UNIVERSIDAD DE ORIENTE NUCLEO BOLIVAR UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ CATEDRA: CONTABILIDAD AVANZADA I

Transcripción

1 1 Estimados Alumnos de la Cátedra Contabilidad Avanzada I, damos la Bienvenida al Tema 3, de la Unidad I, el cual es por demás fascinante, denominado El Inventario; por cuanto, constituye la fuente principal de cualquier empresa dedicada a la producción de bienes y/o servicios. Les invito a conocer parte de la información que necesitan dominar y les exhorto a profundizar y dar el máximo de atención, por cuanto este tema es la base de la Contabilidad de Costos. Estoy segura que al finalizar este contenido Ustedes estarán en capacidad de: Identificar aspectos generales relativos a los Inventarios; Implementar Medidas de Control Interno que permitan salvaguardar el Inventario de Mercancías; Aplicar los pasos requeridos para la toma del Inventario Físico; Identificar aquellas partidas que deben incluirse en el Inventario de Mercancías; Identificar las diferencias que existen entre Inventario Físico y el Teórico; Identificar las causas de la sub-valuación o sobreestimación del inventario; Aplicar los sistemas de contabilización de inventario tanto periódico como permanente; Aplicar los métodos de valoración de inventario e Identificar las razones para ajustar el Inventario y finalmente como debemos presentar el Inventario en el Balance General. Consideraciones Generales de los Inventarios El termino Inventario tiene varios significados, puede ser utilizado como un verbo inventariar para significar la preparación de una lista de partidas en existencia de algún bien específico, en una fecha determinada, asignar valores unitarios a cada una de las partidas que componen esa lista y determinar el valor total del inventario. En derecho, un inventario es por ejemplo una lista completa de activos corrientes y no corrientes, que pueden ser usados por el albacea testamentario o por un fideicomisario de una quiebra. En contabilidad general, el termino inventario se utiliza para identificar la existencia de bienes u otras partidas de bienes mantenidos exclusivamente para la venta o para ser utilizados como materia prima en el proceso de producción normal de la empresa, de manera más específica los bienes mantenidos exclusivamente para la venta de un negocio al detal o al mayor se denominan Mercancías o Inventario de Mercancías.; los bienes mantenidos para la venta en una empresa manufacturera o fabricantes se denominan inventario de productos terminados, estas empresas también pueden incluir inventarios de productos en proceso (parcialmente terminados) y de materia prima. Definiciones de Inventario Según, Finney- Miller, en su libro "Curso de Contabilidad Intermedia", Tomo II, Página 225, se definen los inventarios de una empresa como la compra de artículos en condiciones para la venta. Los Inventarios de mercancía se encuentran en los negocios que tienen ventas al por mayor y al detalle. Estos negocios no alteran la forma de los artículos que adquieren para venderlos. Otro concepto fue extraído del boletín No. 1, Principios y Normas Contables sobre la auditoria de los Inventarios del Prof. Maldonado; y dice así: El Vocablo inventario se usa para nombrar el conjunto de aquellas partidas de bienes muebles tangibles.

2 2 El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados. Documento que contiene la relación pormenorizada de los bienes muebles de una institución, en la cual debe estar detallado el nombre y código patrimonial, características propias, estado actual de conservación, valor en libros, valor de tasación, usuario y ubicación del bien. Son Aquellas partidas que representan los bienes que la empresa posee: para su comercialización y venta, para su transformación con la incorporación de Mano de Obra y Costos Indirectos, como repuestos e insumos de la planta y equipo que sustituyan las que sufran deterioro. Algunas de las más importantes características de los Inventarios: Maneja productos con números de serie Maneja números de lote Maneja fecha de vencimientos por lote Una de las características más notables es que permite definir parámetros adicionales, de acuerdo a las necesidades de su Empresa, incluso indicando su tipo (numérico, alfabético). Ejemplos de aplicación de esta facilidad es, manejo de colores, procedencia, calidad, ancho, largo, etc. Tipos de Inventarios de Acuerdo a su Utilización Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: Inventarios de Materia Prima Inventarios de Productos Terminados TIPOS DE INVENTARIOS DE ACUERDO A SU UTILIZACIÓN Inventarios de Materiales y Suministros Inventarios de Productos en Guía Proceso de Estudio

3 3 Inventarios de Materia Prima: En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (Materias Primas) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La Materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento determinado. Una de las características del Inventario de producción en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventario de Productos Terminados: Comprenden estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber este alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventario se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir, su nivel esta dado por la demanda. Inventario de Materiales y Suministros: En el inventario de materiales y suministros se incluye: Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran significación. Los Artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. Partidas que deben incluirse en el Inventario Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

4 4 Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final) Mercancías en Poder de Vendedores Productos Dañados u obsoletos Mercancías Pignoradas Mercancía vendida aún en Almacén El Inventario Inicial: representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre para el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. Compras: se incluyen las mercancías compradas durante el período contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con éste fin. Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. Mercancías en Tránsito. En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar esta cuenta

5 5 Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el período contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período. Mercancías en poder de vendedores, agencias y sucursales: Son aquellas mercancías que se encuentran fuera de la compañía en poder de vendedores o sucursales y debemos registrarlas en la contabilidad de la empresa utilizando cuentas de inventario separadas. Productos dañados u obsoletos: Corresponde a los inventarios que han sufrido algún daño o se han vuelto obsoletos y deben ser excluidos del inventario si no son vendibles o no pueden utilizarse en la producción. Y si las mantenemos en nuestros inventarios podemos valorizarlos a precios mínimos estimados para la venta. Mercancías Pignoradas: Cuenta de orden. Partida de activo depositada en un fideicomiso o hipotecada para garantizar el cumplimiento de una obligación o contrato. Representa la mercancía que una prestataria entrega a su acreedor con objeto de garantizar la obligación. (Préstamo) Mercancías vendidas aún en Almacén: Son aquellos inventarios que aún siendo vendidos, permanecen en nuestra empresa, estos deben desligarse del inventario ya que no tenemos propiedad sobre los mismos. Control Interno Sobre Inventarios El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario Comprar el inventario en cantidades económicas Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

6 6 El conteo de un Inventario: Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. Aspectos importantes del Inventario Físico El Inventario Físico consiste en la verificación periódica de las existencias de materiales, equipo, muebles e inmuebles con que cuenta una dependencia o entidad, a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los materiales, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en el almacén. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. Importancia del Inventario Físico El inventario físico es importante por las siguientes razones: Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE (Fichas de Existencia) y la existencias físicas (cantidad real en existencia). Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real. Métodos Estimativos de Inventario que sustituyen al Conteo Físico o Toma de Inventario Físico Existen básicamente dos métodos para determinar el inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico: 1. Método de la Utilidad Bruta 2. Método de las Ventas al Detal

7 7 Método de la utilidad bruta: Este método esta sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relación con el margen de utilidad. Como Ustedes saben, el precio de venta de un artículo esta compuesto por una parte que representa al costo de compra o de fabricación de ese articulo, y otra parte representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir: De la relación se desprende que: Precio de ventas = Costo de Venta + Utilidad Costo de Venta = Precio de Venta Utilidad Si en adición a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que existe para esa fecha, así: Inventario de Mercancía = Mercancía Disponible Costo de Venta. Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este método, la acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de venta. El método de utilidad bruta puede ser utilizado nosolo para determinar el inventario final, si no también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas. Método de ventas al detalle: Este otro método que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de calculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el inventario físico. Para aplicar este método estimativos de inventarios se requiere que se den una serie de condiciones. Para lograr una mayor claridad en la explicación, nos basaremos en el caso desarrollado en la ilustración. Precio de Costo Precio de Venta Inventario Inicial ,oo ,oo Compras Netas ,oo ,oo = Mercancía Disponible para la Venta ,oo ,oo Menos: Ventas (a precio de venta) ,oo Inventario Actual (a precio de venta) ,oo

8 , oox100 Re lacióndecosto Pr eciodeventa = = 70% , oo , oox70 Inventario ActualaPr eciodecosto = = Bs , oo 100 Sistemas de Inventarios Desde el punto de vista contable, existen dos (2) grandes formas o sistemas de trabajar los inventarios 1. Inventario Periódico 2. Inventario Continuo (Perpetuo) Inventario Periódico: Cuando se utiliza este sistema de inventario desde el punto de vista contable la cuenta de inventario solo será utilizada al inicio del ejercicio económico y al final del mismo y las transacciones mercantiles relacionadas con el movimiento de materiales o mercancías serán contabilizadas mediante la utilización de la cuenta de Ventas y/o Compras, para registrar los Ingresos y/o Egresos (Entradas o Salidas de Mercancías) durante el ejercicio económico. Mis apreciados alumnos, este método de Inventario Periódico es el que Ustedes han estado utilizando desde que comenzó su aprendizaje; donde al final del ejercicio económico se determina el costo de la mercancía vendida con el levantamiento de un Inventario Físico de Mercancías y luego de utilizar los saldos de las cuentas que intervienen en la determinación del Costo de Ventas según la siguiente ecuación: Costos de Ventas = Inventario Inicial de Mercancías + Compras Netas Inventario Final de Mercancías Se considera entendida la aplicación de esta ecuación en ejercicios. Sin embargo, les sugiero revisar este contenido ya que es prerrequisito para el conocimiento que sigue. Inventario Permanente (Perpetuo): Con la utilización de este sistema de inventario en la contabilidad se permite controlar permanentemente la cuenta de Inventarios. En el transcurrir del tiempo y a medida que se van efectuando las operaciones de compra de mercancías, contablemente se utilizará la cuenta de Inventario y cuando se efectúen operaciones de ventas se utilizará la cuenta de costo de ventas y de esa forma se mantendrá el control continuo o permanente del inventario. Ejemplos numéricos de Inventario Permanente (Perpetuo) El día 07 de Mayo del año 1998, la empresa Mi Alegría, C.A. compra mercancías de contado para la venta a Comercial Los Tres Rumbos, S.R.L., por un monto de Bs ,oo, según Factura No.172. Requerimos realizar un Registro Contable aplicando el Sistema de Inventario Permanente, el cual realizaríamos de la siguiente manera:

9 9 Fecha Descripción Debe Haber 07/05/1998 Inventario ,oo Banco P/Registrar la compra de mercancías a Comercial los Tres Rumbos, S.R.L. según Fact.No ,oo Seguidamente el día 10 de Mayo, la mencionada empresa vende de contado mediante Fac..No,487, el 35% de la mercancía comprada en el día 07 de Mayo por Bs ,oo. El Registro Contable aplicando el Sistema de Inventario Permanente, sería de la siguiente manera: Fecha Descripción Debe Haber 10/05/1998 Banco ,oo Ventas P/Registrar venta de mercancías. según Fact. No ,oo Inmediatamente, se procede a registrar el Costo de la Mercancía Vendida, el cual según este ejemplo será por la cantidad de Bs ,oo (Es decir, el 35% de los Bs ,oo), que corresponde a la cantidad de mercancía comprada el día 07/05. El Registro Contable del costo de venta de las mercancías vendidas, aplicando el Sistema de Inventario Permanente, sería: Fecha Descripción Debe Haber 10/05/1998 Costo de Ventas ,oo Inventario ,oo

10 10 P/Registrar el costo de venta de las mercancías vendidas según Fact. No.487 Es importante hacer notar, que cualquier gasto en que se incurra y que este relacionado con la compra de mercancías, deberá ser cargado directamente a la cuenta de inventario de manera que sean prorrateados cada vez que se efectué una venta. Inventarios -métodos para fijar el costo de mercancías La decisión de adoptar un determinado método para valuar el inventario de mercancías en la empresa será muy importante, por lo tanto, para establecer dicho método, es necesario tomar en cuenta ciertos Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, como lo son: Periodo Contable: Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados susceptibles e ser cuantificados, se identificaran con el periodo en que ocurren; es decir, los costos y los gastos deben identificarse con el ingreso que lo originó, independientemente de la fecha en que se paguen. Realización: Las operaciones o eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados: - cuando se han efectuado transacciones con otros entes económicos; - cuando han tenido lugar transacciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes, - cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de esta y cuyo efecto puede cuantificarse contablemente. Consistencia: Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. En nuestro medio los métodos más comúnmente utilizados para la Fijación de Precios o valuación de los inventarios son tres (3). Método PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) (FIFO) El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos que producen el mayor ajuste por inflación son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía vendida.

11 11 A continuación tienes un Modelo de Control por el Método PEPS. PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS) INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL Ejemplo numérico del Método PEPS La empresa Materiales Tres Ríos, C.A. compra de contado el 10/02/1998 a la Comercial Este, S.R.L., 195 unidades de producto A con un precio de Bs.96,oo c/u los cuales destinará a la venta. El día 12/02 vende de contado 97 unidades de producto A con un precio unitario de venta de Bs.145,oo, según Factura No.401, el día 16/02 compra nuevamente a Comercial Este, S.R.L. unidades de producto A esta vez 200 unidades a Bs.104,oo c/u; esta compra la efectúa a crédito según la factura No.748. El día 20/02 vende 140 unidades de producto A de contado a Bs.160,oo c/u según factura No.429. NOTA: Recuerde que se utilizará el Sistema de Inventario Continuo, puesto que en la utilización de sistema de inventario periódico el procedimiento contable es idéntico al utilizado permanentemente, donde se considera la cuenta de compras. Fecha Descripción Debe Haber 10/02/1998 Inventario ,oo Banco P/Registrar la compra de mercancías a Comercial Este, S.R.L. 12/02/1998 Banco ,oo Ventas ,oo ,oo

12 12 P/Registrar la venta de mercancías, según Fact. No /02/1998 Costo de Ventas 9.312,oo Inventario P/Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida según Fac.No /02/1998 Inventario ,oo Cuentas por Pagar P/Registrar la compra de mercancías a la Comercial Este, S.R.L. según Fact. No /02/1998 Banco ,oo Ventas P/Registrar la venta de mercancías según Fac..No /02/1998 Costo de Ventas ,oo Inventario Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida según Fac. No ,oo ,oo ,oo ,oo

13 13 MAYOR AUXILIAR DE INVENTARIO Producto: Método de Valoración: Código: Ubicación: Proveedor: Entradas Salidas Saldo No. Fecha Unidades. Costo Unitario Total Unidades Costo Unitario Total Unidades Costo Unitario Total

14 14 Método UEPS Último en Entrar Primero en Salir (LIFO) El método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porqué, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos. El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país, lo cuál significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. Al aplicar el sistema integral de ajustes por inflación su efecto quedará reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrará por los costos reales incurridos en la compra o producción de la mercancía vendida, excepto en lo que tiene que ver con los demás factores que integran el costo de producción, especialmente las depreciaciones, agotamiento y amortizaciones. A continuación tienes un Modelo de Control por el Método UEPS. ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS) INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

15 15 Ejemplo numérico del Método UEPS Con los datos del ejemplo anterior de la empresa Materiales Tres Ríos, C.A. y trabajando con el Sistema de Inventario continuo, los registros contables serían: Fecha Descripción Debe Haber 10/02/1998 Inventario ,oo Banco ,oo P/Registrar la compra de mercancías a Comercial Este, S.R.L. 12/02/1998 Banco ,oo Ventas ,oo P/Registrar la venta de mercancías, según Fact. No /02/1998 Costo de Ventas 9.312,oo Inventario 9.312,oo P/Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida según Fac.No /02/1998 Inventario ,oo Cuentas por Pagar ,oo P/Registrar la compra de mercancías a la Comercial Este, S.R.L. según Fact. No /02/1998 Banco ,oo Ventas ,oo P/Registrar la venta de mercancías según Fac..No /02/1998 Costo de Ventas ,oo Inventario ,oo Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida según Fac. No.429

16 16 MAYOR AUXILIAR DE INVENTARIO Producto: Material A Método de Valoración: UEPS Código: Ubicación: Proveedor: Entradas Salidas Saldo No. Fecha Unidades. Costo Total Unidades Costo Total Unidades Costo Unitario Total Unitario Unitario 01 10/02/ oo oo oo oo 02 12/02/ oo oo oo oo 03 16/02/ oo oo *96 200* /02/ oo oo *96 60*104 oo oo oo oo oo oo

17 17 El método de costo promedio aritmético ponderado Es el de uso más difundido, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A éste método se le señala, como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales. Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas. A continuación tienes un Modelo de Control por el Método Promedio Ponderado. INVENTARIO FINAL PROMEDIO PONDERADO COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL Para determinar el costo promedio aritmético ponderado se procede como sigue: 1. Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial mas las compradas, después de deducir las devoluciones. 2. Se suman los respectivos costos. 3. Se divide el costo total entre el total de unidades. Ejemplo: Fecha Unidades Costo Abril 01 saldo Abril 02 compra Abril 06 compra Abril 10 compra Abril 15 flete- seguro 600 TOTALES Costo Promedio Ponderado: , = 27,7142. Después de ello, se procede a valorar el Inventario Final en base a este costo, a la vez que se determina el Costo de Ventas: Costo de la Mercancía Disponible.. Bs ,00

18 18 Menos: Inventario final: 240 unidades a Bs. 27,7142 c/u Bs ,40 Costo de ventas..bs ,60 Ejemplo numérico del método de Costo Promedio Aritmético Ponderado Con los datos del ejercicio de la empresa Materiales Tres Ríos, C.A, realizaríamos los siguientes Registros Contables. Fecha Descripción Debe Haber 10/02/1998 Inventario ,oo Banco P/Registrar la compra de mercancías a Comercial Este, S.R.L. 12/02/1998 Banco ,oo Ventas P/Registrar la venta de mercancías, según Fact. No /02/1998 Costo de Ventas 9.312,oo Inventario P/Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida según Fac.No /02/1998 Inventario ,oo Cuentas por Pagar P/Registrar la compra de mercancías a la Comercial Este, S.R.L. según Fact. No /02/1998 Banco ,oo Ventas ,oo ,oo 9.312,oo ,oo ,oo

19 19 P/Registrar la venta de mercancías según Fac..No /02/1998 Costo de Ventas ,40 Inventario ,40 Registrar el costo de ventas de la mercancía vendida Fac. No.429

20 20 MAYOR AUXILIAR DE INVENTARIO Producto: Material A Método de Valoración: Promedio Aritmético Ponderado Código: Ubicación: Proveedor: Entradas Salidas Saldo No. Fecha Unidades. Costo Total Unidades Costo Total Unidades Costo Total Unitario Unitario Unitario 01 10/02/ oo oo oo oo 02 12/02/ oo oo oo oo 03 16/02/ oo oo oo 04 20/02/ oo

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22 22 Otras Conceptualizaciones para la Valoración de Inventarios Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el valor de sus inventarios, el costo y la utilidad en ventas en cada periodo contable. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios: 1. Valoración por identificación específica 2. Valorización por el método (Retail valoración al precio de venta) 3. Valoración al precio de costo 1.- Valoración por identificación específica En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc. 2.- Inventario -valorización por el método retail Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes, pero de productos terminados, no en la producción; es utilizado en cadenas de almacenes, ferreterías, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artículos de los inventarios. Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detal de las mercancías se determina al momento de la compra. El retail permite el uso de kárdex, sin valoración, únicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de acuerdo con los márgenes de utilidad liquidadas sobre el costo. Para garantizar una correcta aplicación de este método, las mercancías deben clasificarse por grupos homogéneos, a los cuales se les asigna un precio de venta a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta deseado el precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la clave del factor de costo. El factor de costo se calcula mediante la relación entre mercancía disponible para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal. La fórmula que se aplica para la valoración de mercancías por el método al por menor o menudeo: Factor de costo = mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras) / mercancía disponible para la venta a precio al detal. Inventado final = cantidad existente x precio de venta al detal x factor de costo

23 Inventario -valoración al precio de costo Valorar el inventario al costo significa que la empresa relaciona las mercancías al costo de adquisición. Ejemplo: el almacén surtiluz en el inventario inicial tenía 10 unidades de lámparas referencia 4-l con un costo de $10,000 cada una. Durante el mes, compra 20 unidades a $10,000 c/u, y vende 25 unidades; por tanto, al finalizar el mes se tiene en inventario un saldo de 5 unidades, que a precio de costo resulta: 5 unidades x $10,000 =$ (inventario final). Sub-valuación o sobre-valuación del inventario Para establecer el análisis de Sub-valuación o Sobre-valuación de los inventarios tomemos como ejemplo los datos de las tablas anteriores y consideremos que una empresa XX maneja sistema de inventarios y requerimos saber cual resulta el más adecuado. Para ello comencemos por analizar el Método PEPS. De la información del Cuadro del método PEPS de valuación de inventarios, observamos que subvalúa el costo de ventas y, en consecuencia, incrementa la utilidad dada por el diferencial entre precio y costo de venta, conllevando a un pago de mayores impuestos y debilitando patrimonialmente a la empresa. De igual forma el sistema promedio ponderado arroja unos resultados intermedios entre UEPS y PEPS, pero tampoco corrige los problemas de valuación originados por el registro contable en pesos de diferente fecha de origen y distinto poder adquisitivo. El Método A Escoger "PEPS" Este método ha sido escogido de acuerdo a las exigencias de la empresa como tal. Por medio de este método se sabe que aunque no es el método que más nos cuida en materia tributaria, es el más sencillo y el que mayor utilidad revela. Este como antes expresamos en su teoría, se usa mas que todo contablemente mas no a efectos de impuestos. En primer paso se carga al inventario las compras o mercancía entrante y luego este programa descarga a medida que va vendiendo la mercancía, por esta razón se ha escogido este método a parte de que la venta de mercancía no es la principal actividad de la compañía, este solo se presta como servicio a aquellos usuarios que lo requieran. Terminología utilizada en el Manejo de los Inventarios FOB. Siglas en inglés de "libre a bordo" o "puesto a bordo" (free on board). Término que describe la forma de tasar un bien cuando en el precio del mismo no se incluyen los costos de exportación asociados a su traslado, como seguros y fletes, por ejemplo. En el cómputo de la balanza comercial, generalmente, las exportaciones se valoran según sus precios FOB. CIF (Cost, Insurance and Freight- Costo, Seguro y Flete) Significa que el vendedor hace entrega cuando las mercancías sobrepasan la borda del buque en el puerto de embarque convenido. El vendedor también debe pagar los costos y fletes necesarios para conducir las mercancías al puerto de destino convenido. Debe

24 24 además pagar un seguro de cobertura mínima y hacer el despacho de la mercancía para la exportación. El comprador tiene la responsabilidad de pagar los costos de descargue, derechos de aduana y demás costos. Este término puede ser utilizado sólo para el transporte marítimo o fluvial. Los riesgos de transporte están amparados por la póliza contratada por el vendedor a favor del comprador. El vendedor obtiene en una forma transferible una póliza de seguro marítima para cubrir los riesgos con los aseguradores de reputación. La póliza debe cubrir el precio CIF más un 10% adicional en la divisa de transacción del contrato. Adviértase que sólo se requiere una cobertura muy básica equivalente a las cláusulas "C" del Instituto y que los compradores deberán normalmente insistir en una póliza "a todo riesgo" como las incluidas en las cláusulas "A" del Instituto. Ejemplos de los Registros Contables que se realizan: Compras Nacionales (CIF) Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X ICSVM Crédito Fiscal Cuentas por Pagar Compras Nacionales (FOB) Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X ICSVM Crédito Fiscal Cuentas por Pagar Mas: Gastos de Fletes u Otros Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X ICSVM Crédito Fiscal XX

25 25 Cuentas por Pagar Compras Internacionales (CIF) Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X Cuentas por Pagar Mas: Gastos de Nacionalización y Aduana Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X ICSVM Crédito Fiscal (Importación) ICSVM Crédito Fiscal ((Agente Aduanal) Cuentas por Pagar XX XX Compras Internacionales (FOB) Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X Cuentas por Pagar

26 26 Mas: Gastos de Fletes Internacionales Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X Cuentas por Pagar Mas: Gastos de Nacionalización y Aduana Fecha Descripción Debe Haber Inventario de X ICSVM Crédito Fiscal (Importación) ICSVM Crédito Fiscal ((Agente Aduanal) Cuentas por Pagar XX XX Otra forma de llevar las Compras Internacionales es manejando Cuentas de Inventario en Transito, donde se llevaran el costo de la mercancía según factura, el costo del flete internacional, los gastos de nacionalización y cualquier otro gasto. Cuando la mercancía es recibida en el Almacén, se carga el monto total de los costos y se abonan los saldos individuales de las cuentas de inventario en transito. Esto pasa porque en el Comercio Internacional las facturas de todos los gastos del Bien no llegan generalmente en la secuencia necesaria. Otra forma es utilizando Cuentas de Pasivos Estimados o de Provisiones. Ajustes al Inventario Ajuste Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente: Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos: Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.

27 27 Ejemplo: Al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de Bs Asiento de Ajuste: CUENTA DEBE HABER MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (sobrante de mercancías en inventario) COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR (Sobrante de mercancías en inventario) ,oo ,oo Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así: Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $ ocasionado por deshidratación de los artículos. Asiento de Ajuste: CUENTA DEBITO CREDITO COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA ,oo ,oo Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado. Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de Bs , ocasionado por descuido del almacenista. Asiento del Ajuste. CUENTA DEBER HABER CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES Otros (almacenista) MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA (faltante en inventario físico) ,oo ,oo

28 28 La diferencia de inventario El primer paso para reducir y atajar el impacto de la pérdida desconocida en nuestra organización es conocer y recopilar información acerca de este problema. Para hacerlo, un paso imprescindible es calcular la diferencia de inventario. La diferencia de inventario es la diferencia entre el inventario teórico, y el inventario real o físico; es decir, la diferencia entre lo que deberíamos tener de acuerdo con nuestra actividad empresarial, y lo que realmente tenemos: Stock Teórico = Stock Inicial Salidas de producto (Ventas, devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto (Compras, devoluciones de clientes) _ Diferencia de Inventario = Stock Teórico Stock Real. GUIA DE EJERCICIOS PRÁCTICOS 1.- Distribuidora Zuly, S.A., realizó durante el mes de enero las siguientes operaciones de compra-venta con uno de sus artículos. Todas las transacciones fueron al contado; con recargo del 70% sobre el precio de costo. Fecha Comprobante Operación Cantidad Prec. Unit Costo T. Enero 05 Nº 324 Compra Enero 09 Nº 351 Compra Enero 12 Fact Ventas 52 Enero 16 Nº 385 Compra Enero 21 Fact Ventas 94 Enero 23 Fact Ventas 44 Enero 25 Nº 420 Compra Enero 27 Fact Ventas 80 Enero 30 Fact Ventas 50

29 29 Enero 31 Nº 473 Compra Se pide: Con esta información Usted, debe realizar las siguientes Actividades: Registros en la Tarjeta de Inventario (Hoja de Mayor Auxiliar de Control de Existencias) Asientos Contables en el Libro Diario de la Empresa Distribuidora Zuly, S.A. Dichas Actividades se efectuaran por los Métodos PEPS, UEPS y Promedio Ponderado 2.- El saldo del inventario inicial del artículo x en la empresa Mi Roció, S.A. para la fecha 01/08 del 1998 y las compras de este mismo artículo durante el mes de Agosto, fueron las siguientes: Agosto 01 Inventario Inicial 450 Unidades a Bs.1,oo Bs. 450,oo Agosto 07 Compras Unidades a Bs. 1,10 Bs.1.980,oo Agosto 14 Compras 900 Unidades a Bs.1,12 Bs.1.008,oo Agosto 22 Compras 900 Unidades a Bs.1,16 Bs.1.044,oo Agosto 28 Compras 450 Unidades a Bs.1,25 Bs. 563,oo TOTALES Unidades Bs.5.045,oo Para el 31 de Agosto el Inventario Final constaba de 675 Unidades. Se pide: Calcular el Costo de Inventario Final, en base a cada uno de los siguientes métodos para la valuación de Inventarios: Costo Promedio Ponderado Primero que Entra Primero que Sale Ultimo que Entra Primero que Sale

30 Cuando José Morillo llega al Almacén de su empresa en la mañana del 29 de Mayo del año 2000, encontró vacíos los estantes y vitrinas; los ladrones habían penetrado durante la noche y habían sustraído todas las mercancías del Inventario. Los registros contables de Morillo indicaban que el 01 de Mayo tenía un Inventario de Bs ,oo (valor de costo). Entre el 01 y el 29 de Mayo había efectuado ventas por Bs ,oo y compras por Bs ,oo. La utilidad bruta durante los últimos años de manera uniforme había llegado a un promedio del 30% sobre las ventas. Morillo desea presentar un reclamo a la compañía de seguros por la perdida sufrida en el robo. Cual es el costo de su inventario a la fecha del robo? Se pide: Realizar los cálculos correspondientes 4.- En el Almacén de la empresa Tu Hogar, C.A. se desea determinar el Inventario aproximado de fin de mes utilizando datos de los registros contables sin hacer conteo físico de las mercancías en existencia. Considerando la siguiente información, calcule el costo del inventario al 30 de septiembre, utilizando el método al detal para la valuación de inventarios. Inventario de Mercancías al 31 de Agosto del 2000 Compras Netas Ventas Netas mes Septiembre del 2000 Precio de Costo Precio de Venta Bs ,oo Bs ,oo Bs ,oo Bs ,oo Bs ,oo 5.- La Empresa Tres Marías, C.A. utiliza Sistema de Inventario Permanente El 01 de Enero la cuenta de Inventario tenía un saldo de Bs ,oo. Durante los primeros días de Enero ocurrieron las siguientes transacciones: El día 02 de Enero se compra a crédito a la Distribuidora Toyo, S.R.L. Bs ,oo El día 03 de Enero, revenden mercancías al contado por Bs ,oo, El costo de esta mercancía fue de Bs ,oo Se pide: Registre en el Libro Diario los asientos de las anteriores transacciones; Cuál será el saldo de la cuenta de inventario al cierre de negocios el 03 de Enero? 6.- La Corporación Koma,C.A. vende únicamente un producto, y el precio unitario de venta de Bs.120 no sufrió modificación alguna durante el año pasado. El total de ventas del año ascendió a Bs ,oo, el inventario inicial en Enero 01 consistía de unidades valoradas a un costo de Bs ,oo. Las

31 31 compras durante el año fueron como sigue: unidades a Bs.77,50; unidades a Bs.80,oo; unidades a Bs.83,oo y unidades a Bs.84.oo. Se pide: Calcular el Inventario Final al 31 de Diciembre utilizando: PEPS, UEPS y Promedio Ponderado. Prepare un Estado de Resultado Parcial para cada uno de los tres (3) métodos de Valuación de Inventarios indicados anteriormente (el estado solo debe realizarse hasta obtener la Utilidad Bruta en Ventas) Cuál de los tres (3) métodos de valuación de inventarios sería el más ventajoso desde el punto de vista Tributario, durante un periodo de precios ascendentes?. Haga sus comentarios sobre la significación de la cifra de inventarios bajo el método que Usted, recomiende, en comparación con el costo actual de reposición. 7.- La Compañía Mayorista Makro, C.A. utiliza un sistema de inventario permanente, incluyendo una Tarjeta de Registro permanente para cada uno de los 100 tipos de productos que comercializa. Las siguientes transacciones muestran las compras y ventas de uno de estos productos (M3) durante el mes de Octubre. Octubre 01 Saldo en existencia, 500 unidades, Costo Bs.600 c/u Bs ,oo 04 Compra, 200 unidades, costo Bs.650,00 c/u Bs ,oo 08 Venta, 350 unidades, precio de venta Bs c/u Bs ,oo 09 Compra, 400 unidades, costo Bs.650 c/u Bs ,oo 20 Venta, 600 unidades, precio de venta Bs c/u Bs ,oo 25 Compra, 400 unidades, costo Bs.700 c/u Bs ,oo 30 Venta, 50 unidades, precio de venta Bs c/u Bs ,oo Se pide: En una Tarjeta de Inventario, registre el Inventario Inicial, las compras, el costo de la mercancía vendida y el saldo continuo. Utilice el método PEPS. Supóngase que todas las ventas hubieran sido a crédito. Calcule el total de las ventas y el total del costo de mercancías vendidas del producto (M3) para el mes de Octubre. En el libro diario registre todas las transacciones. Finalmente, calcule la Utilidad Bruta del producto (M3) para el mes de Octubre.