GUÍA PARA LAS AUDITORÍAS DE OPERACIONES

Transcripción

1 GUÍA PARA LAS AUDITORÍAS DE OPERACIONES ENERO 2010

2 NOTA PREVIA El borrador de Guía para las auditorías de operaciones que se incluye a continuación ha sido elaborado sobre la base de los acuerdos del Marco de actuación para la coordinación y ejecución de las funciones de control establecidas en el Reglamento (CE) 1083/2006, del Consejo y en el Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo suscrito por la Intervención General de la Administración del Estado y las Intervenciones Generales y órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas. Para su elaboración se han tomado como base los siguientes documentos: - Normativa comunitaria que regula la gestión y control de los fondos europeos - Las guías, notas y orientaciones incluidas en el Audit Reference Manual El borrador de guía está enfocado a que sean los órganos de control quienes realicen con sus propios medios las auditorías. En el caso de que se acuda a la colaboración de auditores privados para la realización de las auditorías deben establecerse los requerimientos necesarios que garanticen la adecuada ejecución y supervisión del realizado por los auditores privados. Esta guía se configura como un documento abierto, en el sentido de que deberá ser actualizado y completado cuando cambios en la normativa reguladora, nuevas orientaciones proporcionadas por la Comisión o la experiencia en su aplicación así lo aconsejen. Cualquiera de los órganos firmantes del Marco mencionado en el primer párrafo podrá proponer a la Comisión General de Coordinación para el desarrollo y propuesta de de las funciones establecidas en los la modificación del contenido de la presente guía. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero 2010

3 ÍNDICE PÁG 1. OBJETIVOS Y ÁMBITO DE APLICACIÓN 1 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LOS FONDOS DEFINICIONES FUNCIONES DE LA AUTORIDAD DE GESTIÓN Y LA AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN Funciones de la Autoridad de Gestión Funciones de la Autoridad de Certificación Delegación de Funciones.- Funciones de los Organismos Intermedios. Asignación de funciones a Organismos Colaboradores y otros ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO Selección y aprobación de operaciones y de garantía de su conformidad con las normas aplicables durante todo el periodo de ejecución Gestión de datos y documentos Verificación de operaciones Tratamiento de las solicitudes de reembolso Irregularidades y recuperaciones AUDITORÍA DE OPERACIONES OBJETIVOS ALCANCE PROCEDIMIENTO Recopilación previa de la normativa que va a ser de aplicación para la ejecución del control Inicio Planificación Ejecución del Elaboración de los informes de auditoría Modelo de informe Documentación y archivo de las actuaciones 70 ANEXO.I: ESQUEMA BÁSICO DE FUNCIONAMIENTO DE LOS FONDOS ESTRUCTURALES, DE COHESIÓN Y FONDO EUROPEO DE PESCA 71 ANEXO II: NORMATIVA MÍNIMA APLICABLE PARA LA EJECUCIÓN DE CONTROLES DE OPERACIONES 76 ANEXO III: MODELO DE INFORME DE CONTROLES DE OPERACIONES 80 GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero 2010

4 1.- OBJETIVOS Y AMBITO DE APLICACIÓN El Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), al Fondo Social Europeo (FSE) y al Fondo de Cohesión (FC) establece como una de las principales obligaciones de los Estados miembros la adopción de las medidas oportunas para garantizar el adecuado funcionamiento de sus sistemas de gestión y control en la utilización de estos Fondos. En este sentido, el artículo 27 del mencionado Reglamento y el artículo 15 del Reglamento (CE) 1198/2006, relativo al Fondo Europeo de Pesca (FEP), establecen que los Estados miembros presentaran un Marco Estratégico Nacional de Referencia (MENR) que garantice la coherencia de la intervención de los Fondos con las orientaciones estratégicas comunitarias en materia de cohesión y que indique la relación entre las prioridades comunitarias, por un lado, y el programa nacional de reforma, por otro. Asimismo, los artículos 32 y 17, respectivamente, de los Reglamentos citados establecen que las intervenciones de los Fondos en los Estados miembros adoptarán la forma de programas operativos encuadrados en el MNER. Por otra parte, los mencionados Reglamentos establecen que en cada programa operativo el Estado miembro designará una autoridad de auditoría responsable de verificar el funcionamiento efectivo del sistema de gestión y control, señalando que ésta tendrá, en particular, los siguientes cometidos: a) Asegurarse de que se realizan auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control del programa operativo (en adelante PO.) b) Garantizar que las auditorías de las operaciones se basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado. c) Presentar a la Comisión, en el plazo de nueve meses a partir de la aprobación del PO, una estrategia de auditoría que comprenda a los organismos que vayan a llevar a cabo las auditorías mencionadas en las letras a) y b), el método que vaya a aplicarse, el método de muestreo para las auditorías de las operaciones, así como una planificación indicativa de las auditorías, a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que las auditorías se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de programación. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

5 d) Como muy tarde el 31 de diciembre de cada año, durante el período comprendido entre 2008 y 2015 deberá: i. Presentar a la Comisión un informe anual de control que recoja las constataciones de las auditorías realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se trate, en el marco de la estrategia de auditoría del PO y en el que comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del programa. El primer informe que se presentará antes del 31 de diciembre de 2008 cubrirá el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 y el 30 de junio de La información correspondiente a las auditorías llevadas a cabo después del 1 de julio de 2015 se incluirá en el informe final de control que debe respaldar la declaración de cierre a que se refiere la letra e). ii. iii. Emitir un dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo su responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así como garantías razonables de que las transacciones conexas son legales y regulares, Presentar, cuando se requiera, una declaración de cierre parcial que analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate. e) Presentar a la Comisión, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una declaración de cierre en la que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las transacciones conexas cubiertas por la declaración final de gastos, que deberá sustentarse en un informe final de control. Además los Reglamentos señalan que la Autoridad de Auditoría se cerciorará de que los s de auditoría tienen en cuenta normas de auditoría internacionalmente aceptadas y de que cuando las auditorías y controles mencionados en las letras a) y b) sean efectuados por organismos distintos de la Autoridad de Auditoría, dichos organismos cuentan con la necesaria independencia funcional. Por tanto, en el actual período de programación , los Reglamentos exigen a los estados miembros establecer sistemas de gestión y control, que garanticen la eficiente y correcta ejecución de los PO. y verificar su efectivo y satisfactorio funcionamiento. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

6 Teniendo en cuenta que las auditorías de operaciones van a ser realizadas tanto por la Intervención General de la Administración del Estado como por las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades y Ciudades Autónomas (IG CCAA), cada uno en su ámbito, y tanto en su condición de Autoridad de Auditoría como de órgano de control distinto de la Autoridad de Auditoría, se hace necesario establecer pautas generales comunes a las que deben sujetarse todas las auditorías de operaciones a realizar. Se ha optado por iniciar esta guía, al igual que la guía de auditoria de sistemas, con una descripción general del sistema de gestión de los Fondos Europeos en el marco , para tener en un único documento tanto los procedimientos de gestión como los de control. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

7 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y CONTROL DE LOS FONDOS 2.1 DEFINICIONES Programa operativo (PO) (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo) Documento presentado por un Estado miembro y aprobado por la Comisión Europea, en el que se recoge una estrategia de desarrollo que contiene un conjunto de prioridades para cuya realización se precisará ayuda de alguno de los Fondos. En relación con el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), el Estado español ha especificado diecinueve PO regionales, uno por cada una de las Comunidades y Ciudades Autónomas, y tres PO plurirregionales: - Investigación, Desarrollo Tecnológico e Innovación por y para el Beneficio de las Empresas. - Economía basada en el Conocimiento. - Asistencia Técnica. En el Fondo Social Europeo (FSE) también se han definido 19 PO regionales y 3 plurirregionales: - Adaptabilidad y empleo - Lucha contra la discriminación - Asistencia técnica y cooperación transnacional e interregional En cuanto al Fondo de Cohesión, las operaciones a ejecutar se articulan en un único PO, conjunto Fondo de Cohesión FEDER, de ámbito nacional. Finalmente en el Fondo Europeo de Pesca (FEP) existe un único PO para el sector pesquero español Plan financiero (Artículo del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 20.1.f) del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo de 27 de julio de 2006) Información para cada programa operativo relativa al desglose anual de la dotación financiera prevista para la contribución de cada fondo y agregada para todo el periodo de programación especificando para cada eje prioritario el importe total de la financiación comunitaria, la financiación nacional y el porcentaje que representa la contribución de los fondos GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

8 Eje prioritario (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo) Cada una de las prioridades de un PO que comprenda un grupo de operaciones relacionadas entre sí y cuyos objetivos sean cuantificables. En España, el Marco Estratégico Nacional de Referencia identifica 19 ejes en los Programas del FEDER, distribuidos por regiones y Objetivos, y tres en el caso del Fondo de Cohesión. En el FSE y en el FEP, hay 5 ejes prioritarios. Operación (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo) Proyecto o grupo de proyectos seleccionados por la Autoridad de Gestión de un PO o bajo su responsabilidad (por un Organismo Intermedio), conforme a criterios establecidos por el Comité de Seguimiento, ejecutados por uno o varios Beneficiarios y que permitan alcanzar los objetivos del eje prioritario a que se refieren. En el caso del FEP al definir la operación no se hace referencia a grupo de proyectos (Artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006) Autoridad de Gestión (Artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y el artículo 59 del Reglamento (CE) 1198/2006) Autoridad pública, nacional, regional o local o un organismo público o privado designado por el Estado Miembro para gestionar el Programa Operativo así como controlar su ejecución técnica. En caso de España se ha instaurado una misma Autoridad de Gestión para todos los Programas Operativos en el marco del FEDER (19 PO Regionales y 3 PO Plurirregionales) y una Autoridad de Gestión para el Programa Operativo Fondo de Cohesión FEDER. La Autoridad de Gestión del FEDER es la Subdirección General de la Administración del FEDER, ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. En lo referente al Fondo de Cohesión, el Estado español ha designado Autoridad de Gestión del Programa Operativo conjunto Fondo de Cohesión FEDER a la Subdirección General de Fondos de Compensación y Cohesión, ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. En FSE la Autoridad de Gestión es la Unidad de gestión de la UAFSE de Ministerio de Trabajo e Inmigración. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

9 En FEP la Autoridad de Gestión es la Dirección General de Ordenación Pesquera del Ministerio de Medio ambiente y Medio rural y marino Autoridad de Certificación (Artículo 61 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 60 del Reglamanto (CE) 1198/06) Autoridad u organismo público, nacional, regional o local designado por el Estado miembro a fin de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión. La Autoridad de Certificación lleva a cabo el seguimiento financiero de la ejecución del Programa Operativo. Tanto para el FEDER como para el Fondo de Cohesión, el Estado español ha designado Autoridad de Certificación a la Subdirección General de Certificación y Pagos, ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. En FSE la Autoridad de Certificación es la Unidad de Certificación de la UAFSE de Ministerio de Trabajo e Inmigración. En FEP la Autoridad de Gestión es la Dirección General de Ordenación Pesquera del Ministerio de Medio ambiente y Medio rural y marino Autoridad de Auditoría (Artículo 62 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y el artículo 61 del Reglamento (CE) 1198/2006) Autoridad u organismo público, nacional, regional o local, designado por el Estado miembro para cada Programa Operativo y responsable de verificar el funcionamiento efectivo del sistema de gestión y control. Uno de los requisitos fundamentales de la normativa comunitaria es la independencia funcional de la Autoridad de Auditoría de las Autoridades de Gestión y de Certificación. Tanto para el FEDER como para el Fondo de Cohesión, y el FEP, la Autoridad de Auditoría es la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) EN FSE la IGAE es la Autoridad de Auditoría en los PO pluriregionales y las IG de las CCAA son las Autoridades de Auditoría en los PO regionales. Organismo Intermedio (OI) / Organismo Colaborador (OC) (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo) Organismo o servicio de carácter público o privado designado por el Estado miembro, que actúa bajo la responsabilidad de la Autoridad de Gestión (o de la Autoridad de certificación solo en el caso del FEP), GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

10 que desempeña competencias en nombre de tal autoridad en relación con los Beneficiarios que ejecuten las operaciones. Según la normativa comunitaria, en todos los Programas Operativos podrán existir Organismos Intermedios. Las competencias que desarrollará cada Organismo Intermedio deben constar en un acuerdo o documento escrito ultimado entre la Autoridad de Gestión y el propio Organismo Intermedio. En España, todos los PO regionales de FEDER y de FSE, de Fondo de cohesión y del FEP, tienen como Organismo Intermedio (OI) al órgano de la administración regional que el gobierno de la Comunidad/Ciudad Autónoma designe. Estos OI podrán delegar parte de las tareas asignadas en otras entidades, que también serán consideradas asimismo Organismos Intermedios, y podrán asignar tareas a otros órganos que serán denominados Organismos Colaboradores (OC). Sin embargo, no podrán delegar las responsabilidades que les hayan correspondido. Las responsabilidades y funciones atribuidas a cada OI quedarán recogidas en el acuerdo escrito suscrito con la Autoridad de Gestión (hay casos en que es en el propio PO). Cuando un OI decida delegar tareas en un tercero, deberá suscribir un acuerdo escrito en el que éstas queden perfectamente identificadas. Por otra parte, la Autoridad de Gestión designará Organismos Intermedios que se responsabilizarán de las actuaciones de carácter Estatal, tanto en los PO regionales como plurirregionales. Estos OI podrán, con la conformidad de la Autoridad de Gestión, delegar parte de sus tareas que no responsabilidadesen otras entidades, que también podrán ser consideradas asimismo Organismos Intermedios, debiendo existir el correspondiente acuerdo escrito que recoja las tareas delegadas. Beneficiario (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo) Operador, organismo o empresa, de carácter privado o público, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones. En el caso de los regímenes de ayudas, a efectos del artículo 87 del Tratado Constitutivo de la Comunidad Europea, por el Beneficiario se entiende toda empresa pública o privada que lleve a cabo un proyecto particular y reciba ayuda pública. En el caso del FEP se define el beneficiario como la persona física o jurídica que sea el último receptor de la ayuda pública GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

11 En la gran mayoría de las operaciones cofinanciadas, el Beneficiario es un organismo de la Administración Pública o un ente de carácter público, que ejecuta las operaciones y realiza el gasto para luego recibir la ayuda procedente de los Fondos. La presencia de entidades de carácter privado es más frecuente en el caso de regímenes de ayudas. Comité de Seguimiento (Artículo 63 y ss. del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 62 y siguientes del Reglamento (CE) 1198/2006) Órgano que acompaña la intervención, comprueba su gestión, garantiza que se respeten sus orientaciones y disposiciones de aplicación y examina su evaluación. En resumen, el Comité de Seguimiento está presente en todo el proceso de aplicación de los Fondos, comprobando su eficacia y correcto uso. El artículo 65 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 define las funciones del Comité de Seguimiento. En España cada uno de los 19 PO regionales, de los 3 PO plurirregionales FEDER, así como el PO F de C, el PO del FEP y los 22 PO del FSE tienen su propio Comité de Seguimiento. Certificado y declaración de gastos Solicitud de pago Documento generado por el sistema informatizado a partir de la información sobre las operaciones introducidas en el mismo por los Organismos Intermedios y la Autoridad de Gestión. Este documento será remitido por la Autoridad de Certificación, tras una exhaustiva verificación, a la Comisión Europea. El certificado y declaración de gastos Solicitud de pago, como indica su propia denominación, es un documento acreditativo integrado mediante el cual la Autoridad de Certificación: a) Declara los gastos efectivamente pagados que han realizado los Beneficiarios en relación con las operaciones seleccionadas para financiación por cada eje prioritario y en un período determinado; b) Certifica que todos los gastos declarados cumplen los criterios de subvencionabilidad del gasto y los principios de una buena gestión financiera, y que han sido abonados por los Beneficiarios al ejecutar las operaciones; c) Solicita el pago correspondiente. d) Para su elaboración, la Autoridad de Gestión o el Organismo Intermedio en cuestión habrán facilitado la información equivalente, cargándola en FONDOS 2007 que es la aplicación GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

12 informática que se ha diseñado para la gestión del FEDER y el Fondo de Cohesión en España o en las equivalentes aplicaciones informáticas para el FSE y el FEP. Con carácter general el circuito financiero de las certificaciones se muestra en el siguiente esquema. No obstante se incluye como Anexo I, de forma separada, el esquema especifico de funcionamiento de los fondos estructurales, de Cohesión y del FEP (ejecución directa y régimen de ayudas u otras ayudas). BENEFICIARIOS Declaración de gasto Solicitud de reembolso ORGANISMOS INTERMEDIOS Declaración agregada de gastos de los beneficiarios de los que es OOII Declaración agregada de gastos de todos los beneficiarios AUTORIDAD DE GESTI ÓN AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓ N COMISIÓN Certificación de la Declaración de gastos y solicitud de pago Irregularidad (Artículo 2 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y artículo 3 del Reglamento (CE) 1198/2006 del Consejo). Toda infracción de una disposición del Derecho comunitario correspondiente a una actuación u omisión de un agente económico y que tenga, o que pueda tener, por consecuencia causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado FUNCIONES DE LA AUTORIDAD DE GESTIÓN Y LA AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN Funciones de la Autoridad de Gestión El artículo 60 del Reglamento 1083/2006 por el que se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER; FSE; y Fondo de Cohesión, establece que la Autoridad de Gestión de un programa operativo, se encargará de la gestión y ejecución del mismo, de acuerdo con el principio de buena gestión financiera. Si bien en algunos casos las funciones y tareas están atribuidas a los Organismos Intermedios, de forma general la Autoridad de Gestión asumirá las siguientes funciones: GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

13 a) Garantizará que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al PO, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución. b) Comprobará que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que este cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. c) Garantizará que se dispone de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al programa operativo, y que se procede a la recopilación de los datos sobre la ejecución necesaria para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación. d) Se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. e) Establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, f) Se asegurará de que la autoridad de certificación dispondrá de toda la información necesaria sobre los procedimientos y verificaciones efectuados en relación con el gasto a efectos de certificación. g) Orientará el del Comité de Seguimiento y le suministrará los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución del programa operativo a la luz de sus objetivos específicos. h) Elaborará y remitirá a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de Seguimiento, los informes de ejecución anual y final. i) Garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad j) Facilitará a la Comisión información que le permita evaluar los grandes proyectos. En el FEP es el artículo 59 del Reglamento 1198/2006, el que señala las funciones de la Autoridad de Gestión en este fondo que presenta algunas diferencias con las transcritas para los fondos FEDER, FSE y F de C. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

14 Funciones de la Autoridad de Certificación Los artículos 61 y 60, respectivamente de los Reglamentos citados en el epígrafe anterior, establecen que la Autoridad de Certificación de un programa operativo, se encargará, en particular, de las siguientes tareas: a) Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago. b) Certificar: - que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables, - que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y se ha realizado en relación con las operaciones seleccionadas para financiación, de conformidad con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias. c) Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada por la autoridad de gestión de los procedimientos y las verificaciones llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones. d) Tomar nota, a efectos de certificación, de los resultados de todas las auditorías llevadas a cabo por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad. e) Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión. f) Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la antelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes recuperados se devolverán al presupuesto general de las Comunidades Europeas, antes del cierre del programa operativo, deduciéndolos del siguiente estado de gastos Delegación de funciones- Funciones de los Organismos Intermedios.- Asignación de funciones a Organismos Colaboradores y otros Los Reglamentos establecen que cuando un OI realice una o varias de las tareas de una autoridad de gestión o de certificación, los acuerdos pertinentes se registrarán formalmente por escrito. Las Autoridades de Gestión y Certificación han firmado con cada uno de los OI designados por ellas un acuerdo formal que establece claramente todas las funciones y tareas que les han sido atribuidas a GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

15 cada uno de ellos. Dichos acuerdos siguen un modelo estándar, de manera que se garantice la homogeneidad del conjunto del sistema de gestión y control, con muy pequeñas adaptaciones para determinados OI, que atienden a las peculiaridades de las actuaciones de que son responsables. En el caso específico de los PO Regionales del FEDER y de los PO del FC y del FEP, la atribución de las funciones a un organismo de la Administración Autonómica se recoge en el propio texto del PO. Ello implica que dicha atribución de funciones se produce mediante la Decisión de adopción del PO, por lo que se ha prescindido de suscribir un acuerdo específico entre la Autoridad de Gestión y el mencionado OI. Asimismo, dicho organismo autonómico puede designar otros OI de ámbito regional, delegándoles las funciones que considere adecuadas, y atribuir tareas a un OC, debiendo existir un registro documental al respecto. Para documentar adecuadamente los procesos y procedimientos dispuestos para la gestión y el control del PO, cada OI debe elaborar un Manual de Procedimientos o documento equivalente en el que se describa y documente: Las responsabilidades asignadas al OI en el marco del Programa. El organigrama institucional, indicando las unidades afectadas por la gestión del Programa y los recursos humanos (indicativamente: nº de personas, dedicación, vinculación) y materiales asignados en cada caso. La dependencia funcional y orgánica ateniéndose, en la medida de lo posible, al principio de separación de funciones. La asignación de tareas entre los distintos servicios. Los procesos y procedimientos dispuestos, al menos, para: - La selección de operaciones. - El seguimiento. - La verificación. - La gestión financiera (pagos; corrección de irregularidades; etc.). Identificando al departamento/unidad o persona responsable de cada etapa; metodologías y los soportes documentales de cada una. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

16 Los mecanismos para el mantenimiento actualizado del Manual. La identificación de los OI dependientes (en su caso), con la indicación de las funciones que les son atribuidas conforme a naturaleza de su actividad y a su nivel de participación en los procedimientos de gestión y control ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO Selección y aprobación de operaciones y garantía de su conformidad con las normas aplicables durante todo el proceso de ejecución La selección y aprobación de las operaciones la realiza el OI u organismo al que le hayan asignado las tareas, siguiendo los Criterios de Selección de Operaciones aprobados por el Comité de Seguimiento para el PO de que se trate. La aplicación detallada de tales criterios y el procedimiento interno seguido por el OI / OC se recoge en el respectivo manual de procedimiento. Además en el caso de los regímenes de ayudas, el detalle de la selección de las operaciones vendrá recogido en las correspondientes órdenes de bases y resoluciones de convocatoria. El OI / OC debe facilitar a los Beneficiarios potenciales, información clara y detallada, como mínimo, sobre los puntos siguientes: Las condiciones que han de cumplirse para poder acceder a la financiación; Los criterios de selección de las operaciones que se van a financiar; Los procedimientos que se seguirán para la evaluación de las solicitudes de financiación y los plazos correspondientes; Los contactos a nivel nacional, regional o local que pueden facilitar información sobre las actuaciones a cofinanciar. Es recomendable, asimismo, facilitar de antemano información sobre las particularidades y las obligaciones que conlleva el hecho de contar con financiación comunitaria. Por ejemplo: las obligaciones en materia de información y publicidad; la necesidad de conservar la documentación durante un periodo determinado debiendo ponerla a disposición de las autoridades competentes cuando la soliciten; o el hecho de que el nombre de la entidad será publicado en la relación de beneficiarios que han recibido ayudas junto al importe de las mismas. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

17 El OI / OC se asegurará de que el Beneficiario tiene capacidad para cumplir las condiciones establecidas y una vez seleccionados, les transmitirá las orientaciones adecuadas para la ejecución y puesta en marcha de los procedimientos de gestión y control que sean necesarios para el buen uso de los Fondos y cuantas instrucciones se reciban de las Autoridades de Gestión o de Certificación en la medida en que les afecten, adaptando en su caso dichas instrucciones a las características de dichos Beneficiarios Gestión de datos y documentos Para cada operación, se introducen en la aplicación informática de gestión los datos requeridos por el reglamento comunitario de aplicación, junto a otros datos adicionales establecidos por la Autoridad de Gestión para contribuir al buen funcionamiento de la gestión del programa operativo y garantizar el cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional durante todo el periodo de ejecución. Así, el OI / OC debe registrar y almacenar la siguiente información en relación a las operaciones ejecutadas: Datos contables y gestión financiera. Ejecución física. Verificaciones y auditorías. Evaluación. El registro de dichos datos se realizará mediante una herramienta informática que deberá: Permitir distinguir de forma inequívoca entre las actuaciones cofinanciadas y los gastos asociados a éstas. Permitir la transmisión de información de forma fiable. Describir las incidencias que puedan existir y fundamentarlas. Las Autoridades de Gestión, Certificación y Auditoría así como los organismos de control distintos de la Autoridad de Auditoría, deben tener acceso a dicha información. El OI / OC debe establecer los procedimientos que garanticen que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes a un PO se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo durante un período de tres años a partir del cierre del PO, o bien un período de tres años a partir del año en que haya tenido lugar el cierre parcial del GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

18 Programa. Deberá conservar los originales de los documentos o copias certificadas conformes con los originales sobre soportes de datos generalmente aceptados Verificación de operaciones Verificaciones del Organismo Intermedio El OI / OC, si se le han delegado / asignado esas funciones, lleva a cabo las verificaciones sobre las operaciones correspondientes a su ámbito de gestión al objeto de comprobar que: Se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación de conformidad con la decisión aprobatoria. Se ha efectuado realmente el gasto declarado por los Beneficiarios en relación con las operaciones objeto de cofinanciación. El gasto declarado por los Beneficiarios en relación a dichas operaciones cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. A este respecto debe señalarse lo siguiente: - En el nuevo periodo de programación, las normas de subvencionabilidad del gasto ya no serán de ámbito comunitario sino nacional, - En el ámbito específico de la contratación, hay que tener en cuenta que es de aplicación la Directiva 2004/18/CE y, entre otros deben tomarse en consideración las siguientes aspectos en los procesos de contratación: En los documentos (pliegos, anuncios, etc.) que sustenten la contratación debe hacerse constar la participación de fondos comunitarios (o la posibilidad de que ésta tenga lugar si no se sabe con certeza en ese momento), en función de lo dispuesto en el plan de comunicación. Cualquier entidad que ejecute gasto público cofinanciado, independientemente de su naturaleza, deberá atenerse a las directrices comunitarias y legislación nacional de contratación pública. No pueden incluirse criterios de valoración discriminatorios o que alteren la concurrencia (sí se pueden establecer requisitos mínimos a cumplir por los ofertantes, pero éstos no pueden utilizarse para valorar favorablemente unas ofertas frente a otras). GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

19 El proceso de contratación, incluida la justificación de selección de la oferta más favorable y las comunicaciones con los ofertantes, debe quedar perfectamente documentado. Las solicitudes de reembolso de los Beneficiarios son correctas. No se da el caso de la doble financiación del gasto declarado con otros regímenes comunitarios o nacionales y con otros períodos de programación. El Organismo Intermedio / Organismo Colaborador debe asegurar que sus verificaciones incluyan: a) Verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los Beneficiarios, mediante las cuales el OI / OC validará el 100% de las declaraciones de gasto presentadas por los Beneficiarios, comprobando la realidad de los pagos y su adecuación a las condiciones de aprobación de la ayuda, incluidas todas las normas que sean de aplicación a esta última. b) Verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas, pudiendo utilizar para ello un método de muestreo que garantice la representatividad de las mismas. La descripción del procedimiento de verificación seguido por cada OI / OC se recoge en su manual respectivo. Además, en el caso de los regímenes de ayuda, este procedimiento debe seguir estrechamente lo establecido para la justificación de los gastos objeto de ayuda en las Órdenes de bases y resoluciones de convocatoria. El OI / OC debe conservar registros de todas las verificaciones realizadas, en los que indicará el realizado, la y los resultados de la verificación, así como las medidas adoptadas en caso de observación de alguna irregularidad. Igualmente conservará los registros en los que se describa y justifique el sistema de muestreo utilizado, en su caso, y se identifiquen y justifiquen las operaciones seleccionadas para ser verificadas, garantizando la representatividad de las mismas. Asimismo, el OI / OC debe velar por el cumplimiento del principio de separación de funciones entre los órganos o unidades encargados de las tareas de gestión de las actuaciones y los que se ocupen de la verificación y validación de los gastos derivados de estas actuaciones. Además, en aquellas operaciones en las que el OI / OC ejerza como beneficiario del PO, garantizará una adecuada separación de funciones entre las tareas de gestión en las que actúe como beneficiario y los s de verificación de los gastos realizados. Asimismo el OI / OC debe disponer de un procedimiento que garantice que de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

20 Se considerará que una pista de auditoría es adecuada cuando cumpla los siguientes criterios: Permita comprobar que los importes agregados en las certificaciones de gastos corresponden con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de los OI / OC y los Beneficiarios, con respecto a las operaciones cofinanciadas; Permita verificar el pago de la contribución pública al Beneficiario; Permita verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de Seguimiento para el Programa Operativo; Contenga, con respecto a cada operación, según proceda, los siguientes documentos: - Las especificaciones técnicas. - El plan de financiación. - Los documentos relativos a la aprobación de la concesión. - Los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública. - Los informes de situación. - Los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo. Verificaciones de la Autoridad de Gestión La Autoridad de Gestión debe llevar a cabo las verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso presentadas por los OI / OC antes de remitirlas a la Autoridad de Certificación. La Autoridad de Gestión efectuará sus verificaciones conforme a una lista de comprobación que contemplar, entre otros, los siguientes puntos: La selección de las operaciones se ha realizado de acuerdo con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento. La certificación de gastos está correctamente cumplimentada y firmada por la persona autorizada. Están descertificadas todas las cantidades detectadas en controles que deban ser objeto de retirada o recuperación. Las verificaciones administrativas son adecuadas y permiten asegurar la regularidad del 100% del gasto. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

21 Las verificaciones sobre el terreno son adecuadas. Si se han efectuado por muestreo, este es representativo, con un adecuado tamaño de la muestra. En su caso, se han reflejado las recomendaciones efectuadas por los controles de gestión y se han cumplido las medidas establecidas por la Autoridad de Gestión para garantizar la regularidad del gasto. La Autoridad de Gestión debe realizar las verificaciones anteriores con carácter previo a remitir las certificaciones de gastos y solicitudes de reembolso a la Autoridad de Certificación (comprobaciones ex ante ). En todo caso, dichas verificaciones deben finalizarse antes de que la Autoridad de Certificación presente la Declaración de Gastos a la Comisión. Adicionalmente, la Autoridad de gestión comprobará el cumplimiento de las funciones que hayan sido objeto de delegación Solicitudes de reembolso Proceso de certificación Los OI/OC son los encargados de elaborar en primera instancia los certificados de gastos y solicitudes de reembolso con base en los gastos declarados por sus beneficiarios que haya verificado previamente, así como de cumplimentar las listas de comprobación asociadas a las transacciones y a la solicitud del reembolso. Una vez recibido el certificado de gastos y solicitud de reembolso y las listas del OI/OC, la Autoridad de Gestión realizará sus propias validaciones, con base en una lista de comprobación En caso de que, una vez practicadas las verificaciones, la Autoridad de Gestión no pueda asegurar que el certificado cumple los requisitos exigidos, solicitará del OI/OC la subsanación de las incorrecciones o, en su caso, la aportación de las justificaciones o la información adicional correspondientes. Una vez recibido el certificado a satisfacción de la Autoridad de Gestión, y contando ésta con las justificaciones requeridas del OI/OC, el certificado de gastos y solicitud de reembolso validado será remitido a la Autoridad de Certificación junto con la información complementaria que se considere pertinente. Verificaciones de la Autoridad de Certificación La Autoridad de Certificación comprobará el cumplimiento de los trámites necesarios mediante una lista de comprobación, pedirá la ampliación de la información recibida cuando lo considere pertinente a la GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

22 Autoridad de Gestión, y, en su caso, realizará por su cuenta o solicitará a la Autoridad de Gestión la realización de algún control (de forma aleatoria o tras el estudio de los niveles de riesgo), con el fin de asegurarse de la correcta tramitación de los expedientes, así como el cumplimiento de los sistemas previstos. Igualmente, y de forma previa a continuar la tramitación, se cerciorará de los controles que han recibido las distintas operaciones y se asegurará de que se han aplicado las correcciones oportunas Una vez revisada la solicitud de reembolso, agrupará las de un mismo PO y confeccionará una Certificación para presentar a la Comisión, junto con una solicitud de pago, Irregularidades y recuperaciones Las aplicaciones informáticas de cada Fondo, deben recoger toda la información referente a controles, incluidas las correcciones que deberán aplicarse. Ello se refiere tanto a los controles de las Autoridades de Gestión o de certificación, como a los realizados por la Autoridad de Auditoría. Una vez finalizados los controles, realizados por la Autoridad de Gestión o de Certificación, o por la Autoridad de Auditoría y otros órganos de auditoría, las cantidades incorrectamente certificadas deberán ser corregidas (incluidas como certificaciones de gastos negativas) en las solicitudes de reembolso posteriores La Autoridad de Certificación como responsable del registro de deudores, debe comprobar los datos que permitan confeccionar a la Autoridad de Auditoría las fichas de seguimiento de las irregularidades comunicadas con anterioridad a la Comisión, para que las haga llegar a la Comisión en los dos meses siguientes al fin de cada trimestre. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

23 3. AUDITORÍA DE OPERACIONES 3.1. OBJETIVOS De acuerdo con el artículo 62.1.b) del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo y el artículo 61.1.b) del Reglamento (CE) 1198/2006, la Autoridad de auditoría del PO correspondiente debe garantizar que las auditorias de operaciones se basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado El artículo 16 del Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión (y 42 del Reglamento 498/2007) establece que las auditorias de operaciones se llevarán a cabo cada doce meses, a partir del 1 de julio de 2008, sobre una muestra de operaciones seleccionadas mediante un método estadístico aleatorio aprobado por la autoridad de auditoría de conformidad con el artículo 17 del citado reglamento. Las auditorias de operaciones se llevarán a cabo sobre el terreno a partir de los documentos y registros que posea el beneficiario. A través de estas auditorias deben verificarse el cumplimiento de las siguientes condiciones: o La operación cumple los criterios de selección establecidos para el programa operativo, se ha ejecutado de conformidad con la decisión aprobatoria y cumple todas las condiciones aplicables con respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse. o Los gastos declarados se corresponden con los registros contables y los documentos acreditativos que obran en poder del beneficiario. o Los gastos declarados por el beneficiario son conformes a las normas comunitarias y nacionales. o Se ha abonado la contribución pública al beneficiario de conformidad con el artículo 80 del Reglamento base ALCANCE El objeto del control serán los gastos pagados de una operación concreta recogidos en las certificaciones realizadas por la Autoridad de Certificación a la Comisión, incluidos en el plan de auditoría. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

24 La operación objeto de control corresponde a una muestra seleccionada estadísticamente sobre operaciones certificadas a la Comisión en un periodo predeterminado. En consecuencia, el punto de partida es la Certificación de gastos de la Autoridad de Certificación y el alcance del control serán los gastos de la operación seleccionada declarados por el órgano controlado e incluidos en la Certificación del periodo especificado. En el momento de efectuar el control, el gasto declarado por la operación seleccionada puede ser mayor, bien por incluir importes no certificados aun por la autoridad de certificación (se certificará en el futuro), o bien por incluir gastos de esa operación de periodos anteriores (se habrán certificado en una declaración anterior). Inicialmente, esos gastos declarados no forman parte del Alcance del control. Si durante el desarrollo del control, los errores detectados o las circunstancias del aconsejaran extender el alcance del control a gastos declarados incluidos en otras certificaciones, se deberá comunicar y justificar por el interventor actuante y se considerará como otros gastos auditados (gasto de la muestra aleatoria diferente de los otros gastos auditados del año de referencia) (Anexo VI Reglamento 1828/2006). En caso de realizarse la ampliación del alcance, los Resultados del Trabajo y las Conclusiones deberán expresarse distinguiendo entre el sobre la muestra estadística y el sobre los otros gastos auditados PROCEDIMIENTO Recopilación previa de la normativa que va a ser de aplicación para la ejecución del control Antes de ejecutar el control y a efectos de la planificación del se debe obtener la normativa genérica de aplicación en un control de fondos comunitarios así como la convocatoria, acuerdo, resolución,... de la que se derive la aprobación del proyecto. Esta normativa es la mínima que debe aparecer listada en el apartado Normativa aplicable del informe figura en el Anexo II de esta guía. En relación a los Reglamentos, Decisiones de la Comisión, normas de elegibilidad y demás normativa aplicable, es necesario ver cuales estaban vigentes en el momento que fue ejecutada la operación objeto de control y por tanto son exigibles. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

25 La normativa y la forma de realizar algunas de las actuaciones necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria van a variar en función de que el control se refiera a una operación de ejecución directa, o a un régimen de ayudas u otras ayudas, como se pone de manifiesto a lo largo de esta guía Inicio En ejecución directa: El órgano responsable de la realización de la auditoría deberá comunicar al organismo responsable de iniciar o iniciar y ejecutar las operaciones (Beneficiario) el inicio de las actuaciones de control con antelación suficiente. La comunicación de inicio se realizará con arreglo a la normativa interna del órgano de control y en ella se señalará: Competencia para la realización de la auditoría Objetivos y alcance de la auditoría Fecha prevista de inicio del de campo En regímenes de ayuda y otras ayudas: El órgano responsable de la realización de la auditoría deberá comunicar al organismo intermedio u organismo colaborador (órganos a controlar) el inicio de las actuaciones de control. En esta comunicación se podría incluir la necesidad de realizar alguna actuación de control en la sede del beneficiario o solicitarle alguna información. En todo caso, se seguirá la normativa interna del órgano de control aplicable en cada caso Planificación Para cada auditoría de operaciones deberá elaborarse un memorándum de planificación del a realizar. El memorándum, que constará en un documento escrito y deberá ser firmado por el director del equipo designado para la realización de la auditoría de operaciones, deberá tener el siguiente contenido: Objetivos y alcance de la auditoría a realizar, en función de lo señalado en la correspondiente estrategia de auditoría y en los planes anuales de control Organización y funciones del organismo sometido a auditoría, en relación con la gestión de fondos comunitarios GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero

26 Programas de a desarrollar adaptados al organismo a controlar Riesgos específicos sobre los que debe hacerse especial hincapié Relación de documentación a solicitar inicialmente Al Órgano controlado: declaración de gastos remitidos a la Autoridad de Gestión en relación a la operación (concretando el gasto que ha sido seleccionado en el plan de control), expedientes de la operación cofinanciada (facturas, justificantes de gastos, justificantes de realización de la operación, etc.), y toda aquella que sea necesaria para realizar el control. A la Autoridad de certificación: Certificaciones de gastos realizadas a la Comisión e incluidas en el alcance del informe. Equipo designado para la realización de la auditoría Previsión de tiempos para su realización. Para la planificación de la auditoría debe tomarse en consideración la información procedente de: Resultados de controles de planes anteriores y seguimiento de las recomendaciones efectuadas. Información procedente de otras auditorías y controles realizados en el órgano a controlar, relacionados con la gestión de fondos comunitarios. Cambios en la normativa nacional o comunitaria aplicable Ejecución del Trabajo Las pruebas a realizar serán las incluidas en los programas de elaborados en la fase de planificación sobre la base del programa tipo que se incluye en la presente guía. A las pruebas previstas en este programa tipo, y para adaptarlo al órgano concreto sometido a control, los auditores incluirán todas las pruebas complementarias que estimen oportunas para obtener una evidencia suficiente, pertinente y válida Cada programa de tipo que se incluye a continuación está estructurado para que en el figuren los datos de la operación objeto de control y en función de los objetivos del control de operaciones de acuerdo con lo establecido en los artículos 16 del R. 1828/2006 y 42 del R.498/2007, así como las pruebas para cada uno de ellos. GUÍA AUDITORÍA DE OPERACIONES Versión enero