DOSSIER COMERCIAL. Lugar. Sede. Organiza y Convoca. Secretaría Técnica. DATOS GENERALES Fecha Octubre Sevilla.

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1 DOSSIER COMERCIAL

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3 DOSSIER COMERCIAL DATOS GENERALES Fecha Octubre Lugar Sevilla. Sede NUEVO PALACIO DE CONGRESOS DE SEVILLA. Avenida Alcalde Luis de Uruñuela Sevilla. Telf.: (+34) Fax: (+34) Organiza y Convoca Sociedad Española de Alergología e Inmunología Clínica. C /Comandante Zorita 13 Oficinas 101/102-1º Planta Madrid. Telf: (+34) Secretaría Técnica C/ Alberto Bosch, 13-4ª planta Madrid Tel: Fax: seaic@viajeseci.es 3

4 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 SIMPOSIO SATÉLITE Se ofrece la posibilidad de obtener un espacio comercial dentro del Congreso. Tarifas ,57 La organización dotará de sala y audiovisuales para la celebración del Simposio. Los costes de los ponentes corren a cargo del patrocinador. Las cancelaciones no tendrán derecho de devolución. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD Internet Corner Situado en una zona común, ordenadores con acceso a Internet e impresora. Se pondrá como fondo de pantalla el logo de su empresa junto con un cartel que indique la zona de Internet corner. Precio: ,00 Consigna Se pondrá a disposición de los congresistas un servicio de consigna en el Palacio de Congresos donde tendrá presencia el logo de su empresa. Todos los congresistas pasarán por la consigna para dejar sus pertenencias. Precio: 2.119,01 4

5 DOSSIER COMERCIAL LOGO Bloc del Congreso El bloc se incluirá en todas las carteras del congreso, todos los congresistas la utilizan para tomar anotaciones. (1.200 unidades). Secretaria Audiovisuales Se pondrán como fondo de pantalla y protector el logo de su empresa y el patrocinador puede colocar publicidad dentro de la sala donde todos los ponentes cargan sus ponencias. Precio: 2.542,15 Precio: 7.627,27 Control de Asistencia Posibilidad de poner su logo en el lanyard y en la trasera del identificativos del Congresista. Documentación en Carteras El patrocinador puede introducir publicidad en la cartera del congreso. Precio: ,50 Precio: 1.525,62 IVA NO INCLUÍDO. TIPO DE IVA A APLICAR 21%. El importe final puede variar en función del número final de unidades necesarias Además de lo planteado anteriormente, es posible valorar cualquier otra propuesta no incluida en la relación anterior. 5

6 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 STANDS Anulaciones Precio metro 3 x 2 6 metros 5.254,55 IVA NO INCLUÍDO. TIPO DE IVA A APLICAR 21%. En caso de cancelación del stand, sólo se aceptarán anulaciones por escrito. Cancelaciones hasta el 6 de Agosto de 2015, supondrá un 50 % de gastos del total del espacio reservado. Cancelaciones desde el 7de Agosto de 2015, supondrá el 100 % de gastos del total del espacio reservado. CARACTERISTICAS QUE COMPRENDE LA INSTALACIÓN DE LOS STANDS Estructura en perfilería de aluminio de 2.70m de altura, con panelería en melamina color blanco de 1m de ancho. Frontis: Rotulación en letra estándar, en vinilo adhesivo color negro H: 12cm. No incluye anagrama. En suelo debidamente acondicionado con moqueta tipo ferial. Iluminación: Mediante una regleta y focos halógenos, proporcionando una potencia lumínica de 50w/m2. Instalación eléctrica: Cuadro eléctrico monofásico 5.500w/220v, incluye un enchufe. Iluminación de 50w/m2. STAND 3x2 M 6

7 DOSSIER COMERCIAL NORMAS GENERALES MONTAJE Y DESMONTAJE DE LA EXPOSICIÓN Los stands de DISEÑO LIBRE podrán empezar el montaje el día Martes 20 de Octubre a partir de las 13:00 hrs y se podrá montar hasta las 20:00 hrs. El montaje podrá continuar el día Miércoles 21 de Octubre de 08:30 a 20:00 hrs. La altura máxima para los stands de diseño libre es de 3,70 m a 6 m (dependiendo de la zona elegida). Los stands de DISEÑO MODULAR podrán empezar el montaje el día Martes 20 de Octubre a las 17:00 hrs. y se podrá montar hasta las 20:00 hrs. El montaje podrá continuar el día Miércoles 21 de Octubre de 08:30 a 20:00 hrs. La altura máxima para los stands de diseño modular es de 2,70 metros. El desmontaje se realizará a partir del Sábado 24 de Octubre una vez finalizado el Congreso. No se podrá prolongar el desmontaje durante el día Domingo 25 de Octubre. La exposición comercial está ubicada en el nivel 2. El almacén de mercancías se encuentra en el nivel 0. La Secretaría pondrá a su disposición carros con ruedas de goma para facilitar el transporte de mercancía a su stand. 7

8 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 CONDICIONES GENERALES DE MONTAJE Antes de empezar cualquier trabajo, las empresas montadoras tienen la obligación de recoger la documentación sobre prevención de riesgos laborales que le será entregada por el supervisor de montaje, y a su vez, estas entregaran la documentación que se solicita más abajo. Toda empresa que realice algún montaje, tendrá que recibir la aprobación de FIBES como montador autorizado. Igualmente, el personal que trabaje, directa o indirectamente para la empresa demontaje externa tendrá que estar debidamente asegurado, declinando FIBES cualquier responsabilidad en caso de accidente o incumplimiento de la Normativa Laboral. La documentación solicitada seria la siguiente: Los justificantes de afiliación y alta de los trabajadores en la Seguridad Social, Certificado de situación de cotización de la empresa, Justificante de pago del seguro de la empresa, Documentación de Prevención de Riesgos Laborales (cursos, certificados, etc. ), Certificados ignífugos si se utilizan telas o moquetas. Con un plazo no inferior a 15 días antes de la inauguración del evento, la empresa montadora, el expositor o el organizador presentará al Dpto. Técnico de FIBES un plano acotado del stand, escenografía, etc... a construir, donde se especifique la distribución general, los elementos decorativos, las tomas de agua/desagüe, electricidad, voz/datos y demás servicios contratados, y el certificado de material ignífugo si el expositor monta moqueta, telas, etc, para la aprobación de los aspectos técnicos y de seguridad. FIBES se reserva el derecho de aprobar y/o modificar el proyecto por motivos de seguridad. Si por razones justificadas, las operaciones de montaje tuvieran que realizarse fuera de las horas habituales, se deberá informar con la debida antelación al departamento comercial competente, indicando el horario y el espacio en el que tengan que operar, asumiendo el solicitador los consiguientes gastos de seguridad, personal técnico y alquiler, en su caso, que ello pudiera conllevar. 8

9 DOSSIER COMERCIAL El departamento competente se reserva el derecho a aprobar estas modificaciones, no pudiendo realizarse ningún tipo de trabajo fuera del horario habitual sin el visto bueno de dicho departamento. La limpieza del material de pintura se tendrá que efectuar en los puntos habilitados para ello, (preguntar el sitio habilitado para ello al supervisor de montaje), no pudiendo usar para este fin los aseos. No se podrá manipular ningún elemento estructural ni eléctrico, del palacio, halls, etc o de los stands modulares. Queda prohibido tapar las rejillas de impulsión y retorno de aire acondicionado. En el caso de las rejillas de retorno hay que respetar una distancia mínima de 25cms. de separación. Queda terminantemente prohibido pintar, taladrar, clavar, etc. en los suelos, paredes, puertas y techos del recinto, así como en los paneles de los stands modulares. En caso de ROTULACIÓN EXTERNA, el material deberá ser VINILO REMOVIBLE Y DEBERÁ SER RETIRADO POR EL EXPOSITOR. En caso contrario, el expositor deberá asumir las horas de limpieza de su retirada o el coste del tablero. La empresa montadora, expositor u organizador deberá hacerse cargo del eventual coste de reparación que la no observancia de esta norma pueda conllevar. FIBES se reserva el derecho de admisión, por el incumplimiento de las normas establecidas. MEDIDAS Y ACABADOS En el supuesto de exposición comercial de stands, éstos deberán observar los siguientes requisitos: Toda construcción de stand se tendrá que ceñir al espacio de ocupación contratado y ha de respetar la altura máxima de montaje permitida. La altura máxima para los stands de diseño libre es de 3,70 m a 6 m (dependiendo de la zona elegida). El acabado en la construcción será perfecto en todas las zonas visibles del stand, incluida la trasera y el techo, y especialmente, en los stands ubicados en la cristalera y en el vestíbulo o en aquellas que sea posible su visión desde plantas superiores. Quedando prohibida la publicidad en la linde con otros stands. 9

10 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 Cuando se utilice tarima, ésta debe tener acceso para minusválidos normativa y todas las arquetas tienen que quedar registrables o, en su defecto, las que presten algún servicio. Siempre que se construyan stands de doble planta el proyecto del mismo tendrá que estar visado por el colegio de arquitectos. Antes de ejecutar estos trabajos se informará al supervisor de montaje. Es imprescindible el uso de moqueta en todos los montajes, para proteger el suelo, principalmente cuando se monte tarima y su terminación pueda dañar el suelo. Queda prohibido fijar cartelería y cualquier otro elemento en las paredes, paramentos de aluminio, etc (cualquier autorización bajo supervisión del Dpto.Técnico). La fijación de elementos de cartelería en el mobiliario u otras estructuras habilitadas para ello se efectuará siempre con cinta de doble cara Tesa Textil. Por el hall y rampa solo podrán transitar carros y transpaletas. OPERATIVIDAD Antes de iniciar el montaje debe ponerse en contacto con el supervisor de montaje para la ubicación de su stand y recoger la documentación sobre prevención de riesgos laborales. Siempre que se necesite electricidad para la realización de trabajos se debe contratar en Servifibes un cuadro de trabajo, quedando prohibida la utilización de los enchufes de fibes u otros stands. Dentro del recinto, únicamente podrán efectuarse operaciones de ensamblaje de materiales, terminación y colocación de ornamentos y productos. Estos trabajos tendrán que efectuarse en el espacio destinado al stand, nunca fuera de él. Igualmente no está autorizado el uso de máquinas eléctricas para corte, lijado de madera, etc salvo que estas herramientas vayan acompañadas de un equipo de aspiración o bolsa. Los vehículos tendrán un tiempo limitado para efectuar la carga / descarga. 10

11 DOSSIER COMERCIAL OBLIGACIONES POR PARTICIPACIÓN Serán de obligatoria contratación los servicios de limpieza de los stands y pabellones, así como los seguros de responsabilidad civil y daños. Los stands modulares se contratarán exclusivamente con el proveedor oficial de Fibes. El montador está obligado al cumplimiento de todas las normas generales de construcción, a lo estipulado en la Legislación Oficial Vigente, así como a las normas de prevención sobre riesgos laborales, y cuyo desconocimiento no le exime, en ningún caso, de las responsabilidades que conlleva su cumplimiento. DERECHOS DE RETENCIÓN FIBES queda facultada para retener los materiales expuestos, en caso de incumplimiento por parte del montador y/o expositor de las obligaciones contraídas con la aceptación de las condiciones, y a cobrar los gastos devengados por almacenaje de los mismos. FIBES no es responsable, en ningún caso, de los daños y/o robo que pudieran sufrir los materiales expuestos en el ejercicio del anterior derecho. TIPOS DE MATERIAL Quedan prohibidos como elementos de construcción y/o decoración todos aquellos materiales como: Moqueta y tela no ignífuga. Cinta de doble cara que no sea Tesa Textil o Mi Arco. Material inflamable o tóxico. No se permite el depósito o exposición de mercancías peligrosas, explosivas o insalubres que emitan ruidos molestos u olores desagradables. No se permiten cocinas de fuego. 11

12 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 ORDEN Y SALIDA DE MATERIALES Los materiales empleados en el montaje no podrán ocupar los pasillos de acceso observando, especialmente las salidas de emergencia que deberán quedar libres en todo momento, recayendo cualquier responsabilidad en la empresa infractora. Finalizado el plazo de montaje / desmontaje establecido para el evento, todo el material deberá haber sido retirado convenientemente. FIBES no se hace responsable de la pérdida de dicho material fuera de los plazos reservados para el evento. SERVICIOS DE RESTAURACIÓN Se recuerda que el catering es un servicio exclusivo del Palacio de Congresos. LIMPIEZA Limpieza de stands no incluida. Cada expositor se compromete a mantener limpio su stand y su entorno. NOTAS IMPORTANTES El Comité Organizador ha de estar informado de actividades tales como exhibiciones, reuniones de grupo, etc., programadas fuera del recinto de exposiciones por las empresas expositoras para evitar coincidencias con los actos del programa oficial. El Comité Organizador se reserva el derecho de restringir, en cualquier momento, cualquier material de exposición o actividad que considere que es inapropiado, indeseable o desacorde con la profesionalidad del Simposio. En caso que hubiera lugar a alguna acción de este tipo, el Comité Organizador no será responsable del dinero que invierta la empresa afectada. El Comité Organizador se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del congreso por razones ajenas a su funcionamiento y organización, o por circunstancias de fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir la compensación de daños y perjuicios. La Dirección Técnica de la Exposición, se reserva el derecho de modificar o alterar los espacios de los Stands por motivos de fuerza mayor o seguridad. Para alquiler de material complementario para el Stand, rogamos contacten con: VIAJES EL CORTE INGLES, S.A. Congresos Científico Médicos. C/ Alberto Bosch Madrid / Telf.: Fax: seaic@viajeseci.es 12

13 DOSSIER COMERCIAL RECEPCIÓN DE MERCANCIAS Desde el Martes 20 de Octubre a partir de las 09:00 horas. La mercancía tendrá que estar perfectamente identificada, indicando en lugar visible: SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA. Fecha del 22 al 24 de Octubre Nº Total de bultos. Remitente. Número y nombre del Stand. La mercancía se enviará a la siguiente dirección: NUEVO PALACIO DE EXPOSICIONES Y CONGRESOS DE SEVILLA. Att: Solina Perea Avda. Alcalde Luis de Uruñuela Sevilla. Telf.: (+34) La empresa transportista deberá dejar el material en la zona del almacén indicada por el Responsable del Área de Exposición. Deberá entregarle el albarán para la firma, una vez comprobado el nº de bultos y su correcto estado. 13

14 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 PLANO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL Altura máxima de stands Altura máxima 3,70 metros. Altura máxima 6 metros. 14

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16 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 ALOJAMIENTO Rogamos a todas las empresas reserven las habitaciones en hoteles oficiales del congresos a través de la Secretaría. Las peticiones de reservas de grupos se atenderán por orden de recepción. PLANO DE HOTELES Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 16

17 DOSSIER COMERCIAL LISTADO DE HOTELES HOTELES DIRECCIÓN DUI DOBLE 1 MELIA LEBREROS 4* S C/ Luis de Morales, 2 93,50 104,50 2 RIBERA DE TRIANA 4* S Plaza Chapina, s/n 109,00 119,00 3 AC SEVILLA FORUM 4* Avda. Luis Fuentes Bejarano, 45 99,00 110,00 4 AYRE HOTEL SEVILLA 4* Avda. Kansas City, 7 104,50 115,50 5 HESPERIA SEVILLA 4* Avda. Eduardo Dato, 49 93,50 104,50 6 HOTEL MA SEVILLA CONGRESOS 4* Avda. Alcalde Luis Uruñuela 2 120,00 140,00 7 MELIA SEVILLA 4* C/ Dr. Pedro de Castro, 1 104,50 115,50 8 NH COLLECTION SEVILLA 4* Avda. Diego Martínez Barrio, 8 104,50 115,50 9 NH PLAZA DE ARMAS 4* C/ Marqués de Parada s/n 104,50 115,50 10 NH VIAPOL 4* C/ Balbino Marrón, 9 99,00 110,00 11 PETIT PALACE SANTA CRUZ 4* C/ Muñoz y Pabón, ,50 148,50 12 SEVILLA CENTER 4* Avda. de la Buhaira, ,50 126,50 13 TRYP SEVILLA MACARENA 4* C/ San Juan de Ribera, 2 82,50 92,40 14 VINCCI LA RABIDA 4* C/ Castelar, ,90 157,30 15 CONFORTEL PUERTA DE TRIANA 3* S C/ Reyes Católicos, 5 121,00 132,00 PRECIOS POR HABITACIÓN Y NOCHE, I.V.A. Y DESAYUNO INCLUIDO (Operación sujeta al Régimen Especial de Agencias de Viaje) 17

18 SIMPOSIO INTERNACIONAL VÍA RESPIRATORIA ÚNICA Enfermedad Respiratoria Alérgica Simposio Internacional de Urticaria Crónica Sevilla Octubre 2015 BOLETÍN DE EXPOSICIÓN COMERCIAL Enviar a: VIAJES EL CORTE INGLES, S.A./ Congresos Científico Médicos C/ Alberto Bosch Madrid / Tel: Fax: seaic@viajeseci.es Empresa:... Contacto:... Dirección:... C.P:... Localidad:... Provincia:... C.I.F:... Telf.: Fax: STANDS Solicito la reserva de...stand(s), situado(s) en la zona de Exposición Comercial. 1ª Opción Stand(s) N.º Total M2... 2ª Opción Stand(s) N.º Total M2... CONDICIONES Y FORMA DE PAGO Una vez confirmado por parte de la Secretaría la disponibilidad del espacio, deberá remitir el justificante de pago del 50 % del total del importe de la reserva, y el 50 % restante antes del 1 de Septiembre de Mediante TRANSFERENCIA BANCARIA a favor de: Viajes El Corte Inglés, S.A. Transferencia al Banco Santander Central Hispano. C/c Especificar nombre de la empresa y congreso. Las cancelaciones supondrán un 50% de gastos hasta el 7 de agosto, anulaciones recibidas posteriores a esta fecha tendrán un 100% de gastos. Firmado en... a... de... de 20. Firma y sello de la persona autorizada por la empresa: Sello:... Fdo.:... La firma de este documento implica la aceptación por parte de la empresa de las Normas y condiciones Generales de la Exposición Comercial, y Patrocinio del congreso y aquellas suplementarias que sean de aplicación en el transcurso del mismo. 18

19 DOSSIER COMERCIAL Enviar a: VIAJES EL CORTE INGLES, S.A./ Congresos Científico Médicos C/ Alberto Bosch Madrid / Tel: Fax: seaic@viajeseci.es Empresa:... Contacto:... Dirección:... C.P:... Localidad:... Provincia:... C.I.F:... Telf.: Fax: ALOJAMIENTO Por favor indiquen su orden de preferencia. Hotel: 1ª Opción: ª Opción: Reserva: Nº de habitaciones:... SIMPOSIO Solicito la reserva de SIMPOSIO SATÉLITE.... Firmado en... a... de... de 20. Firma y sello de la persona autorizada por la empresa: Sello:... Fdo.:... 19

20 C/ Alberto Bosch, 13-4ª planta Madrid Tel: Fax: