PROCEDIMIENTO N 11 (DO). TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS

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1 PROCEDIMIENTO N 11 (DO). TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Autor Dirección de Operación. Fecha de Creación 21-Mar Fecha Impresión 21-Mar Correlativo CDEC-SING K-0011/2005. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 1 de 20

2 Control del Documento. Aprobación. Versión Aprobado por 2.0 Para Observaciones Registro de Cambios. Fecha Autor Versión Descripción de Cambio Dirección de Operación 1.0 Documento Original Dirección de Operación 2.0 Considera observaciones de los Coordinados. Revisores. Nombre Carlos Finat D. Víctor Araya J. Claudia Carrasco A. Cargo Director de Operación y Peajes. Subdirector de Operación. Subdirectora de Peajes Distribución. Copia Nombre Coordinados TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 2 de 20

3 Contenido. CONTROL DEL DOCUMENTO... 2 APROBACIÓN... 2 REGISTRO DE CAMBIOS... 2 REVISORES... 2 DISTRIBUCIÓN ASPECTOS GENERALES DEFINICIONES FUNCIONES REGISTRO DE AUDITORES TÉCNICOS DEL SING SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS TÉCNICAS CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS TÉCNICAS POR PARTE DE AUDITORES TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 3 de 20

4 ARTÍCULOS. Artículo 1. Objetivo... 5 Artículo 2. Auditoría Técnica... 6 Artículo 3. Auditor Técnico... 6 Artículo 4. Rubros de Auditoría... 6 Artículo 5. Registro de Auditores Técnicos...6 Artículo 6. Solicitud de Auditoría Técnica... 6 Artículo 7. Protocolo de Auditoría... 7 Artículo 8. Informe de Auditoría Técnica... 7 Artículo 9. Coordinados... 8 Artículo 10. Dirección de Operación (DO)... 8 Artículo 11. Auditores Técnicos... 9 Artículo 12. Incorporación al Registro de Auditores Técnicos del SING Artículo 13. Incompatibilidades para postular al Registro de Auditores Artículo 14. Antecedentes de personas o empresas a ser presentados para incorporarse al Registro de Auditores. 11 Artículo 15. Incorporación de Auditores Técnicos a los Rubros de Auditoría Artículo 16. Proceso para la incorporación al Registro de Auditores Artículo 17. Actualización de antecedentes de los Auditores Técnicos incorporados al Registro de Auditores Técnicos Artículo 18. Exclusión del Registro de Auditores Artículo 19. Información de la Solicitud de Auditoría Técnica Artículo 20. Ejecución de la Auditoría Técnica Artículo 21. Confidencialidad Artículo 22. Normas de seguridad industrial Artículo 23. Protocolo de Auditoría...14 Artículo 24. Emisión del Informe de Auditoría Técnica Artículo 25. Idioma TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 4 de 20

5 1. ASPECTOS GENERALES. Artículo 1. Objetivo El objetivo del presente Procedimiento DO es definir los términos y condiciones para solicitar y desarrollar las Auditorías Técnicas que prevé la Norma Técnica de Seguridad y Calidad de Servicio (NT). Asimismo, define los requisitos que deben cumplir las personas naturales o jurídicas para la prestación de los servicios de Auditoría Técnica en el CDEC-SING. Este Procedimiento ha sido preparado por la Dirección de Operación (DO) y surge de lo dispuesto en el Título 8-6 de la NT, específicamente en el Artículo 8-27, dictada mediante la R.M. Exta. N 09/2005 del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción y actualizada según R.M. Exta. N 40/2005 también del Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 5 de 20

6 2. DEFINICIONES Artículo 2. Auditoría Técnica Auditoría de las instalaciones especificadas en el Artículo 1-4 de la NT, realizada por un Auditor Técnico, con el fin que la DO pueda verificar el funcionamiento e información de las mismas de acuerdo a la NT. En términos generales, la DO solicitará una Auditoría Técnica en las siguientes situaciones: El desempeño de una instalación del SING no esté de acuerdo con las características de la instalación que estén informadas a la DO y a la Dirección de Peajes (DP). Una instalación del SING que a juicio de la DO sufre fallas reiteradas en un lapso de tiempo corto o éstas tienen un comportamiento sistemático. Artículo 3. Auditor Técnico Persona natural o jurídica, distinta a la propietaria u operadora de la instalación a auditar, registrada en la DO según los términos del presente procedimiento, para la ejecución de Auditorías Técnicas en uno o más Rubros de Auditoría. Artículo 4. Rubros de Auditoría Áreas de especialización para efectos de la clasificación de Auditores Técnicos. Artículo 5. Registro de Auditores Técnicos Listado de Auditores Técnicos registrados en la DO, clasificados por Rubro de Auditoría. Artículo 6. Solicitud de Auditoría Técnica Comunicación emitida por la DO, dirigida a un Coordinado, en la cual se solicita la ejecución de una Auditoría Técnica. Incluirá al menos la siguiente información: Instalación a auditar y operador o propietario de la misma. Causa o justificación de la solicitud. Antecedentes que motivan la realización de la Auditoría Técnica, describiendo las condiciones anormales detectadas e incluyendo registros, mediciones u otros antecedentes que demuestren las desviaciones detectadas. Plazos previstos para su ejecución, acorde con la naturaleza de la instalación y materia auditadas. Objetivos y alcances del Informe de Auditoría Técnica, incluyendo la(s) materia(s) específicas que debe abarcar la auditoría. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 6 de 20

7 Consideraciones particulares para la Auditoría Técnica. Artículo 7. Protocolo de Auditoría Documento preparado por el Auditor Técnico asignado a una Auditoría Técnica, el cual al menos debe incluir la siguiente información: Instalación a auditar. Objetivos y alcances del Informe de Auditoría Técnica, incluyendo la(s) materia(s) específicas que debe abarcar la auditoría, según la solicitud de auditoría emitida por la DO. Información y recursos necesarios para la realización de la Auditoría Técnica, y oportunidad en que ella se requiere. Plan de trabajo, con el detalle de lugar, condiciones, permisos, solicitudes, fechas de inicio y término, persona(s) participante(s) en cada actividad, etc. Especificación de pruebas y/o actividades a realizar. Instrumentación especial que se utilizará (si se requiere) durante la Auditoria Técnica (clase de precisión, marca, modelo, etc.). Índice preliminar del Informe de Auditoría Técnica. Plazo de entrega del Informe de Auditoría Técnica. Artículo 8. Informe de Auditoría Técnica Documento en el cual el Auditor Técnico informa el proceso desarrollado con motivo de la Auditoría Técnica y sus resultados. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 7 de 20

8 3. FUNCIONES. Artículo 9. Coordinados. Para cada solicitud de Auditoría Técnica por parte de la DO, será función de cada Coordinado: Realizar la cotización y la contratación del Auditor Técnico acordado con la DO, dentro del plazo que indique la Solicitud de Auditoría Técnica, contado desde que el Coordinado reciba la Solicitud de Auditoría Técnica por parte de la DO. Proponer el Protocolo de Auditoría en conjunto con el Auditor Técnico para la consideración de la DO, con el objeto de determinar el alcance, factibilidad y recursos de la Auditoría Técnica. Programar, en lo pertinente, en forma oportuna y completa las actividades propias relacionadas que emanen de la Solicitud de Auditoría Técnica y del respectivo Protocolo de Auditoría Técnica, e informar a la DO en un plazo máximo de 5 días corridos desde realizada la contratación del Auditor Técnico. Ingresar o solicitar el ingreso a quien corresponda, de las Solicitudes de Conexión, Desconexión y/o de Precaución que fueran necesarias para la ejecución de una Auditoría Técnica. El Centro de Control que corresponda debe coordinar con el CDC las actividades conducentes a aplicar las medidas operacionales planificadas por la DO para preservar la seguridad del sistema en caso de requerirse pruebas o ensayos durante la operación en tiempo real. Poner a disposición del Auditor Técnico en un plazo máximo de 10 días corridos, en forma oportuna y completa, toda la información que éste solicite o deba conocer en relación a la Auditoría Técnica solicitada por la DO. Permitir y facilitar la ejecución de las actividades programadas por el Auditor Técnico. Incluir y realizar pruebas nuevas o complementarias que el Auditor Técnico solicite justificadamente. Dichas pruebas deberán ser planificadas por la DO o el CDC, según corresponda, antes de su ejecución. Pagar al Auditor Técnico los costos relativos a sus servicios. Artículo 10. Dirección de Operación (DO). Será función de la DO: Solicitar a los Coordinados la Auditoría Técnica de sus instalaciones, cuando se verifique que alguna función de control no ha sido prestada, o ha sido prestada de manera deficiente. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 8 de 20

9 Solicitar a los Coordinados la Auditoría Técnica de sus instalaciones, cuando a juicio de la DO, dichas instalación sufre fallas reiteradas en un lapso de tiempo corto o éstas tienen un comportamiento sistemático. Planificar las medidas operacionales requeridas para preservar la seguridad del sistema en caso de requerirse pruebas o ensayos durante la operación en tiempo real. Informar a la Superintendencia las Solicitudes de Auditoría Técnica y los resultados obtenidos de cada Auditoria Técnica. Acordar con el Coordinado respectivo el Auditor Técnico que efectuará la Auditoría Técnica solicitada. Informar a la Superintendecia de Electricidad y Combustibles (SEC) si un Coordinado no cotiza y/o adjudica las Auditorías Técnicas en los plazos estipulados en este Procedimiento. Aprobar el protocolo específico a utilizar, con el Auditor Técnico asignado a una Auditoría Técnica determinada. En los casos en que existan protocolos vigentes aplicables al efecto, se utilizarán tales protocolos. Aprobar los formatos de entrega de información por parte del Auditor Técnico. Solicitar al Coordinado y/o al Auditor Técnico, en caso de ser necesario, aclaraciones o antecedentes adicionales de la Auditoría Técnica, que estime pertinente. Aprobar o rechazar el Informe de Auditoría Técnica el Informe de Auditoría. En caso de rechazo, la DO fundamentará tal decisión. Aceptar o rechazar fundadamente la solicitud de registro en el Registro de Auditores Técnicos de los interesados presenten sus antecedentes. Excluir del Registro de Auditores Técnicos a un Auditor Técnico que no cumpla con las condiciones indicadas en el presente procedimiento. Mantener el Registro de Auditores Técnicos. Llevar un archivo de los informes de Auditoría Técnica realizados en las instalaciones del SING. Artículo 11. Auditores Técnicos. Será función de cada Auditor Técnico: Entregar oportunamente a la DO la información indicada en el ANEXO 2 ANTECEDENTES A PRESENTAR PARA SOLICITAR LA INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE AUDITORES TÉCNICOS. Informar de inmediato a la DO cualquier modificación a la información entregada para efectos de su calificación para una Auditoría Técnica, que pudiera afectar su calidad de Auditor Técnico. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 9 de 20

10 Proponer el Protocolo de Auditoría acorde a la Solicitud de Auditoría Técnica emitida por la DO. Cotizar el servicio de Auditoría Técnica que los Coordinados soliciten, en un plazo acorde al plazo de ejecución de la Auditoría solicitado por la DO. Realizar la o las Auditorías Técnicas solicitadas por la DO al Coordinado que lo haya contratado, observando estrictamente los términos establecidos en el presente procedimiento y aquellos términos específicos que se establezcan en el Protocolo de Auditoría Técnica; así como otros que se acuerden previamente entre las partes involucradas. Emitir el Informe de Auditoría Técnica, con los alcances que la DO haya solicitado. Responder las consultas y solicitudes de aclaración que emita la DO sobre el Informe de Auditoría Técnica. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 10 de 20

11 4. REGISTRO DE AUDITORES TÉCNICOS DEL SING. Artículo 12. Incorporación al Registro de Auditores Técnicos del SING. Cualquier persona natural o jurídica podrá solicitar a la DO su incorporación al Registro de Auditores Técnicos del SING, en materias relacionadas con aquellos Rubros de Auditoría indicados en el ANEXO 1 en el/los que acredite experiencia. Artículo 13. Incompatibilidades para postular al Registro de Auditores Las personas naturales o jurídicas que se encuentren en las siguientes condiciones no podrán postular como Auditor Técnico. Personas naturales o jurídicas que tengan una relación de dependencia laboral de cualquier tipo con los Coordinados o sus relacionadas. Persona natural o jurídica que haya sido responsable del diseño, montaje, ampliación, mantenimiento o puesta en servicio de las instalaciones o parte de las instalaciones a Auditar. Persona natural o jurídica que esté participando en licitaciones o contratos relacionados con las instalaciones a auditar. Un Auditor Técnico no podrá auditar a un Coordinado si tiene relación de propiedad directa o indirecta con dicho Coordinado o con sus relacionadas. Artículo 14. Antecedentes de personas o empresas a ser presentados para incorporarse al Registro de Auditores. Todos los antecedentes presentados deberán ser entregados en calidad de declaración jurada del representante legal de la empresa o por la persona natural. Toda la información debe entregarse impresa y en archivos electrónicos, en lenguaje español y dirigida al Director de Operación. El detalle de los antecedentes a presentar se indican en el ANEXO 2 ANTECEDENTES A PRESENTAR PARA SOLICITAR LA INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE AUDITORES TÉCNICOS de este Procedimiento DO. Artículo 15. Incorporación de Auditores Técnicos a los Rubros de Auditoría. A base de los antecedentes presentados, la DO podrá aceptar la incorporación en todos, alguno o ninguno de los Rubros de Auditoría a los que postule una empresa o persona. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 11 de 20

12 Artículo 16. Proceso para la incorporación al Registro de Auditores. Los antecedentes recibidos de parte del postulante al Registro de Auditores serán analizados y evaluados por la DO. Este proceso no se iniciará en tanto la empresa o persona no haya entregado la totalidad de los antecedentes establecidos en este procedimiento. La DO podrá solicitar antecedentes adicionales si así lo estimara necesario para completar la evaluación. Una vez recibidos los antecedentes, la DO tendrá un plazo de 10 días corridos para informar a los Coordinados si el postulante es incorporado o no. En caso de ser incorporado, la DO también informará el o los rubros en que se incorpora. Artículo 17. Actualización de antecedentes de los Auditores Técnicos incorporados al Registro de Auditores Técnicos. Los Auditores Técnicos que se encuentren incorporados en el Registro de Auditores Técnicos deberán actualizar sus antecedentes cada 12 meses desde la fecha de incorporación. El incumplimiento de esta obligación en forma oportuna implicará la inhabilitación inmediata como Auditor Técnico. Cualquier cambio que modifique los antecedentes proporcionados deberá ser informado a la DO de inmediato. Artículo 18. Exclusión del Registro de Auditores Una empresa o persona será excluida del Registro de Auditores en los siguientes casos: Si no respondiera justificadamente a la solicitud de cotización por Auditoría Técnica. Si no entregare el Informe de Auditoría Técnica que le ha sido encomendado, en el plazo convenido con un Coordinado. Si la información proporcionada para su incorporación cambiara y ese cambio no fuera informado a la DO dentro del plazo estipulado en el Artículo 17 de este documento. En caso de quiebra o disolución de la empresa. En el caso de Auditores Técnicos que caigan en alguna de las incompatibilidades indicadas en el Artículo 13. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 12 de 20

13 5. SOLICITUD Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Artículo 19. Información de la Solicitud de Auditoría Técnica La Solicitud de Auditoría Técnica que envíe la DO a un Coordinado, contendrá al menos la información que se indica en el formulario del ANEXO 3 de este Procedimiento DO, sin desmedro que éste pueda ser complementado con lo que fuera necesario por la DO. Artículo 20. Ejecución de la Auditoría Técnica La Auditoría Técnica podrá iniciarse sólo con la aprobación del Protocolo de Auditoría por parte de la DO, situación que será informada en un plazo máximo de 7 días corridos contados del momento de la recepción del Protocolo de Auditoría y sus antecedentes completos TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 13 de 20

14 6. CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS TÉCNICAS POR PARTE DE AUDITORES Artículo 21. Confidencialidad Cada Auditor Técnico que se encuentre incorporado al Registro de Auditores debe disponer de los medios y procedimientos necesarios para asegurar por parte de sus empleados, técnicos, profesionales, directores, asesores y demás personas de su dependencia o relacionadas con él, la confidencialidad de toda la información y documentación utilizada en las actividades de Auditoría Técnica que se le encomienden en virtud del presente procedimiento. Artículo 22. Normas de seguridad industrial El Auditor Técnico que sea asignado por la DO para realizar una Auditoría Técnica deberá informarse de las normas de seguridad industrial vigentes en las instalaciones del Coordinado sujeto a la Auditoría Técnica y las respetará completa y permanentemente mientras permanezca en ellas. Los costos de eventuales exámenes médicos, capacitación y los elementos de seguridad industrial, incluyendo casco, zapatos de seguridad, respirador, etc. serán de cargo del Auditor Técnico. Artículo 23. Protocolo de Auditoría Una vez asignado a una Auditoría Técnica, el Auditor Técnico desarrollará sus actividades de manera de cubrir completamente el protocolo acordado con la DO. Las eventuales desviaciones deberán ser consultadas con el Coordinador que la DO designe para efectos de cada Auditoría Técnica. Artículo 24. Emisión del Informe de Auditoría Técnica Al término de las actividades consideradas en el respectivo Protocolo, y dentro del plazo acordado en él, el Auditor Técnico enviará su Informe de Auditoría Técnica al Coordinado y a la DO para observaciones. Tanto el Coordinado como la DO podrán solicitar aclaraciones o complementos al Informe de Auditoría Técnica, las que serán comunicadas al Auditor Técnico. Una vez recibidas las observaciones, el Auditor Técnico tendrá 5 días hábiles para entregar su Informe de Auditoría Técnica revisado en carácter definitivo. Artículo 25. Idioma El idioma de toda la correspondencia, comunicaciones, reuniones e informes relativos a la Auditoría Técnica será el español. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 14 de 20

15 Cuando se trate de información original de fabricantes u otros antecedentes preparados por terceros, que no sean los emitidos por el Coordinado, la DO o el Auditor Técnico, la documentación podrá estar en idioma inglés. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 15 de 20

16 ANEXO 1. RUBROS DE AUDITORÍA. Entre los rubros de especialización que podrían ser utilizados para la clasificación de Auditores Técnicos, se mencionan los siguientes: - Líneas de transmisión. - SS/EE. - Instalaciones de Clientes. - Protecciones, medidas y sistemas de control. - Unidades generadoras hidráulicas. - Unidades generadoras térmicas de ciclo combinado.. - Unidades generadoras térmicas a vapor y a gas. - Otras unidades generadoras térmicas. - Sistemas de comunicaciones de datos y voz. - Sistema de adquisición de información en tiempo real (SCADA/EMS). - Sistemas de Monitoreo. - Sistemas de medida para facturación. - Operación de instalaciones del SING. - Otro no especificado TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 16 de 20

17 ANEXO 2. ANTECEDENTES A PRESENTAR PARA SOLICITAR LA INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE AUDITORES TÉCNICOS Antecedentes generales 1. Empresas Razón Social. Nombre Representante Legal. Nombre persona de contacto. Escritura de constitución y certificado de vigencia de la sociedad. Nombre y Currículum Vitae de la(s) persona(s) que prestarían servicios de Auditoría Técnica. RUT. Domicilio. Teléfono(s). Fax. Correo Electrónico. Página web (opcional) 2. Personas Nombre persona de contacto. Currículum Vitae. RUT. Domicilio. Teléfono(s). Fax. Correo Electrónico. Página web (opcional) Rubros a los que postula y antecedentes asociados Identificación de cada uno de los Rubros de Auditoría descritos en el ANEXO 1 de este documento en los cuales la persona o empresa posee experiencia. Se deben aportar los antecedentes que avalen dicha experiencia. Los antecedentes pueden referirse a proyectos o estudios realizados directamente sobre la materia asociada, indicando en cada caso la siguiente información: TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 17 de 20

18 Mandante del estudio o proyecto. Nombre del contacto técnico del mandante y teléfono. Año de realización. Alcances. Nombre de la(s) persona(s) de la empresa a las cuales es aplicable esta experiencia (solo empresas) Declaración jurada de cumplimiento de requisitos para realizar las Auditorías Técnicas solicitadas Otra información Servicios prestados a Coordinados del SING o SIC en los últimos tres años. TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 18 de 20

19 ANEXO 3. FORMULARIO DE SOLICITUD DE AUDITORÍA TÉCNICA. SOLICITUD DE AUDITORÍA TÉCNICA A INSTALACIONES DEL SING 1. Información General Fecha Solicitud Número correlativo Operador o propietario de las instalaciones y/o equipamientos. CC que se coordina con el CDC para la operación en tiempo real de las instalaciones y/o equipamientos Instalaciones y/o Equipamientos Auditor Técnico Coordinador por la DO Fecha prevista para realización de la Auditoría 2. Causa o justificación de la solicitud. 3. Condiciones detectadas 4. Referencia a registros, mediciones u otros antecedentes de respaldo para la solicitud de Auditoría. 5. Pauta de Información que deberá revisar el Auditor Técnico. Nota: Las solicitudes de precaución y/o desconexión que se deban ingresar a efectos de trabajos relacionados con esta auditoría deberán ceñirse a lo indicado en el Manual de Procedimientos N 27. Copia a: Superintendencia de Electricidad y Combustibles. Presidente del Directorio CDEC-SING. Centro de Control Coordinado. Coordinado. Coordinador por la DO CDC TÉRMINOS Y CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DE AUDITORÍAS TÉCNICAS Pág. 19 de 20

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