Guía de usuario: Gestor de activos fijos, activos no corrientes v 3.0

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1 Guía de usuario: Gestor de activos fijos, activos no corrientes v 3.0 NewPyme S.L. C. Capitán Dema 3 2º C Alicante Tel: Fax: Sitios web: Índice detallado Características de la herramienta... 3 Entorno de desarrollo y funcionamiento... 3 Instalación de la herramienta... 3 Bibliotecas específicas de la herramienta... 4 Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros... 6 Versiones de Excel 2000, XP y Versión Excel Abrir la herramienta por 1ª vez Menú de la herramienta a) Modificación de las Tablas de Amortización b) Modificación de la Tabla de Elementos Comunes c) Añadir, modificar o borrar una empresa d) Dar de alta un activo e) Obtener fichas de información de activos f) Realizar cálculos y obtener información sobre dotaciones pasadas y futuras g) Modificar el interés aplicado a un activo que esté siendo amortizado mediante leasing h) Dar de baja un activo i) Cerrar un ejercicio j) Reiniciar la herramienta C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 1

2 C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 2

3 Características de la herramienta Entorno de desarrollo y funcionamiento La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Excel 2000 utilizando los recursos de programación y desarrollo propios de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 habiendo sido verificado su correcto funcionamiento en las siguientes versiones de Excel: 2000, XP, 2003, Nota: En el caso de Excel 2007, si bien aparentemente funciona correctamente, en la actualidad estamos verificando el correcto funcionamiento de todas las funciones. (Abril 2008) Instalación de la herramienta La herramienta está compuesta por los siguientes ficheros y archivos remitidos en un fichero zip comprimidos: Nombre del archivo manual_usuariogaf.pdf usugafv3.xls codgafv1.xls Características Archivo zip contenedor de la aplicación Guía de usuario en formato Pdf, este archivo Archivo de usuario, es el que debe abrir para utilizar la herramienta Archivo de código, este fichero se abre automáticamente al abrir el de usuario y es el que hace funcionar la herramienta Para utilizar su copia tan sólo que seguir los siguientes pasos: 1º- Guardar el fichero contenedor, comprimido con zip, en una carpeta de su disco duro. 2º- Descomprimir el contenido del fichero zip en dicha carpeta. Recuerde que descomprimir un fichero zip no es lo mismo que ver su contenido. Por ejemplo, en el caso de que tenga winrar instalado en su ordenador tan sólo ha de seleccionar la opción que se muestra en la imagen: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 3

4 3º- Verifique la existencia y registro en su ordenador de las bibliotecas de Windows que requiere la herramienta. Bibliotecas específicas de la herramienta Nombre biblioteca Ubicación en el PC Dirección descarga de Instrucción de registro mscomctl.ocx C:\Windows\system32\mscomctl.ocx regsvr32.exe c:\windows\system32\mscomctl.ocx Nombre biblioteca Ubicación en el PC Dirección descarga de Instrucción de registro vbscript.dll C:\Windows\system32\vbscript.dll regsvr32.exe c:\windows\system32\vbscript.dll Nombre biblioteca Ubicación en el PC Ficheros complementarios mscal.ocx C:\Archivos de programa\microsoft Office\OFFICE11\mscal.ocx La carpeta final varía en función de la versión de Excel pudiendo ser Office9, Office10, Office11 u Office12 Todos ellos se ubican en el mismo directorio que la biblioteca MSCAL.CNT MSCAL.DEP Mscal.GID MSCAL.HLP Dirección descarga de Ficheros complementarios C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 4

5 Instrucción registro de regsvr32.exe C:\Archivos de programa\microsoft Office\OFFICE11\mscal.ocx Tan sólo ha de registrar la biblioteca, esto es utilizar tan sólo la instrucción anterior. Una vez descargada y guardada la biblioteca en la ubicación especificada en su ordenador tan sólo ha de registrar dicha biblioteca en su sistema, esto es indicarle al sistema operativo que dispone de los recursos que contiene dicha biblioteca y donde se encuentra. Para esto tan sólo debe acceder desde el Menú inicio de Windows a la opción de Ejecutar Y en el asistente mostrado insertar el código de registro referido para cada biblioteca de tal modo que dicho asistente tendrá este aspecto: Pulsando el botón Aceptar, su ordenador reconocerá dicha biblioteca y le mostrará el siguiente mensaje: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 5

6 Ha de repetir este procedimiento con todas aquellas bibliotecas que le sean referidas y que no estén ya registradas en su ordenador. Nivel de seguridad de Excel y la ejecución de macros Todas nuestras herramientas se encuentran programadas mediante la utilización de Visual Basic for Applications, VBA 6.0 que en el entorno de Excel aparecen reseñadas como macros. Así una macro no es más que un conjunto de tareas que permiten automatizar un determinado proceso dentro de la hoja de cálculo. Así pues en caso de que esté deshabilitada la ejecución de macros la herramienta no funcionará por lo que es preciso que habilite dicha ejecución. Versiones de Excel 2000, XP y º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco 2º- Acceda al menú seguridad situado en: Herramientas->Macros- >Seguridad 3º- Cambie el nivel de seguridad a Nivel Medio C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 6

7 De esta forma cada vez que vaya a abrir una hoja de Excel programada Excel le informará de ello utilizando un mensaje similar al siguiente: Así pulsando el botón Habilitar macros la herramienta se abrirá posibilitando la ejecución de la programación lo que le permitirá utilizarla normalmente. Versión Excel º - Abra la hoja de cálculo Excel con un libro en blanco C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 7

8 2º- Acceda al asistente de opciones tal y como se muestra en la siguiente imagen: 3º- Pulse el botón de Opciones de Excel C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 8

9 4º- Acceda al asistente del centro de confianza para ello seleccione la opción Centro de confianza y pulse el botón Configuración del Centro de confianza Dentro del bloque de Configuración de macros active la opción Deshabilitar todas las macros con notificación y pulse el botón Aceptar Acepte todos los asistentes anteriores y abra el archivo de usuario de la herramienta. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 9

10 Se abrirá el archivo de usuario mostrándose el siguiente aviso de seguridad: Pulse en el botón de opciones del aviso, accederá al siguiente asistente: Seleccione la opción de Habilitar este contenido y pulse el botón Aceptar a continuación el archivo de usuario abrirá el archivo de código que contiene todas las funcionalidades de la herramienta mostrándole el menú de opciones de la herramienta dentro de la pestaña Complementos tal y como se muestra en la imagen. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 10

11 Nota: Si la herramienta se abre en modo pantalla completa no se muestra la pestaña complemento por lo que tendrá que volver al modo pantalla normal para visualizar dicha pestaña. Importante: Si no sigue el procedimiento reseñado para cada versión de Excel cuando abra el fichero de usuario se encontrará con las siguientes opciones: a) No se crea el menú de acceso a las funciones y por tanto no puede utilizar la aplicación, sin que le informe de ello Excel b) Excel le mostrará un mensaje del tipo: Así pues le rogamos encarecidamente que revise las opciones de seguridad que tiene configuradas en Excel para que así pueda utilizar la herramienta. Abrir la herramienta por 1ª vez Una vez guardados y descomprimidos los ficheros abra desde Excel el archivo de usuario usugafv3.xls La herramienta le pedirá que habilite la ejecución de macros, depende del nivel de seguridad configurado en Excel, revise el apartado anterior del presente manual. Esta herramienta está exenta de cualquier código C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 11

12 malicioso, pero es imprescindible que acepte esta opción, pues si la ejecución de macros está deshabilitada la aplicación no funcionará. En la primera apertura se mostrará la licencia de usuario final, si no la acepta, la herramienta se cerrará automáticamente. Una vez aceptada la licencia de usuario final la herramienta se abrirá normalmente creando su propio menú de usuario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 12

13 Importante Habitualmente el fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección pues toda la funcionalidad de la herramienta está programada y por tanto no incorpora fórmulas. Así pues si desea añadir más hojas al libro puede hacerlo libremente pero le rogamos encarecidamente que no modifique el nombre de ninguna de las existentes pues en caso contrario la herramienta no funcionará. Trabajar con la aplicación Menú de la herramienta De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y menús: a) Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom, Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo, guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada. b) Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde cualquier otra pantalla. c) Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y devolver a Excel a su entorno normal de trabajo. d) Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación: Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras de herramientas de Excel dejando activos el menú predeterminado de Excel y el menú personalizado de la herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la herramienta simultáneamente. Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es menor. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 13

14 e) Desplazamientos: este menú le permite desplazarse entre las diferentes hojas incluidas en la aplicación. Simplemente seleccione una opción del menú y será dirigido inmediatamente a esa hoja del libro de usuario. f) Utilidades: En este menú se encuentran todas las funcionalidades de la herramienta, tales como la posibilidad de modificar las Tablas de amortización y de elementos comunes en el caso de que hubiera algún cambio y se tuvieran que actualizar. También se pueden añadir/modificar/eliminar empresas de la base de datos, hacer operaciones varias con los activos dados de alta que explicaremos más adelante, realizar cierres de ejercicio y reiniciar la aplicación borrando todos los datos introducidos por el usuario desde que comenzó a usar la aplicación. Importante: Cuando se realicen dotaciones a un activo o un conjunto de activos, ya sea al calcular futuras dotaciones, ver dotaciones pasadas o al realizarlas al final de un ejercicio, el valor del activo que aparecerá, será el valor amortizable, esto es, el valor de alta en balance menos el valor residual. En el caso de amortizarlo mediante leasing, el valor residual no se tendrá en cuenta y aparecerá siempre el valor neto contable. Si quiere consultar el valor neto contable de sus activos en el momento actual, deberá hacerlo mediante las fichas de información de activos explicadas en la sección e. a) Modificación de las Tablas de Amortización En el caso de que el Ministerio de Economía y Hacienda decidiera hacer algún cambio en las Tablas de Amortización, dispone de un formulario para actualizarlas de forma fácil en la herramienta. Para ello seleccione desde el menú Utilidades->Modificar/Añadir datos-> Tablas de amortización. A continuación le aparecerá el siguiente formulario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 14

15 Si quiere Añadir una división, debe especificar un número de una división que no exista, añadirle un título y hacer clic en el botón Añadir/Modificar. Si se especifica un número de división ya existente esta división se modificará sustituyendo su título anterior por el nuevo título. Para borrar una división simplemente debe seleccionar la que desea borrar y hacer clic en el botón Borrar ( Cuidado: Se borraran todas las agrupaciones, grupos y activos de esa agrupación y además todas las divisiones que tengan un número posterior serán renumeradas para que siempre vayan seguidas, esto se hace para mantener una coherencia en los datos!). Para borrar todas las divisiones, es decir, borrar todo lo que contienen las tablas de Amortización hay que hacer clic sobre el botón Borrar Todas. En el caso del borrado siempre se le preguntará por una confirmación antes de proceder. A través de las pestañas del formulario podrá acceder a las diferentes categorías de las Tablas de Amortización. Las acciones de añadir, modificar o borrar el resto de elementos de las diferentes categorías se realizan de una forma similar manteniendo la misma política respecto a añadir y borrar. La diferencia es que previamente, para acceder a un elemento hay que seleccionar las categorías de las que depende, como se muestra en la siguiente imagen en la que queremos editar un activo concreto: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 15

16 Como nota final, hay que destacar que hay activos en los que directamente no se especifica el coeficiente lineal ni el periodo de amortización, sino que tienen unas subcategorías donde sí se especifican, para acceder a ellas hay que seleccionar la pestaña Subcategorías activo. Si un activo que quiere añadir contiene subcategorías, no se olvide de seleccionar la casilla Contiene SubActivos. b) Modificación de la Tabla de Elementos Comunes La modificación de la Tabla de Elementos Comunes es muy similar a como se hacía con las Tablas de Amortización. Para proceder seleccione desde el menú Utilidades->Modificar/Añadir datos->tabla de comunes. Le aparecerá el siguiente formulario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 16

17 Las agrupaciones son la categoría más alta en la jerarquía de elementos dentro de la Tabla de Elementos Comunes. Directamente en las agrupaciones pueden estar el coeficiente lineal y el periodo máximo de amortización, en el caso que no contengan ningún elemento dentro. Si la agrupación contiene elementos dentro de ella, debe seleccionar la casilla Contiene Grupos. Para saber como añadir, modificar y borrar estas agrupaciones consulta más arriba como hacer lo propio con las divisiones de las Tablas de Amortización ya que funciona exactamente de la misma manera. No olvide que si borra una agrupación se eliminarán los elementos que contengan y se renumerarán las agrupaciones posteriores para que todas vayan seguidas. Los grupos y subgrupos son las dos categorías que hay por debajo de las agrupaciones. Los grupos son los elementos que pertenecen directamente a una agrupación y los subgrupos pertenecen a su vez a un grupo. Un grupo puede contener subgrupos o tener directamente el coeficiente lineal y periodo de amortización aplicado como en el caso de las agrupaciones. Las funciones de añadir, modificar y borrar esos elementos funcionan de la misma manera. c) Añadir, modificar o borrar una empresa Para hacer cualquier modificación a las empresas dadas de alta en la base de datos simplemente hay que seleccionar del menú Utilidades- C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 17

18 >Modificar/Añadir datos->datos empresas. Podrá realizar las operaciones que requiera mediante el siguiente formulario: Para añadir, modificar o borrar un empresa seleccione la opción adecuada en la parte superior del formulario. A continuación le explicamos como funciona cada posible acción. Añadir una nueva empresa: Después de seleccionar la opción Añadir se le activarán los campos de introducción de datos. Estos deberán completarse correctamente con los datos de la empresa. Si algún dato no tiene el formato adecuado le aparecerá de color rojo: Incorrecto Correcto En cualquier caso, si algún dato es incorrecto o no ha sido introducido la herramienta no permitirá que se añada. Una vez se hayan completado todos los campos necesarios haga clic en el botón Aplicar y se añadirá la empresa. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 18

19 Modificar una empresa existente: Para modificar los datos de una empresa, seleccione la opción Modificar de la parte superior del formulario. A continuación seleccione la empresa a modificar dentro del campo Búsqueda. La empresa la puede buscar mediante su denominación social o CIF, es indiferente. Una vez seleccionada, se rellenarán los campos con los datos de la empresa que podrá modificar, y siempre y cuando sean correctos, podrá hacer permanentes los cambios en la base de datos con el botón Aplicar. Con el botón Recargar usted podrá volver a los datos que haya en ese momento en la base de datos de la empresa seleccionada. Después de hacer clic en Aplicar, los cambios se harán permanentes y los últimos datos introducidos son los que aparecerán usando el botón Recargar. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 19

20 Eliminar una empresa existente: Para borrar de la base de datos una empresa existente seleccione la opción Borrar y busque la empresa de la misma forma que cuando se procede a modificar. Le aparecerán los datos de la empresa seleccionada en los campos del formulario, pero estos estarán desactivados ya que carece de sentido poder modificarlos. Finalmente haciendo clic en el botón Aplicar se borrará la empresa seleccionada de la base de datos. d) Dar de alta un activo C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 20

21 Para dar de alta un nuevo activo seleccione del menú la opción Utilidades->Operaciones sobre activos->dar de alta un activo. Podrá introducir un nuevo activo mediante el siguiente formulario: A continuación elija un tipo de activo de las tablas de amortización o de la tabla de elementos comunes, según la opción elegida en la parte superior de la pestaña actual del formulario. Una vez seleccionado el tipo de activo, le aparecerán los datos correspondientes al tipo seleccionado teniendo en cuenta que es un activo nuevo y con 1 turno de utilización. Puede cambiar los turnos del activo y seleccionar si es nuevo o usado, lo que afectará al coeficiente lineal y por lo tanto a los periodos máximos y mínimos de amortización. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 21

22 Tenga en cuenta que los turnos no se aplican ni al inmovilizado inmaterial ni al régimen fiscal del leasing. Así que deberá dejarlo como 1 único turno en el caso de seleccionar este tipo de activos o si lo amortiza mediante leasing. A continuación, antes de poder pasar a la siguiente pestaña, deberá introducir el valor de alta, valor residual, fecha de alta y periodo de amortización correctamente. El periodo de amortización debe estar comprendido entre el periodo mínimo y máximo del activo en base a los turnos seleccionados y si es nuevo o usado. Para seleccionar una fecha de alta haga clic en el botón con los puntos suspensivos al lado del campo de texto y seleccione la fecha en el siguiente calendario. Una vez seleccionado el día utilice el botón Aceptar y verá como la fecha seleccionada aparece en el campo de texto de la fecha de alta. A continuación se le muestra un ejemplo de cómo rellenar correctamente la pestaña actual del formulario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 22

23 Una vez completada la pestaña Introducción Activo correctamente, podemos pasar a la siguiente pestaña Cálculos amortización. En esta pestaña podemos hacer cálculos sobre lo que se amortizaría cada año en función del sistema de amortización elegido, así como el cálculo del VAN. Para calcular las dotaciones anuales del activo seleccione el sistema de amortización para el que desea ver los cálculos en el desplegable superior o seleccione Cálculo del VAN si quiere calcular el VAN. Después tendrá que elegir la empresa dónde dará de alta el activo. Si ha elegido calcular el VAN deberá introducir la tasa de descuento. Una vez seleccionada la opción a calcular haga clic en el botón Calcular dotaciones o Calcular VAN y se le mostrarán los cálculos. Finalmente seleccione en la parte de abajo el sistema de amortización que aplicará al activo (debe seleccionar una aunque luego aplique leasing al activo), para continuar en la siguiente pestaña. Este es un ejemplo del aspecto que puede tener esta pestaña antes de pasar a la siguiente fase del alta del activo: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 23

24 A continuación hay que pasar obligatoriamente por la pestaña de Leasing para indicar si vamos querer la posibilidad de amortizar el activo actual mediante leasing. Aunque elijamos amortizar mediante leasing, el activo también se podrá amortizar con el sistema seleccionado anteriormente. El sistema final de amortización se preguntará cuando se vaya a realizar la primera dotación. Si elige la posibilidad de amortizar mediante leasing, se le activarán los campos para introducir los datos necesarios para el cálculo de las dotaciones. Cuando los campos estén completos y con valores válidos podrá calcular el leasing mediante el botón Calcular Leasing. Una vez calculado el leasing, o si ha elegido que no quiere leasing se le activará la última pestaña Fin alta. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se debe rellenar correctamente estos campos. El plazo hay que ponerlo en años aunque la frecuencia de pago sea siempre mensual. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 24

25 Finalmente, para terminar de dar de alta el activo hay que rellenar los campos restantes de la pestaña Fin alta. En concreto hay que dar valor a la identificación del activo, el periodo de amortización funcional, el centro de coste. Hay que especificar también si el activo pertenece a un conjunto que englobe a otros activos, por ejemplo, si es una pieza de un conjunto de activos que forman una unión indivisible para poder funcionar. Por último, hay que dar valor si se desea a la cuenta del activo, cuenta de dotación y cuenta de amortización acumulada. Para ello hay que seleccionar primero una categoría del activo. Si no se especifica una cuenta o no se hace de forma correcta (8 dígitos y con el prefijo de la categoría), se guardará como cuenta el prefijo de cada categoría. A continuación se puede ver un ejemplo de cómo podría quedar la pestaña de Fin alta, justo antes de finalizar el alta del activo. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 25

26 Una vez completado correctamente el formulario, se activará el botón Dar de alta el activo. Cuando hagamos clic en ese botón el activo quedará registrado en nuestra base de datos y el alta se habrá completado. El formulario se reiniciará y nos dará la posibilidad de seguir introduciendo nuevos activos. Importante: Si hemos especificado una fecha de alta del activo anterior al inicio del ejercicio actual de la empresa nos aparecerá un formulario para introducir las dotaciones pasadas. El formulario nos avisará de la siguiente manera primero: Como va a realizar la primera dotación del activo si ha especificado la opción de amortizarlo mediante leasing, se le preguntará como desea C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 26

27 amortizarlo finalmente. A continuación aparece el mensaje de un activo que se quiere dar de alta y que se ha especificado un sistema de dotación lineal y también la opción del leasing: A continuación nos aparecerá el formulario donde tendremos que ir especificando las dotaciones que hemos realizado al activo durante los ejercicios pasados. En el formulario se muestra el periodo que comprende cada ejercicio, el sistema de amortización y el nombre del activo. Debemos introducir la dotación del ejercicio y la posible dotación extraordinaria. Cuando lleguemos al ejercicio actual, el formulario desaparecerá sólo y se habrá completado con éxito el alta del activo. El formulario de alta seguirá abierto por si quiere dar más activos de alta. Podrá ver los activos dados de alta por el momento seleccionando del menú Desplazamientos->Activos dados de alta. e) Obtener fichas de información de activos Si desea obtener información de los activos dados de alta, agrupados mediante diferentes criterios o de forma individual, seleccione del menú la opción Utilidades->Operaciones sobre activos->información sobre activos. Podrá generar una ficha de activos mediante el siguiente formulario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 27

28 Lo primero que debe hacer es seleccionar el tipo de filtro aplicado. Esto se hace para saber que activos se le mostrarán y cuales no. En el caso de elegir ver un solo activo de forma individual, se le mostrarán también las dotaciones realizadas al mismo. Si lo que deseamos es ver todos los activos que tiene una determinada empresa hay que seleccionar el filtro Por empresa. Si se quiere saber los activos de una empresa que pertenezcan a una categoría determinada, seleccione el filtro Por agrupación. Exactamente lo mismo en el caso de un centro de coste. Los filtros Por conjunto y Por activo individual, requieren especificar como quiere buscarlos, es decir, si desea buscarlos en base a su agrupación (categoría) o centro de coste. Para ello seleccione la opción adecuada en la zona Tipo de agrupación. Si por ejemplo deseamos ver todos los activos que tiene dados de alta la empresa Empresa Ejemplo S.L., seleccione la opción Por empresa en el filtro y la empresa correspondiente en los desplegables más abajo. Al no necesitar más datos para aplicar el filtro se activará el botón Generar ficha y haciendo clic sobre el se generará la ficha con la información correspondiente. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 28

29 La ficha quedaría de la siguiente manera: Nota: Cuando aparece el tipo no definido significa que se ha optado por poder financiarlo mediante leasing y como todavía no se ha realizado ninguna dotación aún no se ha especificado si finalmente se amortiza mediante leasing o mediante el otro sistema de amortización que se haya elegido. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 29

30 f) Realizar cálculos y obtener información sobre dotaciones pasadas y futuras. Si desea ver las dotaciones pasadas y futuras que se harán sobre un activo o un conjunto de activos, seleccione del menú Utilidades- >Operaciones sobre activos->cálculos sobre activos. Le aparecerá el siguiente formulario: Las opciones de la parte superior indican lo siguiente: Sin leasing: Se mostrarán las dotaciones de los activos que no estén siendo amortizados mediante leasing. También se incluirán aquellos activos que se dieron de alta con la opción de leasing y todavía no se haya especificado el sistema de amortización final. En este caso se calcularán como si no se amortizaran mediante leasing. Con leasing: Se mostrarán las dotaciones de los activos amortizados mediante leasing. También se incluirán aquellos activos que se dieron de alta con la opción de leasing y todavía no se haya especificado el sistema de amortización final. En este caso se calcularán como si se amortizaran mediante leasing. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 30

31 Ejercicio actual: Se mostrarán las dotaciones para el ejercicio actual teniendo en cuenta las mismas reglas que en la opción Sin Leasing. Una vez seleccionado el tipo de información que queremos saber, hay que seleccionar la agrupación de los activos. Al igual que al generar las fichas se pueden aplicar varios tipos de filtro, excepto el filtro Por empresa. El funcionamiento de seleccionar un activo o un conjunto de activos es el mismo. La diferencia es, que al seleccionar un conjunto de activos, las respectivas dotaciones se sumarán, mostrándose siempre el total en cada periodo. El último periodo que se mostrará corresponderá con la última dotación del activo que acabe de dotarse más tarde. La fecha desde la que se mostrarán las dotaciones hay que seleccionarla haciendo clic en el botón que muestra unos puntos suspensivos junto al campo Fecha desde. El periodo de cálculo indica la frecuencia con la que se desean ver las dotaciones que se van realizando. Esta puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Hay que tener en cuenta que si ningún activo cumple las condiciones, es decir, si se selecciona ver los activos que utilicen leasing y ninguno de los activos seleccionados cumple esta condición los cálculos no se realizarán. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 31

32 La imagen de arriba es un ejemplo de cómo mostrar las dotaciones de una agrupación de una empresa que están siendo amortizados mediante leasing o que estén pendientes de confirmación. El resultado es el siguiente (hay que tener en cuenta que para cada periodo la dotación se produce el último mes del mismo, ya que en cada ejercicio la dotación se realiza al final del último mes): g) Modificar el interés aplicado a un activo que esté siendo amortizado mediante leasing. Si hay un cambio de interés en el leasing de alguno de los activos, hay que introducir los cambios de interés del leasing en orden, no pudiendo especificar un cambio de interés anterior al último que se específico, ya que si no, los cálculos de ese activo no se haría correctamente. Para realizar un cambio de interés, la herramienta dispone de un formulario al que se puede acceder desde el menú seleccionando Utilidades->Operaciones sobre activos->modificar interés leasing. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 32

33 En este formulario hay que seleccionar un activo individual. Para ello seleccionamos la empresa a la que pertenece, el tipo de agrupación por el que queremos buscar el activo, la agrupación o centro de coste según la opción elegida, el conjunto (Ninguno si no pertenece a ningún conjunto) y finalmente el activo. Una vez seleccionado correctamente el activo nos aparecerá el último interés aplicado al leasing del activo y podremos especificar uno nuevo. Antes de realizar el cambio de interés hay que seleccionar la fecha en la cual se cambia el interés. Como sólo se tiene en cuenta el mes y el año, es indiferente el día elegido. La fecha se selecciona haciendo clic en el botón que tiene los puntos suspensivos al lado del campo Fecha cambio. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 33

34 Para guardar el cambio de interés hay que hacer clic en el botón Cambiar Interés. Los cambios de interés se guardan en la hoja Desplazamientos->Cambio de interés del leasing. Si va a la hoja Desplazamientos->Activos dados de alta podrá ver a que activo corresponde el número que se ha asignado al cambio de interés en el campo activo. h) Dar de baja un activo. Si se cancela un activo por cualquier motivo antes de que se termine de amortizar, puede darlo de baja en la base de datos. Desde ese momento se tendrán en cuenta las dotaciones pasadas realizadas en ese activo a nivel informativo pero ya no se calcularán dotaciones futuras ni se podrá dotar nada a ese activo. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 34

35 Para dar de baja un activo seleccione del menú Utilidades- >Operaciones sobre activos->dar de baja un activo. Le aparecerá este formulario: Los activos se buscan igual que en el formulario de cambio de interés del leasing, con la diferencia que sólo se mostrarán los activos que estén en uso, es decir, que no se hayan terminado de amortizar no se hayan dado de baja. Una vez seleccionado un activo válido, se activará el botón Dar de baja, el cual hay que pulsar para dar de baja el activo, siempre que se responda afirmativamente al aviso que aparecerá. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 35

36 A partir de ese momento el estado del activo pasará a estar de baja y no se tendrá en cuenta para las dotaciones futuras a partir de ese momento. i) Cerrar un ejercicio Cuando una empresa llegue al final de su ejercicio actual, se deberá cerrar el ejercicio en la herramienta para que se realicen las dotaciones correspondientes al cierre del ejercicio actual para los activos de la empresa. Para realizar un cierre de ejercicio seleccione del menú Utilidades- >Cerrar ejercicio. Le aparecerá el siguiente formulario: En el formulario se ha de seleccionar la empresa en la que se realizará el cierre de ejercicio. También se debe seleccionar el tipo de agrupación C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 36

37 que servirá para poder hacer modificaciones en las dotaciones de cada activo que pertenezca a un centro de coste o una agrupación, según la opción seleccionada. Después de seleccionar la opción adecuada le aparecerá el periodo que corresponde al ejercicio a cerrar y se activará el botón Cerrar ejercicio que sirve para realizar la operación. A continuación se le irá preguntando por cada centro de coste de la empresa o agrupación, según la opción seleccionada, si desea hacer alguna modificación (cambio de turnos o cambio del periodo de amortización) o alguna dotación extraordinaria para uno o más de sus activos. Si se responde negativamente, se calcularán las dotaciones de forma normal para cada activo y se harán efectivas. En el caso de responder afirmativamente, por cada activo de la agrupación o centro de coste se le mostrará el siguiente formulario: C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 37

38 En el caso de que no admita cambio de turno o cambio en el periodo de amortización (leasing), estas opciones permanecerán desactivadas. Si no, entonces podrá cambiar las opciones correspondientes que afecten al periodo de amortización (que afectarán lógicamente a la dotación del ejercicio actual). El periodo restante tiene en cuenta el ejercicio que se va a cerrar, esto quiere decir que seleccionando un periodo de 1 año, el activo se terminará de amortizar en el ejercicio actual, excepto en el caso que se trate de la primera dotación del activo, en cuyo caso será igual seleccionar 1 año que dos años siempre y cuando el activo no se diese de alta justo el primer mes del ejercicio. No se puede hacer una dotación extraordinaria en ningún caso con un valor superior al del valor restante menos la dotación del ejercicio actual. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 38

39 Una vez completado el cierre del ejercicio actual se generará un informe con los datos de las dotaciones realizadas. j) Reiniciar la herramienta Si quiere borrar todos los datos que ha ido introduciendo en la aplicación hasta el momento, tal vez porque haya estado haciendo pruebas con ella, seleccione del menú Utilidades->Reiniciar aplicación. Se borraran todos los datos y podrá volver a introducir nuevos datos desde 0. No olvide que debe volver a dar de alta alguna empresa antes de poder empezar a trabajar con la aplicación. Los datos de las tablas de amortización y la tabla de elementos comunes no serán borrados, si por algún motivo desea borrarlos, consulte la explicación que se dio en la sección correspondiente. Borrando todas las divisiones de las tablas de amortización y todas las agrupaciones de la tabla de elementos comunes borrará todo su contenido. C. Capitán Demá 3 2º C Alicante Teléfono: Fax: oficina@newpyme.com 39