Plan de Contingencias

Transcripción

1 Procedimiento de entrada y salida terrestre de mercancías Plan de Contingencias Versión 3.0 Marzo 2014 Procedimiento: Entrada y Salida Terrestre de Mercancías Plan de Contingencias Fecha: Marzo de 2014 Fuente:

2 0. Control de cambios Objetivos Alcance y campo de aplicación Descripción del procedimiento Contingencia del consignatario, de la empresa de transporte o del transitario Contingencia del CI-SAU Caída de las comunicaciones Caída del sistema informático Contingencia de la terminal o del depósito de contenedores Contingencia de PORTIC Diagrama resumen Procedimientos vinculados Mantenimiento de la guía... 9 Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 2 Marzo de 2014

3 0. Control de cambios La versión 3.0 de este procedimiento introduce los siguientes cambios con respecto a la versión 2.0 de noviembre de 2007: La reciente instalación de puertas automáticas en las terminales y su incapacidad para procesar documentos en papel ha obligado a elaborar una nueva versión del Plan de Contingencias para los Procedimientos de Entrada y Salida Terrestre de Mercancías que sea compatible con aquéllas. Cambios incorporados a la versión de trabajo 2.0 de noviembre de 2007, como consecuencia de la reunión del Proyecto de Mejoras a los Procedimientos de Entrada y Salida Terrestre de Mercancías del 28 de noviembre de 2007: Se acuerda informar de la activación y finalización de los planes de contingencia a la Asociación de Transitarios (ATEIA) y Colegio de Agentes y Comisionistas de Aduanas (COACAB). Se acuerda que las empresas de transporte, con independencia del número del número de camiones y operaciones a las que les afecte, cuando deban aplicar el Plan de Contingencia sólo deberán presentar la documentación en papel en vez de dirigirse al CI-SAU Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 3 Marzo de 2014

4 1. Objetivos Con la implantación de puertas automáticas en las terminales de contenedores, la posibilidad de acceder a éstas con documentación en papel carece de sentido. En este nuevo escenario, se ha elaborado un nuevo Plan de Contingencias de los procedimientos de Entrada y Salida Terrestre de Mercancías con el objetivo de cumplir con dos premisas básicas: 1. Permitir la realización de la operativa, con independencia de la contingencia 2. Asegurar la trazabilidad de las operaciones una vez recuperada la normalidad 2. Alcance y campo de aplicación En este documento se analizan aquellos puntos en los que se pueden producir disfunciones en los Procedimientos de Entrada y Salida Terrestre de Mercancías y se proponen vías alternativas para que se pueda llevar a cabo la operativa prevista sin perder la trazabilidad de las operaciones. Los Procedimientos de Entrada y Salida Terrestre de Mercancías y este Plan de Contingencias se centran en el tráfico de contenedores. 3. Descripción del procedimiento El Plan de Contingencias se encuentra estructurado por apartados en función del agente que presenta la contingencia. En el interior de estos apartados, y a fin de facilitar la comprensión de éste plan, se incluyen sub-apartados específicos en función del tipo de contingencia que sufre el agente indicado Contingencia del consignatario, de la empresa de transporte o del transitario Los consignatarios son los responsables de enviar telemáticamente los entrégueses y admítases a las terminales y determinadas órdenes de transporte a las empresas de transporte; los transitarios envían órdenes de transporte a las empresas de transporte; y las empresas de transporte emiten telemáticamente los preavisos a las terminales. Por norma general, las terminales no aceptarán aquellas operaciones para las que no se haya recibido telemáticamente su entréguese o admítase del consignatario y el mensaje de preaviso de la empresa de transporte. Para la elaboración de los preavisos, el agente o conductor del camión deberá dirigirse al CI- SAU para la generación de los documentos en formato telemático. Para la generación de los entrégueses, los admítases y las órdenes de transporte, el agente emisor dispondrá de dos alternativas: Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 4 Marzo de 2014

5 Dirigirse al CI-SAU donde dispondrá de un PC con conexión a internet para acceder a la web de la aplicación de PORTIC Consignatarios y proceder a la generación manual de los documentos. Buscar un punto de conexión a internet alternativo Contingencia del CI-SAU El CI-SAU (Centro de Identificación del Servicio de Acceso Unificado de la Autoridad Portuaria) se encarga de tramitar las Autorizaciones Específicas (AE) para efectuar operaciones concretas en terminales de contenedores y/o depósitos de contenedores del Puerto de Barcelona, con un conductor y una tractora determinados, durante un periodo de cuarenta y ocho horas en los supuestos en los que se presente la documentación en papel. También tramita el preaviso o preavisos precisos para tales operaciones, de acuerdo con lo establecido en el documento de Condiciones particulares de las autorizaciones para el desarrollo de la actividad de transporte terrestre de contenedores en el puerto de Barcelona publicado en la web del Puerto de Barcelona ( Caída de las comunicaciones En caso de caída de las comunicaciones en el CI-SAU, se deberán esperar 30 minutos antes de la activación del Plan de Contingencias a fin de dar la oportunidad de que se restablezcan las comunicaciones. Tras los primeros 30 minutos y en caso de que no se hayan restablecido las comunicaciones, el CI-SAU activará el Plan de Contingencias. Este Plan de Contingencias consistirá en comunicar al SAU (Servicio de Acceso Unificado ubicado en el World Trade Center Barcelona), por teléfono, las gestiones a realizar para que éstas se introduzcan en la aplicación desde allí Caída del sistema informático En caso de caída del sistema informático, el personal del CI-SAU usará la aplicación PORTIC transportistas para generar los preavisos Contingencia de la terminal o del depósito de contenedores En caso de caída de los sistemas de una determinada terminal o un depósito de contenedores se deberán esperar 30 minutos para dar la oportunidad de que la citada empresa pueda restablecer su sistema. Tras los primeros 30 minutos y en caso de que el sistema no se haya recuperado, la terminal o dépot deberá enviar un comunicado de incidencia al CI-SAU con un informe de la gravedad del problema, una previsión del tiempo de resolución y, si es necesario, un protocolo a seguir para las operaciones. El CI-SAU será el encargado de difundir el contenido del informe entre los agentes implicados. Como medida complementaria, el CI-SAU deberá avisar a la Policía Portuaria para que, si es necesario, tome medidas para garantizar la seguridad y el buen funcionamiento del puerto. Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 5 Marzo de 2014

6 A partir de éste primer comunicado, la terminal o depósito de contenedores deberá enviar cada hora, hasta el restablecimiento completo del sistema, un comunicado de actualización del estado de la incidencia al CI-SAU Contingencia de PORTIC En caso de caída de los sistemas de PORTIC se deberán esperar 30 minutos para dar la oportunidad de que sus técnicos puedan restablecer sus sistemas. Tras los primeros 30 minutos y en caso de que los sistemas no se hayan recuperado, PORTIC deberá enviar un comunicado de incidencia al CI-SAU con un informe de la gravedad del problema y una previsión del tiempo de resolución. El CI-SAU será el encargado de difundir el contenido del informe entre los agentes interesados. Como medida complementaria, el CI-SAU deberá a la Policía Portuaria para que, si es necesario, tome medidas para garantizar la seguridad y el buen funcionamiento del puerto. A partir de éste primer comunicado, PORTIC deberá enviar cada hora, y hasta el restablecimiento completo del sistema, un comunicado de actualización del estado de la incidencia al CI-SAU. En caso de que los sistemas de PORTIC no se hayan restablecido pasada 1 hora desde el momento de la difusión pública de la incidencia por parte del CI-SAU, las terminales y dépots deberán aceptar la presentación de documentos en papel que deberán introducir de forma manual en sus sistemas a fin de garantizar la trazabilidad de las operaciones. En caso de que se restablezcan los sistemas una vez se han empezado a aceptar documentos en papel, las terminales y dépots dejarán un margen de 30 minutos, tras la recuperación, para terminar las operaciones empezadas en papel. Tras este plazo, la documentación en papel dejará de ser aceptada y todas las operaciones requerirán del envío previo de la documentación electrónica correspondiente. Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 6 Marzo de 2014

7 3.5. Diagrama resumen A continuación se muestra, en forma de diagrama de flujo, cómo se debe actuar en cada supuesto de contingencia: Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 7 Marzo de 2014

8 4. Procedimientos vinculados A continuación se especifican los procedimientos de intercambio documental, de aplicación en el puerto de Barcelona, relacionados con el presente procedimiento: Procedimiento de entrada terrestre de mercancías al Puerto de Barcelona (EMT) Procedimiento de salida terrestre de mercancías del Puerto de Barcelona (SMT) Procedimiento de traslado de contenedores en el Puerto de Barcelona Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 8 Marzo de 2014

9 5. Mantenimiento de la guía Para cualquier solicitud de cambio o cuestiones relacionadas con este procedimiento, deberán dirigirse a: Secretaría del FAX: forum.telematic@portdebarcelona.cat WWW: Procedimiento: ESMT - Plan de Contingencias 9 Marzo de 2014