PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES - P.ACA.PRE.13 I. PROCEDIMIENTO

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1 PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES - P.ACA.PRE.13 I. PROCEDIMIENTO A. OBJETIVO Registrar, emitir y entregar s es a los alumnos, exalumnos o egresados que los soliciten B. NARRATIVA REGISTRO DE SOLICITUD DEL DOCUMENTO OFICIAL 1. Solicitar : El alumno, exalumno o egresado solicita, a través del sistema, el que requiere, y hace llegar a DUSA el comprobante de pago correspondiente. Los requisitos para solicitar cada tipo de están definidos en las normas académicas. 2. Registrar solicitud: DUSA registra la solicitud en el sistema. GENERACIÓN DEL DOCUMENTO OFICIAL 3. Generar : DUSA genera e imprime el. 4. Requiere firmas en el centro académico?: Si el requiere las firmas del secretario académico o del decano/director del centro, DUSA envía el a la secretaría académica; luego se continúa según lo estipulado en el punto 5 de esta parte del manual. De lo contrario se procede según lo descrito en el punto Gestionar firmas en el centro académico: Secretaría académica recibe el y gestiona las firmas en el centro. El es firmado por el secretario académico y/o el decano/director. Una vez efectuadas las firmas, secretaría académica devuelve el a DUSA. 6. Requiere firma de la Secretaría General?: Si el requiere de la firma del Secretario General, DUSA lo envía a esta autoridad, que procede según lo estipulado en el punto 7. De lo contrario se procede según el punto Firmar : Secretaría General recibe el, lo firma, y lo devuelve a DUSA. ENTREGA DE DOCUMENTO OFICIAL 8. Entregar al solicitante: DUSA entrega el al solicitante cuando éste se acerque a la oficina. Si el solicitante no está conforme con el emitido, el procedimiento que sigue es el descrito en el punto 9 de este proceso. De lo contrario, se continúa según lo indicado en el punto 10. Página 1 de 5 El contenido del presente es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

2 9. Solicitar corrección del : El solicitante comunica a DUSA su inconformidad con el, y pide que sea emitido nuevamente. DUSA registra la inconformidad en el sistema y deriva a los encargados la evaluación de la misma. Si se tiene que hacer alguna corrección, DUSA retoma las operaciones referidas desde el punto 3. De lo contrario reitera el procedimiento indicado en el punto 8. En ambos casos comunica la respuesta al solicitante. 10. Firmar constancia de recepción de : Si el solicitante está de acuerdo con el emitido, firma la constancia de recepción de, certificando con este acto su conformidad. Página 2 de 5 El contenido del presente es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

3 13. PROCESO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES Registro de la solicitud del Generación del Entrega del Alumno/exalumno/ egresado Inicio 1. Solicitar Fin 10. Firmar constancia de recepción de 9. Solicitar corrección de DUSA 2. Registrar solicitud 3. Generar NO 8. Entregar a solicitante 4. Requiere firmas en el centro académico? NO 6. Requiere firma de la secretaría general? SI Secretaría académica 5. Gestionar firmas en el centro académico SI Secretaría General 7. Firmar Página 3 de 5 El contenido del presente es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

4 II. NORMAS DISPOSICIONES GENERALES Artículo 99 : Se entiende por gestión de s es al proceso que tiene como objetivo realizar el registro, emisión y entrega de s es a los alumnos, exalumnos o egresados, que los soliciten. Artículo 100 : En este proceso, se tiene en cuenta los siguientes conceptos: Documentos es: Son aquellos s emitidos por la dirección universitaria de servicios académicos (DUSA) y codificados con un identificador único generado (a excepción de los sílabos), que depende del centro de estudios al que pertenece el solicitante. Estos s son firmados por el secretario general de la universidad, el decano o director del centro académico, según sea el caso. TIPOS DE DOCUMENTOS OFICIALES Artículo 101 : Los s es que emite la Universidad de Piura son los siguientes: a. Cartas de recomendación b. Cartas de presentación c. Certificados de estudios d. Constancias de estudios e. Constancias de conducta f. Constancias de matrícula g. Constancias de pensiones h. Constancias de pertenencia a tercio o quinto superior i. Constancias de participación en congresos, seminarios y cursos j. Constancias especiales k. Historiales académicos l. Legalización de s m. Planes de estudio n. Sílabos REQUISITOS GENERALES PARA SOLICITAR DOCUMENTOS OFICIALES Artículo 102 : Los requisitos generales para solicitar los s es, son los siguientes: a. No tener deudas por pensiones académicas, ni ningún otro tipo de deuda pendiente con la universidad; este requisito no se considera en el caso de solicitudes de cartas de presentación. b. Presentar una solicitud de y las fotografías que sean requeridas para cada caso. c. Adjuntar el comprobante de pago de derechos académicos, según el solicitado. Los requisitos específicos para cada una de las solicitudes de s es estarán a disposición de los solicitantes en la oficina DUSA Página 4 de 5 El contenido del presente es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.

5 RESPONSABLES DE FIRMA DE DOCUMENTOS Artículo 103 : Los responsables de firmar los s es emitidos son: Cartas de recomendación Cartas de presentación Certificados de estudios Constancias de estudios Constancias de conducta Constancias de matrícula Constancias de pensiones Constancias de tercio o quinto superior Constancias de participación en congresos, seminarios y cursos Constancias especiales Historiales académicos Legalización de s Planes de estudios Sílabos Decano o director del centro académico Secretario General REGISTRO DE CURSOS, CONGRESOS Y SEMINARIOS Artículo 104 : Los centros académicos deben registrar mente los cursos, congresos y seminarios que dicten, para la posterior emisión de los certificados y/o constancias correspondientes. ECEPCIÓN A LA ENTREGA DE DOCUMENTOS OFICIALES Artículo 105 : No tienen derecho a solicitar ningún tipo de los alumnos que hayan sido sancionados con la separación inmediata de la universidad, sin derecho de obtener certificados es de los logros obtenidos durante su permanencia en un centro académico, según lo dispuesto en el Reglamento de Medidas Disciplinarias para alumnos vigente en la universidad. Si un alumno solicita cualquier cuando está en trámite un proceso disciplinario en su contra, en primera o en segunda instancia, la gestión del debe hacerse después de finalizado el proceso disciplinario, y cuando la resolución se encuentre firme. Página 5 de 5 El contenido del presente es propiedad intelectual exclusiva de la Universidad de Piura.