PROYECTO IPSE VIRTUALIZADO

Transcripción

1 PROYECTO IPSE VIRTUALIZADO Instituto de Planificación y Promoción de Soluciones Energéticas para las Zonas no Interconectadas -IPSE 100_ipse_virtualizado

2 IPSE HA VIRTUALIZADO LAS ESTACIONES DE TRABAJO Y LOS SERVIDORES, GRACIAS A LO CUAL LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS PUEDEN INGRESAR A SU ESCRITORIO VIRTUAL DESDE CUALQUIER LUGAR Y DISPOSITIVO CONECTADO A INTERNET, FACILITANDO SU TRABAJO Y DESPLIEGUE EN EL TERRITORIO NACIONAL. Dando continuidad a la Misión de la Entidad y atendiendo sus partes interesadas. 2. Hipervínculo (URL) 3. Fecha en que inició la implementación: 8/6/2013 Tema TIC para la gestión Tipo de organización Entidad pública Nacional Sector Minas y Energía 1. Descripción Es la primera entidad del Estado Colombiano, en la que sus funcionarios y contratistas, pueden ingresar a su escritorio virtual desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo móvil que cuente con conexión a Internet, gracias a la virtualización de todas las estaciones de trabajo del IPSE y todos los servidores. El IPSE es una entidad de nivel nacional, sus usuarios están en la Zonas No Interconectadas del país que es el 58% en extensión territorial de la población colombiana, cuando sus funcionarios se encuentra en comisión atendiendo las solicitudes de nuestras partes interesadas en estos lugares apartados pueden hacer sus funciones de la Entidad como si estuvieran en la sede principal. 4. Entidad(es) participantes(s) de la experiencia IPSE y COMPUTEL SYSTEM 5. Población que se buscaba impactar Con este proyecto el IPSE impacta a habitantes de las Zonas No Interconectadas del País atendiendo las solicitudes emitidas de nuestros usuarios las 24 horas del día, los 7 días de la semana. A nivel interno se benefician 110 usuarios entre funcionarios y contratista del IPSE. 6. Problema u oportunidad que motivó la creación de la solución Cuando los funcionarios de los procesos misionales del IPSE se desplazaban a las comisiones de las Zonas No Interconectadas del País, perdían contacto con la sede principal de la Entidad, no podían gestionar sus funciones administrativas para dar respuesta inmediata a las solicitudes de nuestros usuarios ya que no tenían

3 acceso a los sistemas de la Entidad, como por ejemplo el sistema de gestión documental. 7. Cómo la solución dio respuesta a la problemática planteada Hoy en día los funcionarios y contratistas del IPSE desde cualquier lugar que cuente con Internet, pueden ingresar a sus escritorios virtuales, como si estuvieran en la sede principal de la Entidad y gestionar sus funciones. 8. Proceso que se llevó a cabo para el diseño y desarrollo de la solución Se proyectó un Plan de trabajo donde algunos de los puntos eran: Levantamiento de requerimiento de las máquinas virtuales. Instalación de un nuevo Enclousere C7000 donde irán ubicados los nuevos servidores de última generación BL460c de HP y en los cuales se instalara el nuevo entorno virtual VMware y el almacenamiento donde se incluirán los discos rápidos, dispositivos diseñados para este tipo de entorno. Para este tipo de configuraciones previamente los ingenieros de HP harán un estudio del sitio de instalación (Datacenter) para verificar que los Racks sean los adecuados y verificar los requerimientos de energía sean los adecuados, posteriormente darán el aval, harán recomendaciones e instalaran el Hardware, todo esto por temas de garantías y asegurar el rendimiento de las maquinas. El especialista de VMware envía cronograma de actividades el cual será incluido en el cronograma general en el cual especifica las tareas que se realizarán para la puesta en marcha del entorno, configuración de la plataforma, instalación del licenciamiento para el despliegue, configuraciones a nivel de Directorio Activo, creación de nueva Unidad Organizacional y la creación de Pool en los cuales estarán los escritorios virtuales. En los escritorios virtuales creados en plataforma VMware se realizarán pruebas con usuarios de IPSE para verificar que las aplicaciones instaladas sean las requeridas para el desarrollo de sus actividades laborales. Se crea un Pool especial para el área de correspondencia ya que por temas de Software (radicación de documentos) y Hardware (Scanner, Pistola lectora laser, Impresora de transferencia térmica cebra) instalado en ella es necesario tener una configuración especial y adecuada para el desempeño de esta terminal. Este pool se tendrá de ejemplo para los usuarios de radicaciones y manejo de documentación digitalizada del área de Jurídica. Luego de la creación e instalación del SW y HW necesario se realizarán las pruebas con el usuario para verificar el funcionamiento de la máquina. Para la instalación de las terminales livianas se contará con el apoyo de personal del área técnica de sistemas de Computel System quienes apoyarán estas labores en

4 horas de la noche, el usuario al siguiente día encontrara un equipo nuevo instalado y se hará una capacitación para la conexión del usuario al nuevo ambiente. Al finalizar estos pasos se debe tener en producción el nuevo entorno virtual en producción, con usuarios conectados y trabajando sin problemas, todo esto controlado bajo una nueva plataforma de Datacenter y una estructura de red renovada. 9. Quiénes y cuántos han sido los beneficiarios de esta iniciativa directa o indirectamente habitantes de las Zonas No Interconectadas del País de la población Colombiana. 110 usuarios directos del IPSE. 58% en extensión territorial de la población Colombiana que corresponde a las Zonas No Interconectadas del País del sector Minas y Energía. 10. Logros o mejoras más relevantes que se han obtenido con esta solución De acuerdo al plan de renovación tecnológica en el 2013 se adquirió una nueva tecnología que nos permite brindar un mejor servicio en nuestra área de informática, administración y soporte centralizado y virtualizado obteniendo mayor seguridad de la información, experiencia de usuario, centralizar la información institucional, utilización de terminales livianas o thin client que ayudan con la tecnología verde por el bajo consumo de energía. Ahorro a la entidad en costos en adquirir nuevos equipos de escritorio ya que estas máquinas virtuales se pueden ir ampliando sus características técnicas versus la actualización tecnológica. Disponibilidad, centralización y seguridad de la información institucional. El objetivo del proyecto es que los usuarios internos del IPSE tomen control de sus máquinas, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo pueden acceder a su equipo y a su información. Toda la plataforma esta implementada bajo ambiente y tecnología VMware, empresa líder en desarrollo de software de acceso remoto y ambientes virtualizados y va administrada bajo dispositivos Hewlett Packard como lo son servidores, Networking, ThinClient (terminales livianas) y almacenamiento de alta tecnología, que ofrecen estabilidad total para este tipo de entornos. también se adquirieron ipad`s de ultima generación para dar acceso al ambiente virtual a los usuario del IPSE. Así mismo fueron implementados nuevos protocolos de seguridad dados por VMware que asegura la confiabilidad de la plataforma desde cualquier sitio donde el usuario se quiera conectar. 11. Principales obstáculos enfrentados y qué se aprendió al superarlos Obstáculos: Resistencia al cambio del usuario final. Fallas técnicas al iniciar con la puesta en marcha del proyecto. No cumplimiento de

5 la planeación inicial del proyecto. Aprendizaje: Se generó el proceso gestión del cambio al interior de la Entidad. Socializar y mantener comunicado a los usuarios del proceso del proyecto. Ir replanteando la planeación pero unir lo técnico con el grupo de comunicaciones y gestión del cambio para mantener informado a la entidad. 12. Condiciones que hacen posible que esta solución se siga implementando en el futuro Este proyecto se tiene proyectado a 10 años, durante los cuales se debe estar dando mantenimiento y el conocimiento debe estar documentado. Los funcionarios de la entidad son los que administran la plataforma, el proyecto está dentro de la cultura organización de la entidad, se incluye en la inducción y reenducción de los funcionarios y contratistas del IPSE, los usuarios internos están satisfechos de poder acceder a su información desde sus casas, el mantenimiento se tiene planeados desde el anteproyecto presupuestal de la Entidad. 13. La experiencia ha sido utilizada por otras entidades para hacer sus propios desarrollos o ha servido de inspiración a otros Nuestro proyecto ha servido de inspiración al INPEC que virtualizó 430 clientes.