Abecé del Programa Oficina en tu Casa

Transcripción

1 Abecé del Programa

2 DESCRIPCIÓN El programa consiste en la implementación, al interior del Gobierno de la Ciudad de México, de una modalidad de trabajo a distancia conocida como teletrabajo, la cual se caracteriza por la utilización de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC), la flexibilización del horario laboral y la planeación del trabajo orientada a resultados. JUSTIFICACIÓN se alinea con la Nueva Cultura Laboral de vanguardia de la Ciudad de México y surge en respuesta a la problemática medioambiental y de transporte. El Reporte Nacional de Movilidad Urbana en México (RNMUM ) de las Naciones Unidas estima que en el 2050 el 70% de la población mundial vivirá en ciudades, por lo que los problemas asociados al transporte público y privado y su impacto en el medio ambiente, serán considerables. En este sentido, países como España, Colombia y Estados Unidos han implementado medidas como el teletrabajo para mitigar la problemática ambiental. Por ello, se está implementando una prueba piloto en la Ciudad de México. Página 1

3 PRINCIPALES BENEFICIOS Reducir la afluencia de autos a oficinas públicas, para contribuir al decremento de las emisiones de CO2. Disminuir la sobreocupación del transporte público. Incrementar la productividad organizacional por medio de la definición de productos concretos (entregables) medidos a partir de índices de resultados. Mejora la calidad de vida de los funcionarios públicos y de la ciudadanía en general. MODALIDADES DE OFICINA EN TU CASA Trabajo a Distancia Mixto Para todos los servidores públicos susceptibles de incorporarse. Se trabajarán algunos días de manera remota y el resto de los días en el sitio de trabajo convencional, según convengan con su superior jerárquico. Trabajo a Distancia Móvil Exclusivo para directivos. No está sujeto a un esquema particular de oficina o casa, sin embargo, el directivo atenderá y dará seguimiento a sus objetivos en tiempo real durante toda la jornada con el apoyo de dispositivos móviles. Página 2

4 HERRAMIENTAS DEL PROYECTO A través del trabajo conjunto con la Dirección General de Gobernabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DGGTIC), se ha diseñado la plataforma denominada Oficina Virtual CDMX, la cual permite gestionar proyectos, asignar actividades y medir el avance de las mismas en tiempo real. La plataforma cuenta con reportes estadísticos que permiten medir la productividad de todas las áreas de manera remota. La plataforma es accesible a través de la liga: cuenta con vínculos directos con las herramientas colaborativas de Google tales como chat, llamadas y videoconferencias. Página 3

5 HERRAMIENTAS DEL PROYECTO Para el desarrollo de la plataforma Oficina virtual CDMX, el costo adicional al talento interno fue de: CERO. El concepto de la Herramienta y desarrollo de prueba piloto fue realizado por la Coordinación General de Control y Profesionalización de la Unidades Encargadas de la Administración. Mientras que el desarrollo técnico fue realizado por Dirección General de Gobernabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. La plataforma no tuvo costo ya que se aprovechó el talento de los compañeros de la DGGTIC de la Oficialía Mayor de la Ciudad de México. Página 4

6 HERRAMIENTAS COLABORATIVAS DE GOOGLE utiliza las herramientas colaborativas de Google que permiten crear, compartir y mejorar la información y actvidades a realizar en casa, así como la comunicación entre el equipo de trabajo y los procesos para realizar las tareas asignadas. Las herramientas colaborativas de Google que utiliza son Google Drive, que permite almacenar y compartir archivos, y Hangouts, que contiene chat, llamadas y videoconferencias. Almacenamiento de archivos Google Drive permite almacenar archivos (videos, fotos, documentos, etc.) y tenerlos al alcance de la mano en cualquier smartphone, tablet o computadora. Los archivos guardados en Drive tienen una copia de seguridad y pueden ser vistos, editados y comentados al compartirlos con otros usuarios. Chat, llamadas y videoconferencias Hangouts permite mantener el contacto con otros usuarios de Google mediante mensajes vía chat, videollamadas y llamadas de voz gratuitas. Estas conversaciones se pueden realizar con una persona o con un grupo. Página 5

7 OFICINA VIRTUAL CDMX La Plataforma Oficina Virtual CDMX cuenta con dos tipos de usuarios distintos: Supervisor: Crea, describe y asigna las actividades a realizar. Enlace: Ejecuta las actividades delegadas por el Supervisor. Adicionalmente, los usuarios pueden familiarizarse rápidamente con la plataforma a través de los: Manuales de Usuario Videos Tutoriales Página 6

8 CRITERIOS DE PARTICIPACIÓN Que las funciones se puedan realizar vía remota. Contar con computadora personal. Contar con internet en casa. Utilizar la Plataforma Oficina Virtual CDMX. El proyecto de Oficina en tu casa permite cumplir con las funciones asignadas mediante un nuevo esquema organizacionall y con el apoyo de tecnologías que facilitan la comunicación entre el equipo de trabajo. Página 7

9 RECOMENDACIONES PARA LLEVAR A CABO OFICINA EN TU CASA Definir participantes Servidores públicos en funciones que tengan asignados programas y proyectos que puedan realizarse vía remota. Diseñar programa de trabajo Elaborar un programa entre el candidato y el jefe inmediato, con objetivos, metas y productos a realizar en el periodo en que se trabaje vía remota. Autoevaluación Medir resultados con base en el desempeño en casa, los productos esperados y la aportación del esquema de trabajo a los objetivos del proyecto. Realizar los ajustes necesarios. PASO 1 PASO 2 PASO 3 Levantar censo tecnológico Los candidatos deberán contar con computadora, acceso a internet, smartphone y aplicaciones que permitan la comunicación vía remota. Implementar PASO 4 PASO 5 Los candidatos trabajarán en un esquema mixto. Es decir, algunos días de manera remota y el resto de los días en el sitio de trabajo convencional, según convengan con su superior jerárquico. Mientras que los directivos podrán utilizar el esquema móvil. Esto se implementará de manera gradual hasta alcanzar la meta del 30%. Página 8

10 RECOMENDACIONES A LOS SERVIDORES PÚBLICOS Inicia el día como si te prepararas para ir a la oficina. Aprovechando el tiempo que inviertes en trasladarte a tu oficina para programar las actividades asignadas. Mantén las líneas de comunicación abiertas. Esto significa que tus colaboradores y otros servidores públicos siempre tengan la posibilidad de estar en contacto contigo. Usa ropa cómoda, tomando en cuenta la posibilidad de que podrían existir momentos en los que habrá videoconferencias. Respeta horarios. Intenta mantener un orden y respeta la programación de las tareas que tengas asignadas. Página 9

11 PRUEBA PILOTO Durante 23 de mayo al 24 de junio, la Oficialía Mayor realizó una prueba piloto para evaluar el programa y preparar su implementación. En esta prueba piloto participaron de manera voluntaria 95 personas de diversas dependencias y los resultados fueron positivos. Por ello, en julio iniciará la segunda fase de implementación. Queremos probar que las ideas se pueden transformar en propuestas viables que impacten a los programas y a la gestión pública. RESULTADOS DE LA PRUEBA PILOTO El Programa encuentra su motivación principal en tres fuentes: Una idea novedosa en el aspecto organizacional y tecnológico. La problemática real del medio ambiente y de la calidad de vida de los trabajadores. Los resultados altamente positivos de la prueba piloto del programa. Página 10

12 RESULTADOS DE LA PRUEBA PILOTO Incrementamos la productividad? 23.0% 40.0 de los participantes consideran que su 51% productividad incrementó gracias al nuevo esque- 28.0% % ma de trabajo del programa % 9.3% Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo De acuerdo Hubo un ahorro para los participantes? Totalmente de acuerdo 28.0% 24.0% 25.0 de los participantes consideran 75% que gracias al esquema de trabajo del programa ahorraron en gastos de transporte público, así como en gastos de automóvil. 23.0% % % De 5 a 10 pesos diarios De 11 a 20 pesos diarios De 21 a 30 pesos 1 diarios Más de 30 pesos diarios Página 11 Gastos por automóvil propio

13 RESULTADOS DE LA PRUEBA PILOTO Se redujo el uso del automóvil y el flujo en el transporte público? Transporte público masivo (metro, metrobús, tren ligero o trolebús) Transporte público concesionado y transporte público masivo 33.3% Transporte público concesionado (microbús, combi, autobús, suburbano o taxi) Gracias al programa, de los participantes dejaron de usar el transporte público, y el dejaron de usar el automóvil. 75% 25% 30.7% Mejoró el estado de ánimo de los participantes? 10.7% 25.3% % Automóvil de los participantes considera que 80% trabajar de manera permanente, alternando casa y oficina, mejora su ánimo % 0.0 Totalmente en desacuerdo 17.3% 17.3% Ni de acuerdo ni en 1 desacuerdo De acuerdo 2.7% En desacuerdo Página 12 Totalmente de acuerdo

14 TAREAS IDEALES PARA REALIZAR EN CASA En términos generales, las actividades ideales para incorporarse al Programa, son todas aquellas que involucren el procesamiento de información a través de programas informáticos convencionales, y cuya realización no requiere de insumos que se encuentren en el sitio físico de trabajo convencional. A continuación se citan algunos ejemplos de actividades que se realizaron exitosamente por participantes de la Prueba Piloto: Trabajo administrativo, de comunicación e investigación. Actividades de las áreas de diseño de política y evaluación. Diseño y actualización de documentación interna. Información pública y jurídico. Seguimiento de Agenda. Página 13

15 CONSIDERACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN MASIVA Al final de la prueba, los participantes lograron hacer aportaciones de aspectos que consideraban necesarios para que pudiera llevarse a cabo la implementación del programa a gran escala, es decir, en todas las dependencias que integran la Administración Pública de la Ciudad de México. La mayoría de las áreas participantes coincidieron en los siguientes puntos: Atender las problemáticas citadas a las que tuvo que enfrentarse. Que el programa se implemente de forma flexible. Las acciones que se realizan para implementar programas como Oficina en tu Casa muestra el compromiso gubernamental para consolidar una administración más eficaz y, sobre todo, más sustentable. Que el programa sea paulatino. Página 14

16 PRÓXIMOS PASOS 1. Comenzar la fase dos en la que se incorporarán a un total de 350 servidores públicos de todas las áreas administrativas adscritas a la Oficialía Mayor. 2. Integrar a los órganos voluntarios o las áreas sustantivas que han mostrado interés. 3. Emitir las bases para reconocer este esquema laboral e iniciar así la incorporación masiva. 4. Implementar el calendario de avance paulatino en toda la Administración Pública de la Ciudad de México y lograr que 5000 servidores públicos trabajen vía remota en FASE II INTEGRACIÓN BASES META Página 15

17 PREGUNTAS FRECUENTES Es necesario contar con una computadora para trabajar desde casa? Sí, es necesario contar con una computadora, ya que las actividades a realizar se cargarán en una plataforma. Es necesario contar con conexión a internet? Sí, es necesario contar con una conexión a internet para tener acceso a la plataforma Oficina Virtual CDMX. A qué dirección me debo dirigir para ingresar a la plataforma? La dirección electrónica Es necesario contar con un correo institucional para participar en el programa? No es necesario contar con un correo institucional, basta con tener un correo de Gmail. Se puede generar el usuario y la contraseña en la misma plataforma? No, el usuario y la contraseña serán creados por los compañeros de DGGTIC y la CGCyPUEA será la encargada de hacerlos llegar a los participantes. Puedo cambiar la contraseña que me fue proporcionada? Sí, la contraseña puede ser cambiada por el usuario desde la plataforma. Página 16

18 PREGUNTAS FRECUENTES Cómo debo crear un proyecto? Tiene que elaborarse entre el supervisor y el enlace, con objetivos y metas a alcanzar durante el período que se trabaje desde casa, este culminará en distintos entregables. Qué es un entregable? El entregable es aquel documento (Word, Excel, PDF, PowerPoint, Imagen, etc.) que sustenta el trabajo realizado desde casa. La fecha del proyecto puede ser distinta a la de la actividad? Sí, un proyecto puede tener la misma fecha de cumplimiento que la actividad o una distinta en caso de contener varias actividades a desarrollar. Cuál es la diferencia entre la actividad y la descripción de la actividad? La actividad se refiere al nombre de la tarea que se va a realizar, mientras la descripción de la actividad es una explicación de lo que se va a realizar, incluyendo los insumos necesarios para llevarla a cabo. Quién asigna el porcentaje de ponderación de las actividades? Ambos perfiles, el supervisor dará un porcentaje a cada actividad y el enlace debe indicar (sobre el 100%) cuál es el avance de la misma cuando suba su entregable. Página 17

19 PREGUNTAS FRECUENTES Debo establecer comunicación con alguien mientras trabajo desde casa? Sí, en todo momento se deberá mantener la comunicación con los colaboradores, utilizando distintos medios: la vídeo-llamada que se encuentra en la plataforma, su chat, el teléfono móvil, el teléfono fijo, el chat del correo, etc. Página 18