Guía para el Sistema de Control de Calidad Concertado SELLO SEDAPAL

Transcripción

1 Guía para el Sistema de Control de Calidad Concertado SELLO SEDAPAL 1.- Objetivo Establecer criterios y mecanismos para la calificación y evaluación de las fábricas nacionales que suministran productos industriales para obras de saneamiento y determinar el tratamiento para la aceptación en obra de sus lotes de producción. 2 Alcance Fábricas nacionales que desean acceder al sistema de Control de Calidad Concertado para suministrar productos industriales vitales de obras de saneamiento (incluye sistemas de Agua Potable y Alcantarillado). Estos son : 2.1 Tubos de Concreto, PVC-U, Polietileno 2.2 Válvulas de compuerta de Fierro fundido (laminar ó dúctil) 2.3 Conexiones de Fierro Fundido (laminar ó dúctil) 2.4 Conexiones de PVC-U, Polietileno 2.5 Tapas para Buzón (concreto, Fierro Fundido dúctil) 2.6 Kit de accesorios para conexiones domiciliarias Abrazaderas (metálicas, plásticas) válvulas de toma Válvulas de paso, Tapas de acero Galvanizado, de material Plástico (Agua Potable) Tapas de concreto (Alcantarillado) Cajas prefabricadas de concreto 3 Base Legal y Administrativa 3.1. Ley del Procedimiento Administrativo General. 3.2 Normas del INDECOPI 3.3 Estatuto Social de SEDAPAL. 3.4 Manual de Organización y Responsabilidades General de SEDAPAL MORG Normas Técnicas de Requisitos de los Productos industriales para obras de saneamiento. 4 Políticas y Lineamientos 4.1. SEDAPAL persigue, como un primer eslabón de la cadena de valor del servicio que brinda, incorporar a sus proveedores en el Proceso de Productividad con Calidad dentro de los enfoques estratégicos: Valor al Cliente y Comunidad (VCC) y Terceros y Autoridad (TA), y los fundamentos de los modelos de Gestión de la Calidad de la norma ISO 9001 versión 2000, y Gestión ambiental ISO versión 2004 para lograr buenas relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.

2 4.2. El Sistema de Control de Calidad Concertado busca en los fabricantes una mayor motivación para hacerse responsable de gestión de la calidad y del medio Ambiente, propiciar métodos de control y ensayos capaces de detectar fallas con la finalidad de brindar un proceso productivo satisfactorio, así como tomar conciencia de los Impactos que sus actividades generan en el medio Ambiente Dentro del tal propósito, se ha establecido el Sistema de Control de Calidad Concertado, para garantizar que cumplan las normas y/o especificaciones técnicas exigidas por SEDAPAL y que sus procesos productivos tengan la capacidad de mantener tal calidad en el tiempo El Sistema de Control de Calidad Concertado permite las siguientes ventajas: Para SEDAPAL: a) Seguridad de calidad en el suministro de materiales industriales para obras de saneamiento. b) Reducción de costos en el control de recepción en los Almacenes y en las Obras. c) Celeridad en trámites administrativos y ejecución de obras Para al Fabricante: a) Prestigio de marca e imagen de empresa. b) Motivación laboral para trabajo en equipo. c) Celeridad de trámites administrativos. d) Mejora de sus sistemas administrativos y de producción 4.5. El Sistema de Control de Calidad Concertado no convalida las fallas en los productos suministradas por un proveedor que cuenta con el Sello SEDAPAL, que podrían aparecer durante la construcción de una obra El Sistema de Control de Calidad Concertado reconoce las siguientes categorías: Empresas de Categoría A : Cumplen los requisitos de la categoría, tienen derecho al uso del Sello Sedapal, no requieren conformidad por lote de producción Empresas de Categoría B : Cumplen los requisitos de la categoría, son evaluados por cada lote de producción, se les emite la conformidad del producto y no se les cobra el costo de evaluación Empresas de Categoría C : Cumplen los requisitos de la categoría, son evaluados por cada lote de producción, se les emite la conformidad del producto y se les cobra el costo de evaluación Empresas de Categoría D : No cumplen los requisitos presentan certificado de conformidad por cada lote de productos, expedido por un organismo autorizado por INDECOPI Los requisitos para cada Categoría son los siguientes: Categoría A : Para ser considerado en esta categoría, deberá cumplirse cualquiera de las dos condiciones siguientes: 2

3 a) Obtener como mínimo 95 puntos en la evaluación (ver Criterios de Calificación en Anexo N 02). b) Acreditar la Certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001, que incluya en su alcance la fabricación de los productos para los cuales ha solicitado la evaluación, y contar con el SELLO DE CONFORMIDAD de que dicho producto cumple con la especificación/norma técnica exigida por SEDAPAL, emitido por alguna de las entidades acreditadas por INDECOPI 1, lo les otorga 92 puntos en la calificación, complementandonse su puntaje final con la evaluación de las gestión ambiental de la empresa Categoría B : Para ser considerado en esta categoría, deberá obtener como mínimo 80 puntos en la evaluación (ver Criterios de Calificación en Anexo N 02) Categoría C : Para ser considerado en esta categoría, deberá obtener como mínimo 60 puntos en la evaluación (ver Criterios de Calificación en Anexo N 02) Categoría D : Para ser considerado en esta categoría, deberá obtener menos de 60 puntos en la evaluación, o no haber cumplido las exigencias críticas (ver criterios de calificación en anexo N 2) El ingreso al Sistema de Control de Calidad Concertado es voluntario y requiere solicitud escrita del Fabricante La evaluación es efectuada por una Comisión Permanente de Evaluación, designada por Resolución de Gerencia General e integrada de la siguiente forma: Un (01) representante de la Gerencia de Proyectos y Obras Equipo Obras (Grupo Control de Calidad de Materiales), quien la preside Dos (02) representantes de la Gerencia de Logística y Servicios Equipo Gestión Ambiental, y del Equipo Gestión de Almacenes La aprobación del Fabricante en la Categoría A del Sistema de Control de Calidad Concertado, genera el derecho de uso del Sello Sedapal, símbolo que acredita la calidad de uno o varios de sus productos Tal derecho se otorga mediante Resolución de Gerencia General y firma del Convenio respectivo (ver Procedimiento 5.1 y Anexo 05) El Sello Sedapal está constituido por una marca física que se aplica, adhiere o incorpora a una unidad o conjunto de unidades, de acuerdo a las características y naturaleza del producto que corresponde distinguir La marca física está conformada por un símbolo en forma de gota con líneas en trazo discontinuo, ubicado en la parte central de un círculo y acompañado por el texto Producto Conforme en la parte superior del círculo y SELLO SEDAPAL en la parte inferior del mismo, en tipografía SWISS. El color del sello es el PLATA debiendo trabajarse de acuerdo a las siguientes indicaciones: 1 En tanto INDECOPI no acredita a organismos para este tipo de certificación, se exigirá que cumplan los ítems críticos del anexo N 2 3

4 Imprimir en papel autoadhesivo mate, fondeado en color plata, debiendo elaborar un cuño para las distintas medidas del símbolo y la tipografía, teniendo como resultado el Sello de Agua o el Alto Relieve Lograr el acabado del símbolo y la tipografía en Plata Brillante. La posición y los elementos que conforman esta marca física se ilustran en el Anexo La Resolución de Gerencia General es el único instrumento legal que da derecho al uso del Sello Sedapal, cuya vigencia es continua y permanente durante el plazo o periodo de autorización SEDAPAL a través del Equipo Obras cautela el prestigio y buen uso del Sello Sedapal, constituyendo infracción toda acción u omisión que constituyela violación del contenido de la Resolución de Gerencia General, la presente Guía y/o del Convenio respectivo, a los que en conjunto se denomina norma. La infracción es verificada, calificada e impuesta por SEDAPAL Vencido el Convenio, el Fabricante puede solicitar por escrito la renovación del mismo, para lo cual la Comisión Permanente de Evaluación procederá a realizar una nueva visita de calificación a la empresa solicitante El uso del Sello Sedapal no genera puntaje adicional ni trato preferencial al Fabricante, en los procesos de adquisición de la Empresa Son infracciones: El incumplimiento de los requisitos establecidos en la norma y/o especificación del producto para el que se autoriza el uso del Sello SEDAPAL El incumplimiento de los requisitos establecidos en la norma modificada o nueva, vencido el plazo fijado por SEDAPAL Negarse el Fabricante a prestar a los representantes de SEDAPAL las facilidades necesarias para una adecuada supervisión y control del uso del Sello, que incluye las facilidades para las Auditorías inopinadas El uso indebido del Sello en productos no evaluados o de distinta línea que el autorizado La comisión de alguna de las infracciones mencionadas, genera la cancelación del uso del Sello y la exclusión del Fabricante del Sistema de Control de Calidad Concertado El Fabricante puede solicitar su reincorporación al Sistema después de transcurrido un (01) año En caso de reincidencia, el Fabricante es excluido del sistema por tres (03) años consecutivos. 4

5 4.22. Los lotes de producción de las Empresas de Categoría B y C son evaluados a petición escrita de las mismas, previo pago de las tarifas correspondientes para los de la categoría C (ver Procedimiento 5.2 y Anexos 06 y 07) Las tarifas son actualizadas anualmente, por el Equipo Obras de la Gerencia de Proyectos y Obras de acuerdo a la variación oficial de precios determinado por el INEI Se realizarán visitas inopinadas a las Empresas con Categoría A por lo menos una vez cada tres meses para evaluar si el producto cumple con los requisitos de SEDAPAL, y por lo menos una vez cada seis meses para verificar que mantienen las condiciones que le permitieron calificar en tal categoría A las empresas categorizadas en B y C se les evaluará si mantienen las condiciones que permitieron darles tal categoría cada 4 meses. 5 Procedimientos 5.1 Evaluación a Empresas que desean acceder al Sistema de Control de Calidad Concertado. Objetivo Describir el procedimiento para la evaluación de las empresas fabricantes que soliciten su incorporación al Sistema de Control de Calidad Concertado. Descripción Paso Responsable Actividad Referencia 1 Empresa Fabricante Presenta solicitud, indicando tamaño del Solicitud lote de los productos a evaluar. 2 Gerente de Recibe solicitud y traslada al Equipo Obras Hoja de envío Proyectos y Obras 3 Equipo Obras Recibe solicitud Convoca a Comisión Vía Permanente de Evaluación 4 Comisión Prepara para firma de GPO donde Permanente de comunica que debe presentarse Evaluación debidamente llenado el Cuestionario indicado en el Formulario 01 por la Empresa postulante 5 Empresa Fabricante Remite Cuestionario debidamente llenado a Equipo Obras (Comisión Permanente de Evaluación) Formulario 01 6 Comisión Permanente Evaluación de Prepara para firma de GPO donde comunica a Fabricante día de visita, con cuarentiocho (48) horas de anticipación Evalúa al Fabricante, según Anexo 02 y Formulario 01 enviado por Empresa Fabricante. Prepara y eleva Informe al Gerente de Proyectos y Obras, con proyecto de Informe / 7 Gerente de Proyectos y Obras Recibe Informe. Aprueba, si encuentra conforme, y Devuelve, si no está conforme, al Equipo Obras con las observaciones del caso. Memorándum 5

6 Paso Responsable Actividad Referencia 8 Equipo Obras a) Recibe Informe, y procede a: Ubicar al Fabricante en la Categoría B, C o D, envía al Fabricante, registra y archiva el expediente, si está aprobado. Si no está aprobado, revisa y efectúa nuevo trámite a Gerencia de Proyectos y Obras. b) Si el Fabricante se ubica en la Categoría A, prepara Resolución y Convenio de Uso del Sello SEDAPAL, y envía a Gerencia de Proyectos y Obras. 9 Gerente de Visa Resolución y Convenio, y remite a Proyectos y Obras Equipo Asuntos Legales 10 Equipo Asuntos Visa Resolución y envía a Gerencia General Legales para aprobación Informe Resolución, Convenio Resolución convenio Resolución 11 Gerente General Aprueba Resolución Resolución 12 Gerencia de Convoca a fabricante para la firma del Proyectos y Obras convenio 13 Gerente General Firma de Convenio y entrega Diploma Convenio y Diploma 14 Equipo Obras Recibe expediente con calificación, archiva y aplica el Control de Calidad Concertado y 5.2 Evaluación de Productos de Empresas de Categoría B y C Objetivo Definir el procedimiento para la realizar las pruebas y dar conformidad a los lotes de productos de empresas de Categoría B y C Descripción Paso Responsable Actividad Referencia 1 Empresa fabricante Presenta solicitud, indicando tamaño del lote de Solicitud (ver los productos a evaluar modelo en Anexo 06) 2 Equipo Obras (GCCM) Recibe solicitud. Si empresa solicitante está en Categoría C, procede seguir paso 3, caso contrario procede seguir al paso 7 3 Equipo Obras Si la Empresa solicitante está en la categoría C, se prepara la liquidación de acuerdo a las tarifas vigentes y comunica mediante a solicitante, con copia a Equipo Manejo de Fondos. 4 Empresa fabricante Se acerca a Equipo Manejo de Fondos a realizar pago 5 Equipo Manejo de Recibe del Equipo Obras copia de liquidación, la Factura o Fondos cual deberá contener la siguiente información: Boleta de venta Nombre o Razón Social N de RUC, en caso de requerirse factura. Concepto o detalle del servicio. Precio de Venta, incluyendo el IGV. Emite Factura o Boleta de venta según sea el caso, contra el pago en efectivo o con cheque certificado o de gerencia. Registra la venta efectuada en planilla diaria de ingreso al Sistema de Ingresos de Finanzas SIF. 6

7 Paso Responsable Actividad Referencia 6 Empresa fabricante Presenta factura/boleta cancelada a Equipo Obras 7 Equipo Obras Programa, realiza y emite protocolos de prueba. Protocolo de Prueba 5.3 Auditorías inopinadas a las empresas con categoría A Objetivo Definir el procedimiento para la realizar las visitas inopinadas a las empresas con categoría A Descripción Paso Responsable Actividad Referencia 1 Equipo Obras (GCCM) En función a lo establecido en la Guía, programa las visitas inopinadas. 2 Equipo Obras (GCCM) Convoca a Comisión Permanente de Evaluación Vía 3 Comisión Permanente de Evaluación Por ser de seguimiento la Auditoría, solo se verifican los aspectos críticos de cada área. Si las observaciones detectada son menores se recomienda solicitar a la empresa fabricante que presenten en un lapso no mayor de 72 horas un Informe informe con las acciones emprendidas para levantarlas. Si las observaciones detectada son mayores se recomienda retirar la categoría A a la empresa fabricante. 4 Comisión Permanente de Evaluación Prepara y eleva Informe al Gerente de Proyectos y Obras, con proyecto de 5 Empresa fabricante Si las observaciones que se detectaron en la Auditoría de seguimiento son menores en un plazo de 72 presenta el plan de acción para levantarlas. De perder la categoría A, la empresa fabricante procederá conforme a lo establecido en el punto Responsabilidades 6.1 De la Gerencia de Proyectos y Obras Equipo Obras Constituir la Comisión Permanente de Evaluación Efectuar la evaluación de los lotes de producción de las Empresas de Categoría B y C y auditorias inopinadas a las Empresas de Categoría A Actualizar la tarifa de servicios de conformidad de productos. 6.2 De la Gerencia de Finanzas Equipo Manejo de Fondos Realizar la cobranza por el servicio de Pruebas a las empresas Categoría C, emitiendo la factura o boleta respectiva. 6.3 De la Gerencia de Logística y Servicios Equipo Gestión Ambiental, y Equipo Gestión de Almacenes 7

8 Integrar la Comisión Permanente de Evaluación 6.4 De la Comisión Permanente de Evaluación Efectuar la evaluación de las Empresas que desean acceder al Sistema de Control de Calidad Concertado conforme a lo establecido a la presente Guía. 7. Aprobación y Vigencia La presente Guía cuenta con la conformidad de la Gerencia de Proyectos y Obras, Gerencia de Logística y Servicios y Gerencia de Finanzas, y ha sido aprobada por Resolución de Gerencia General, y rige a partir del día siguiente hábil de su difusión oficial. 8