Informar a los usuarios de la aplicación FDAA de cómo usarla

Transcripción

1 Título Guía perfil PROFESOR FDAA -Firma Digital Actas Académicas v 3 Autor/es Equipo técnico FDA Área de Informática. Objeto Palabras Claves Informar a los usuarios de la aplicación FDAA de cómo usarla FDAA -Firma Digital Actas Académicas, Gestión Actas UCA, Mercurio, Diligencias, Anexo I, II, III, IV y V. Diligencia genérica ÍNDICE PÁGINA A INTRODUCCIÓN 2 B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA 2 C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO 4 D PREMISAS 5 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO 6 F MENÚ DEL PROFESOR 7 F1 ACTAS ACADÉMICAS 7 F2 DILIGENCIAS DE ACTAS ACADÉMICAS (ANEXO I) 12 F3 DILIGENCIAS DE ACTAS ACTADÉMICAS GENERAL 19 G PANTALLA DE FILTRO 20 H CAU DE INFORMÁTICA 22 Página 1 de 22

2 A INTRODUCCIÓN FDAA v. 3 es una aplicación Web que permite: generar el documento de actas académicas en formato pdf, generar los posibles tipos de diligencias asociadas a un acta en formato pdf, gestionar la cadena de firmantes de un acta o una diligencia, enviar un acta o una diligencia, utilizado como método de autenticación un certificado digital de la FNMT, a la plataforma de administración electrónica del Secretario de Centro, mantener un registro de los estados de firma de cada documento generado. Versión 3: Gestión actas web port@firma FDAA3 Base de datos UXXIAC servicio identificacert CLR Junta Andalucía B PERFILES DE USUARIOS DE FDAA Profesor: Introducción de calificaciones -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB Revisión de calificaciones -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB Cierre del acta -> Se realiza a través de Gestión de Actas WEB. Página 2 de 22

3 NOTA IMPORTANTE: Si el profesor está registrado en el grupo de acta en Universitas-XXI Académico y tiene la condición de titular, nada impide que éste pueda gestionar el acta a través de la aplicación Gestión de Actas Web, tanto para calificar como para publicar y cerrar el acta. Por otro lado, si se modifica la condición de titularidad del grupo de actas (lo cual puede hacer el gestor del departamento) con posterioridad a que el acta hubiera sido abierta por la Secretaría, hay que comunicar los cambios realizados a dicha Secretaría para que actualicen, a su vez, la cabecera del acta, pues de lo contrario el profesor NO podrá ENVIARLA digitalmente en FDAA. Generación y gestión del acta: o Generar pdf del acta-> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) o Envío del acta -> mediante FDAA o Diligencia Anexo I -> mediante FDAA o Generar pdf del Anexo I-> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) o Envío al port@firma del anexo I y diligencia Genérica -> mediante FDAA Director de departamento: Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Secretaría del centro: Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Envío de mensajes mediante correos electrónicos -> mediante FDAA Impresión en bloque de actas y diligencias firmadas-> mediante FDAA Cierre definitivo del Acta -> mediante Universitas-XXI Académico Rectificación actas -> mediante Universitas-XXI Académico Secretario del centro Control de estado de actas y diligencias -> mediante FDAA Anexo I -> mediante FDAA Generar pdf -> mediante FDAA (abre el pdf en el estado actual) Envío al port@firma del anexo II, III, IV, V y diligencia Genérica -> mediante FDAA Página 3 de 22

4 C REQUISITOS TÉCNICOS PARA SU USO Para poder utilizar la aplicación FDAA, el requisito básico es disponer de un Certificado Digital personal de la FNMT(1) en vigor, (es decir ni caducado ni revocado) o DNI electrónico (2).(con sus Certificados ni caducados ni revocados). Sistemas Operativos compatibles: - Microsoft Windows: - Distribuciones Linux): Ubuntu, Guadalinex. - Mac Navegadores Web compatibles: - Internet Explorer - Mozilla Firefox - Google Chrome. Lector de Documentos PDF estándar: Por ejemplo Adobe Acrobat Reader, a partir de la versión 6.0 o superior (se recomienda su última versión). También son compatibles otros visores de documentos PDF, aunque lo ideal es que tenga su plug-in integrado en el navegador web que utilicemos. Se puede obtener desde: Algunas webs de referencia: cheros.pdf (1) Su uso está sujeto a las condiciones indicadas por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre: (2) Su uso está sujeto a las condiciones indicadas por el Cuerpo Nacional de Policía: Página 4 de 22

5 D PREMISAS Datos de los profesores: Nombre, apellidos, vinculación, cargo de director, departamento. Se obtiene los profesores vigentes en la UCA al día actual en UXXI-AC. Por lo que no podrá firmar aquel profesor que no tenga un contrato vigente. Profesor responsable de la firma digital: Aquel que esté en la pantalla de introducción de actas de Universitas UXXI-AC. Datos del Director: Serán directores de departamento aquellos que este dados de alta en UXXI-AC y vigentes en el momento actual. Secretarios de Centro: Aquellos que estén dados de alta en la base de datos de FDAA. Por lo que cualquier cambio se debe notificar. Secretarias: Las que estén dadas de alta en Universitas UXXI-AC. Página 5 de 22

6 E PANTALLA DE AUTENTICACIÓN DEL USUARIO Indique su identificador y clave única, la que utiliza para entrar en Gestión de Actas. La aplicación analizara el perfil al que tiene acceso y le mostrara la pantalla adecuada. Si el usuario tiene varios perfiles, por ejemplo profesor y director le saldrá una pantalla para que seleccione con que perfil quiere entrar. Página 6 de 22

7 F MENÚ DEL PROFESOR Muestra el pdf en el último estado en que se encuentre, es decir sin firmar o firmado Genera el fichero pdf del acta académica y lo envía al port@firma del Secretario Todas las columnas son ORDENABLES Activa la pantalla de filtro de busqueda Ayuda de esta pantalla Como se puede ver en la imagen anterior la pantalla está dividida en dos partes: una para actas y otra para diligencias sobre actas académicas. F1 ACTAS ACADÉMICAS El profesor verá sus actas académicas cerradas por él en Gestión de actas Web y el estado de firma de sus actas académicas. Página 7 de 22

8 NOTA: Si no aparece su acta académica en esta solapa puede ser debido a: El acta académica no está cerrada por el profesor titular del grupo de acta. Usted no está como responsable del acta en la cabecera del acta. Por favor coméntelo en la Secretaría de su centro. A la asignatura le falta algún dato en Universitas-XXI Académico. Por ejemplo: la dedicación del departamento. Por favor coméntelo en la Secretaría de su centro. Las actas académicas se caracterizan por: Año académico, convocatoria, Número de orden (Indica el orden de convocatoria si es de gracia), código de asignatura, grupo de acta. Aparece también la columna Estado y su fecha de estado. Hace referencia al estado del acta académica en relación a la firma digital. Podemos tener los siguientes estados: CERRADA PROFESOR ESPERANDO FIRMA DEL SECRETARIO FIRMADA TRAMITADA (Cerrada en secretaria) Desde esta pantalla podemos realizar las siguientes operaciones: Seleccione el acta académica (botón check ) con la que quiere trabajar. o Usar el Botón Es importante que vea lo que va a enviar a firma antes de hacerlo. Muestra en pantalla el documento PDF del acta en su último estado de firma. Página 8 de 22

9 Se generará un fichero PDF cuyo nombre estará formado por los datos siguientes: año_académico_codigo_asignatura_convocatoria_grupo_numero_orden.pdf Ejemplo: _ _J_1_0.pdf o Usar el Botón Para enviar el documento pdf del acta académica a la plataforma de administración electrónica port@firma del Secretario de Centro. Le pedirá autenticarse a través de Certificado instalado en su navegador (también se puede autenticar con DNIe). Por ejemplo desde Chrome los pasos serian: Al pulsar el botón enviar a firma aparece la pantalla de selección del certificado. Página 9 de 22

10 Seleccione el certificado que corresponde con el NIF del responsable del acta sino aparecerá el siguiente mensaje de error: Si el certificado seleccionado corresponde al usuario autorizado aparece la pantalla de introducir la clave si el certificado esta segurizado (es la opción recomendada en su instalación): Si Cancela aparece la pantalla: Página 10 de 22

11 Pulse la Flecha atrás para volver a la pantalla anterior: Hacer click en Conceder permiso e introduzca su clave. Si todo es correcto aparecerá la pantalla de FDAA: El botón Firmar documento aparece desactivado solo se activará si pulsa en DOCUMENTO (pinche aquí si desea previsualizarlo antes de firmado). Es muy conveniente verificar lo que va a enviar a firmar. En esta pantalla también aparecerá la cadena de firmantes según queda definido en el reglamento. En verde aparece el actual firmante de la cadena. Para enviar a firma el documento pdf generado, pulse el botón: Enviar documento Si todo va bien el sistema dara el mensaje de : EL DOCUMENTO HA SIDO ENVIADO CORRECTAMENTE AL FIRMANTE INDICADO. Si el sistema de administración electrónica (port@firma) tuviera algún problema que impidiera el envío le aparecerá el mensaje de error. Página 11 de 22

12 OTRAS SOLAPAS: Verá las Actas no cerradas por Secretaria Verá las actas en cualquier estado F2 DILIGENCIAS DE ACTAS ACTADÉMICAS (ANEXO I) Se utilizan para realizar alguna corrección sobre calificaciones en un acta firmada por el Secretario de centro. Página 12 de 22

13 Procedimiento: se selecciona el acta académica sobre la que va a poner una diligencia: y pulsa el botón. Aparecerá la relación de alumnos del acta: Página 13 de 22

14 Seleccione el alumno al que va a modificar la calificación. Pulsar el botón y aparecerá el siguiente formulario: Parte entera Parte decimal Los campos que debe rellenar son: La nueva calificación debe tener una parte entera y una parte decimal. Ejemplo: 5.0. Parte entera 5 parte decimal 0. La nota alfanumérica saldrá automáticamente. Para poner NO PRESENTADO tiene haga click en el check que aparece en pantalla. Observación: Por defecto no aparecerá en el Anexo I pero se guardará en la base de datos FDAA con nota informativa. Después de cargar la información de la diligencia (Anexo I) podemos hacer lo siguiente: a) Pre-visualizarla: Es muy importante que previsualice la diligencia antes de proceder al envio. Verificar que los datos son los correctos. Página 14 de 22

15 Se genera el fichero PDF cuyo nombre está formado por los siguientes datos: añoacadémico_codigoasignatura_convocatoria_grupo_numeroorden_dnialumno.pdf Crear e iniciar envío de la diligencia: Al pulsar el botón enviar aparece la pantalla de selección del certificado. Página 15 de 22

16 Seleccione el certificado que corresponde con el NIF del responsable del acta sino aparecerá el siguiente mensaje de error: Si el certificado seleccionado corresponde al usuario autorizado aparece la pantalla de introducir la clave si el certificado esta segurizado (es la opción recomendada en su instalación): Si Cancela aparece la pantalla: Página 16 de 22

17 Pulse la Flecha atrás para volver a la pantalla anterior: Hacer click en Conceder permiso e introduzca su clave. Si todo es correcto aparecerá la pantalla de FDAA: En DOCUMENTO (pinche aquí se desea previsualizar antes del envio) puede previsualizar la diligencia antes de enviarla. Si al enviar el documento todo va bien el sistema dara el mensaje de : EL DOCUMENTO HA SIDO ENVIADO CORRECTAMENTE AL FIRMANTE ABAJO INDICADO. Si el sistema de administración electrónica (port@firma) tuviera algún problema que impidiera el envío le aparecerá el mensaje de error. Página 17 de 22

18 Al volver a actas y diligencias aparece registrada y en su estado de firmas. Página 18 de 22

19 F3 DILIGENCIAS DE ACTAS ACTADÉMICAS GENERAL También se puede crear una diligencia general para incluir o excluir a un alumno del acta académica: Al Pulsar. Aparece la pantalla siguiente: Página 19 de 22

20 En el cuadro de texto describir, de manara clara, la causa de la diligencia para que en secretaria de su centro la tramiten. El proceso de pre-visualización y enviar a la plataforma de administración electronica es igual que la anterior. G PANTALLA DE FILTRO Esta funcionalidad se utiliza para buscar Actas con valores parametrizados y se activa en todas las solapas: Página 20 de 22

21 Pulsar Filtrar resultados : Puede incluir uno o más parámetros de búsqueda. Puede poner una subcadena. Por ejemplo 61 en el código de asignatura implica que obtenga todas las asignaturas cuyo código empieza por 61. Página 21 de 22

22 Indica que el filtro está activado Para quitar o modificar el filtro: H CAU AREA DE INFORMÁTICA Cuando tenga algún problema podrá poner un CAU en: Página de CAU del Área de informática Página 22 de 22