No Cargo Nombre Si no 1 SECRETARIO DE

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1 Página 1 de 11 Tipo de Reunión DE REUNION Acta No. 001 Fecha COMITÉ DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO Día Mes Año REUNION COMITÉ COORDINACION DE CONTROL INTERNO Hora : 8:00 AM Próxima Lugar: SALA DE JUNTAS ALCALDIA Reunión Día Mes Año Integrantes Asistió No Cargo Nombre Si no 1 SECRETARIO DE GABRIEL FERNANDO TORRES GOBIERNO ALCALDE E. 2 SECRETARIA DE ERNEY OSWALDO CERON MUÑOZ PLANEACION 3 DESARROLLO BENJAMIN SALAMANCA ECONOMICO Y MEDIO AMBIENTE 4 SECRETARIA FINACIERA ENEIDA CHAVEZ 5 CONTROL INTERNO JUAN ANDRES VARGAS CARVAJAL ADMINISTRATIVO ALCALDIA 6 SECRETARIA DE ANGELA RODRIGUEZ PROTECCION SOCIAL 7 COMISARIA DE ELIANA PAOLA VALENZUELA FAMILIA 8 PROFESIONAL JEANTHY ROMERO MONROY UNIVERSITARIO 9 SECRETARIA DE LINA CLARENA RAMIREZ TURISMO, CULTURA Y DEPORTE 10 INSPECTOR DE POLICIA HUMBERTO QUINAYAS Invitados Asistió No Cargo Nombre Dependencia Si no ORDEN DEL DIA No Tema Responsable 1 VERIFICACION DEL QUORUM JUAN ANDRES VARGAS 2 SOCIALIZACION INFORME EJECUTIVO ANUAL CONTROL INTERNO SOCIALIZACION Y APROBACION PLAN AUDITORIA INTERNAS COMPROMISOS CARVAJAL JEFE DE CONTROL INTERNO

2 Página 2 de 11 No. DESARROLLO 1 Se dio un cordial saludo a los presentes; verifico asistencia. 2 SOCIALIZACION INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO 2014: INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI VIGENCIA 2014 MODULO DE PLANEACION Y GESTION fortalezas El grado de compromiso de parte de la Alta Dirección, equipo MECI, comité de coordinación de Control Interno, personal de la administración con la ACTUALIZACION MECI-que se debía realizar con corte de 21 de diciembre de 2014, grado de compromiso y responsabilidad en actualizar el modelo de acuerdo a su nueva estructura.

3 Página 3 de 11 Para la vigencia 2014 es importante reconocer todo el esfuerzo y dedicación de toda la administración municipal, y el con el apoyo que se recibió de la ESAP, DAFP y entes de control, en cuento la actualización de los procesos y procedimientos que debían hacerse, estos se cumplieron a satisfacción, por ello mediante Decreto No 0157 de 2013, se decretó actualizar el manual de Procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo, Control y Evaluación y Procedimientos por secretarias y Dependencias de la alcaldía de san Agustín Huila, los cuales deben ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misión, Objetivos y procesos de ley y los reglamentos que le señalen al municipio. Es importante también resaltar que con dicha actualización se logró: Procesos: 21 Procedimientos:76 Caracterización de cada proceso y procedimiento.

4 Página 4 de 11 Actualización de los formatos con su respectiva codificación. Se espera estructurar y armonizar todo el tema de tablas de retención con todo el trabajo adelantado por nuestra administración, Acuerdo Social Por san Agustín vigencia Dado que el decreto 943 de 2014, dio directrices en el Manual Técnico de Control interno MECI, Para que todas las entidades del orden nacional y territorial empezaran sus procesos de actualización del Modelo, nuestra administración lo hizo en los términos establecidos y dando a conocer a los funcionarios de nuestra alcaldía, las fases de Conocimiento, Diagnostico, fase de ejecución y seguimiento, y fase de cierre, proceso que se seguirá llevando a cabo en cada proceso de Inducción y re inducción que realice los encargados de los procedimientos. La Oficina de Control Interno, mensualmente diseña y publica a todos los funcionarios en forma física y magnética (Correo Electrónico y Página Web) los mensajes con temas alusivos al autocontrol, gestión, sentido de pertenencia, Principios, valores, empoderamiento, entre otros. Lo anterior con el fin de sensibilizar continuamente a los servidores sobre los Principios y valores de la Entidad. La administración Municipal de San Agustín atendiendo al Decreto 943 de 2014-Actulizacion del MECI, Cumplió con los dos (2) módulos, seis (6) componentes y trece (13) elementos y el eje trasversal de información y comunicación. COMPONENTE TALENTO HUMANO o Acuerdos Compromisos y Protocolos éticos: Publicación mensual en la página web gaceta municipales, informes de ley, informes pormenorizados y seguimientos. 1.2 Desarrollo del Talento Humano Los servidores públicos de la administración asistieron a distintas capacitaciones que desde la alta dirección y el equipo de apoyo de la ESAP

5 Página 5 de 11 programaron para el año 2104, lo cual evidencia que se ha cumplido con el Plan de Capacitaciones institucionales como lo son: LEY ANTITRAMITE PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL PRESUPUESTO PUBLICO TERRITORIAL ADMINISTRACION PUBLICA NORMATIVIDAD REGALIAS INDICADORES DE GESTION feb feb may jun oct dic En el año se realizaron tres jornadas de Bienestar Social e incentivos. 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO La administración Municipal se reunió permanentemente con los secretarios de Despacho, jornadas como consejos de Gobierno a las 6:00 am todos los martes y diferentes comités y consejos con el propósito de revisar e impartir lineamientos que permitieran dar cumplimiento a las metas propuestas en el plan de Desarrollo ACUERDO SOCIAL POR SAN AGUSTIN vigencia De igual forma hemos trabajado en equipo con la Escuela Superior de Administración pública ESAP, Facilitando con ello los ajustes necesarios en cada uno de los módulos, elementos y componentes del Nuevo MECI. En actas suscritas con los directivos de la ESAP del 16 de Diciembre de 2014, dándole cierre a los compromisos adquiridos, la ESAP y la administración municipal esperan seguir fortaleciendo el MECI para la vigencia Planes Programas y Proyectos Entre los meses de Octubre y Noviembre se evaluaron los Planes de acción

6 Página 6 de 11 de las diferentes áreas informes reportados al DNP Para su seguimiento, a razón de ello nuestra administración ACUERDO SOCIAL POR SAN AGUSTIN vigencia , logra por segundo año consecutivo CUARTO PUESTO, en Rankin Fiscal a nivel Departamental y puesto 66 a nivel Nacional MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Nuestra administración con el apoyo de la ESAP, Realizo ajuste a cada uno de los procesos y procedimientos al interior de la administración, permitiendo con ello el generar mecanismos de trabajo agiles y eficaces a la hora de realizar las actividades propuestas ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La entidad cuenta con una estructura organizacional claramente definida, en donde se identifican los niveles de autoridad, los líderes de procesos son los jefes de cada una de las oficinas INDICADORES DE GESTION Los procesos al interior de la administración están definidos, se espera seguir articulándolos con los procesos y procedimientos para que su grado de medición, control y seguimiento sea efectivo. 1.3 COMPONENTE ADMINISTRACION DEL RIESGO Las políticas para el tratamiento de los riesgos se encuentran definidas en el procedimiento, en total se han identificado riesgos que pueden ser consultados en la página web de la administración, y se han establecido acciones preventivas cuyos planes de acción tienen fecha de cierre 31 de diciembre de 2014, por lo tanto la oficina de Control Interno realizará el seguimiento en el mes de diciembre, para analizar los resultados, siempre se capacito a los funcionarios de acuerdo a los lineamientos impartidos por el DAFP.

7 Página 7 de MODULO CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL Autoevaluación del control y gestión. La oficina de control interno realizo seguimiento a: Procesos contractuales que se ejecutaron durante la vigencia 2014 y publicación en la página web del sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP. Seguimiento a cada uno de los comités, mesas técnicas y consejos. Seguimiento actividades de auditoria. Seguimiento a los procesos Sancionatorios de la CAM, entes de control, archivo general de la Republica y DNP departamental y nacional. Seguimiento a las PQR. Seguimiento cumplimiento de informes. 2.2 COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA La oficina de control interno tiene claramente definido dentro de sus procedimientos auditar a cada una de las distintas secretarias, con el ánimo de reportar a la alta dirección las No Conformidades o Hallazgos que se detecten, para que sean analizados y se tomen las respectivas acciones correctivas o de mejora dependiendo del caso. El cronograma de auditorías fue aprobado a comienzos de año 2014, por la alta dirección y el Comité de Coordinación Control Interno. Ver carpeta de auditorías. En el trascurso del año se evidenciaron No Conformidades y hallazgos los cuales fueron socializados en Comité de Coordinación de control interno, alta dirección, responsables de los procesos y procedimientos.

8 Página 8 de 11 De las 8 secretarias auditados en el año se dio cumplimiento al 90% de las auditorias programadas para la vigencia, quedando pendiente auditar a la secretaria de Gobierno, la cual se tiene programada dentro del plan de auditoria para el año 2015 para dar inicio. En el trascurso del año se realizaron seguimientos a los planes de mejoramiento institucionales por parte del jefe de control interno y los responsables de cada proceso auditado. Con la actualización del MECI- Decreto 943 de 2014 se ajustó el procedimiento de auditoria interna el cual se dio a conocer a toda la administración. Para el año 2014 el cumplimiento de auditar y dar seguimiento a los planes de mejoramiento fue del 90% cumplimiento y seguimiento. 2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO La administración Municipal cumplió con él envió de los seguimientos de los planes de mejoramientos suscritos con entes de control como Contraloría Departamental y Nacional, logrando con ello desde la vigencia , el fenecimiento de 6 planes de mejoramiento quedando pendiente solo dos planes de mejoramiento por fenecer, cumplimiento del 75% con seguimiento respectivo. 3. EJE TRASVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN. La administración municipal cuenta con el manual de comunicaciones, que define los procesos de comunicación externos e internos, se continúa actualizando algunos procedimientos del componente de información, para fortalecer las estrategias de gobierno en línea, cero papel, documento electrónico y firma electrónica. En lo referendo a procesos administrativos están en proceso de implementación junto con el apoyo acompañamiento del DAFP. Contamos con la página web la cual se encuentra actualizada en cada uno de los canales de información, permitiendo con ello dar cumplimiento al principio de publicidad.

9 Página 9 de 11 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La alcaldía de san Agustín Huila, a través de la evaluación al modelo estándar de control interno por medio del aplicativo del Departamento Administrativo de la función pública (DAFP), se mantiene en un porcentaje SATISFACTORIO para la vigencia % y % y CUMPLIMIENTO. CERTIFICACIDOS PARA EL AÑO 2014 POR EL DAFP CUMPLIMIENTO DE REPORTE DE INFORME ANUAL DE CONTROL INTERNO. RECOMENDACIONES 1. Seguir revisando los indicadores de procesos, de gestión y de resultados, para contar con información que permita tomar decisiones para el mejoramiento de los procesos. 2. Seguir socializando con los funcionarios de la administración los nuevos cambios del MECI-según decreto 943 de Seguir haciendo seguimientos al MECI- para con ello verificar el cumplimiento de objetivos institucionales y legales. 3 SOCIALIZACION Y APROBACION PLAN AUDITORIA INTERNAS 2015: Se socializa con el comité de coordinación de control interno el cronograma de auditorías internas para el 2015, esperando que este sea aprobado con unanimidad para empezar el procedimiento y ejecución del plan anual de auditorías internas 2015 PAAI. 4. Compromisos: se aprueba el plan anual de auditorías internas para la vigencia se espera seguir fortaleciendo la estructura del nuevo MECI- según decreto 943 de Se espera que el secretario de Planeación coordine trabajo de

10 Página 10 de 11 seguimiento de Mapa de Riesgos institucionales y Plan Anticorrupción. Socializar el documento de Información y Comunicación, responsables profesional Universitario JEAN ROMERO MONROY. En los procesos de inducción y Re inducción, socializar la Nueva estructura del MECI. Semestralmente Coordinar jornadas de socialización y cambio de la estructura MECI. Ejecutar los procesos de Auditoria Interna con el respectivo equipo auditor, responsable Jefe Control Interno. 5 Siendo las 12: pm se da por terminada la reunión. PROYECTO REVISO APROBO JUAN ANDRES VARGAS CARVAJAL. Control Interno JUAN ANDRES VARGAS CARVAJAL Control Interno GABRIEL FERNANDO TORRES Alcalde E.

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