍA HOJA 13 DE 14

14 Es imprescindible que la Dirección de Administración y Finanzas supervise y verifique que se cumpla con la normatividad aplicable al manejo de los Servicios Personales de acuerdo a sus funciones encomendadas, con el propósito de mejorar el control interno existente y evitar la recurrencia de la problemática detectada. XI. ANEXOS Se anexa la Carta de Observaciones con Probable Violación a la Normatividad que contiene una observación y la Carta de Observaciones de Mejora que contiene seis observaciones pendientes de solventar. Supervisó Elaboró Lic. Hipólito Romero Reséndez Contralor Interno C.P. R. Ma. de la Luz Macedo Bernal Jefe de Departamento de Auditoría Informe elaborado en la Contraloría Interna del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios el 6 de octubre del AUDITORÍA HOJA 14 DE 14