Manual de inducción para videoconferencias a través de la herramienta HANGOUT+ de Google

Transcripción

1 Manual de inducción para videoconferencias a través de la herramienta HANGOUT+ de Google Objetivo: Orientar al usuario en el uso de Google HANGOUT+ para la realización de videoconferencias. Contenido: Introducción al HANGOUT Requisitos Qué es Google HANGOUTS? Qué necesita Ud. para usar Google HANGOUTS? Cómo conectarse a un HANGOUT de Google Sobre el manejo de la herramienta Google HANGOUTS Compartir la pantalla Cintillo identificador Mas espacio Pruebas Contacto Introducción En la Unimet se desarrollan en cada trimestre múltiples videoconferencias de múltiples propósitos como pueden ser: clases magistrales, invitados externos, defensas de tesis, asistencias a congresos virtuales. A través de los años la se ha especializado en videoconferencias a través de múltiples herramientas como Skype, polycomm y HANGOUT, dependiendo del tipo de videoconferencia a realizar una herramienta presenta más ventajas que otras. El propósito de este manual es mostrar y orientar al usuario de las ventajas que presenta Google HANGOUT después de que la gerencia de redes ha realizado una evaluación previa sobre el tipo de videoconferencia a presentar. Requisitos: Para utilizar Google HANGOUTS es requerido: Tener una cuenta Google (si no desea abrir una cuenta contáctenos) Tener un ancho de banda de 1mbps de bajada y 1mbps de subida si la videoconferencia es de 1 persona, o 2mbps bajada y 1 mbps de subida si es de 2 o más personas. Tener el plugin video de Google instalado. Tener cámara web y micrófono.

2 Qué es Google HANGOUTS? Es la evolución del video chat inicialmente programada por Google en la cual se nos permite tener hasta 10 participantes con audio video en un ambiente de colaboración. A través de Google HANGOUTS el expositor puede estar viéndose a través de su cámara Web y controlando el mismo una presentación power point, keynote, entre otros. Qué necesita ud. para usar HANGOUTS? Lo primero es dirigirse a esta página y bajar el plugin de video de Google en el computador que se utilizará para la videoconferencia: Imagen referencial de la página para descargar el plugin de video. El círculo naranja indica donde está la opción para la descarga. Una vez instalado el complemento estamos listos para realizar un HANGOUT. Como conectarse a un HANGOUT de Google Iniciar sesión con su cuenta Google en (configure el portal si es la primera vez que entra, recomendamos hacer esto días antes de la videoconferencia) La Unimet a través de su cuenta unimet.vc creará una sesión HANGOUT y le invitará a Ud. a participar en el mismo. Ud. recibirá la invitación y podrá verla en la esquina superior derecha con un recuadro en rojo. Presione sobre dicho cuadro (notificador) para ver la invitación al HANGOUT y acepte la misma.

3 El ícono señalado en el circulo naranja es el notificador. Una vez seleccionada la notificación en la esquina superior derecha, se desplegara una ventana que le mostrar la persona que esta realizando la invitación al HANGOUT, debe hacer clic en el recuadro que dice Unirse al HANGOUT; como se muestra en la siguiente imagen indicado con un circulo de color rojo.

4 Una vez aceptada la invitación para unirse al HANGOUT, se nos mostrara una pequeña notificación por parte de google, después de leerla cuidadosamente, se debe tildar la opción Estoy de acuerdo con que mi participación y haremos clic en el botón entrar, como se muestra a continuación en la siguiente imagen: Una vez dentó se abrirá la siguiente página que contiene todas las herramientas para el HANGOUT. En ellas aparecerá en la parte superior y con la zona más grande el video de la persona que está hablando en el momento, en la barra inferior aparecerán todos los integrantes que participan en el HANGOUT. Tiene una barra de control en la parte superior que le permite controlar las opciones de audio y video y una barra lateral izquierda para aplicaciones. Imagen referencial del sistema HANGOUT para realizar videoconferencias.

5 En la siguiente imagen podemos apreciar dos conexiones (La Unimet y un expositor) compartiendo en el espacio del HANGOUT. Antes de dar inicio a la videoconferencia debemos indicarle al HANGOUT la configuración de audio y video de su equipo, para ello observe en la parte superior derecha un icono en forma de engranaje. Haciendo clic en dicho icono entraremos en la parte de configuración. El círculo naranja indica el botón de configuración para el audio y video. Al presionar sobre el botón aparecerá entonces la ventana de configuración. Antes de entrar a esta opción tanto la cámara como cualquier micrófono deben estar previamente conectados. En la sección de configuración como primera opción señale la cámara web, si solo tiene una Google HANGOUT deberá reconocerla y mostrar el video de la misma en el recuadro a mano izquierda. En la segunda opción seleccione el micrófono, si solo tiene uno deberá funcionar por defecto, puede hablar y la barra al lado del icono de micrófono deberá enseñar los niveles de audio que se están registrando. Si Ud. dispone de una conexión rápida seleccione dicha opción.

6 Haga clic en guardar la configuración para que HANGOUT tome los cambios. Ya estamos listos para compartir audio y video. Sobre el manejo de la herramienta Google HANGOUTS Google HAGOUT tiene un sensor de audio que funciona de la siguiente manera: Cuando cualquiera de los expositores hable o se registre un ruido de su parte automáticamente aparecerá en la ventana de proyección más grande. Esto tiene grandes ventajas ya que al tener una discusión virtual entre varios expositores el que esté hablando se proyectará de inmediato, como inconveniente tenemos que por ejemplo si un expositor está hablando y de parte de un asistente suena el celular, se proyectará la imagen de esa persona al cual sonó el celular. En HANGOUT podemos habilitar/deshabilitar audio y video, para ello utilice las herramientas en la barra superior a mano derecha La primera opción nos indica con que nivel el micrófono está capturando la voz, el siguiente ícono nos permite regular el micrófono, estando en color gris el micrófono está habilitado y todo lo que esté en nuestro ambiente será escuchado por los demás participantes. Para deshabilitar el micrófono haga clic sobre el mismo.

7 Al hacer clic en el ícono el mismo se pondrá rojo, indicándole a Ud. que el micrófono esta deshabilitado y, por ende, nada de lo que en su ambiente genere audio será transmitido a los participantes, la opción es muy útil para realizar discusiones internas o para evita que cualquier ruido que se presente lo ponga a Ud. en la pantalla principal cuando otro interlocutor esté realizando una exposición. El mismo procedimiento puede usarse para el video de su cámara web que es el ícono inmediato al del micrófono. Es posible fijar la imagen del interlocutor de interés evitando que Google HANGOUT coloque la imagen de la persona que este generando audio automáticamente. Para ello seleccione en la barra inferior la imagen de la persona de interés. La misma se resaltará con un borde azul indicando que la imagen está bloqueada apareciendo siempre en el recuadro superior dicha imagen sin importar que otro expositor este hablando. Para deshabilitar esta opción y que Google HANGOUT use su proceso automático de muestra de imagen haga clic sobre la imagen en el recuadro azul, la misma deberá desaparecer indicándole a Ud. que Google HANGOUT tiene el control nuevamente. Esta acción solo se verá en su pantalla y no afectará a los otros integrantes. Nótese la diferencia, el recuadro azul bordeando la cámara de Unimet denota que está fijada la atención del HANGOUT en esa cámara ignorando a los demás, a mano derecha ya no está el recuadro azul dejando a Google HANGOUT la opción de poner automáticamente a la persona que esta hablando en la pantalla principal. Google HANGOUT permite a cualquier persona en la exposición silenciar el micrófono de cualquier interlocutor, esto es utilizado en muchas ocasiones por la persona que ha creado el HANGOUT para evitar el cambio de imagen, un ruido de retorno, etc. Ud también puede silenciar a cualquier persona dentro del HANGOUT, tenga mucho cuidado con esta opción. Para silenciar a una persona coloque el ratón en la barra inferior y señale el recuadro de la persona a silenciar, aparecerá una barra negra con la opción del micrófono, haga clic en el mismo para silenciar a la persona, haga clic de nuevo para rehabilitarlo. Cuidado, al silenciar a una persona lo esta silenciando para todos los participantes, no recomendamos usar esta opción y dejarlo al administrador de la videoconferencia.

8 En este ejemplo apareció la barra en el video de la Unimet, el micrófono ya está silenciado, si hace clic en el icono del micrófono el mismo se habilitará y UNIMET podrá conversar con los participantes. Compartir la pantalla Google HANGOUT nos permite compartir nuestra pantalla con los demás participantes, mostrando así cualquier presentación POWER POINT, KEY NOTE, etc y tener el control de la misma mientras realizamos la exposición. Para ello en la barra ubicada a mano izquierda de la pantalla seleccionamos la opción Compartir pantalla Al hacer clic sobre dicha opción nos aparecerá de inmediato una ventana con opciones de cual pantalla a compatir. Google HANGOUTS nos permite compartir todo lo que hacemos en el PC o solo una VENTANA ESPECIFICA independientemente de lo que hagamos en otras aplicaciones. Para compartir una presentación POWER POINT o KEYNOTE seleccione la opción ESCRITORIO o DESKTOP y haga click en el botón ubicado en la parte inferior de la ventana. De inmediato los participantes estarán viendo su escritorio y ud podrá dar inicio a su presentación, ud tendra el contról de cuando pasar las láminas y se le escuchará mas no se verá el video de su webcam.

9 Para detener el compartir la pantalla de su computador regrese a la ventana del HANGOUT y presione sobre el botón compartir pantalla en la barra a mano izquierda, se detendrá la proyección de la pantalla de su pc y se regresará al video de su webcam. Cintillo identificador Google HANGOUT provee de dos aplicación que nos permite colocar un cintillo identificador, esto busca que los participantes que están viendo la videoconferencia puedan identificar al interlocutor, su uso es opcional. Grabación en youtube de la participación de la profesora Laura Febres a través de la herramienta Google HANGOUT. Nótese el cintillo identificador.

10 Existen dos opciones a la fecha sobre el cintillo identificador: Aplicación Cheer On (Sencilla de configurar) Aplicación Lower Third Cintillo con Cheer On: Para usar el cintillo identificador debemos instalar la aplicación Cheer On. Esta aplicación esta orientada para eventos deportivos pero puede adaptarse a cualquier situación. En la barra a mano izquierda presione sobre el botón identificado como + Agregar Aplicación. Inmediatamente aparecerá una ventana la cual le permitirá a Ud. selecciones varias aplicaciones, seleccione Cheer On Se le solicitará permiso para agregar la aplicación, haga clic en el botón permitir el acceso para culminar la instalación de la aplicación.

11 La aplicación aparecerá ahora en la barra a mano izquierda, haga clic en el botón de la aplicación para configurar el cintillo. La configuración del cintillo la verá Ud. a mano derecha del HANGOUT

12 Coloque el Nombre del expositor en la sección Enter Name, escriba el cargo, título o texto de interés en Enter Tagline, no seleccione ningún deporte, Seleccione el país para que aparezca la bandera. Para finalizar presione sobre el botón de OFF/ON para encender el cintillo identificador. NO SE ASUSTE, en su computador aparecerá el cintillo con efecto ESPEJO pero para los demás expositores se verá correctamente. Ud puede esconder las opciones del cintillo presionando en el botón Cheer ON en la barra superior, esto hará que se oculte el panel de configuración mas el cintillo siga apareciendo en pantalla. Para desactivar el cintillo presione en ON/OFF. Cintillo con Lower Third: Debe realizar el mismo procedimiento de instalación aplicaciones en el HANGOUT pero en este caso ubique la aplicación Lower Third Esta aplicación de cintillo nos da más opciones de personalización, podemos seleccionar el color de la barra e incluso podemos colocar un ícono propio y la hora local donde está el expositor. Ejemplo usando Lower Third La aplicación Lower Third, instalada correctamente, aparecerá en la barra izquierda con el siguiente ícono:

13 Al hacer clic en la aplicación se desplegarán a mano derecha las opciones de configuración las cuales les mencionaremos brevemente: El primer campo configura el texto de la barra superior El segundo campo configura el texto de la barra inferior El tercer campo le permite definir a Ud. el color de la barra superior La cuarta opción le permite subir una imagen para ser desplegada en la barra (en el ejemplo aparece el logo de la Unimet) La quinta opción le permite configurar el Reloj, debe colocar la opción ON para que aparezca en pantalla. Nota: En ambos cintillos, una vez configurado el texto, le aparecerá a Ud. con efecto espejo (volteado), no se preocupe, los demás lo están viendo correctamente. Mas espacio Para ocultar la barra lateral izquierda y tener mas espacio para ver a sus interlocutores, solo debe presionar sobre el icono Ocultar Aplicación ubicado en la esquina superior izquierda, mismo procedimiento aplica para enseñar nuevamente la barra. Pruebas Botón ubicado en la parte superior izquierda La siempre procura realizar pruebas días antes de la videoconferencia para familiarizar a los usuarios y proveer de aspectos técnicos para

14 garantizar una efectiva videoconferencia. Si Ud. todavía no ha hecho pruebas con la gerencia de redes contáctenos a través de videoconferencias@unimet.edu.ve. Contacto Ante cualquier inquietud, inconveniente o asesoría no dude en contactarnos a través del correo videoconferencias@unimet.edu.ve