PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN

Transcripción

1 Hoja: 1 de 17 I. Objetivo El objetivo del presente procedimiento, es establecer los lineamientos de capacitación y formación del personal de la Universidad Central de Chile, en el marco del plan estratégico vigente, así como además contar con un procedimiento para el desarrollo y perfeccionamiento de nuestros colaboradores. II. Alcance Este procedimiento va dirigido al personal Administrativo y Académico de la Universidad Central de Chile. Cada una de las actividades de capacitación ejecutadas, será coordinada a través de la Dirección de Recursos Humanos, por medio del responsable de Capacitación y Desarrollo, con la asesoría de Comité Bipartito de Capacitación y unidad correspondiente, en caso que la necesidad de capacitación así lo requiera. III. Resultados esperados Perfeccionar al personal en materias que sean de utilidad para desempeñar el actual puesto de trabajo. Promover acciones de capacitación que permitan a los funcionarios adquirir nuevas habilidades y competencias para mejorar el desempeño laboral. Implementar las acciones de capacitación y perfeccionamiento emergente del Programa Anual de Capacitación. Asegurar el compromiso y responsabilidad personal frente al cumplimiento de los objetivos definidos en planes de capacitación y perfeccionamiento.

2 Hoja: 2 de 17 IV. Impacto esperado Generar desarrollo permanente de competencias a través de planes y programas de capacitación. Brindar herramientas oportunas de perfeccionamiento. Entregar formación técnica y blanda atingentes a las funciones que realizan los colaboradores.

3 Hoja: 3 de 17 V. Flujo grama Proceso de Capacitación

4 Hoja: 4 de 17 VI. Descripción del Proceso 6.1. Detección de Necesidades de Capacitación Objetivo: Detectar las necesidades de capacitación de la institución, con el fin de definir las actividades de formación necesarias, para un mejor desempeño en el actual puesto de trabajo. Las necesidades de capacitación pueden surgir de las siguientes fuentes: Encuesta de Detección de Necesidades de Capacitación. Resultados de Evaluación de Desempeño. Resultados de encuesta de Clima. Comité Bipartito de Capacitación. Necesidad del funcionario, unidad o Jefatura que no esté incluida en DNC Programa anual de capacitación El Programa anual de capacitación, tiene como objetivo entregar una matriz guía sobre los programas de formación prioritarios para el desarrollo del personal. Dentro de sus etapas, involucra la integración de las necesidades de capacitación de la institución, análisis de costos asociados, control presupuestario y selección de la propuesta que mejor se adapte, con la finalidad de asegurar el éxito y rentabilizar a largo plazo el capital intelectual de la universidad Actividad de capacitación Entregar al trabajador los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para un desempeño óptimo y eficiente en el actual puesto de trabajo.

5 Hoja: 5 de 17 La solicitud de inscripción de cursos, debe realizarse con al menos 10 días hábiles anteriores al inicio del curso, de acuerdo al programa establecido. Si se solicita un curso que no esté incluido en el plan anual de capacitación, esta solicitud debe ser evaluada y aprobada por el Comité Bipartito de Capacitación. El directivo debe ser capaz de canalizar adecuadamente las inquietudes y resolver directamente las dudas básicas del personal a su cargo. Si la participación en la actividad es por invitación directa de Dirección de Recursos Humanos, se enviará copia de ésta al directivo. Sólo se debe capacitar al personal en materias que sean de utilidad para desempeñar su actual puesto de trabajo o para el desarrollo del personal de alto potencial. También debe emplearse la capacitación para cumplir las mejoras establecidas en el proceso de evaluación de desempeño. Normas Generales: El plan de capacitación debe adecuarse al presupuesto autorizado para tal efecto. El directivo debe facilitar la participación de sus trabajadores, ya que la capacitación impacta directamente en el mejor desempeño. VII. Beneficio SENCE Universidad Central de Chile privilegiará las acciones de capacitación que cuenten con beneficio Tributario. Este beneficio dependerá directamente de la remuneración mensual imponible que cada trabajador perciba, respetando así los rangos propuestos por SENCE.

6 Hoja: 6 de UTM 100% Cobertura SENCE 25 a 50 UTM 50% Cobertura SENCE 50 o más 15% Cobertura SENCE El porcentaje de capacitación que no cubra el beneficio tributario será costo empresa, de acuerdo a disponibilidad presupuestaria 1. La capacitación sólo desarrollará con la metodología y criterios definidos en el Programa de Capacitación anual. Si el funcionario deseara capacitarse de otra forma, deberá asumir el costo total de la capacitación. VIII. Tipos de Capacitación Presencial Se entiende por capacitación presencial, todas las capacitaciones impartidas en aula u otro lugar apropiado que se defina, por relatores especialistas internos o externos, con los medios logísticos adecuados al contenido de la actividad. En el puesto de trabajo Se entiende por capacitación en el puesto de trabajo, todas las capacitaciones realizadas en el puesto de trabajo y supone la transmisión in situ de experto a alumno de conocimientos y habilidades que se adquieren mediante una observación y práctica estructurada de la aplicación del know how , el costo empresa deberá ser asumido por la unidad solicitante.

7 Hoja: 7 de 17 Formación Elearning Se entiende por capacitación E-learning, todas las actividades de formación cuya metodología es a distancia y/o semi-presencial, asistida por tutorías y con acciones orientadas a dinamizar la acción formativa. El e-learning o aprendizaje multimedia on-line, permite la autoformación a través de sistemas de aprendizaje interactivos computador-usuario. En esta modalidad se ofrecen amplias posibilidades de acceder a los funcionarios a programas de formación y reciclaje ajustados a sus necesidades. IX. Solicitud de Capacitación En el caso que un funcionario(a) desee optar a una actividad de capacitación, deberá formalizar su solicitud mediante Formulario de solicitud de capacitación, que deberá ser aprobado en primera instancia por el Comité Bipartito de Capacitación. Asimismo, el formulario deberá incluir un documento anexo, justificando la solicitud de Capacitación y toda aquella información que complemente esta solicitud. Formulario de solicitud de capacitación deberá remitirse a Recursos Humanos por lo menos con 10 días hábiles de anticipación, previo al inicio de la actividad de capacitación con objeto de contar con el tiempo suficiente para evaluación de la solicitud y, en el caso que así lo requiera, efectuar inscripción vía franquicia. X. Compromiso de Capacitación Es necesario que el funcionario, al término de la capacitación cuente con una asistencia igual o superior a 75%. En caso contrario, el costo del curso será de responsabilidad de su unidad. Si el funcionario se encuentra imposibilitado de asistir a la capacitación, (Por enfermedad, motivos laborales o de fuerza mayor), deberá justificar vía correo a Dirección de Recursos Humanos con copia a su Jefatura los motivos de su inasistencia. El funcionario quedará justificado sólo para efectos de registro interno, siendo sólo la licencia médica, el documento válido para justificar inasistencia ante la OTEC y SENCE.

8 Hoja: 8 de 17 La reprobación por incumplimiento de asistencia injustificado, implicará la penalización del participante mediante carta de atención. Esta falta será considerada para futuras actividades de formación. Activación de la Capacitación Una vez que Recursos Humanos haya realizado la inscripción de la capacitación ante SENCE, se comunicará a los interesados a través de correo. XI. Gastos de traslado y estadía Para las actividades de capacitación en las cuales los participantes deban trasladarse dentro o fuera de la ciudad de trabajo, la Universidad pagará los gastos de traslado y estadía en que éstos incurran, de acuerdo a los procedimientos establecidos para tales efectos. X. Seguimiento Durante la ejecución de la capacitación, Dirección de Recursos Humanos monitoreará la asistencia de los participantes informando oportunamente a Jefatura. XI. Evaluación de capacitación Esta etapa tiene por finalidad detectar el impacto de la capacitación en el desempeño del funcionario, evaluando la calidad, efectividad y servicio de este y si efectivamente el participante adquirió las competencias entrenadas. XII. Encuesta de satisfacción La encuesta de Satisfacción, mide la satisfacción del participante al término de la actividad. Se consulta acerca la percepción del participante en aspectos tales como de aspectos tales como: cumplimiento de los objetivos, relator, insumos duración, entre otros.

9 Hoja: 9 de 17 XIII. Continuidad de capacitación La participación del funcionario en un programa o curso de capacitación, no constituye una garantía para la continuidad de estos entrenamientos en el futuro.

10 Hoja: 10 de 17 XIII. Anexos Formulario Solicitud de Capacitación I. Información General Fecha solicitud de Capacitación Unidad solicitante Jefatura Nombre empleado solicitante N de Capacitaciones que ha realizado en el año en curso. II. Identificación de la Capacitación Nombre- Actividad Capacitación solicitada (Marque con una Cruz) Programa Anual de Capacitación Plan Anual de capacitación Demanda espontánea Si es la segunda opción favor justificar: (Marque con una Cruz) Tipo de Capacitación Interna Externa (Marque con una Cruz) Franquicia SENCE Con Franquicia Sin Franquicia

11 Hoja: 11 de 17 En caso de conocer esta información favor completar Organismo Técnico N Horas de Capacitación Valor Total Fecha Inicio y Término Días de impartición Horario Lugar (incluir dirección) III. Información del Postulante Información para inscripción de curso vía SENCE Marque con una Cruz X Nivel formación profesional (universitario, técnico profesional, etc.) (0004) Media Incompleta (0005) Media Completa (0006) Superior Técnica Prof. Incompleta (0007) Superior Técnica Prof. Completa (0008) Universitaria Incompleta (0008) Universitaria Completa Marque con una Cruz X Nivel Ocupacional (0003) Trabajador No Calificado (0005) Trabajador Calificado (0004) Administrativo (0003) Mando Medio (0002) Profesional (0001) Ejecutivo

12 Hoja: 12 de 17 IV. Indique justificación del curso. Por qué el funcionario(s) debería(n) realizar el curso V. Aprobaciones 1º firma Vicerrector/ Decano/Director solicitante Fecha / / 2º firma Comité Bipartito de Capacitación Fecha / / 3º firma Dirección Recursos Humanos Fecha / / Aprobado / / Aprobado / / Reprobado / / Aprobado / / Reprobado / / Reprobado / / FIRMA Y TIMBRE FIRMA Y TIMBRE FIRMA Y TIMBRE

13 Hoja: 13 de Reglamento de Capacitación 1.- Normas Una vez inscrito la Jefatura deberá tomar las medidas necesarias para que el trabajador asista a la actividad de formación convenida. Conforme a lo anterior, se solicitará a Jefaturas que planifiquen y coordinen con anterioridad, labores y responsabilidades de la unidad con objeto de no interrumpir el curso normal del entrenamiento. 2. Inscripción curso SENCE Este curso se encuentra inscrito a través de franquicia tributaria. (SENCE), por lo que es de suma importancia su máximo compromiso y constancia en la realización y aprobación del mismo. 3. Requisitos de aprobación Nota mínima: 4,0 Asistencia mínima: 75% 4. Seguimiento del curso e informes de asistencia Recursos Humanos, solicitará regularmente informes de asistencia con el objetivo de hacer seguimiento de la capacitación e informar oportunamente a Jefatura de sus avances. Si por alguna razón, Ud. no cumple con los criterios de aprobación exigidos por la Institución, Dirección de Recursos Humanos, por medio del área de Desarrollo, estará facultado de informar a su Jefatura de este incumplimiento. Si el participante, no cumple con los requisitos mínimos de aprobación, y en su efecto pierde la Franquicia Tributaria, generará un costo empresa asociado que deberá ser asumido por la

14 Hoja: 14 de 17 unidad solicitante. Cabe señalar, que nuestra institución hace un esfuerzo financiero, logístico y humano para perfeccionar a sus funcionarios, por lo que en caso de reprobación se procederá Al funcionario que reprueba el curso, se le enviará una carta de atención con copia a su jefatura, que quedará registrado en su hoja de vida. 5. Inasistencia La inasistencia a un curso, sólo se podrá justificar por medio de licencia médica, la cual deberá presentar dentro de los plazos legalmente permitidos (2 días) al área Desarrollo de Dirección de Recursos Humanos, (Daniela.elgueta@ucentral.cl) quien presentará el documento a modo de justificativo a SENCE y Organismo técnico. Si el/la funcionario al momento de faltar, no presenta licencia médica, quedará automáticamente ausente. Inasistencias por trabajo u otros motivos de índole personal/profesional pueden justificarse dentro del 25% de margen permitido por SENCE. En caso que la actividad se trate de un curso cerrado (capacitación en la que sólo participan colaboradores de la universidad) los participantes podrán coordinar suspensiones de clases informando a Recursos Humanos (Daniela.elgueta@ucentral.cl) con un mínimo de 48 horas de anticipación. La modificación de fecha u horario sólo podrá ser efectiva, si hay consenso del 100% de los participantes de la actividad. 7. No continuidad del curso Esta actividad de capacitación es de carácter obligatorio, y ha sido aprobada previamente por su jefatura. Si el participante ya inscrito, por motivos de fuerza mayor (sólo se aceptarán deserciones por salud), no puede continuar la actividad, deberá informar a Dirección de Recursos Humanos con copia a

15 Hoja: 15 de 17 Jefatura. El costo asociado por concepto de capacitación deberá ser asumido por el centro de costo de la unidad a la que pertenece el participante. 8. Puntualidad y responsabilidad del participante Se ruega llegar puntual a la actividad de capacitación. Para este curso, se tomará la asistencia con huellero electrónico, por lo que se dispondrá de sólo 15 minutos para dicho propósito. Las personas que lleguen atrasadas quedarán automáticamente ausentes. Es responsabilidad exclusiva del capacitado, estar en conocimiento de la actividad de capacitación en la que participará, debiendo conocer oportunamente la inscripción, horarios, lugar de impartición, suspensiones y todas las novedades que puedan ocurrir mientras se dicta el curso. 9. Información y consultas Daniela Elgueta B. Jefe de Capacitación y Desarrollo Mail: daniela.elgueta@ucentral.cl Anexo: 6045

16 Hoja: 16 de Encuesta Satisfacción Capacitación El objetivo de esta evaluación es conocer sus impresiones y sugerencias sobre la actividad de capacitación que realizó, con objeto de mejorar nuestra labor en materia de capacitación y desarrollo. De antemano, gracias por su colaboración. (Puede ser llenado en forma anónima). I. INFORMACIÓN GENERAL Fecha de Realización: Nombre de la Actividad Lugar Realización Institución- Organismo Técnico Nombre Relator Por favor, califique de 1 a 7 los siguientes ítems; siendo 1 Muy Malo y 7 Excelente. I. ACTIVIDAD DE ENTRENAMIENTO 1 Mi impresión general de la actividad de capacitación en la que participe fue 2 Pienso que los objetivos planteados en la actividad fueron cumplidos 3 Lo que aprendí va a ser útil para mi trabajo, con relación a su aplicabilidad y utilidad 4 Pienso que mi participación en este curso ha sido

17 Hoja: 17 de 17 II. EVALUACIÓN DEL RELATOR 5 Mi impresión sobre el relator es que es un profesional 6 Creo que el relator dirigió el curso de forma 7 Sentí que la comunicación que se logró entre el relator y los participantes fue 8 Considero que la metodología y el material de apoyo utilizados por el relator fueron III. EVALUACIÓN CONDICIONES GENERALES 9 En cuanto a la duración del curso, este fue 10 El horario en que se desarrolló el curso fue 11 El almuerzo, coffe break, sala, tecnología, entre otros fue Qué aspectos positivos encontró en esta actividad? Qué aspectos negativos encontró en esta actividad? Qué temas/contenidos/habilidades aprendió en esta actividad? Dirección de Recursos Humanos