1.- LA VENTANA DE BASE.

Transcripción

1 1.- LA VENTANA DE BASE. OpenOffice Base es el gestor de base de datos que proporciona el paquete OpenOffice. Nos va a permitir crear y manejar los datos de una base de datos para obtener los resultados deseados. Para entrar en Base hacer clic en el botón de Aplicaciones de la barra de tareas, elegir Oficina y a continuación Gestor de Bases de Datos ( OpenOffice.org2 Base ). Al entrar en el programa se presenta la siguiente pantalla inicial de Base: En ella podemos ver que se inicia un Asistente para Bases de Datos, en el cual podemos seleccionar las siguientes operaciones: Crear nueva base de datos: Nos va a permitir crear una nueva base de datos en la que vamos a insertar datos. Abrir un archivo de base de datos existente: En este caso podemos abrir una base de datos que hayamos creado previamente. Conectar con una base de datos existente: Para el caso de que queremos conectar directamente con una base de datos en funcionamiento. 1 de 16

2 2.- CREAR LA PRIMERA BASE DE DATOS. Para crear la nueva base de datos comenzamos eligiendo la opción Crear nueva base de datos del Asistente para Base de Datos. Seguidamente dejamos las opciones que vienen por defecto y tras pulsar el botón de Finalizar, aparecerá una nueva ventana donde se nos pide el nombre y la ubicación de la nueva Base de Datos. Por defecto se nos mostrará nuestra Carpeta de Inicio. Si se desea crear una nueva carpeta para almacenar la nueva base de datos pulsaremos el botón para crear una nueva carpeta. En nuestro ejercicio llamaremos a la base de datos EMPRESA, ver figura. Los archivos de Bases de Datos de Base tienen la extensión.odb. A continuación se muestra la ventana de la base de datos, en la que se muestran los objetos que se van a utilizar para dotar de funcionalidad a la base de datos y que son los siguientes: Tablas: Es la unidad donde almacenaremos los datos de nuestra base de datos. Está formada por un conjunto de atributos llamados columnas y un conjunto de tuplas llamadas filas. A los atributos se les llama también Campos y a las filas Registros. Por ejemplo la tabla CLIENTES, que contendrá los datos de los clientes. Consultas: Aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de 2 de 16

3 seleccionar y recuperar información que cumpla una determinada condición. Por ejemplo los datos de los clientes de una categoría determinada. Formularios: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y más visual, lo que hace que la gestión de los datos sea más atractiva. Informes: Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso, permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para obtener listados e imprimirlos. Para cerrar una base de datos pulsamos el botón cerrar de la ventana de la base de datos o elegimos la opción Cerrar del menú Archivo. Para abrir una base de datos hacemos clic en el botón Abrir de la barra de herramientas y a continuación buscamos la base de datos en las carpetas de almacenamiento. 3.- CREACIÓN DE UNA TABLA. Al seleccionar el objeto Tablas vemos que los tres primeros iconos que aparecen en el panel de la derecha nos van a permitir crear una tabla siguiendo varios métodos. Estos son los siguientes: 3 de 16

4 Crear tabla en vista Diseño: Crea una tabla especificando los nombres de campo y las propiedades, así como los tipos de datos. Usar el asistente para crear tabla: Elige en una selección de muestra de tablas personales y comerciales, que se pueden personalizar para crear una tabla. Crear Vista: Crea una Vista especificando las tablas y los nombre de campo que desee ver (OJO: esto se utilizará solamente una vez que las tablas ya existen) CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO. Si elegimos este método crearemos la tabla manualmente desde la Vista de Diseño, es decir iremos definiendo cada uno de los campos o columnas de la tabla. Ver la figura: Aparece una pantalla dividida en dos partes: en la superior ( 1 ) podemos distinguir un pequeño casillero, donde describiremos los campos de la tabla (que recordemos, serán las columnas), mientras que en la inferior ( 2 ) encontramos una serie de fichas vacías en el primer momento, pero que luego se utilizarán para asignar propiedades a los campos creados. La inserción de campos se realiza de forma manual, en la columna Nombre del Campo iremos añadiendo los atributos o campos de la tabla. En la columna Tipo de Campo elegiremos de la lista el tipo 4 de 16

5 de dato que se almacenará en ese campo. Y en la columna Descripción se puede escribir un comentario sobre el campo. A la izquierda de la fila en la que estamos posicionados aparece un marcador de fila. Haciendo clic en este marcador podremos marcar toda la fila y mover el campo a otro lugar arrastrándole con el ratón o suprimirlo si ya no se necesita. Para crear un campo escribiremos un nombre en la columna Nombre de Campo, estos nombres deben ser lo más descriptivos posibles del contenido de ese campo. Después de asignar el nombre hay que definir el tipo de dato que almacenará dicho campo, se indica en la columna Tipo de Campo. Al elegir el tipo de campo hay que tener en cuenta lo siguiente: El tipo de valores permitidos en el campo. Por ejemplo, no es posible almacenar texto en un campo de tipo numérico. La cantidad de espacio que Base reservará para los valores ahí almacenados. Los tipos de operaciones que pueden realizarse con ese campo. Por ejemplo, Base podrá sumar los valores de tipo numérico, pero no los de tipo texto. A continuación se muestran los tipos de datos más usuales que podemos asignar a un campo: TIPOS DE DATOS Texto ALMACENA Permite almacenar caracteres alfanuméricos. DESCRIPCIÓN Existen diferentes tipos, cada uno de los cuales se caracteriza por la cantidad de información que pueden almacenar. Algunos son: Nota, TextoFijo, Texto,... Número Permite almacenar valores numéricos ( enteros y fraccionarios ). Al igual que en el caso anterior, existen diferentes tipos, cada uno de los cuales puede representar un conjunto determinado de valores. Algunos de estos tipos son: TinyInt, BigInt, Número, Decimal, Integer, Float, Real, Double,... Nota Textos extensos. Permite almacenar información alfanumérica de mayor longitud. Booleano ( Si/No ) Valores booleanos o Lógicos. Almacenarán como resultado Verdadero o Falso. Fecha Fechas. Se puede especificar el formato utilizado para la fecha en las Propiedades del Campo. 5 de 16

6 Hora Horas. Se puede especificar el formato utilizado para la hora en las Propiedades del Campo. FechaHora Fecha y Hora de forma conjunta. Se puede especificar el formato utilizado para la Fecha y Hora en las Propiedades del Campo. Integer Valores numéricos enteros Se usa para almacenar valores enteros, como puede ser el código identificador de un cliente. Ejemplo de aplicación: Creación de la tabla CLIENTES, de la base de datos EMPRESA. NOMBRE CAMPO Id Cliente TIPO CAMPO Integer [INTEGER] ApellidosNombre Texto [VARCHAR], de tamaño 100 Direccion Texto [VARCHAR], de tamaño 50 Poblacion Texto [VARCHAR], de tamaño 50 Provincia Texto [VARCHAR], de tamaño 50 Telefono Fecha Nacimiento Integer [INTEGER] Fecha [DATE] Mail Texto [VARCHAR], de tamaño 100 Observaciones Id Categoria Texto [VARCHAR], de tamaño Integer [INTEGER] Pasos para crear los campos de la tabla CLIENTES desde la vista de diseño: 1. En nombre de campo escribimos Id Cliente y en tipo de campo elegimos Integer. En las propiedades del campo dejamos en Tamaño del campo que viene por defecto. También podemos escribir una descripción para el campo si así lo deseamos. 2. Colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos ApellidosNombre. En tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño del campo, ponemos Nos posicionamos en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Direccion. En 6 de 16

7 tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño del campo, ponemos Hacemos lo mismo con Poblacion y Provincia. 5. A continuación colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Fecha Nacimiento. En tipo de datos elegimos Fecha sin hacer ninguna modificación más en las propiedades de dicho campo. 6. Colocamos el ratón en la siguiente fila de la columna nombre de campo y tecleamos Mail. En tipo de campo elegimos Texto. En las propiedades del campo, en Tamaño del campo, ponemos Hacemos lo mismo con Observaciones. 8. Por último tecleamos Id Categoria en la siguiente fila, y en tipo de datos elegimos Integer. La tabla ha de quedarnos similar a la mostrada en la figura: Una vez que hemos tecleado todos los campos que van a formar la tabla pulsamos al botón Guardar de la barra de herramientas. Escribiremos el nombre de la tabla en el cuadro de diálogo Guardar Como: 7 de 16

8 Si no hemos creado una clave aparece una viñeta avisándonos y, pregunta si la deseamos definir ahora. Si contestamos afirmativamente creará un campo clave. En principio indicamos que no, ya que posteriormente se la añadiremos. A continuación, cerramos esta ventana, quedando la ventana de la base de datos de la siguiente manera: 8 de 16

9 3.2.- UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA TABLAS. Accedemos a la opción haciendo clic en de la ventana de la base de datos. Con este método podremos elegir los campos de la tabla entre una gran variedad de campos que pertenecen a tablas predefinidas. Ver la figura que se muestra. El asistente proporciona el método más rápido y cómodo para diseñar tablas sencillas con campos muy comunes. Podremos elegirlos campos que nos interesen de las tablas ejemplo, e incluso los podemos cambiar de nombre para adecuarlos a nuestro propio diseño. 9 de 16

10 Iremos haciendo clic en botón Siguiente respondiendo a los cuadros de diálogo que aparezcan hasta finalizar el proceso de creación. 4.- INTRODUCIR DATOS A TRAVES DE UNA HOJA DE DATOS. Para introducir datos en las tablas que hemos creado previamente, primero, en esta versión de Base, tenemos que indicar el campo de dicha tabla que va a ser Llave Primaria o bien, agregar un campo nuevo que actúe como clave principal (OJO: este proceso solamente se realiza una vez, ya que si la Llave Primaria ya está definida, no es necesario definirla de nuevo). Para este ejemplo, vamos a hacer que el campo Id Cliente sea la Llave Primaria actuando de la siguiente forma: 1. Seleccionamos la tabla CLIENTES y pulsando en el botón derecho del ratón, seleccionamos la opción Editar. 2. A continuación se nos mostrará la tabla CLIENTES con todos los campos que le habíamos definido, quedando de la siguiente forma: 10 de 16

11 3. Seguidamente, marcamos el campo Id Cliente tal y como aparece en la imagen anterior, y pulsamos de nuevo sobre el botón derecho del ratón, seleccionando en este caso la opción Llave Primaria. 4. Después de esto, quedará dicha tabla con su Llave Primaria asignada, observándose una pequeña llave en la parte izquierda del campo que hemos seleccionado, quedando como sigue a continuación: 5. En la opción Valor automático seleccionamos el valor Sí. De esta forma cada vez que creemos un cliente se le asignará un código automáticamente. 11 de 16

12 6. Por último, pulsamos el boton Guardar para que dicha tabla quede almacenada con su Llave Primaria. 7. El siguiente paso, será abrir de nuevo la tabla CLIENTES desde la pantalla principal de Base, pero esta vez, seleccionamos la tabla, pulsamos el botón derecho del ratón y elegimos la opción Abrir, apareciendo la siguiente figura en la cuál ya podemos ir insertando los datos de nuestros empleados: Ejemplo: Vamos a insertar la siguiente información en la tabla CLIENTES. ApellidosNombre Direccion Poblacion Provincia Telefono Fecha Nacimiento Observaci ones Id Categoria Perez, Juan c\san Diego 24 Lucena Córdoba /04/72 1 García, Francisco c\lucas 14 Motril Granada /11/71 0 Muñoz, Jose c\francia 18 Granada Granada /05/69 0 Díaz, Luis c\maquedano El Ejido Almeria /06/72 0 Gimeno, Isabel c\virgen del Puis 3 Almeria Almeria /08/72 2 Miguel, Mateo c\luis Fraile 3 Jaen Jaen /11/ de 16

13 obteniendo como resultado la tabla CLIENTES con una serie de registros o filas, en concreto seis empleados, con sus datos correspondientes. La tabla quedará de la siguiente forma: 6.- CREACIÓN DE CLAVES PRIMARIAS E ÍNDICES. Como ya hemos comentado en los anteriores puntos, en toda base de datos relacional los datos se organizan en tablas, donde cada tabla tiene cero o más filas (o tuplas), y cada fila (o tupla) contiene información acerca de un elemento de la tabla (por ejemplo, la tabla clientes contendrá filas o registros de clientes). Las filas en una tabla se encuentran desordenadas, y no pueden existir filas duplicadas en la tabla, ya que una tabla es un conjunto, y por definición, en un conjunto no se permiten elementos duplicados. Cada columna representa un campo de la tabla (una tabla no puede tener 2 columnas con el mismo nombre), sirve para almacenar una determinada información, por ejemplo en una tabla de alumnos tendremos una columna para almacenar el nombre de los alumnos. La definición de clave primaria es la de campo (o campos) que permiten la identificación única de cada tupla dentro de la tabla de la base de datos. Dicha clave primaria se define cuando la tabla es creada, aunque también existe la posibilidad de crearla más tarde, siempre que no exista ninguna tupla repetida dentro de la tabla donde se crea. Para definir una clave primaria en Openoffice Base, una vez que hemos creado la tabla la abrimos en modo edición, pulsando el botón derecho del ratón sobre la tabla que deseamos modificar aparecerá el 13 de 16

14 menú contextual y seleccionaremos la opción Editar. La tabla se abrirá en modo edición, permitiéndonos crear nuevos campos, la clave primaria y índices (que lo explicaremos más adelante). 14 de 16

15 Una vez que tenemos la tabla en modo edición seleccionamos que campo deseamos que sea la clave primaria, y con el botón derecho sobre la flecha verde que selecciona el campo, aparecerá un menú contextual donde podremos seleccionar la opción Llave primaria. Al realizar dicha opción habremos creado el campo seleccionado como llave o clave primaria, y aparecerá una especie de llave al lado del campo. 15 de 16

16 Al salir de la tabla nos pregunta si deseamos guardar los cambios modificados. Realizamos el guardado de dichos cambios. Este paso sirve tanto para crear claves primaria formadas por un solo campo. Si lo que deseamos es crear una clave múltiple (o sea formada por varias columnas) lo que necesitamos simplemente es seleccionar los distintos campos que deseamos que pertenezcan a la clave primaria, realizando así la misma operación (para realizar la selección múltiple de los campos es necesario pulsar la tecla de Mayúsculas al mismo tiempo que se pincha en cada campo con el botón izquierdo del ratón). En el siguiente ejemplo vamos a abrir la tabla DETALLES DE PEDIDO y seleccionaremos los campos Id Pedido y Id Producto como clave primaria. 16 de 16