Los tipos se definen de forma jerárquica. Un tipo define tanto los metadatos como la seguridad por defecto del documento o elemento que representa.

Transcripción

1 El GD-Matrix desarrollado por el Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, es un gestor de documentos que permite controlar de forma eficiente y estructurada la concepción, la creación, la captura, el mantenimiento, el uso y la disposición (es decir, la conservación, la eliminación o la transferencia) de los expedientes y documentos, independientemente de la fase del ciclo de vida en la que se encuentren, del tipo, del formato y del soporte. GD-Matrix - Gestión Documental El Gestor permite gestionar el cuadro de clasificación de las series documentales de la organización. A partir de los metadatos que se definan en GD-Matrix se podrán realizar las políticas de transferencia, de eliminación... y cualquier otra acción que se quiera hacer sobre los documentos. Por otro lado, el Gestor permite hacer búsquedas de documentos tanto por sus metadatos como por su contenido, siempre que su formato electrónico lo permita. Además, GD-Matrix permite integrar los servicios del Consorcio Administración Abierta de Catalunya (como PSIS e iarchivo) en los procesos de ejecución de políticas de re-firma o transferencia al Archivo definitivo, por ejemplo. 1. Diccionario de metadatos Los metadatos se definen en el diccionario que permite especificar las propiedades de cada documento o expediente y en general de cualquier entidad del gestor según su tipo. Los tipos se definen de forma jerárquica. Un tipo define tanto los metadatos como la seguridad por defecto del documento o elemento que representa. -1-

2 2. Cuadro de clasificación Los documentos y expedientes se clasifican por series documentales según el cuadro de clasificación definido por la organización. Un cuadro de clasificación es dinámico y puede cambiar en el tiempo, por este motivo el sistema permite guardar el historial de modificaciones y consultar el estado del cuadro en una fecha concreta mostrando las series vigentes en la fecha escogida. 3. Políticas de archivo sobre expedientes y documentos La aplicación permite definir políticas de archivo sobre los documentos y expedientes del gestor según su serie documental y sobre cualquier documento o expediente en concreto. Se pueden definir políticas de disposición, de preservación, de supervisión, de transferencia... El sistema analiza los documentos y determina sobre cuáles hay que llevar a cabo alguna acción según las políticas a las que se encuentra sujeto. El administrador/a del gestor puede definir las políticas especificando los criterios que tienen que cumplir los documentos o expedientes afectados. -2-

3 Posteriormente, el administrador/a del gestor de documentos podrá consultar los expedientes o los documentos afectados por alguna política y validar que se realice la actuación definida o cancelarla según convenga. -3-

4 4. Documentos Los documentos dentro del GD-Matrix se pueden buscar según diferentes criterios: identificador, título, tipo, serie documental, palabras del contenido, metadatos del documento... Las pantallas permiten consultar y modificar los metadatos y el contenido del documento según la seguridad de los documentos. Para cada documento podremos ver y modificar los siguientes datos: Metadatos: título, fecha de creación, de digitalización, autor, tipo de documento, serie y cualquier metadato definido específicamente para el tipo de documento. Contenido digital del documento: permite abrir el archivo digital y se muestra información sobre su formato. Documentos relacionados: relaciones con otros documentos. Se puede definir el tipo de relación. Expedientes a los que pertenece el documento. Seguridad: usuarios o grupos de usuarios autorizados a consultar o modificar el documento. 5. Expedientes Los expedientes se pueden buscar según diferentes datos como: identificador, fechas de creación o cierre, estado, serie documental, tipo de expediente, datos del expediente... Las pantallas permiten consultar y modificar los datos del expediente: Datos principales: número de expediente, título, descripción, fecha, estado, serie documental,... Personas: interesados y otras personas relacionadas con el expediente. Lugares: direcciones o localizaciones relacionadas con el expediente. Documentos del expediente. Seguridad: usuarios o grupos de usuarios autorizados a consultar o modificar el expediente. Políticas que afectan al expediente. -4-

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6 6. Gestor de Contenidos (CMS) El gestor de contenidos CMS permite definir el aspecto y contenido de las páginas de la Web y gestionar la publicación. El Gestor permite conectado. personalizar qué contenidos se muestran y su aspecto en función del usuario La persona puede identificarse con un nombre de usuario y contraseña o bien mediante certificado digital (idcat, DNIe o FNMT). Los documentos de los contenidos a mostrar se guardan en el repositorio del GD-Matrix. Esta interfaz permite especificar varios tipos de páginas donde destacan en cuanto a la publicación y gestión de documentos: Documento: muestra el contenido de un documento. En la configuración se especifica si el documento a mostrar está en el propio gestor documental o bien está en una URL externa. Si el usuario tiene los permisos suficientes de edición del documento, puede editar el documento dentro de la misma web. Este nodo se utiliza para editar los contenidos de los textos informativos de la Web. Buscador de documentos en el GD-Matrix: muestra un formulario de búsqueda de documentos. Se pueden especificar qué campos del filtro puede rellenar el usuario así como un filtro fijo a aplicar en la búsqueda, y se muestra el resultado en una lista de documentos. Desde esta lista el usuario puede acceder al contenido de los documentos. Sólo se muestran en la lista los documentos para los cuales el usuario tiene permiso de consulta. Desde esta pantalla el usuario también puede guardar nuevos documentos en el GD-Matrix. Según la configuración los nuevos documentos se guardarán con ciertas meta-propiedades por defecto. -6-

7 Buscador: permite buscar por contenido dentro de los documentos de la web. La definición de las pantallas y de la estructura de los menús a mostrar se define mediante una interfaz web integrada en el sistema a la cual sólo tienen acceso los usuarios administradores de contenidos. Esta interfaz permite especificar qué plantilla e imágenes se utilizan en cada página o sección de la Web y editar los estilos. *** Producto y Servicios: El producto GD-Matrix es licenciado como software libre y el Ayuntamiento lo cede en las condiciones establecidas en la licencia EUPL v.1.1, sin costes, únicamente con el establecimiento de un Convenio entre el Ayuntamiento y el interesado. En el caso de necesitar servicios relacionados con el producto, la empresa AUDIFILM Grupo Assystem está capacitada para ofrecer los siguientes Servicios Profesionales: Instalación Integración con los Sistemas de Gestión Formación Puesta en marcha Mantenimiento y Soporte Consultoría Contactos: Ayto. Sant Feliu de Llobregat ajuntament@santfeliu.cat Audifilm Grupo Assystem comercial@audifilm.com -7-