NEW WEB-CAT Manual de uso NEW WEB-CAT Manual de uso

Transcripción

1 NEW WEB-CAT Manual de uso Pagina 1 de 15

2 Índice Introducción... 3 Configuración necesaria... 4 Navegación y consulta de documentos... 5 Búsquedas... 7 E-commerce Datos Personales... 8 Creación de la orden de compra... 9 Importación del Pedido Transmisión del Pedido Pedidos Transmitidos Direcciones de envío Especificaciones técnicas diseño de registro pedidos Pagina 2 de 15

3 Introducción Felicitaciones por haber elegido nuestro catálogo Web y nuestra solución de ebusiness! Gracias a este producto podrán trabajar de manera más rápida y eficaz. Hallarán a su disposición toda la información con un simple clic por medio de un sistema de navegación simple e intuitivo. MediaWebCat y la plataforma de ebusiness son herramientas capaces de cambiar su modo de trabajar! Les permitirán ahorrar tiempo y mejorar la productividad y la competitividad de su servicio. Este sitio contiene todo el material en los diversos formatos que el fabricante ha decidido poner a su disposición para mejorar el nivel del servicio y la calidad del trabajo. Pagina 3 de 15

4 Configuración necessaria Para realizar un uso correcto del sistema y para poder acceder a todos los tipos de documentos presentes dentro de los catálogos en línea, deberán haber instalado en su ordenador algunas aplicaciones gratuitas :: Macromedia Flash Player 7 o versiones sucesivas Adobe Acrobat Reader 5 o versiones sucesivas Microsoft Internet Explorer 6.0 o versiones sucesivas Pagina 4 de 15

5 Navegación y consulta de documentos Acceso al catálogo Cuando se accede al área de los catálogos en línea, se visualiza la lista de los catálogos disponibles. Hacer clic sobre el catálogo deseado para visualizar su contenido. (Si están habilitados para usar un catálogo sólo, el sistema entrará automáticamente dentro del catálogo sin pedir que se elija entre los catálogos disponibles). Cada catálogo está disponible en varios idiomas, por lo que al acceder por primera vez, deberá seleccionarse el idioma del catálogo que deseen. El idioma del catálogo también podrá cambiarse sucesivamente haciendo clic sobre el idioma. Navegación Gestión Despieces Una vez entrados en el catálogo, queda a la izquierda el relativo árbol de navegación que les permitirá hojear las familias de productos, productos y documentos hasta encontrar la información deseada. Cada vez que se seleccione una entrada en el árbol de navegación situado a la izquierda, podrán visualizar en la parte derecha de la pantalla eventuales informaciones o páginas relacionadas con ella. Seleccionando el producto, identificado con el siguiente símbolo, hallarán debajo de él la información y las propiedades relativas al mismo producto, así como la lista de los documentos disponibles subdivididos en las respectivas categorías. Hacer clic sobre el documento deseado para visualizar su contenido en la parte derecha de la pantalla. Podrán visualizar los demás documentos disponibles haciendo clic directamente sobre el documento en la parte izquierda de la pantalla, o bien haciendo desfilar la lista de todos los documentos gracias a las teclas presentes en la barra de arriba de cada documento abierto. Si han visualizado un dibujo de despiece, podrán utilizar el menú de arriba para agrandar la imagen o bien para modificar los datos programados relativos a la subdivisión del espacio disponible entre imagen y lista, eligiendo las 3 opciones diversas: 50% - 75% - 100%. Pagina 5 de 15

6 Adición de artículos al pedido La imagen también podrá agrandarse seleccionando el área de agrandamiento directamente sobre la imagen con la tecla izquierda del ratón. (Como se muestra a la izquierda) Haciendo clic sobre las referencias dentro del dibujo de despiece o simplemente posicionando el puntero del ratón sobre ellas, podrán obtener la información relativa al código artículo en la lista de abajo o bien en el interior del rectángulo amarillo que aparece automáticamente en cada referencia seleccionada con el puntero del ratón. Si, por el contrario, hacen clic sobre un artículo en la lista que aparece debajo del dibujo, el sistema les evidenciará automáticamente en rojo la posición del artículo dentro del dibujo. Una vez identificado un artículo, podrán pedirlo haciendo clic sobre el símbolo en la lista de los artículos o el símbolo dentro del rectángulo amarillo que aparece en la imagen. Llegados a este punto, deberán especificar el proveedor deseado, si existe más de uno; elegir si añadir el artículo a un pedido ya abierto o crear un nuevo pedido y, por último, introducir la cantidad deseada. Haciendo clic sobre Ok, podrán seguir consultando el catálogo añadiendo otros artículos al pedido; haciendo clic, en cambio, sobre Abrir pedido, abandonarán la sección de los catálogos y entrarán en la orden de compra seleccionada. Atención : Para poder visualizar algunos tipos de documentos como dibujos de despiece o archivos en formato PDF, deberán haber instalado algunas aplicaciones gratuitas. Consultar la sección de la Configuración necesaria para conocer qué aplicaciones instalar y, eventualmente, descargarlas si no se hallan presentes en su ordenador. Si estas aplicaciones no se hallan instaladas en su ordenador, entonces podrían producirse errores durante la navegación por el sistema. Pagina 6 de 15

7 Búsquedas Una vez entrados en el catálogo deseado, podrán efectuar diversos tipos de búsqueda haciendo clic sobre el menú de arriba Búsqueda o sobre el icono de la izquierda: Catálogo Este tipo de búsqueda les permitirá encontrar cualquier cosa dentro del árbol de navegación del catálogo visualizado a la izquierda. El árbol de navegación contiene las familias de los productos y los mismos productos (no contiene ni documentos ni artículos). Productos Este tipo de búsqueda les permitirá encontrar cualquier producto presente en el catálogo especificando el código o la descripción. Documentos Este tipo de búsqueda les permitirá encontrar cualquier documento presente en el catálogo especificando la descripción o el eventual producto que contiene el documento buscado. Artículos Este tipo de búsqueda les permitirá encontrar cualquier artículo presente en el catálogo especificando el código, la descripción o el eventual producto que contiene el código artículo buscado. Esta función también es muy útil para saber dónde se utiliza un artículo, ya que en el resultado de la búsqueda se incluyen siempre el producto y el documento que contiene el artículo encontrado. En el resultado de esta búsqueda se halla presente además el símbolo añadir el artículo encontrado a una orden de compra., que les permite Características del producto Este tipo de búsqueda les permitirá encontrar cualquier producto presente en el catálogo especificando las características técnicas del mismo producto. Seleccionar una o varias características entre las disponibles, especificar los valores que les interesen y efectuar la búsqueda. Atención : esta función podría no estar disponible para todos los catálogos. Pagina 7 de 15

8 E-commerce Datos Personales La primera vez que se accede a este sitio hay que registrarse e introducir los propios datos empresariales. Para ello, hacer clic arriba sobre Datos personales. Dentro de esta máscara deberán introducir al menos las informaciones obligatorias marcadas por el símbolo (*) Si no se registran la primera vez que entren en el sitio, ello les será solicitado, en cualquier caso, la primera vez que intenten enviar un pedido. Sin registrarse no podrán enviarse órdenes de compra. Otras funciones : Atención : estas funciones podrían no estar disponibles para todos los usuarios Cambio de contraseña Por medio de esta función podrán cambiar su contraseña de entrada en el sistema. Para ello, hacer clic sobre cambiar contraseña, introducir la vieja contraseña, la nueva contraseña, de nuevo la nueva contraseña para confirmar y hacer clic sobre Ok. Unir habilitaciones Si han recibido dos o más códigos usuario distintos de dos o más proveedores que usan este sistema, podrán unir las habilitaciones en un único código usuario, con el fin de tener así un único código de entrada para administrar a todos sus proveedores. Para ello, hacer clic sobre importar habilitaciones, especificar el código usuario y la contraseña del que desean importar las habilitaciones y hacer clic sobre Ok. Llegados a este punto, en el código usuario actual encontrarán también todas las habilitaciones que proceden del código usuario importado. Para poder visualizar la nueva configuración, salir del sitio y volver a entrar con el mismo código usuario. Pagina 8 de 15

9 Creación de la orden de compra Para crear una orden de compra hacer clic sobre el menú de arriba en Transacciones \ Gestión Pedidos \ Pedidos Abiertos. Si están habilitados a crear órdenes de compra para varios proveedores, aparecerá una ventana en la que podrán seleccionar el proveedor deseado y, sucesivamente, la lista de los pedidos abiertos para ese proveedor. Si, por el contrario, no están habilitados a crear órdenes de compra para varios proveedores, aparecerá enseguida la lista de los pedidos pendientes para el único proveedor para el que han sido habilitados para transmitir pedidos por Internet. Una vez llegados a la ventana que contiene la lista de los pedidos disponibles, podrán optar por abrir un pedido pendiente o por crear un nuevo pedido. Para crear un nuevo pedido, introducir el nombre que desean darle, si el propuesto automáticamente por el sistema no es adecuado, y hacer clic sobre la tecla Ok. Importante : no es obligatorio, cuando se crean una o varias órdenes de compra, enviarlas inmediatamente. En efecto, podrán terminar la conexión y completar los pedidos y hacer la transmisión sucesivamente, ya que todos los datos son guardados siempre en cuanto son introducidos. Existen diversas posibilidades para introducir los artículos dentro de la orden de compra : Introducción manual de cada artículo individual Podrán añadir directamente los artículos al pedido introduciendo el código y la cantidad en los espacios correspondientes y hacer clic sobre la tecla Añadir. Volver a hacer esta operación para cada artículo que se desee añadir al pedido. Están disponibles funciones de búsqueda por código o descripción haciendo clic sobre el botón Buscar. También por el resultado de la búsqueda podrán seleccionarse el código y la cantidad de los artículos a añadir al pedido. Introducción múltiple de varios artículos a la vez Si ya tienen a disposición la lista de los artículos y las cantidades que desean introducir en la orden de compra, entonces podrán agilizar al máximo la introducción aprovechando esta función. Para ello, hacer clic sobre el botón Introducir varios artículos; en la ventana que se visualiza, introducir la lista de todos los artículos y las cantidades que deseen añadir al pedido abierto. Una vez completada la lista, hacer clic sobre Ok y todos los artículos serán añadidos al pedido a la vez. Obviamente, habrá que respetar las reglas de introducción de la lista que son "códice artículo, cantidad" para cada línea de artículo introducida en la ventana. Esta lista también puede ser pegada de un programa exterior como Excel, Word u otro, pero respetando siempre la sintaxis descrita arriba. Si durante el proceso de adición al pedido aparece un error del sistema, significa que probablemente no se ha respetado la sintaxis "código artículo, cantidad", por lo que habrá que controlar mejor la lista y volver a intentarlo. Importación desde un pedido exterior Esta función es sumamente útil para aquellos que crean ya la orden de compra en otro sistema, por ejemplo un sistema de gestión. En efecto, por medio de la función de importación, podrán importarse pedidos que están en su ordenador directamente dentro del pedido abierto en Internet. Ello les permitirá evitar la doble introducción del mismo pedido, ahorrando tiempo y eliminando eventuales errores. Para ello, consultar la sección para la importación del pedido. Pagina 9 de 15

10 Importación artículos desde el Catálogo Web Si están habilitados y si el catálogo está disponible, entonces podrán consultar el catálogo en línea del proveedor en la sección de los catálogos cada vez que no recuerden el código de un artículo y añadirlo al pedido abierto directamente desde las ilustraciones de los catálogos. Atención : todos los artículos introducidos son controlados por un procedimiento de convalidación del sistema, por lo que si el código del artículo pedido ha sido sustituido por otro nuevo, aparecerá una ventana que les pedirá que elijan si pedir el nuevo o bien el viejo código. Si, por el contrario, el artículo pedido no existe, aparecerá una ventana que, según las configuraciones del proveedor, les permitirá o no pedir el artículo no reconocido por el sistema. Pagina 10 de 15

11 Importación del Pedido Una vez seleccionado el proveedor y abierto el pedido deseado, hacer clic sobre el botón Importar Pedido. En la ventana que aparece existen diversos tipos de importación : desde su Sistema de Gestión Si ya introducen los pedidos en su sistema de gestión y quieren evitar una doble introducción del mismo pedido, podrán interconectar su sistema de gestión con este sistema de transmisión por Internet. Para ello, habrá que exportar el pedido desde su sistema de gestión en un fichero e importarlo a este sistema. Es necesario, obviamente, que los dos sistemas puedan dialogar entre ellos, por lo que el fichero extraído desde su sistema de gestión deberá seguir determinadas reglas y características. Para visualizar las características técnicas del fichero de interfaz hacer clic Aquì. Una vez extraído el fichero de interfaz de su sistema de gestión, podrán importarlo dentro del pedido. Para ello, abrir un pedido como se indica en la sección para la creación de una orden de compra. No es importante que el pedido esté vacío, puesto que pueden estar presentes ya otros artículos. Hacer clic ahora sobre Importar Pedido, hacer clic luego sobre Hojear en la ventana que se abre como se muestra abajo, seleccionar después el fichero que contiene el pedido que han extraído de su sistema de gestión y hacer clic sobre Importar para importar el pedido en Internet. desde el catálogo electrónico en CD-ROM MediaCat Si tienen en su haber el catálogo electrónico en CD-ROM llamado MediaCat, podrán crear un pedido dentro de este catálogo sin estar conectados a Internet y, sólo una vez acabado el pedido, podrán conectarse y enviar con un simple clic el pedido creado en el catálogo MediaCat dentro del pedido creado en Internet, ya listo para ser enviado a su proveedor. Para hacer esto, consultar la guía presente en el catálogo electrónico MediaCat. Esta posibilidad no se visualiza en la ventana abierta, ya que el envío desde el catálogo MediaCat se hace todo en automático. Pagina 11 de 15

12 Transmisión del Pedido Una vez acabada la fase de introducción de los artículos en la orden de compra, podrán proceder a la transmisión del pedido al proveedor. Les recordamos que el pedido puede ser introducido y transmitido en distintos tiempos, no es necesario crear y transmitir inmediatamente el pedido, ya que quedan siempre guardados en el sistema los datos introducidos. Para efectuar la transmisión, abrir el pedido (como se describe en la sección para crear una orden de compra) y hacer clic sobre Proceder a la transmisión. Si no han introducido sus datos personales como se pide al principio, entonces aparecerá una máscara que les pedirá que introduzcan obligatoriamente los datos que faltan, de lo contrario no podrá continuarse con la transmisión del pedido. Seguidamente se abrirá una nueva máscara dentro de la cual podrán introducir un destino de mercancías distinto si es necesario, la fecha solicitada de envío, las notas y otras informaciones generales. Para distintos proveedores el tipo de pedido es obligatorio, pero será el programa el que lo solicite cuando sea necesario junto a otros parámetros si son requeridos para poder continuar. Llegados a este punto, hacer clic sobre Confirmar y el pedido será enviado. Tras la expedición aparecerá visualizado un recibo recapitulativo del pedido enviado, que podrán imprimir haciendo clic sobre Imprimir (en efecto, se abrirá una ulterior máscara en blanco y negro lista para ser impresa en formato A4). La impresión no se activará automáticamente, sino que serán Uds. los que la lancen haciendo clic sobre el botón Imprimir. Importante : una vez transmitida la orden de compra, recibirán una confirmación de envío por correo electrónico a la dirección que han especificado en sus datos personales. Pagina 12 de 15

13 Pedidos Transmitidos Una vez transmitida la orden de compra, podrán volver a encontrarla y visualizarla haciendo clic sobre el menú de arriba en Transacciones \ Gestión Pedidos \ Pedidos Transmitidos. Especificar en esta sección eventuales criterios de búsqueda y, haciendo clic sobre la tecla Buscar, el sistema les mostrará todos los pedidos transmitidos correspondientes a los criterios de búsqueda especificados. Si no especifican ningún criterio de búsqueda y hacen clic sobre la tecla Buscar, el sistema les mostrará todos los pedidos transmitidos presentes en el sistema. Además, podrá especificarse el código de un artículo para visualizar todos los pedidos que lo contienen. Para abrir un pedido transmitido, bastará con hacer clic sobre el mismo pedido en el resultado de la búsqueda. Importante : podrá volver a transmitirse un pedido ya enviado haciendo clic sobre la tecla de arriba transmitir pedido. El sistema les preguntará si desean crear un nuevo pedido o añadirlo a un pedido ya abierto. Una vez referido el pedido transmitido en los pedidos abiertos, podrá volver a transmitirse el pedido directa o sucesivamente a eventuales modificaciones necesarias. Pagina 13 de 15

14 Direcciones de envío Esta función les permitirá administrar su archivo en el que introducir las direcciones de envío para cada proveedor. A cada dirección de envío le corresponde un código que la vincula al proveedor, por lo que la misma dirección podrá aparecer varias veces, puesto que requiere un código de envío distinto para cada proveedor, aunque la dirección de envío sea la misma. Una vez memorizada la dirección de envío en su archivo, podrán reincorporarla dentro de la orden de compra en el segundo paso. Atención : esta función podría no estar disponible para todos los proveedores. Pagina 14 de 15

15 Especificaciones técnicas diseño de registro pedidos Fichero de Interfaz : ISA código del proveedor (*) BEG número pedido fecha pedido(ddmmaaaa) fecha entrega solicitada (ddmmaaaa) REF código tipo pedido nombre de la empresa de transporte MSG eventuales notas pedido (máx. 250 caracteres) STD razón social dirección C.P. localidad país código de envío POD cantidad código artículo POD cantidad código artículo (*) Importante : En la línea ISA el código proveedor corresponde a un código numérico de 1 a n. A cada proveedor le corresponde un código específico; contacten, pues, a su proveedor para solicitar el código correcto a utilizar. Ejemplo de un pedido real : ISA XXX BEG REF FH EMPRESA DE TRANSPORTE UPS MSG ÉSTAS SON LAS NOTAS PARA EL PEDIDO PENDIENTE STD MR. SMITH STREET, LONDON ENGLAND POD A POD Cada línea empieza siempre con 3 letras que sirven para especificar la información contenida a continuación. Cada campo está delimitado por el carácter Es obligatorio rellenar todas las líneas; en caso de que falte alguna información en la línea, el campo quedará vacío, pero la línea debe existir La línea de tipo STD contiene la información para la dirección de entrega de la mercancía si es distinta de la del cliente Los campos obligatorios son "ISA código proveedor", "POD cantidad código artículo". Todos los demás no son obligatorios, pero, como decíamos arriba, deben existir aunque estén vacíos. Ejemplo de un pedido sólo con campos obligatorios : ISA XXX BEG REF MSG STD POD POD POD POD Pagina 15 de 15