PRONÓSTICO DE VENTAS

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1 PRONÓSTICO DE VENTAS Mapa... 2 Introducción PRONÓSTICO DE VENTAS O PROYECCIÓN DE VENTAS Factores a tener en cuenta para realizar el pronóstico de ventas TÉCNICAS DE PROYECCIÓN DE VENTAS Datos históricos de los productos MÉTODOS DE PROYECCIÓN Método de incremento absoluto Método de incremento porcentual Método de mínimos cuadrados... 3 Glosario... 2 Bibliografía Créditos... 24

2 Mapa PRONÓSTICO DE VENTAS 2

3 INTRODUCCIÓN Las empresas para elaborar sus planes de mercadeo y su planeación requieren la elaboración inicial de un pronóstico de ventas, el cual les permitirá proyectar las posibles ventas futuras basándose en datos históricos de la misma empresa, con el fin de planear, administrar y controlar los presupuestos necesarios para un buen uso de los recursos que se requerirán para cumplir con las metas propuestas. 3

4 . PRONÓSTICO DE VENTAS O PROYECCIÓN DE VENTAS El pronóstico de ventas es una herramienta comercial que permite estimar las ventas a futuro, con el fin de establecer metas en un determinado periodo, para su elaboración se tienen en cuenta los resultados históricos y las tendencias de ventas presentadas por el área comercial. La proyección de ventas es el complemento de la planeación estratégica ya que es la base para la planeación, proyección, coordinación y control de los costos, gastos e inversiones, necesarias para la elaboración de presupuestos de ventas, de compra de materias primas e insumos, presupuestos de producción, administrativos y financieros... Factores a tener en cuenta para realizar el pronóstico de ventas. Cuando se toma la decisión de realizar pronóstico de ventas es importante que los ejecutivos o administrativos de la empresa tengan en cuenta factores como: 4

5 Capacidad del negocio: al no conocer la capacidad de inversión, la capacidad de producción, la capacidad de abastecimiento, el tamaño, la empresa se puede convertir en un limitante para cumplir con las metas propuestas por la proyección de ventas realizadas, al producir un porcentaje menor al que arroja la proyección. Temporadas: dependiendo del producto la empresa debe conocer las épocas o temporadas del año, donde el producto se vende con mayor frecuencia, claro está, que los productos de consumo masivo como los de la canasta familiar presentan demanda continua. Ejemplo: juguetería en navidad. Aspiraciones de ventas: se debe tener en cuenta el porcentaje o incremento de venta que la empresa quiere obtener, los objetivos de ventas que deben ser superiores al porcentaje o cantidades dadas por el punto de equilibrio, donde al sobrepasarlo es en realidad que se empieza a percibir las ganancias de la empresa. Ejemplo: aspiración de venta de 000 vehículos para fin de año, de la empresa FORD. Estimaciones de la demanda: también se conoce como estimación de las ventas, para entender este método primero veamos algunos conceptos. Demanda: es la cantidad del producto o servicio que compran en un determinado periodo, la cantidad depende de ciertos factores como los ingresos de los clientes, el precio del producto y él de la competencia, la variedad de marcas, de los gustos de los consumidores entre otros. 5

6 Precio 40 D 30 Curva típica de demanda 20 D Cantidad Oferta: es la cantidad del producto o servicio que la empresa puede vender en un determinado periodo, dicho de otra manera, es el total de producción que se puede sacar al mercado, la cual depende de los costos de producción del producto. Precio Desplazamiento de la curva de la oferta Cantidad 6

7 Para poder estimar la demanda se requiere recolectar toda la información necesaria sobre las ventas la cual se obtiene del área financiera y de base de datos del área comercial. Una manera sencilla de estimación de la demanda se fundamenta en conocimiento y seguimiento a los clientes que tenga la fuerza de ventas ya que puede haber negocios muy cercanos a cerrarse o como se dice en puerta, de los cuales se pueden hacer algunas predicciones a corto plazo. Precio 4 Demanda Oferta 3 Superávit 2 Déficit Cantidad Entorno económico: el entorno económico que rodea a la empresa es fundamental porque este puede afectar tanto positivamente como negativamente los procesos de la empresa sobre todo el precio del producto, es así, como se debe considerar la tasa de crecimiento de la economía, la inflación y el costo del dinero. 7

8 2. TÉCNICAS DE PROYECCIÓN DE VENTAS 2.. Datos históricos de los productos. Nos da a conocer el consumo del producto en periodos de tiempo pasado con los cuales se proyecta el futuro. Se toma como referencia toda la información de datos concretos de cantidades en unidades y pesos que vendió la empresa en períodos de tiempo pasados y se analiza la tendencia, estos datos se obtienen del área financiera, específicamente del estado de resultados y de los registros que lleva el área de ventas. Este análisis solo se efectúa para productos que existen en el mercado, que ya tienen un histórico que se pueden analizar bajo las siguientes ópticas: 30 Estacionalidad: estudio de las ventas en períodos de tiempo de 30 días, pero hay estudios que requieren períodos más cortos como semanas e incluso días. Ejemplo: Una tienda de variedades presenta incremento de ventas en los meses de mayo, septiembre y diciembre, pero por ejemplo, la semana anterior al día del amor y la amistad incrementa sus ventas y específicamente el día del amor y la amistad es cuando más vende. Concentración: es el estudio de las cantidades que se vende por cada cliente analizando su participación porcentual en el total de las ventas. Ejemplo: Una distribuidora de papelería, que tiene como mayor cliente una fotocopiadora de una universidad, la cual represente el 70% de sus ventas, en temporada de vacaciones tendrá que buscar alternativas o nuevos clientes para suplir ese porcentaje en dichos meses. 8

9 3. MÉTODOS DE PROYECCIÓN Existen métodos matemáticos y estadísticos para realizar el pronóstico de ventas, este documento le permitirá conocer los métodos y sus fórmulas, enfatizaremos en los tres que consideramos son más fáciles de comprender, apóyese en el documento anexo en Excel proyección de ventas y paso a paso siga el procedimiento. Ejemplo: Técnicas matemáticas La empresa PLÁSTICOS Y PLÁSTICOS presenta la siguiente información histórica sobre sus ventas: PERIODO AÑO VENTA EN UNIDADES - PRODUCTO Determinar el pronóstico de ventas por cada uno de los métodos: incrementos absolutos, porcentuales, tendencias y mínimos cuadrados. Fórmulas 9

10 3. Método de incremento absoluto Según Sinisterra V. Gonzalo, Polanco Luis E. en su libro Contabilidad Administrativa (2007). El método de incremento absoluto calcula los incrementos (disminuciones) en valores absolutos. Determina un promedio que se agrega al último dato para obtener el pronóstico. Para el caso del ejemplo será: Año Volumen actividad (unidades) Cambio absoluto (Abs)

11 El promedio se calcula así: 860 = = Por lo tanto, las ventas pronosticadas para el año 7 son: = 4232 unidades EJEMPLO MÉTODO INCREMENTOS ABSOLUTOS IA = Xu - Xo IA Xu Xo Incrementos abs Año de cálculo Año base (anterior) AÑO TOTAL PRODUCTO INCREMENTO CÁLCULO PRONÓSTICO 202 Promedio Pr I.A. Producto 0 = = = Total I.A n Unidades = El cálculo del pronóstico se realiza sumando el último dato, en este caso el dato del 20 que es más el promedio de incremento absoluto que es de 925 unidades, da como resultado un pronóstico de ventas para el 202 de 54625

12 3.2 Método de incremento porcentual Según Sinisterra, consiste en calcular el aumento (disminución) porcentual del volumen de actividad para cada año con el fin de determinar un promedio de aumento (disminución) para la muestra. Este se aplica al año inmediatamente anterior del período a presupuestar, resultando el pronóstico requerido. Para el ejemplo presupuesto, el método opera de la siguiente forma: Año Volumen actividad (unidades) Cambio porcentual (%) El promedio se calcula mediante e l uso d e la s iguiente fórmula: = = Por lo tanto, las ventas pronosticadas para el año 7 son: (3860) = 4407 unidades 2

13 EJEMPLO MÉTODO INCREMENTOS PORCENTUAL I% = Xu - Xo Xo I% Xu Xo Incrementos porc Año de cálculo Año base (anterior) AÑO TOTAL PRODUCTO INCREMENTO CÁLCULO PRONÓSTICO 202 Total I.% Promedio Pr I.% = n Producto 0 = = 0.08 Unidades (0.08 X 53700) = Para este caso, a l último dato histórico s e le suma el promedio de incremento porcentual por el último dato histórico. 3.3 Método de mínimos cuadrados Este método requiere de registros históricos que sean consistentes, reales y precisos, son utilizados con el fin de sacar el total de las desviaciones elevadas al cuadrado a un valor mínimo y así poder determinar los coeficientes a y b, que son conocidos como coeficientes de regresión, donde X es la variable independiente (tiempo), Y es la variable dependiente (pronóstico de la demanda). 3

14 Según Sinisterra V., el método de mínimos cuadrados ajusta la anterior información a una recta que sea representativa de cada uno de los puntos. Esta recta tendrá la forma Y= a +bx; donde a es la porción fija y b la pendiente. Para encontrar el valor de los parámetros a y b se aplican las siguientes fórmulas: a = b = 2 Donde Y es el volumen de actividad, o variable dependiente, X la variable independiente y n el número de datos o años. El valor de las X se encuentra de la siguiente manera: si el número de datos es par, de la mitad para adelante se numeran con,3,5,7 y la mitad hacia atrás se numera con -,-3, -5, -7, así: Año X Si el número de datos es impar, al dato de la mitad se le coloca 0, de ahí en adelante se numera con, 2, 3, 4, y hacia atrás con -, -2, -3, -4, así: Año X

15 Para el ejemplo y utilizando la siguiente tabla, se determinan los valores de a y b. Año Y Volumen actividad (unidades) X X 2 XY A partir de la información anterior se desprende que los parámetros a y b son: a = = 295 b = = La recta que representa la anterior información es: Y = X Con el fin de pronosticar las unidades a vender para el año 7, este último número se reemplaza en la ecuación, resultando: Y(7) = (7) = 458 unidades Significa que si en el período se mantienen las tendencias de los últimos seis años, el número de unidades a vender s erá de 458. Se debe indicar que esto se puede representar a través de una gráfica realizando los pasos correspondientes. 5

16 Ejemplo del uso de Excel para calcular el valor de b utilizando la ecuación de la línea:. Ejecutamos la aplicación de Microsoft Office Excel. 2. Abrimos un nuevo libro (crear un nuevo libro en blanco). 3. En la Hoja (visible en la pantalla) nos situamos en la celda A y digitamos PERIODO, en la celda B AÑO y en la celda C VENTAS EN UNIDADES - PRODUCTO Situándonos en la celda A2, digitamos el número. En la celda A3, digitamos el número 2. Realizamos este mismo proceso hasta digitar el número En la celda B2 registramos el año En la celda B3 el año Realizar este proceso hasta el año Para la columna C registramos lo siguiente: en la celda C2, el valor de 50000, para la celda C3 el valor de 50500, para la celda C4 el valor de 52300, para la celda C5 el valor de 53000, para la celda C6 el valor de Después de registrar los datos anteriores, obtenemos la siguiente tabla: PERIODO AÑO VENTA EN UNIDADES - PRODUCTO Ahora, damos clic en la celda B2 y seleccionamos la información de las celdas B2 a C6. 6

17 9. En la cinta de opciones damos clic a la ficha Insertar, Grupo Gráficos, Comando Dispersión. 0. Seleccionamos la primera opción Dispersión sólo con marcadores 7

18 . Se obtiene una gráfica dentro de la misma hoja de trabajo. 2. Para obtener la ecuación lineal vamos a la ficha Presentación, Grupo Análisis, Comando Línea de tendencia. 8

19 3. Damos clic en la opción Más opciones de línea de tendencia 4. Se muestra un cuadro de texto y marcamos la casilla de verificación Presentar ecuación en el gráfico. 5. Ahora podemos observar la ecuación en la gráfica: 9

20 6. Verificamos que b es igual a Reemplazamos en la fórmula y = a+ bx para hallar el sexto periodo: x = El valor de a corresponde a la suma de las ventas en unidades (259500) dividida en 5 periodos (a = 5900). 9. El resultado obtyenido para el sexto periodo es igual a unidades (Y(6) 202 = x 6) y= a+bx a 5900 b 990 x 6 Y(6) Y(6) 202 = X6 20

21 GLOSARIO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN (CIF): Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo. DEFLACIÓN: Exceso de la Oferta sobre la Demanda, que provoca una disminución de los precios y un aumento del valor del dinero. DEFLACTACIÓN: (Deflactor del PIB) Es el cociente entre el PIB nominal de un determinado año y el PIB real de ese año. Indicador de la Inflación (IPC). ELASTICIDAD: Significa modificar, cambiar, transformar las cantidades, precios, costos, utilidades, funciones de producción, insumos y todo lo relacionado a las ciencias económicas que determinan un aumento o una disminución. Analíticamente, es la tangente en algún punto de una función lineal, logarítmica o trigonométrica. INFLACIÓN: Es la tasa de variación de los precios y el nivel de precios es la acumulación de inflaciones anteriores. Desequilibrio producido por el aumento de los precios o de los créditos, provoca una excesiva circulación de dinero y su desvalorización. MANO DE OBRA: Es el esfuerzo físico o mental empleado, para la elaboración de un producto. La mano de obra se divide en: Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este, con facilidad y que tiene gran costo en la elaboración. Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el momento de la producción del producto. MATERIALES: Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Los materiales se dividen en: 2

22 Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto. Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos. 22

23 BIBLIOGRAFÍA Sinisterra V., Gonzalo. Polanco, L. (2007). Contabilidad Administrativa. 23

24 Desarrollador de contenido Experto temático Asesor pedagógico Producción Multimedia Programador Líder expertos temáticos Líder línea de producción CRÉDITOS Pronóstico de ventas Ana Cristina Gómez Enríquez Ofelia Corrales Arango Juan José Botello Castellanos Elsa Cristina Arenas Martínez. Eulises Orduz Amézquita Victor Hugo Tabares Carreño Johana Alejandra Gélvez Jacksson Sonny González Bayona Angélica Rivera Salem Santiago Lozada Garcés 24