TRÁMITE DOCUMENTARIO:

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1 UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS TRÁMITE DOCUMENTARIO: PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMAS (Régimen de Estudios: Distancia) DECANO Dr. JESÚS ANTONIO RIVERA ORÉ SAN ISIDRO, ABRIL 2015

2 INTRODUCCIÓN El presente documento, que se pone a disposición de las autoridades y comunidad universitaria de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega, se enmarca dentro del proceso de acreditación en curso de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y constituye una revisión y actualización a abril de 2015, de los trámites documentarios que tiene que seguir el usuario, en cuanto a requisitos y procedimientos y su expresión en flujogramas. 2

3 SEGUNDA PARTE TRÁMITE DOCUMENTARIO DEL RÉGIMEN DE ESTUDIOS A A continuación se presenta la relación de los trámites documentarios que con frecuencia realiza el estudiante de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega en el régimen de estudios a distancia y que se van a especificar a través de requisitos, ruta de trámite a seguir y su expresión en flujogramas. 1. ACTA APERTURA DE CUADERNO PRATICAS PREPROFESIONALES 2. ACTUALIZACION DE MATRICULA 3. AMPLIACION DE CREDITOS 4. CAMBIO DE OPE 5. CARNET UNIVERSITARIO DUPLICADO 6. CARTA DE PRESENTACION PRACTICAS PRE PROFESIONALES (A PARTIR DE OCTAVO CICLO) 7. CARTA DE PRESENTACION (I al VII) 8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS 9. CONSTANCIA DE EGRESO 10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS 11. CONSTANCIA DE INGRESO 12. CONSTANCIA DEL TERCIO O QUINTO SUPERIOR 95

4 13. CONSTANCIA PRACTICAS PRE-PROFESIONALES 14. DEVOLUCIÓN DE DINERO 15. DIPLOMA DE INGLES 16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE) 17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA) 18. EXAMEN SUSTITUTORIO 19. EXAMEN DE APLAZADOS 20. GRADO DE BACHILLER 21. MATRICULA DE CURSOS POR CRÉDITOS 22. RECORD DE NOTAS 23. RECTIFICACIÓN DE MATRICULA 24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE 25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL) 26. RESERVA DE MATRÍCULA (sólo para ingresantes) 27. TITULO PROFESIONAL 28. TITULO PROFESIONAL (PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD) 29. TRANSFERENCIA DE PAGO (SE MATRICULA Y DECIDE RETIRARSE) 30. TRASLADO DE EXAMEN 96

5 1. ACTA APERTURA DE CUADERNO PRATICAS PREPROFESIONALES REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al decano 2 Carta de presentación 3 Carta de aceptación 4 Cuaderno A-4 color verde con carátula 5 Recibo por derecho de tramite documentario S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción y Verificación de requisitos. 2 3 SECRETARIA ACADEMICA Análisis del documento (alumno debe acreditar haber aprobado del I al VII ciclo) Entrega el cuaderno verde A4 con el acta de apertura del interesado a las OPE quien entrega a interesados 97

6 1. ACTA DE APERTURA DEL CUADERNO DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES SECRETARÍA USUARIO ACADÉMICA Inicio Recepción y verificación de documentos MESA DE PARTES Análisis de documentos y elaboración de acta de apertura MESA DE PARTES l cuaderno verde A4 con el acta de apertura Visación por Jefe de Prácticas Pre- Profesionales y Secigra Fin Entrega del cuaderno verde A4 con el acta de apertura Revisión y reformulación: GAAC Sólo para entidad privada se envía a OPE 98

7 2. ACTUALIZACION DE MATRICULA Es el documento que emite la Facultad, donde se autoriza la activación del pago de matrícula, para aquellos alumnos que dejaron de estudiar uno ó más semestres académicos. El alumno deberá adecuarse al currículo REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por derecho de actualización de matrícula S/ Recibo de trámite documentario S/ Constancia de no adeudar a la Universidad N º Oficina 1 Recepción y Verificación de requisitos. RUTA DEL TRAMITE Tramite que realiza 2 Análisis y elaboración de la resolución de actualización de matrícula. 3 DECANAT O Recepción, revisión y firma de Carta y Resolución de Actualización de matricula 4 DE Se remite Resolución a:-economía (activa Pago de matrícula) -Oficina de Informática y Telecomunicaciones ECONOMÍA 5 Resolución firmada para entrega al alumno o lo remite a las OPES 99

8 2. ACTUALIZACIÓN DE MATRÍCULA USUARIO DECANATO S EXTERNAS Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración resolución y carta a oficina externa Recepción y firma de resolución y carta Oficina de Economía recepción de resolución Activación pago matrícula resolución Oficina Informática y Telecomunicac. recepción de resolución Fin Entrega de resolución Activación matrícula Revisión y reformulación: GAAC 100

9 3. AMPLIACION DE CREDITOS Es el derecho que adquieren los estudiantes, como resultado de un rendimiento académico excelente. Permite al alumno llevar más créditos de los autorizados por su matrícula regular. REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Ficha de matrícula del ciclo vigente 3 Boleta de Notas (semestre anterior NO TENER CURSOS DESAPROBADOS o NSP) 4 Recibo por Tramite S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 OPE Recepción y Verificación de requisitos. 2 OPE 3 TESORERIA DE LA UNIVERSIDAD Verifica información, autoriza y se coordina con cuentas corrientes para que se cargue el monto a pagar. Realiza el cobro de acuerdo a la cantidad de créditos autorizados y según categoría 4 ALUMNO Paga y presenta el voucher original a su OPE 5 OPE Realiza la matrícula. 101

10 3. AMPLIACIÓN DE CRÉDITOS USUARIO OPE OPE TESORERÍA DE LA UNIVERSIDAD Inicio Recepción y verificación de documentos Verificación, Autorización y entrega al alumno Realiza cobro Registra cobro de ampliación de créditos Interesado realiza pago en Tesorería Entrega recibo de ampliación de créditos a alumno Interesado adjunta pago a OPE Procesa ampliación e informa al alumno Fin Revisión y reformulación: GAAC 102

11 4. CAMBIO DE OPE REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por derecho de trámite documentario S/ Recibo por derecho de cambio S/ Reporte de matrícula del ciclo anterior (si dejó de estudiar copia de Resolución de actualización y de matrícula) RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción, verificación de requisitos y elaboración de resolución 2 SECRETARIA ACADEMICA V B. Secretario Académico 3 DECANATO Recepción y firma de resolución y envía a Oficina de Economía 4 ECONOMÍA Resolución y actualización de pagos 5 DE INFORMÁTICA Y Resolución y Actualiza cambio TELECOMUNICACIONES 6 SECRETARIA ACADEMICA Resolución firmada 7 Resolución firmada para entrega al alumno 103

12 4. CAMBIO DE OPE USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA DECANATO S EXTERNAS Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración resolución y carta a oficina externa VoBo Secretario Académico Recepción y firma de resolución y carta Oficina de Economía recepción de resolución resolución resolución Actualización de pago Oficina Informática y Telecomunicac. recepción de resolución Fin Entrega de resolución Actualización cambio OPE Revisión y reformulación: GAAC 104

13 5. CARNET UNIVERSITARIO - DUPLICADO REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Denuncia de perdida - PNP 3 Reporte de Matricula 4 Recibo por Duplicado de carnet S/ Recibo de trámite S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción y verificación de requisitos 2 Elabora carta para Vicerrectorado (para atención por Oficina de Servicios Académicos del Vicerrectorado) 3 DECANATO Firma de carta por Decano y envío a Vicerrectorado 4 VICERRECTORADO Tramitan carnet 5 carnet y entrega a la OPE, para que a su vez, entregue al interesado 105

14 5. CARNET UNIVERSITARIO (DUPLICADO) USUARIO DECANATO VICERRECTORADO ANR Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora carta para Vicerrectorado Firma y envío de carta a Vicerrectorado carta solicitud Tramita carnet duplicado ante ANR Emite duplicado de carnet y envía a Vicerrectorado Recoge carnet duplicado y entrega a alumno Recepciona carnet duplicado Fin Revisión y reformulación: GAAC 106

15 6. CARTA DE PRESENTACION PRACTICAS PRE PROFESIONALES (A PARTIR DE OCTAVO CICLO) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por Carta de Presentación S/ Record de notas (copia) 4 Recibo S/ por trámite documentario NOTA NO DEBE TENER NINGÚN CURSO PENDIENTE DE PRIMERO AL SÉPTIMO CICLO RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES requisitos 2 SECRETAARÍA ACADÉMICA Revisión y elaboración de carta y VºBº del Jefe de Prácticas 3 DECANATO Recepción y firma de carta 4 carta y lo remite a la OPE 107

16 6. CARTA DE PRESENTACIÓN DE PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES (A PARTIR DE OCTAVO CICLO) USUARIO DECANATO Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración de carta Recepción y firma de carta carta firmada Fin Remite carta a OPE Revisión y reformulación: GAAC 108

17 7. CARTA DE PRESENTACION (II al VII) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por carta de presentación S/ Reporte de matrícula (copia) 4 Recibo por derecho de trámite S/ NOTA NO VÁLIDO PARA PRÁCTICAS PRE-PROFESIONALES RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción y Verificación de requisitos 2 DECANATO Recepción y verificación y derivación a Secretaría Académica para el informe del alumno 3 SECRETARIA ACADEMICA 4 DECANATO 5 Elabora informe de situación académica del alumno y lo deriva a Decanato Recepción informe para elaboración de carta con su respectiva visación y firma por el Señor decano carta firmada para entrega a interesado o remitir a la OPE 109

18 7. CARTA DE PRESENTACIÓN (II AL VII CICLO) USUARIO DECANATO SECRETARÍA ACADÉMICA Inicio Recepción y verificación de documentos MESA DE PARTES Recepción, verificación y derivación a Secretaría Académica Elabora el informe de la situación académica del alumno y derivación al Decano MESA DE PARTES carta firmada Recepción,de Informe y elaboración de carta con respectiva visación y firma Fin Entrega de carta a alumno O remite a OPE Revisión y reformulación: GAAC 110

19 8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS Es el documento que emite la Facultad a través de la Oficina de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad firmado por el Decano de la Facultad, en el que se consigna las notas por asignaturas obtenidas por los alumnos, según las actas oficiales REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por derecho de certificado de estudios S/.35 por ciclo 3 Copia de constancia de no adeudar a la Universidad (copia) 4 01 Fotografía tamaño carné actual 5 Recibo por tramite documentario S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción y Verificación de requisitos. 2 Se elabora carta al Jefe de OIT solicitando certificados de estudios 3 DECANATO Firma de carta de autorización y envío a OIT 4 DE INFORMÁTICA Y Elabora y emite certificados de estudio TELECOMUNICACIONES 5 DECANATO Recepción certificado de estudios y firma el Decano 6 Recepción certificado de estudios para entregar al alumno o remite a OPE 111

20 8. CERTIFICADO DE ESTUDIOS USUARIO DECANATO INFORMÁTICA Y TELECOMUNICA- CIONES Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración de carta a Jefe OIT Recepción, y firma de carta Elaboración y emisión de certificado de estudio certificado Certificado de estudios y firma Fin Entrega de certificado Revisión y reformulación: GAAC 112

21 9. CONSTANCIA DE EGRESO REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Certificados de Estudios originales (sin cursos desaprobados) 3 Recibo de pago por derecho de constancia de egreso S/ Si es bachiller solo copia del recibo 5 Recibo por derecho de tramite documentario S/ Fotografía tamaño Carné RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción, Verificación de requisitos y elaboración de constancia 2 SECRETARIA ACADEMICA Elaboración de constancia 3 MESA DE PARTES constancia de egreso para entregar al alumno 113

22 9. CONSTANCIA DE EGRESO USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA Inicio Recepción y verificación de documentos Verificación de constancia Firma de constancia por Secretario Académico Elaboración de constancia constancia Fin Entrega de constancia Revisión y reformulación: GAAC 114

23 10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS Es el documento que emite la Facultad a través de la Secretaría Académica, haciendo constancia expresa de la situación académica de los estudiantes. REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al decano, indicando código, ciclo y/o año de estudios respectivos 2 Recibo por derecho de constancia de estudios S/ Recibo por derecho de tramite documentario S/ Ficha de matricula del semestre o ciclo solicitado (copia) RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza SECRETARIA ACADEMICA Recepción, Verificación de requisitos y elaboración de constancia Verificación de constancia de estudio. Secretario Académico firma constancia Constancia de estudios para entregar al alumno 115

24 10. CONSTANCIA DE ESTUDIOS USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA Inicio Recepción y verificación de documentos Verificación de constancia (día 1) Firma de constancia por Secretario Académico Elaboración de constancia constancia Fin Entrega de constancia Revisión y reformulación: GAAC 116

25 11. CONSTANCIA DE INGRESO Es un documento que otorga la Oficina de Informática y Telecomunicaciones, donde acredita el ingreso la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al decano 2 Recibo por derecho de Constancia de ingreso S/ Fotografía tamaño carné 4 Recibo por derecho de tramite documentario S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción y Verificación de requisitos. 2 3 DECANATO 4 Se elabora la carta solicitando constancia de ingreso a Oficina de Informática y Telecomunicaciones Recepción y firma de la carta y remite a Oficina de Informática y Telecomunicaciones DE INFORMÁTICA Y Elabora y emite constancia de ingreso TELECOMUNICACIONES 5 DECANATO constancia de ingreso 6 constancia para entregar a alumno o remite a OPE 117

26 11. CONSTANCIA DE INGRESO USUARIO DECANATO INFORMÁTICA Y TELECOMUNICA- CIONES Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración de carta a Jefe OIT Recepción, y firma de carta Elaboración y emisión de constancia de ingreso (día 1) constancia constancia emitida Fin Entrega de constancia O remite a OPE Revisión y reformulación: GAAC 118

27 12. CONSTANCIA DEL TERCIO ó QUINTO SUPERIOR REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al decano. (Indicando ciclo o semestre) 2 Recibo de pago por derecho de constancia S/ Recibo por derecho de tramite documentario S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción y Verificación de requisitos. 2 Se elabora carta solicitando información del tercio o quinto superior 3 DECANATO 4 5 Firma y envía carta a Oficina de Informática y Telecomunicaciones solicitando información. DE INFORMÁTICA Y Elabora y emite la información solicitada. TELECOMUNICACIONES SECRETARIA ACADEMICA Elabora y firma constancia del tercio o quinto superior según información de Oficina de Informática y Telecomunicaciones 6 La constancia es entregada al interesado o es remitida a OPE 119

28 12. CONSTANCIA DE TERCIO O QUINTO SUPERIOR USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA DECANATO INFORMÁTICA Y TELECOMUNICA- CIONES Inicio Recepción y verificación de documentos Recepción y firma de carta Elaboración y emisión de información Elaboración de carta a Jefe OIT constancia Elaboración y firma de constancia información Fin Entrega de constancia O remite a OPE Revisión y reformulación: GAAC 120

29 13. CONSTANCIA PRACTICAS PRE PROFESIONALES REQUISITOS...Duración 4 dias aprox.) 1 Solicitud dirigida al decano 2 Presentación de cuaderno donde están registradas las practicas pre profesional desde el inicio hasta el final (1 año) Para institución pública constancia de prácticas y se tramita la resolución de convalidación de prácticas pre profesionales 3 Recibo por trámite S/ Recibo por constancia S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción y verificación de requisitos. 2 3 SECRETARIA ACADEMICA Análisis del documento y elaboración de constancia de prácticas preprofesionales y firma por Jefe de Prácticas Pre profesionales y SECIGRA Entrega la constancia y el cuaderno verde A4 visado en caso de instituciones privadas. En caso de instituciones pública se entrega constancia Recibe la constancia con el cuaderno verde o solamente constancia si es de institución pública, para entregar al alumno o remitir a OPE 121

30 13. CONSTANCIA DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA Inicio Recepción y verificación de documentos MESA DE PARTES Análisis de documentos Y elaboración de constancia MESA DE PARTES Firma de constancia por Jefe de Prácticas Pre-profesionales y SECIGRA constancia Fin Entrega de constancia o remite a OPE. Revisión y reformulación: GAAC 122

31 14. DEVOLUCIÓN DE DINERO REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo original que solicita la Devolución 3 Recibo por Tramite S/ Acreditación de motivo por que dejó de estudiar 5 Informe Académico RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y verificación de requisitos Elabora carta para la Oficina de Economía UIGV 3 DECANATO Decano firma carta y envío a Oficina de Economía 4 DE ECONOMIA Evalúa y procesa y determina si procede o no 123

32 14. DEVOLUCIÓN DE DINERO USUARIO DECANATO DE ECONOMÍA Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora carta para la Oficina de Economía Firma y envía carta a Oficina de Economía solicitud Evalúa y procesa Fin Revisión y reformulación: GAAC 124

33 15. DIPLOMA DE INGLES REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Record de Notas Original donde figura el curso de inglés aprobado del I al VI ciclo 3 Recibo x Tramite S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y Verificación de requisitos Elabora carta al Instituto de Idiomas 3 DECANATO Firma por Decano y envío a Instituto de Idiomas 4 INSTITUTO DE IDIOMAS Entrega interesado av. Brasil nº Jesús María, si es de provincia le remite a la Oficina de Distancia, para enviar a OPE 125

34 15. DIPLOMA DE INGLÉS USUARIO DECANATO INSTITUTO DE IDIOMAS Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora carta para Instituto de Idiomas Firma y envía carta a Instituto de Idiomas solicitud Entrega a interesado o envía a Oficina de Distancia para remisión a OPE Fin Revisión y reformulación: GAAC 126

35 16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por eliminación de deuda pendiente 3 Recibos pagados por matrícula y pensión 4 Documentación de sustentación que justifique la solicitud 5 Informe Académico del semestre RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y verificación de requisitos Elabora informe a académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV 3 DECANATO Decano firma carta y envío a Oficina de Economía 4 DE ECONOMIA Evalúa y procesa 127

36 16. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (ESTÁ ESTUDIANDO Y DECIDE RETIRARSE) USUARIO DECANATO DE ECONOMÍA Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora informe académico y elabora carta para la Oficina de Economía Firma y envía carta a Oficina de Economía solicitud Evalúa y procesa Fin Revisión y reformulación: GAAC 128

37 17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por eliminación de deuda pendiente 3 Haber pagado el 50% del total de la pensión por enseñanza (02 armadas) 4 Documentación de sustentación que justifique la solicitud 5 Informe Académico del semestre RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y verificación de requisitos Elabora informe a académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV 3 DECANATO Decano firma carta y envío a Oficina de Economía 4 DE ECONOMIA Evalúa y procesa 129

38 17. ELIMINACIÓN DE SALDO DEUDOR (HA RENDIDO EXAMEN PARCIAL Y SE RETIRA) USUARIO DECANATO DE ECONOMÍA Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora informe académico y elabora carta para la Oficina de Economía Firma y envía carta a Oficina de Economía solicitud Evalúa y procesa Fin Revisión y reformulación: GAAC 130

39 18. EXAMEN SUSTITUTORIO REQUISITOS 1 Derecho de Tramite S/ y solicitud 2 Recibo por examen S/ por asignatura RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES solicitud 2 DE Publica programa del examen a través de la sección de evaluación 131

40 18. EXAMEN SUSTITUTORIO USUARIO OPE Inicio solicitud MESA DE PARTES Evalúa a alumnos que rendirán examen sustitutorio MESA DE PARTES Fin Revisión y reformulación: GAAC 132

41 19. EXAMEN DE APLAZADOS Es el trámite que hace el alumno cuando sale desaprobado en un máximo de 3 asignaturas REQUISITOS 1 Derecho de tramite S/. 5 y solicitud 2 Recibo por examen aplazado S/. 20 por crédito RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 OPE Verificación y recepción de formato lleno de examen de aplazados 2 OPE Autoriza al alumno realizar el pago (máximo 3 asignaturas) 3 ÁREA DE EVALUACIONES formato lleno y voucher de pago enviado por correo por OPE 4 NUEVAS TECNOLOGÍAS copia 133

42 19. EXAMEN DE APLAZADOS USUARIO OPE ÁREA EVALUACIONES NUEVAS TECNOLOGÍAS Inicio Recepción y verificación de documento Recepciona copia Autoriza a alumno a realizar pago (máximo 3 asignaturas) Envía vía correo formato lleno y voucher de pago Recepciona envío de formato lleno y voucher Fin Formulación: GAAC 134

43 20. GRADO DE BACHILLER REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo de pago por derechos académicos-administrativo para el grado de Bachiller 3 Constancia de no adeudar a la universidad y a la biblioteca 4 Constancia de egreso. 5 Certificado de estudios original del I al XII ciclo 6 Ingresantes por traslado externo, interno o exoneración por grado o titulo deben acompañar certificados de estudios originales de la institución de procedencia. 7 Resoluciones de convalidación de asignaturas de subsanación y/o adecuación curricular si requiere el caso fotos de tamaño pasaporte fondo blanco a color (varones terno oscuro y damas traje sastre oscuro) 9 Partida de nacimiento original 10 Copia simple de DNI vigente RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 DE GRADOS Y TITULOS FACULTAD Recepción y verificación de requisitos de documentos. Revisión y elaboración de resoluciones 3 DECANATO Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes 4 GRADOS Y TITULOS FACULTAD los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su orden y compaginación 5 DECANATO Envía a Oficina Central de Grados y Títulos 6 7 CENTRAL DE GRADOS Y TITULOS GRADOS Y TITULOS FACULTAD 8 GRADUANDO Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del grado de Bachiller Recibe resolución de aprobación. Firma del bachiller en el Libro de Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de autenticación y legalización y una foto tamaño carnet sellado de los vouchers para recojo de diploma en la Oficina Central de Grados y Títulos 135

44 20. GRADO DE BACHILLER USUARIO DE DE GRADOS Y TÍTULOS DECANATO CENTRAL DE GRADOS Y TÍTULOS CONSEJO UNIVERSITARIO Inicio Recepción y verificación de documentos Revisión y elaboración de resoluciones Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes Revisión de expediente y elaboración de Resolución Aprobación de Resolución expediente con resoluciones y cartas firmadas. Puesta en orden y compaginación Envío a Oficina Central de Grados y Títulos Elaboración del Diploma de Bachiller y envío de Resolución a OGYT de Facultad Entrega recibo cancelado de autenticación y legalización, foto y vouchers sellados Resolución y firma del bachiller en el Libro de de Bachilleres Autentica, legaliza y entrega a bachiller Diploma Fin Revisión y reformulación: GAAC 136

45 21. MATRICULA DE CURSOS POR CREDITOS REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Informe académico del último semestre 3 Recibo x Tramite S/ Formato de matrícula por créditos 5 Copia de resolución de actualización si dejo de estudiar un semestre o más RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 OPE Recepción y Verificación de requisitos 2 Verifica que no exceda los 11 créditos y coordina con cuentas corrientes. 3 DECANATO Autoriza la matricula por créditos (en caso de provincia no siempre) 4 DE ECONOMIA 5 INTERESADO Se matricula por internet Realiza el cobro de acuerdo a la cantidad de créditos autorizados y según categoría 137

46 21. MATRÍCULA DE CURSOS POR CRÉDITOS USUARIO OPE DECANATO TESORERÍA DE LA UNIVERSIDAD Inicio Recepción y verificación de documentos Verificación que no exceda 11 créditos Autoriza matrícula por crédito Realiza cobro Registra cobro de matrícula por créditos Entrega autorización al alumno Interesado realiza pago en Tesorería Entrega recibo de matrícula por créditos a alumno Interesado procede a matricularse por INTERNET Fin Revisión y reformulación: GAAC 138

47 22. RECORD DE NOTAS Es el documento que refleja la evaluación general del estudiante, emitida por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones de la Universidad REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por Tramite S/ Recibo por record de notas S/ NOTA PARA ENTREGA INMEDIATA HACER TRÁMITE DIRECTAMENTE EN DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES (AV. BOLÍVAR Nº 165- PUEBLO LIBRE) RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción y Verificación de requisitos y elaboración de carta a OIT 2 DECANATO Firma carta y envía a OIT 3 DE INFORMÁTICA Y Emite record de notas TELECOMUNICACIONES 4 DECANATO record de notas 5 Entrega interesado o remite a OPE 139

48 22. RECORD DE NOTAS USUARIO DECANATO OIT Inicio Recepción y verificación de documentos Y elaboración de carta a OIT Firma carta y envía a OIT Recepciona Carta y emite record de notas Emite record de notas record de notas record de notas Fin Entrega a alumno Record de notas Revisión y reformulación: GAAC 140

49 23. RECTIFICACIÓN DE MATRICULA REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Reporte de matrícula (copia) 3 Recibo x Tramite S/ Recibo x Rectificación S/ Formato de rectificación RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 U OPE 2 DECANATO 3 U OPE Recepción y verificación de requisitos Evalúa solicitud: 1. Si se autoriza se procesa su pedido. 2. Si se declara improcedente se genera un decreto para el interesado Remite a Oficina de Informática y Telecomunicaciones para procesamiento 141

50 23. RECTIFICACIÓN DE MATRÍCULA USUARIO U OPE DECANATO Inicio Recepción y verificación de documentos Evaluación de solicitud decreto para entrega a interesado Elaboración de decreto NO Cumple requisitos? SI Entrega de decreto a interesado Fin Ejecución de rectificación por medio de OIT Revisión y reformulación: GAAC 142

51 24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE Es el derecho que asiste al estudiante a enmendar su nombre y/o apellidos al advertir un equívoco en un documento emitido por la Universidad. REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Partida de Nacimiento - original actual (no exceder los 3 meses de emisión) 3 Fotocopia de DNI 4 Doc. de la UIGV donde se visualice el error 5 Recibo por tramite S/ Recibo por rectificación S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y verificación de requisitos Elabora carta para Secretaría General UIGV 3 DECANATO Firma de carta por Decano y envío a Secretaria General 4 5 SECRETARIA GENERAL Emite resolución resolución para entrega del interesado o remite a OPE. 143

52 24. RECTIFICACIÓN DE NOMBRE USUARIO DECANATO SECRETARÍA GENERAL Inicio Recepción y verificación de documentos Elaboración de carta para Secretaría General Recepción, firma de carta y envío a Secretaría General Recepción y emisión de Resolución Resolución para entrega a interesado Fin Entrega de Resolución o remite a OPE Revisión y reformulación: GAAC 144

53 25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL DENTRO DEL SEMESTRE) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Formato de rectificación 3 Ficha de matricula 4 Recibo x Tramite S/.5.00 NOTA SOLO PROCEDE ANTES DE QUE FINALICE EL SEMETRE POSTERIOR A LA FECHA DEBEN REALIZARSE LOS PAGOS DE RECTIFICACIÓN RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 Recepción y verificación de requisitos 2 3 AREA EVALUACIONES () Verificación y autorización DE INFORMÁTICA Y Recepción y procesamiento TELECOMUNICACIONES 145

54 25. RECTIFICACIÓN DE NOTA (PARCIAL O FINAL DENTRO DEL SEMESTRE) ÁREA USUARIO OIT EVALUACIONES Inicio Recepción y verificación de documentos Verificación y autorización Recepción y procesamiento Elaboración de documento Fin Revisión y reformulación: GAAC 146

55 26. RESERVA DE MATRÍCULA (sólo para ingresantes) Los alumnos ingresantes podrán postergar sus estudios uno ó dos semestres académicos, para cuyo efecto solicitarán al señor Decano de la Facultad, la reserva de matrícula. Se hace dentro de los 30 días de iniciado el ciclo. REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Indicar el semestre que va reservar 3 Recibo x Tramite S/ Recibo x Reserva de Matricula 5 Recibo x Derecho de Matricula del semestre RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 SECRETARIA ACADEMICA Recepción y Verificación de requisitos. Elabora resolución V B de Secretario Académico 3 DECANATO Firma por Decano y envío a Oficina de Economía 4 5 SECRETARIA ACADEMICA resolución firmada Recepción y entrega a alumno 147

56 26. RESERVA DE MATRÍCULA (SÓLO PARA INGRESANTES) USUARIO SECRETARÍA ACADÉMICA DECANATO EXTERNA Inicio Recepción y verificación de documentos V B Secretario Académico Recepción, y firma de resolución y carta Elaboración de resolución y carta a oficinas externas resolución firmada resolución resolución por Oficina de Economía y Oficina de Informática y Telecomu nicaciones Fin Entrega de resolución Revisión y reformulación: GAAC 148

57 27. TITULO PROFESIONAL REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano. 2 Copia legalizada del diploma de bachiller por la secretaria general de la universidad. 3 Recibo por concepto: Título profesional. 4 Recibo por título profesional 5 Certificado de notas del curso de actualización profesional y dos recibos de pago de curso (de ser el caso) 6 Constancia de prácticas profesionales expedida por la Universidad 7 Constancia de no adeudar a la universidad y libros a la biblioteca 8 Copia de solicitud de devolución de expediente de bachiller. 9 Cinco (5) fotografías a color en fondo blanco, tamaño pasaporte 10 Copia simple de D.N.I. RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 MESA DE PARTES Recepción y verificación de requisitos de documentos. 2 GRADOS Y TITULOS FACULTAD Revisión y elaboración de resoluciones 3 DECANATO Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes 4 GRADOS Y TITULOS FACULTAD los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su orden y compaginación 5 DECANATO Envía a Oficina Central de Grados y Títulos 6 7 CENTRAL DE GRADOS Y TITULOS GRADOS Y TITULOS FACULTAD 8 TITULADO Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del título profesional Recibe resolución de aprobación. Firma del titulado en el Libro de Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de autenticación y legalización y una foto tamaño carnet 149

58 27. TÍTULO PROFESIONAL USUARIO MESA DE PARTES DE GRADOS Y TÍTULOS DECANATO CENTRAL DE GRADOS Y TÍTULOS CONSEJO UNIVERSITARIO Inicio Recepción y verificación de documentos Revisión y elaboración de resoluciones Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes Revisión de expediente y elaboración de Resolución Aprobación de Resolución expediente con resoluciones y cartas firmadas. Puesta en orden y compaginación Envío a Oficina Central de Grados y Títulos Elaboración del Diploma de Título Profesional y envío de Resolución a OGYT de Facultad Entrega recibo cancelado de autenticación y legalización y foto Resolución y firma del titulado en el Libro de de Titulados Autentica, legaliza y entrega a titulado Diploma Fin Revisión y reformulación: GAAC 150

59 28. TITULO PROFESIONAL (INTERESADO PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano (Indicar Modalidad) 2 Partida de Nacimiento 3 Certificado de Estudios de la Univ. de procedencia 4 Constancia de Ingreso (donde procede) 5 Constancia de Egreso (donde procede) 6 Constancias de medidas disciplinarias 7 Copia de DNI (legible) 8 5 fotos a color en fondo blanco, carnet 9 Constancia de SECIGRA o constancia de Prácticas Pre-Profesionales 10 Copia autentificada del Diploma de Bachiller por el Secretario General de la Universidad de origen 11 Recibo x Convalidación (pago en Tesorería de la Facultad S/ RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 GRADOS Y TITULOS 2 MESA DE PARTES 3 GRADOS Y TITULOS Revisión y elaboración de aprobación para llevar el Curso de actualización profesional, previa verificación con su universidad de origen o con la ANR certificado de notas del Curso de actualización profesional y los recibos del curso para expediente de título profesional Revisión y elaboración de resoluciones 4 DECANATO Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes 5 GRADOS Y TITULOS FACULTAD los expedientes con sus respectivas resoluciones y cartas para su orden y compaginación 6 DECANATO Envía a Oficina Central de Grados y Títulos 7 9 GRADOS Y TITULOS CENTRAL GRADOS Y TITULOS FACULTAD 10 TITULADO Aprobación de resolución por el Consejo Universitario, se elabora el diploma del título profesional Recibe resolución de aprobación. Firma del titulado en el Libro de Entrega a Oficina de Grados y Títulos de la Facultad recibo cancelado de autenticación y legalización y una foto tamaño carnet 151

60 28. TÍTULO PROFESIONAL (INTERESADO PROCEDENTE DE OTRA UNIVERSIDAD) USUARIO MESA DE PARTES DE GRADOS Y TÍTULOS DECANATO CENTRAL DE GRADOS Y TÍTULOS CONSEJO UNIVERSITARIO Inicio Presentación del certificado de notas del curso de actualización profesional (UIGV) y recibos de curso Recepción y verificación de documentos Revisión y aprobación para llevar curso de actualización profesional, previa verificación con universidad de origen o ANR Revisión y elaboración de resoluciones Firma resolución de expedito, aprobación y cartas correspondientes Revisión de expediente y elaboración de Resolución Elaboración del Diploma de Título Profesional y envío de Resolución a OGYT de Facultad Aprobación de Resolución expediente con resoluciones y cartas firmadas. Puesta en orden y compaginación Envío a Oficina Central de Grados y Títulos Entrega recibo cancelado de autenticación y legalización y foto Resolución y firma del titulado en el Libro de de Titulados Autentica, legaliza y entrega a titulado Diploma Fin Revisión y reformulación: GAAC 152

61 29. TRANSFERENCIA DE PAGO (A 30 DÍAS DE INICIADO EL SEMESTRE ACADÉMICO) REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por transferencia S/ Recibos pagados por matrícula y pensión 4 Documentación de sustentación que justifique la solicitud 5 Informe Académico que acredite no tener matrícula ni calificativos RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 2 Recepción y verificación de requisitos Elabora el informe académico y elabora carta para la Oficina de Economía UIGV 3 DECANATO Decano firma carta y se envía a Oficina de Economía 4 DE ECONOMIA Evalúa y procesa 153

62 29. TRANSFERENCIA DE PAGO (A 30 DÍAS DE INICIADO EL SEMESTRE ACADÉMICO) USUARIO DECANATO DE ECONOMÍA Inicio Recepción y verificación de documentos Elabora el informe académico y elabora carta para la Oficina de Economía Firma y envía carta a Oficina de Economía solicitud Evalúa y procesa Fin Revisión y reformulación: GAAC 154

63 30. TRASLADO DE EXAMEN Es cuando el alumno que va a rendir examen presencial pide rendirlo en otra OPE REQUISITOS 1 Solicitud dirigida al Decano 2 Recibo por derecho de trámite S/ NOTA Presentar solicitud 15 días antes de la fecha establecida para el examen RUTA DEL TRAMITE Nº Oficina Tramite que realiza 1 OPE Recepción y verificación de requisitos 2 OPE Remite al Área de Evaluaciones del PPAD 3 ÁREA EVALUACIONES Recepción, verificación y publicación 2 días antes del examen 155

64 30. TRASLADO DE EXAMEN USUARIO OPE ÁREA EVALUACIONES Inicio Recepción y verificación de documento Envía vía correo a Área de Evaluaciones del PPAD Verifica y publica 2 días antes del examen Fin Formulación: GAAC 156