Mejoras de Outlook Web Access

Transcripción

1 Novedades en Outlook Web Access 2003 Direccion Tecnica Características de cliente de correo Web Índice Resumen de características Nueva Interfaz de usuario Compatibilidad para reglas Corrector Ortográfico Gestión de Tareas Firmas de Mensaje Propiedades de usuario Bloqueo de Datos Adjuntos Filtrado de correo no deseado Convocatorias de reunión Mejoras de Outlook Web Access La nueva versión de Outlook Web Access de Exchange Server 2003 supone una importante mejora respecto a Outlook Web Access incluido en Exchange Esta nueva versión es un cliente de correo electrónico con múltiples características que admite reglas, corrección ortográfica y correo electrónico firmado y cifrado, entre otras mejoras. La interfaz también se ha diseñado para mejorar la experiencia del usuario, de forma similar a la de Outlook 2003, incluidos un panel de lectura nueva (denominado anteriormente Panel de vista previa en Outlook) y un panel mejorado de navegación. La tabla siguiente enumera las características nuevas de Outlook Web Access, incluida la versión que las admite. Tabla 1.1 Resumen de las características nuevas de Outlook Web Access Característica Descripción Outlook Web Access Premium Mejoras de inicio/cierre de sesión Página de inicio de sesión Borrar la caché de credenciales al cerrar la sesión Opciones de inicio de sesión en equipos privados y equipos compartidos o Nuevo método personalizado para el inicio de sesión en Outlook Web Access; incluye validación basada en cookies en los casos en los que el cookie de Outlook Web Access no sea válido tras el fin de sesión del usuario o se encuentre inactivo durante un periodo de tiempo definido previamente. Tras el cierre de sesión, todas las credenciales de la caché de credenciales de Internet Explorer 6 Service Pack 1 (SP1) se borran de forma automática. Para que las organizaciones cuenten con una mayor protección, es posible utilizar dos opciones de seguridad en la página de inicio de sesión. La opción privada se puede establecer para, con la posibilidad de utilizar Outlook Web Access Basic., en Internet Explorer 6 SP1.

2 Característica Descripción Outlook Web Access Premium públicos proporcionar al usuario un tiempo de espera mayor antes de que se cierre la sesión por inactividad. Mejoras de la interfaz general de usuario Actualizaciones de la interfaz de usuario Ajuste del tamaño de la ventana de elementos Barra de estado de la ventana de elementos Mejoras en las vistas Vista de correo de dos líneas Panel de lectura (denominado Panel de vista previa en anteriores versiones de Outlook Web Access) Marcar como leído o no leído Marcas rápidas Menú contextual Accesos directos del teclado Elementos por página Reorganización de las barras y esquemas de colores nuevos. Durante una sesión de Outlook Web Access, la ventana de elementos se abrirá con el mismo tamaño establecido por el usuario la última vez que la utilizó en lugar de abrirse siempre con un tamaño de 500x700 píxeles. Se ha incluido una barra de estado en la ventana de elementos de modo que el usuario pueda ver las URL o hipervínculos de los mensajes de correo electrónico. Para ver la URL, desplace el cursor sobre el hipervínculo. Esta vista nueva muestra el mensaje con una orientación vertical en lugar de horizontal; ideal para trabajar con el panel de lectura. El panel de lectura (cuyo tamaño se puede modificar) aparece a la derecha de la lista de mensajes de forma predeterminada; es posible abrir directamente los documentos adjuntos desde este panel. Además, el usuario puede elegir si desea que los elementos se marquen como leídos cuando se muestran en el panel de lectura. Es posible marcar mensajes leídos como no leídos y viceversa. Los usuarios pueden asignar marcas de seguimiento a los mensajes. La vista de correo incluye un menú contextual; las marcas rápidas también disponen de un menú contextual especial. Las acciones más comunes como las de mensaje nuevo, marcar como leído o no leído y responder y reenviar se encuentran disponibles cuando se encuentre en la lista de mensajes. Los usuarios pueden determinar cuántos elementos desean que se muestren por página en las vistas de correo electrónico, contactos y tareas., junto con un nuevo menú Ver, fuente de interfaz de usuario predeterminada y compatibilidad en ambas direcciones. Iconos de correo Los iconos indican el estado y el tipo de mensajes. Actualización de la vista diferida La vista se actualiza de forma automática una vez se han eliminado o movido un 20 por ciento de los mensajes de una página, y no tras cada eliminación. De esta forma se mejora el rendimiento. Mejoras de navegación Panel de navegación nuevo Carpetas de búsqueda Notificaciones La interfaz de usuario unificada, cuyo ancho se puede modificar, incluye accesos directos a los módulos, un árbol de carpetas completo, un botón de actualización del número de elementos. Las carpetas de búsqueda creadas en Outlook se muestran en el árbol de carpetas. Éstas se deben crear en el modo en línea de Outlook. Las nuevas notificaciones de avisos y correo electrónico se muestran en el panel de navegación. Carpetas públicas Las carpetas públicas se muestran en una ventana

3 Característica Descripción Outlook Web Access Premium nueva. Opción de cierre de sesión en la barra de herramientas La opción de cierre de sesión se encuentra ahora en la barra de herramientas y no en el panel de navegación. Mejoras de flujo de trabajo de correo electrónico Corrector ortográfico Repositorios de direcciones Hojas de propiedades de la lista global de direcciones Agregar a contactos Enviar correo desde Buscar nombres Abrir Buscar nombres desde un mensaje Contactos en Buscar nombres Resultados ordenados en Buscar nombres y Comprobar nombres Firma automática Fuente de editor de correo electrónico predeterminada Navegación tras eliminación Confirmaciones de lectura Bloqueo de "señalizaciones de correo no deseado" Bloqueo de archivos adjuntos Filtro para correo no deseado Barra de información de confidencialidad Se incluye un corrector ortográfico para los mensajes de correo electrónico. Nueva apariencia integrada; eliminación de destinatarios más sencilla. Las hojas de propiedades muestran el nombre, la dirección y el teléfono de los usuarios de la lista global de direcciones (GAL). Los usuarios pueden agregar destinatarios resueltos en borradores o correos recibidos a la carpeta Contactos principal. Los usuarios pueden enviar mensajes nuevos a direcciones incluidas en el cuadro de diálogo Buscar nombres cuando se abre desde una vista de correo electrónico. Los usuarios pueden abrir el cuadro de diálogo Buscar nombres desde un mensaje y utilizarlo para agregar destinatarios nuevos a un mensaje de borrador; también se puede utilizar para agregar destinatarios a una lista de distribución de contactos. Los usuarios pueden buscar la carpeta Contactos principal en el cuadro de diálogo Buscar nombres. Los resultados de Buscar nombres y Comprobar nombres se muestran ordenados alfabéticamente. Los usuarios pueden crear una firma que se incluye automáticamente en todos los mensajes de correo electrónico. Se incluye una fuente predeterminada que el usuario puede personalizar en el editor de correo electrónico. Es posible abrir el elemento anterior o el siguiente tras haber eliminado un elemento. Los usuarios pueden utilizar o ignorar las confirmaciones de lectura. Los usuarios disponen de opciones de control para bloquear el contenido externo de los mensajes de correo electrónico. Las opciones de administrador restringen el acceso a algunos o a todos los documentos adjuntos a mensajes de correo electrónico. Se incluyen opciones para configurar listas de remitentes de confianza y bloqueados. La información de confidencialidad se muestra en la barra de información.. Disponible en elementos recibidos, elementos de borrador, cuadro de diálogo Comprobar nombres y cuadro de diálogo Buscar nombres. ; función incluida en las hojas de propiedades o en el menú contextual de nombres resueltos. Ya se encontraba disponible en versiones de Outlook anteriores., con formato basado en HTML; también se puede insertar sólo cuando se desee hacerlo.. Los usuarios también pueden enviar confirmaciones aunque se haya establecido la opción para ignorar estas confirmaciones de lectura.

4 Característica Descripción Outlook Web Access Premium Barra de información de respuesta/reenvío Respuestas sin sangría Respuesta a los mensajes/publicacion es en las carpetas públicas Correo cifrado/firmado Mejoras de las reglas Reglas Mejoras de las tareas Tareas personales La información de respuesta/reenvío se muestra en la barra de información. Ya no se aplica la sangría al mensaje y al encabezado de las respuestas. Al acceder a las carpetas públicas mediante un servidor de aplicaciones para usuario, los usuarios pueden responder por correo electrónico a los mensajes o publicaciones de estas carpetas. Se admite el envío y recepción de mensajes de correo electrónico cifrado y/o firmado. Los usuarios pueden crear y administrar reglas de gestión de correo electrónico basadas en servidor. Los usuarios pueden crear y administrar tareas personales y recibir avisos para tales elementos., Internet Explorer 6 en Microsoft Windows 2000 o posterior. Mejoras del calendario Responder/Reenviar convocatorias de reunión Aviso de asistencia Ver el Calendario desde una convocatoria de reunión Aviso de cancelación de reunión personalizado Aviso de asistencia Ver el Calendario en una convocatoria de reunión Los usuarios pueden responder a los remitentes de convocatorias de reunión y/o enviar convocatorias de reunión a otros usuarios. Los asistentes pueden establecer la hora a la que recibirán los avisos desde las convocatorias de reunión recibidas. Los asistentes pueden abrir el Calendario desde una convocatoria de reunión. Los usuarios pueden proporcionar una respuesta en un aviso de cancelación de reunión. Los asistentes a una reunión pueden establecer las horas de los avisos de una convocatoria de reunión. Los asistentes pueden abrir el Calendario desde una convocatoria de reunión. Mejoras del rendimiento Bytes enviados Admite compresión Se ha reducido el número de bytes que se envían desde el servidor al explorador. Además, cuando se envían datos desde el servidor al explorador durante el inicio de sesión se ha reorganizado para acelerar su procesamiento en la Bandeja de entrada. Los administradores pueden configurar la compatibilidad con compresión para Outlook Web Access y mejorar el rendimiento en casi un 50 por ciento para la mayoría de las acciones en redes de baja velocidad., cuando se accede con Internet Explorer 6 SP1 + Q o posterior.

5 Uso del idioma del explorador Cuando se utiliza Internet Explorer 5 o posterior para acceder a Outlook Web Access, las instalaciones y actualizaciones más recientes de Exchange 2003 utilizarán el idioma del navegador para determinar el juego de caracteres que se utilizará para codificar la información como mensajes de correo electrónico y convocatorias de reunión. Si actualiza un servidor de Exchange 2000 que se ha modificado para utilizar una configuración de idioma del explorador, Exchange 2003 continuará funcionando de la misma forma. [subir] Nueva interfaz de usuario Outlook Web Access se adapta mejor a la interfaz de usuario de Outlook 2003 (Figura 2.6). En esta sección se proporciona información detallada sobre las opciones y características de la nueva interfaz de usuario. Figura 2.6 Nueva interfaz de Outlook Web Access (Outlook Web Access Premium)

6 Seleccionar un esquema de color Outlook Web Access permite a los usuarios seleccionar un esquema de color para su utilización. La ilustración siguiente muestra los esquemas de color disponibles. Figura 2.7 Esquemas de color de Outlook Web Access Verde oliva Burdeos Plateado Azul marino Predeterminado (Azul) Para cambiar el esquema de color de Outlook Web Access En el panel de navegación de Outlook Web Access, haga clic en el icono Opciones. En Apariencia, seleccione un color en la lista desplegable. Haga clic en Guardar y cerrar para guardar el esquema de color. Panel de lectura El panel de lectura mejorado (denominado anteriormente Panel de vista previa en Outlook) muestra el mensaje de correo electrónico en el panel derecho. Básicamente, el panel de lectura mejora la legibilidad y proporciona al usuario una mayor cantidad de información en una sola página. Es posible cambiar fácilmente al clásico panel de lectura situado en la parte inferior o deshabilitar el panel completamente. El botón Mostrar u ocultar el panel de lectura de la barra de herramientas permite acceder a las opciones del panel de lectura. Nota El panel de lectura no se encuentra disponible en Outlook Web Access Basic.

7 Nueva vista de dos líneas Outlook Web Access en Exchange Server 2003 incluye una vista nueva para mostrar los mensajes de una carpeta. Esta nueva vista de dos líneas (Figura 2.8) muestra la información relativa al mensaje en dos líneas diferentes, lo que permite que se muestre una cantidad de información mayor sin que aparezca truncada. Esta vista resulta especialmente útil al utilizar el panel de lectura nuevo. La vista de dos líneas muestra la información siguiente: De Asunto Recibido Importancia Datos adjuntos Figura 2.8 La vista de dos líneas Para seleccionar la vista de dos líneas En Outlook Web Access, haga clic en la lista desplegable de vistas. Esta lista muestra la vista seleccionada y se encuentra sobre la barra de herramientas junto al nombre de la carpeta. Haga clic en Vista de dos líneas. Marcas de mensaje Outlook Web Access permite marcar los mensajes para un mejor seguimiento de los mismos. La columna de marcas nueva se muestra a la derecha de la lista de mensajes y permite a los usuarios marcar un mensaje, marcarlo como finalizado o borrar una marca. Existen seis colores disponibles para estas marcas de mensaje (Figura 2.9).

8 Figura 2.9 Marcas para mensajes No es posible definir un aviso para estas marcas de seguimiento. Estas marcas son tan sólo un indicador visual de los elementos del buzón de correo que el usuario deberá tener en cuenta con posterioridad. Nota Esta característica no se encuentra disponible en Outlook Web Access Basic. Para marcar un mensaje para su seguimiento Haga clic en la marca situada junto al mensaje que desee. La marca cambiará al color rojo, lo que indica que se ha marcado el mensaje. Para marcarla como finalizada, haga clic en ella de nuevo. También es posible hacer clic con el botón secundario del ratón sobre la marca para abrir un menú contextual con más opciones. Este menú contextual permite seleccionar un color de marca diferente, borrar una marcar o marcar una de ellas como finalizada. Nota Es necesario utilizar el menú contextual para borrar una marca. Menús contextuales Outlook Web Access incluye menús contextuales en esta versión. Es posible hacer clic con el botón secundario del ratón en mensajes, carpetas y cualquier otro elemento para abrir menús contextuales con las opciones más importantes (Figura 2.10). Nota Esta característica no se encuentra disponible en Outlook Web Access Basic.

9 Figura 2.10 Menú contextual de mensajes Establecer el número de mensajes mostrados por página Los usuarios de Outlook Web Access de Exchange 2003 pueden especificar cuántos elementos se muestran en la vista como, por ejemplo, el número de mensajes que se enumeran al ver una carpeta de correo. De forma predeterminada, se muestran 25 elementos. Es posible mostrar entre cinco y cien elementos a la vez. Para los usuarios que se conecten a Outlook Web Access mediante un módem de acceso telefónico, el número máximo de elementos que se mostrarán será de 25 para maximizar el rendimiento. Esta opción también afecta al número de contactos y tareas que se muestran por página. Para definir el número de elementos mostrados en una vista En el panel de navegación de Outlook Web Access, haga clic en Opciones. En Opciones de mensajería, en la lista Número de elementos a mostrar por página, seleccione el número de mensajes que desee que se muestren en una vista. Haga clic en Guardar y cerrar.

10 Actualización de vistas diferida En la versión de Outlook Web Access incluida con Exchange 2000, cada vez que un usuario elimina, mueve o copia un mensaje el servidor actualiza toda la vista. Por ejemplo, si un usuario tiene 25 mensajes en la bandeja de entrada y elimina uno de ellos, Outlook Web Access elimina el mensaje y, a continuación, actualiza la vista de modo que se vuelvan a mostrar 25 mensajes. En la versión de Outlook Web Access incluida en Exchange 2003, los elementos eliminados o movidos se suprimen en la lista de mensajes, pero la actualización de toda la lista (es decir, la inclusión de elementos nuevos en la vista) se pospone hasta que se haya eliminado o movido un 20 por ciento de los elementos. Reducir el número de solicitudes de actualización permite reducir el tráfico de red y mejorar la utilización del programa en general. Este umbral del 20 por ciento se basa en el número total de elementos que se haya establecido por página (definido por el usuario en las opciones de Outlook Web Access), y no en el número de mensajes real que se muestren en la página. Por ejemplo, si un usuario establece que se muestren cien mensajes por página, la lista de mensajes no se actualizará hasta que se hayan eliminado 21 mensajes. Acceder a las carpetas de búsqueda (búsquedas guardadas) En Outlook 2003, es posible crear carpetas de búsqueda especiales que incluyen las búsquedas de contenido específico que se han realizado en el buzón de correo y se han guardado. Por ejemplo, es posible realizar una búsqueda de los mensajes procedentes de un remitente concreto y, a continuación, guardar los resultados de la búsqueda en una carpeta de búsqueda para utilizarlos con posterioridad. Las carpetas de búsqueda se muestran en una sección especial de la lista de carpetas de Outlook. En Outlook Web Access, las carpetas de búsqueda aparecen en el panel Carpetas. Las carpetas de búsqueda sólo se muestran en Outlook Web Access si las crea el usuario al ejecutar Outlook 2003 en el modo en línea en un servidor de Exchange No es posible crear carpetas de búsqueda en Outlook Web Access. Notificaciones Si ha configurado Outlook Web Access para que le notifique los avisos o mensajes de correo electrónico nuevos, el panel de navegación le notificará cuando reciba en la bandeja de entrada elementos nuevos o cuando existan avisos que esperan para ser descartados o pospuestos. Para configurar las notificaciones, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione la opción correspondiente en Opciones de mensajería y Opciones de aviso.

11 Carpetas públicas Las carpetas públicas se muestran ahora en una ventana diferente. En el panel de navegación, haga clic en Carpetas públicas para abrir una ventana nueva del explorador que contiene sólo las carpetas públicas. Cerrar sesión La función Cerrar sesión se ha quitado del panel de navegación. Ahora se encuentra en la parte derecha de la barra de herramientas. Accesos directos del teclado Outlook Web Access incluye ahora más accesos directos del teclado. La tabla siguiente enumera estos accesos directos. Nota Esta característica no se encuentra disponible en Outlook Web Access Basic. Tabla 2.4 Accesos directos de Outlook Web Access Comando Acceso directo del teclado Vista Bandeja de entrada Abrir una ventana de mensaje nuevo Marcar el mensaje seleccionado como leído Marcar el mensaje seleccionado como no leído Responder al mensaje seleccionado Responder a todos del mensaje seleccionado Reenviar el mensaje seleccionado CTRL+N CTRL+Q CTRL+U CTRL+R CTRL+MAYÚS+R CTRL+MAYÚS+F Formulario Leer mensaje Responder al mensaje seleccionado Responder a todos del mensaje seleccionado Reenviar el mensaje seleccionado Ver el mensaje siguiente de la lista Ver el mensaje anterior de la lista CTRL+R CTRL+MAYÚS+R CTRL+MAYÚS+F CTRL+> CTRL+< Formulario Redactar mensaje Guardar el mensaje Enviar el mensaje Corrector ortográfico Comprobar nombres CTRL+S CTRL+INTRO F7 CTRL+K o ALT+K en S/MIME Vista Tareas Crear una tarea nueva CTRL+N Vista Carpetas públicas Crear una exposición nueva Responder a una exposición CTRL+N CTRL+R [subir]

12 Compatibilidad para reglas Outlook Web Access permite crear y administrar reglas basadas en servidor para las situaciones de administración de correo más comunes como, por ejemplo, mover un correo electrónico de un remitente o con un asunto concreto a una carpeta específica. Outlook Web Access permite a los usuarios editar reglas de servidor creadas en cualquier versión de Outlook. Si una regla creada en Outlook es demasiado compleja para que Outlook Web Access la procese correctamente, esta regla aparecerá sombreada en la interfaz de usuario de Outlook Web Access de administración de reglas. Estas reglas funcionan aunque no se puedan editar. Las reglas de Outlook Web Access se definen mediante uno o más de los criterios siguientes: El remitente del mensaje El asunto del mensaje La importancia del mensaje El destinatario del mensaje En función de estos criterios, es posible especificar las acciones siguientes: Mover el mensaje a una carpeta concreta Copiar el mensaje a una carpeta concreta Eliminar el mensaje Reenviar el mensaje a un destinatario concreto Además de crear una regla nueva, los usuarios pueden crear una regla en un mensaje de correo electrónico, que crea los parámetros de la regla con datos del mensaje como, por ejemplo, el asunto y el remitente. De esta forma, es posible crear reglas de forma rápida y sencilla. Advertencia Debido a las limitaciones de interoperabilidad con Outlook, antes de que un usuario de Outlook Web Access pueda crear o modificar cualquier regla, Outlook Web Access eliminará las reglas que se hayan deshabilitado mediante Outlook. Esta operación no se realiza automáticamente. Al modificar una regla, recibirá una advertencia en la que se le indica que las reglas deshabilitadas se eliminarán si continúa. Si modifica reglas desde Outlook Web Access, la próxima vez que utilice Outlook, se le pedirá que seleccione entre reglas de cliente o servidor. Para conservar las reglas creadas en Outlook Web Access, seleccione las reglas de servidor. [subir]

13 Corrector ortográfico Outlook Web Access incluye un corrector ortográfico. El corrector ortográfico se ha incorporado a Exchange 2003, de forma que no es necesario ejecutar ningún código de cliente ni descargar ningún software adicional. La función de corrección ortográfica se encuentra disponible siempre que se redacte un mensaje. Exchange 2003 admite los idiomas siguientes: Inglés (Australia) Inglés (Canadá) Inglés (Reino Unido) Inglés (Estados Unidos) Francés Alemán (posterior a la reforma) Alemán (anterior a la reforma) Italiano Coreano Español Los usuarios seleccionan el idioma que utilizará el corrector ortográfico. Cuando se ejecuta el corrector ortográfico por primera vez, se pide a los usuarios que seleccionen el idioma que deseen. También es posible configurar el idioma en cualquier momento. Para definir el idioma del corrector ortográfico En el panel de navegación de Outlook Web Access, haga clic en Opciones. Si el panel de navegación se encuentra contraído, haga clic en el botón Ir a opciones (Figura 2.11). Figura 2.11 Botón Ir a opciones

14 En Opciones de ortografía, en la lista Seleccione el idioma del diccionario que se va a utilizar durante la revisión de la ortografía, seleccione el idioma que desee. Haga clic en Guardar y cerrar. Para verificar la ortografía de un mensaje 1. Al redactar un mensaje, haga clic en el botón Ortografía (Figura 2.12). Figura 2.12 Botón Ortografía 2. Al igual que con otros programas de corrección ortográfica, se le preguntará sobre la corrección de palabras que no se encuentran en el diccionario del corrector ortográfico. Es posible seleccionar si desea ignorar la palabra, cambiarla manualmente o seleccionar una de las alternativas que se muestran en una lista. [subir] Tareas La versión de Outlook Web Access incluida en Exchange 2000 no admitía tareas. Aunque era posible ver las tareas existentes, se mostraban como mensajes de correo electrónico y no era posible modificarlas. En Exchange 2003, Outlook Web Access admite ahora las tareas (Figura 2.13). Es posible crear y administrar tareas nuevas o administrar las ya creadas en Outlook.

15 Figura 2.13 Vista Tareas de Outlook Web Access Entre las características de tareas disponibles se incluyen: Compatibilidad con tareas recurrentes Marcar tareas completadas Modificar el porcentaje completado Estado de la tarea Fecha límite Datos adjuntos Prioridad Fecha de inicio Kilometraje Información de facturación Horas laborables Solicitudes de tarea no admitidas En Outlook, es posible utilizar la función Solicitud de tarea para asignar tareas a otros usuarios. Outlook Web Access no admite esta función. Por otra parte, en Outlook Web Access, los usuarios no pueden procesar las solicitudes de tareas enviadas desde Outlook ni actualizar cualquier tarea delegada ya aceptada en Outlook. Outlook Web Access permite eliminar solicitudes de tareas o tareas delegadas previamente aceptadas; sin embargo, el asignador de tareas no recibirá ninguna notificación de que se ha realizado la eliminación. [subir]

16 Firmas de mensaje Con Outlook Web Access para Exchange Server 2003, es posible crear una firma personal que se puede agregar a los mensajes salientes de forma automática o insertar en mensajes concretos de forma individual. Para personalizar la firma, es posible modificar la alineación, el estilo y el color de la fuente. Nota Outlook Web Access Basic sólo admite texto sin formato para las firmas. Para crear una firma 1. En el panel de navegación de Outlook Web Access, haga clic en Opciones. Si el panel de navegación se encuentra contraído, haga clic en el botón Ir a opciones. 2. En Opciones de mensajería, haga clic en Modificar la firma. 3. En la página Firma, edite el estilo y el texto de la firma. 4. Haga clic en Guardar y cerrar. Para agregar la firma a todos los mensajes salientes de forma automática 5. En el panel de navegación de Outlook Web Access, haga clic en Opciones. Si el panel de navegación se encuentra contraído, haga clic en el botón Ir a opciones. 6. En Opciones de mensajería, active la casilla de verificación Incluir automáticamente mi firma en los mensajes salientes. 7. Haga clic en Guardar y cerrar. Para insertar la firma en un mensaje concreto Con el mensaje que desee abierto, haga clic en el botón Insertar firma que se encuentra en la barra de herramientas. [subir]

17 Ver las propiedades de usuario Outlook Web Access permite ver las propiedades del usuario que se obtienen a partir de la lista de direcciones global (GAL) de Exchange. La información de propiedades es un subconjunto de los que se muestra en Microsoft Outlook. Las propiedades siguientes se muestran en Outlook Web Access: Nombre Iniciales Apellido Nombre para mostrar Alias Dirección Ciudad Estado Código postal País o región Puesto Compañía Departamento Oficina Teléfono Teléfono móvil Si el usuario dispone de una ID digital válida para recibir mensajes cifrados (disponible cuando S/MIME se encuentra instalado). Las direcciones SMTP o direcciones de la carpeta Contactos muestran la misma información (nombre para mostrar y dirección SMTP) que se encontraba disponible en versiones anteriores de Outlook Web Access. Para ver las propiedades de un usuario resuelto Existen diferentes métodos para ver las propiedades de un usuario: Haga clic con el botón secundario del ratón en el nombre del usuario resuelto y seleccione Propiedades. Haga doble clic en el nombre del usuario resuelto (es posible hacerlo incluso en el Panel de lectura). (Este método sólo se encuentra disponible en Outlook Web Access Premium). Haga clic en el botón Libreta de direcciones para buscar usuarios en la lista de direcciones global (GAL). De esta forma se abre el cuadro de diálogo Buscar nombres. Una vez encontrado el usuario que desee, haga clic en el nombre del usuario y, a continuación, haga clic en Propiedades.

18 Eliminación de destinatarios simplificada En la versión de Outlook Web Access incluida con Exchange 2000, para eliminar un destinatario del correo electrónico que esté redactando, es necesario hacer doble clic en el nombre del usuario y hacer clic en Quitar en el cuadro de diálogo que se abre. Este proceso se ha simplificado en Exchange Ahora, basta con resaltar el nombre del usuario resuelto y presionar la tecla SUPR. También es posible hacer clic con el botón secundario del ratón y, a continuación, hacer clic en Quitar. Agregar un remitente o un destinatario a los Contactos En Outlook Web Access, resulta muy sencillo agregar un remitente o un destinatario de un mensaje de correo electrónico a la carpeta Contactos; ya no es necesario introducir la dirección manualmente. Si desea obtener más información acerca de otros métodos para crear contactos, consulte "Crear contactos nuevos" en la Ayuda en línea de Outlook Web Access. Nota Esta característica no se encuentra disponible en Outlook Web Access Basic. Para agregar un remitente o un destinatario de un mensaje de correo electrónico a la carpeta Contactos 1. En Outlook Web Access, abra un mensaje de correo que incluya un remitente o destinatario que desee agregar a la carpeta Contactos. 2. En el panel superior del mensaje de correo, haga clic con el botón secundario del ratón en el nombre que desee y, a continuación, haga clic en Agregar a Contactos. 3. En Contacto sin título de la ficha General, en los cuadros Apellidos y Nombre, introduzca los apellidos y el nombre del nuevo contacto. A continuación, en las fichas General y Detalles, utilice los cuadros restantes para completar los datos que desee incluir acerca del contacto. 4. Haga clic en Guardar y cerrar. Nota También es posible utilizar el cuadro de diálogo Propiedades del nombre de usuario para agregar el contacto a la carpeta Contactos. [subir]

19 Bloquear datos adjuntos Outlook Web Access incluye las opciones siguientes para bloquear datos adjuntos: Bloquear el acceso de los usuarios de Outlook Web Access a ciertos tipos de archivo adjuntos. Esta función resulta especialmente útil para evitar que los usuarios de Outlook Web Access abran datos adjuntos en terminales públicas de Internet, que podrían comprometer la seguridad de la empresa. Además, para permitir a los usuarios de Outlook Web Access que trabajan en la oficina o desde casa abrir y leer datos adjuntos, los administradores pueden conceder acceso completo a datos adjuntos a través de una Intranet. Si se bloquea un dato adjunto, se mostrará un mensaje de advertencia que indica que el usuario no puede abrir el documento adjunto en la barra de información del mensaje de correo electrónico. De forma predeterminada, se ha habilitado el bloqueo de determinados tipos de archivos en todas las instalaciones de Exchange Bloquear a los usuarios de Outlook Web Access para evitar enviar o recibir adjuntos con extensiones de archivo específicas que pueden contener virus. Esta función es la misma que la de bloqueo de datos adjuntos de Outlook. Para los mensajes recibidos, se mostrará un mensaje de advertencia que indica que se ha bloqueado un documento adjunto en la barra de información del mensaje de correo electrónico. En el caso de los mensajes enviados, Outlook Web Access no permite a los usuarios cargar ningún archivo que tenga una de las extensiones especificadas en la lista de bloqueos. [subir] Filtrado de correo electrónico no deseado Outlook Web Access incluido en Exchange 2003 permite administrar las listas de remitentes y destinatarios seguros, y los remitentes bloqueados de correo no deseado creadas mediante Outlook Tanto Outlook Web Access como Outlook 2003 crean una carpeta especial en el buzón de correo denominada Junk . La regla para correo electrónico no deseado de Exchange 2003 utiliza la información incluida en la lista de remitentes bloqueados para configurar esta carpeta. [subir]

20 Convocatorias de reunión Outlook Web Access incluye diversas características de convocatoria de reunión. Establecer avisos Ahora es posible establecer avisos para las convocatorias de reunión recibidas. En una solicitud de reunión abierta, active la casilla de verificación Aviso, seleccione el periodo de tiempo en la lista Aviso y, a continuación, haga clic en Guardar y cerrar. Reenviar convocatorias de reunión Outlook Web Access permite reenviar convocatorias de reunión. También es posible responder sólo al organizador de la reunión, o a éste y a todos los destinatarios. Para responder o reenviar una convocatoria de reunión 1. En Outlook Web Access, abra la convocatoria de reunión. 2. Realice una de las acciones siguientes: Para responder sólo al organizador de la reunión, haga clic en el icono Responder. En la respuesta, se mostrará la dirección del organizador de la reunión en la línea Para. Para responder al organizador de la reunión y a todos los destinatarios, haga clic en el icono Responder a todos. En la respuesta, se mostrará la dirección del organizador de la reunión y de todos los destinatarios en las líneas Para y CC. Para reenviar la convocatoria de reunión, haga clic en el icono Reenviar. Complete el campo relativo a la dirección, tal y como se hace para enviar un mensaje nuevo. [subir]