GMAIL Servicio gratuito de correo electrónico

Transcripción

1 GMAIL Servicio gratuito de correo electrónico Curso Gmail, creado por KZgunea, se encuentra bajo licencia Creative Commons de Atribución-NoComercial-CompartirIgual_3.0_ (CC-BY-NC-SA_3.0)

2 Índice del curso 1. Qué es Gmail? Registrarse en Gmail Trabajar con tu cuenta Gmail Acceso Enviar y Recibir mensajes Organización de los mensajes Etiquetar mensajes Otras funcionalidades

3 En abril de 2004, Google lanzó un nuevo servicio llamado GMail (Google Mail). Desde el principio destacó por contar con una capacidad de almacenamiento llamativa y una manera peculiar de mostrar los mensajes que lo diferenciaba del resto de los correos. 3

4 1. Qué es Gmail? QUÉ ES GMAIL Gmail es un servicio gratuito de correo electrónico proporcionado por Google que combina las mejores funciones del correo electrónico tradicional con la tecnología de búsqueda de Google. Gmail ofrece una capacidad de almacenaje de mensajes de más de 7 GB, y está en continuo aumento. Gracias a esta gran capacidad de almacenamiento no necesitarás eliminar mensajes para liberar espacio, sino que los podrás tener siempre disponibles, y localizarlos fácilmente. Tiene integrado un servicio de chat para que puedas comprobar qué usuarios están online y conectarte con ellos en tiempo real. Las conversaciones de chat pueden guardarse y buscarse en Gmail, igual que las del correo electrónico. Gmail además cuenta con potentes herramientas antivirus y de filtrado de spam, para que tu cuenta de correo sea segura y cómoda de usar. 4

5 2. Registrarse en Gmail REGISTRO Para crear una cuenta de correo electrónico y poder acceder a todas las funcionalidades de Gmail es necesario registrarse. Dicho registro es libre y gratuito. Es en el proceso de registro cuando crearás tu cuenta de correo, y también establecerás la contraseña de acceso. Para registrarte en Gmail debes pulsar en "Crear una cuenta". A continuación se completan los datos que van solicitando en el formulario de registro. (Nombre, Apellidos, Nombre de Usuario, Contraseña, Confirmar contraseña, fecha de nacimiento, sexo, teléfono móvil, dirección de correo electrónico actual, código Captcha (caracteres de verificación) y ubicación). Habrá que tener en cuenta las siguientes pautas a la hora de completar este formulario: Gmail informará si el nombre de usuario escogido está disponible. En caso contrario, se nos propondrán otros nombres de usuario, o tendremos que elegir otro diferente y volver a comprobar su disponibilidad. 5

6 Contraseña Gmail indicará el nivel de seguridad de la contraseña elegida. Si la contraseña es lo suficientemente fuerte aparecerá un aviso de fortaleza de contraseña. Si es menor de 8 caracteres aparecerá Demasiado corta. Si es una contraseña fácil de adivinar aparecerá Poco segura. Gmail te da la opción de rellenar tu número de teléfono móvil o una dirección de correo electrónico actual (en el supuesto caso de tener una). De este modo, si se te olvida la contraseña de acceso, te enviarán un código a tu teléfono móvil o a la dirección de correo alternativa que deberás utilizar para restablecer la contraseña. Estos dos apartados no son obligatorios, aunque sí recomendables. 6

7 Caracteres de verificación (Código Captcha). Aquí tenemos que copiar los caracteres de la imagen. Este campo es obligatorio para evitar el registro de cuentas masivo por programas externos. Para confirmar la creación de la cuenta de Gmail activaremos la casilla de verificación Acepto las condiciones del servicio y la Política de privacidad de Google. De este modo aceptaremos las condiciones del servicio de Gmail, que por razones de seguridad es interesante comprobar y leer. Y para terminar, pulsaremos en siguiente paso. Una vez registrados, ya tendremos nuestra cuenta creada y un mensaje de bienvenida. 7

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9 3. Trabajar con tu cuenta Gmail ACCESO Para acceder a tu cuenta de Gmail es necesario identificarte con el nombre de usuario y la contraseña que has definido durante el proceso de registro. Puedes acceder a tu cuenta desde Para iniciar la sesión en Gmail se introduce el nombre de usuario y la contraseña y se pulsa en "Iniciar sesión". 9

10 ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES Enviar mensajes con Gmail es muy fácil y seguro. En el caso de haber algún imprevisto mientras redactas un mensaje (un corte de electricidad por ejemplo), no perderás la información porque Gmail almacena automáticamente un borrador del mensaje según lo vas escribiendo. Recibir nuevos mensajes también es muy sencillo. Gmail muestra el total de mensajes nuevos en tu cuenta junto al enlace 'Recibidos'. El servicio comprueba si hay mensajes nuevos cada dos minutos y actualiza el recuento en caso necesario. 10

11 Enviar mensaje Una vez que has accedido a tu cuenta de Gmail puedes redactar los mensajes de forma sencilla. Para escribir un correo electrónico se pulsa en el botón "Redactar", que está resaltado en rojo. En el campo "Para:" se introducen las direcciones de correo de los destinatarios. Se puede poner un título al correo en el campo "Asunto:" y a continuación se escribe el texto del mensaje. 11

12 Observa que Gmail ha guardado automáticamente un borrador del mensaje para evitar que se pierda la información. Para enviar el mensaje se pulsa el botón "Enviar". Una vez enviado el correo se muestra un mensaje de confirmación. 12

13 Recibir mensajes Cuando se recibe un correo nuevo, el remitente y el asunto aparecen en negrita. Además el texto de la carpeta "Recibidos" también aparece en negrita, con el número de nuevos mensajes entre paréntesis. Para abrir el nuevo correo se pulsa sobre él e instantáneamente aparece su contenido. 13

14 Responder y reenviar mensajes recibidos Es posible responder o reenviar un mensaje que previamente hemos recibido. Estas dos opciones están en el propio mensaje recibido, en la parte inferior. Cuando queramos responder o reenviar un mensaje, deberemos clicar en los enlaces con el mismo nombre que veremos en la parte de abajo del mensaje: Responder o Reenviar. Tal como se indica en la imagen siguiente. A la hora de reenviar un correo veremos las diferentes formas de añadir los destinatarios de un mensaje en función de a quién va dirigido, quién queremos que reciba una copia, etc. 14

15 En el campo "Para:" se introducen la dirección de correo de los destinatarios principales a los que va dirigido el correo. En el campo Cc: introducimos la dirección de correo de los destinatarios a los que queremos que les llegue una copia del mensaje, con la intención de informarles del envío del mismo. En el campo CCO: introducimos la dirección de correo de los destinatarios que no queramos que sean vistos por el resto de destinatarios. (CCO, Con Copia Oculta). 15

16 ORGANIZACIÓN DE LOS MENSAJES Hay muchas formas de organizar el correo. Gmail por defecto lo organiza por conversaciones, esto es, los mensajes enviados y recibidos sobre un mismo tema se guardan juntos. Una vez que has accedido a tu cuenta de Gmail puedes organizar los mensajes de forma sencilla. Cada elemento del listado representa una conversación y se indica entre paréntesis el número de mensajes que contiene. En el menú lateral izquierdo se resalta la carpeta que estás viendo en este momento. A continuación veremos cómo podemos organizar tanto los mensajes recibidos como los que nosotros enviamos. 16

17 Mensajes Recibidos Podemos marcar los correos más destacados para tenerlos localizados fácilmente. Para ello se pulsa en el icono de la estrella que hay a la izquierda del remitente. Desde el menú lateral se puede acceder a los mensajes que hemos marcado como destacados. Para marcar los mensajes que lees como importantes o no importantes, haz clic en el indicador de importancia que tienes también a la izquierda del remitente, junto a la estrella. Desde el menú lateral se puede acceder a los mensajes que hemos marcado como importantes. 17

18 Es posible que la opción de marcar un mensaje como importante la tengamos desactivada por defecto. Para activarla tendremos que seguir estos pasos: Hacer clic en el icono de la parte superior derecha de la pantalla con forma de rueda dentada. Seleccionar Configuración. Seleccionar la pestaña Recibidos. En el apartado Marcadores de importancia, selecciona la opción Mostrar marcadores. Hacer clic en el botón Guardar cambios del final de la página. 18

19 Iconos Gmail Al seleccionar la casilla que tenemos a la izquierda del mensaje, se muestran en la parte superior del listado de mensajes los siguientes iconos que podemos ver en la imagen. Al pasar el cursor por encima de ellos podremos leer cual es la función de cada uno de ellos. Describimos las posibilidades de cada uno de ellos a continuación: Seleccionar: Botón rápido para seleccionar todos los mensajes, ningún mensaje, solo los leídos, etc... Archivar: mueve los mensajes de la carpeta de Recibidos a la de Todos (carpeta en la que almacenar los mensajes enviados y recibidos que no se han suprimido). Así podrás ordenar la bandeja de recibidos sin necesitar borrar ningún mensaje. Si alguien responde a algún mensaje que has archivado, la conversación que contiene dicho mensaje aparecerá de nuevo en la bandeja de entrada (carpeta de Recibidos). Marcar como Spam: marca el mensaje recibido como spam o mensaje no deseado. Eliminar: desplaza el correo hasta la Papelera, carpeta en la que permanecerá 30 días antes de ser eliminado completamente. En este periodo de 30 días el correo podrá ser recuperado y enviado a la carpeta que deseemos. Mover a: permite mover el mensaje a la carpeta que deseemos (Personal, Recibidos, Trabajo, Viaje, Spam o Papelera. Incluso se puede crear una nueva carpeta o etiqueta). 19

20 Etiquetas: desde aquí podremos crear nuevas carpetas o etiquetas para clasificar nuestro correo electrónico recibido. Más: marcar el correo como no leído, filtrar los mensajes, destacar, etc... Estilo de Bandeja de Entrada Por último, nosotros somos los que, en base a nuestros gustos y costumbres, decidimos de qué forma se ordenan y muestran los correos que vamos recibiendo a lo largo del día. Para ello disponemos de cuatro opciones: Predeterminado: La forma más tradicional de la bandeja de entrada del correo. Los s se van apilando cronológicamente. Importantes primero: Tendremos primero los correos importantes (sin importar si están leídos o no). Después todo lo demás. En esta clasificación toma especial importancia el marcar los correos importantes para que Gmail aprenda a clasificarlos correctamente. No leídos primero. Destacados primero: Son los que están marcados con una estrella. Prioritarios: En la parte superior del correo se muestran los importantes y los que están sin leer, después tendremos los marcados con estrellas y luego todo lo demás. Cada sección, además, se puede personalizar. Para definir la forma en la que se van a mostrar nuestros mensajes, pinchamos sobre la flecha que aparece al poner el cursor del ratón sobre la carpeta Recibidos. Automáticamente aparece un menú desplegable en el que elegir cada una de las opciones antes mencionadas: Predeterminado, Importantes primero, No leídos primero, Destacados primero o Prioritarios. 20

21 Mensajes Enviados Hemos indicado cómo organizar los mensajes recibidos, pero gmail también dedica dos carpetas o etiquetas a los mensajes que nosotros escribamos. Se trata de las carpetas Enviados y Borradores. Enviados recoge todos los mensajes que hemos enviado desde nuestra dirección de correo electrónico. Borradores recoge los mensajes que están pendientes de envío. 21

22 ETIQUETAR MENSAJES Gmail tiene una peculiaridad que lo hace diferente, y es que los mensajes están todos en un mismo lugar, y los podrás organizar por medio de etiquetas. Las etiquetas realizan las mismas tareas que las carpetas, pero con una ventaja adicional: puedes añadir varias a una conversación. Es decir, un mensaje puede estar incluido dentro de varias carpetas. En Gmail no hay carpetas, sino que etiquetas. Las etiquetas pueden contener otras etiquetas. Es decir, una etiqueta viajes puede contener dentro de ella tantas etiquetas como viajes hemos realizado y en cada una de ellas registrar los correos relacionado con cada destino. Una vez creada una etiqueta, podrás ver todos los mensajes que la tengan mediante una búsqueda o haciendo clic en el nombre de la etiqueta que aparece en la parte izquierda de todas las páginas de Gmail. Para crear una etiqueta, haz clic en Crear etiqueta nueva, en el menú de la izquierda debajo del listado de etiquetas ya creadas. 22

23 Escribe el nombre de la nueva etiqueta y si quieres guardarla dentro de alguna de las etiquetas principales que ya tienes en gmail, seleccionas la casilla Anidar etiqueta en y seleccionas la etiqueta que te interesa. Por último haces clic en crear. Una vez hecho esto, en la parte superior de la página, aparecerá el mensaje de confirmación. Aplicar una etiqueta Para aplicar una etiqueta a un casilla de verificación mensaje concreto, puedes seleccionar la que aparece junto al mensaje en cuestión y, a continuación, seleccionar el nombre de la etiqueta en el icono correspondiente en la parte superior. Se abre un menú desplegable, en el que debemos seleccionar la etiqueta que nos interesa y pulsar en Aplicar 23

24 Una vez hayamos aplicado la etiqueta, aparecerá el mensaje de confirmación (primer marco rojo de la siguiente imagen). También aparecerá el nombre de la etiqueta que hemos aplicado al mensaje junto al asunto (segundo marco rojo de la siguiente imagen). Otra opción para aplicar una etiqueta a un mensaje, es arrastrar el mensaje hasta el nombre de una etiqueta en el menú lateral izquierdo. 24

25 OTRAS FUNCIONALIDADES Son muchas las opciones y funcionalidades que ofrece Gmail. En este curso no nos vamos a detener en todas ellas, sino que indicaremos las más comunes para que una vez el usuario se haya familiarizado con la herramienta pueda investigar por su cuenta y descubrir aquellas opciones de Gmail que más le beneficien. Por el momento conocerás cómo buscar mensajes en tu lista de correo, cómo gestionar tus contactos en la Agenda de Contactos, cómo comunicarte con estos contactos a través de la herramienta de Chat, cómo crear listas de tareas y administrarlas, así como la herramienta a través de la cual poder configurar tu cuenta. Buscar Mensajes Una vez que has accedido a tu cuenta, puedes utilizar la búsqueda de Google en Gmail para encontrar un mensaje concreto, independientemente de cuándo se envió o recibió. Para ello puedes utilizar el buscador de la parte superior de la pantalla. Basta con que busques un mensaje cuando lo necesites, no tienes que perder tiempo ordenando el correo electrónico. Se escribe el texto que se está buscando y se pulsa en el botón de lupa para la búsqueda. 25

26 A continuación se nos muestran los mensajes relacionados con aquello que hemos escrito en el buscador. Puedes acceder a la herramienta "Opciones de búsqueda" seleccionando la pequeña flecha que se encuentra en el extremo derecho del cuadro de búsqueda. Al hacer clic en esta flecha, se mostrará la herramienta de búsqueda avanzada. 26

27 Agenda de Contactos También se puede gestionar la agenda de contactos, añadir las direcciones de tus amigos es muy sencillo. Para acceder al administrador de contactos en Gmail, haz clic en Correo, en la parte superior izquierda de la pantalla y, a continuación, selecciona, del menú desplegable que aparece, la opción Contactos. A la hora de añadir un nuevo contacto en tu agenda de correo, se pulsa en el botón de la izquierda Contacto nuevo. A continuación nos aparecen unas casillas en blanco en las que puede introducir la información de este contacto. Incluso podemos añadir una imagen a nuestro nuevo contacto. 27

28 Comunicación: Chat Con un solo clic puedes chatear en Gmail con las personas a las que ya envías correo electrónico, o bien contestar a los correos electrónicos por chat. Para poder chatear con alguien disponible, localiza el nombre de la persona con la que quieras chatear en el cuadro de texto del menú lateral dedicado al Chat. Sitúate en el nombre de la persona en la parte izquierda de la pantalla para abrir una pequeña ventana y después pulsa en el icono para chatear con este contacto. Se abrirá una pequeña pantalla a la parte inferior derecha donde podremos comenzar a chatear. 28

29 Si el usuario está conectado aparecerá un círculo de color verde junto a su nombre. Si está ausente u ocupado, el círculo será amarillo, pero si el círculo es gris, se supone que la persona no está conectada en ese momento, por lo tanto podremos comenzar el chat, pero los mensajes los recibirá en el momento que se conecte. Escribe el mensaje en el campo de texto y pulsa Intro. Espera a que el contacto responda. 29

30 Si lo prefieres, búscalo. Para ello, escribe el nombre en el cuadro de texto ubicado en la parte superior de la lista de Chat. Sólo tienes que introducir el nombre de la persona con la que quieras chatear y, a continuación, pulsar en chat, entonces se abrirá la ventana del chat y podrás escribir un mensaje en ella. 30

31 Gmail conserva las conversaciones de chat que se hayan mantenido. Para acceder a ellas, mantén el puntero del ratón sobre el nombre del contacto, entonces se abrirá una pequeña ventana, en la que podrás acceder entre otras cosas a los mensajes recientes. Pulsa en la palabra 'mensajes' y aparecerán todos los mensajes intercambiados por chat con el contacto. 31

32 Pulsando en uno de ellos, podemos ver la conversación completa. 32

33 Lista de Tareas Tareas es otra de las funcionalidades que Gmail nos ofrece. Con ella podremos organizar diferentes listados de tareas a los que podemos asignar prioridades y tiempos, compartir con otros contactos, añadir información, combinar, etc. Para acceder al administrador de Tareas en Gmail, haz clic en Correo en la parte superior izquierda y, a continuación, selecciona Tareas. A continuación aparece un cuadro de texto en el margen inferior derecho de la ventana, similar a un Bloc de Notas, en el que podemos anotar todas las tareas que tenemos pendientes, además de organizar listas diferentes. 33

34 Una cualidad a destacar de esta funcionalidad es que puedes asignar una tarea a un correo electrónico, indicando, por ejemplo, la información que tienes que indicar al responder. Para ello deberás clicar en Acciones, en el margen inferior de la ventana de tareas. 34

35 Configuración Por último, puedes acceder a las opciones de Configuración haciendo clic en el icono de rueda dentada, que se encuentra en la parte superior derecha. Desde ahí podrás cambiar la Vista en Pantalla, es decir, podrás tener diferentes tamaños de la bandeja de entrada para según el tamaño de la ventana donde estés mirando tu correo, también podrás modificar el diseño de fondo de tu correo, así como tu contraseña, y cambiar la configuración del chat, filtros y mucho más. 35