Glosario Evolución (Filenet) Versión 3.0

Transcripción

1 Glosario Evolución (Filenet) Versión 3.0 Ambiente de desarrollo: Se entiende por "Desarrollo" o "Ambiente de desarrollo" a aquel servidor o conjunto de servidores en donde se ha instalado un conjunto de herramientas para definir, diseñar, construir o modificar procesos, tipos de documentos, búsquedas, formularios e interfaces de usuarios. Las buenas prácticas especifican que este no es un ambiente para que sea usado por el usuario final, pues es propenso a lentitud, caídas y errores debido a que puede ser usado como test de lo que se ha desarrollado o instalado. Ambiente de producción: Se entiende por "Producción" o "Ambiente de producción" a aquel servidor o conjunto de servidores en donde se ha instalado una aplicación con el objeto de su uso definitivo, y donde debe funcionar con los niveles de servicio solicitados por el cliente. Las buenas prácticas especifican que este no es un ambiente para realizar pruebas o desarrollos, sino que sólo modificaciones ya probadas y validadas. Archivo adjunto de iniciación Archivo contenido dentro de un proceso, utilizado para iniciar un flujo de trabajo. Área de tareas Vista del panel de detalles del sistema que incluye un conjunto de iconos que representan tareas. Al hacer clic en uno de estos iconos, se inicia una acción o un asistente que le guía a lo largo de una función administrativa. Asignación de grupo de trabajo Representación gráfica de un flujo de trabajo que muestra las secuencias de pasos que se necesitan para completar el proceso de negocio. Un paso representa una actividad específica; las rutas entre los pasos indican una o varias rutas posibles de procesamiento. Asistente Utilidad interactiva de una aplicación que guía al usuario a través de cada paso de una tarea particular. Atributo Característica de un documento, ejemplo, fecha, número de proceso, unidad de origen, etc. Autenticación Proceso de verificación de un nombre de usuario y una contraseña en el inicio de sesión. Llamado también Ingresar Login y Password. Autor de flujo de trabajo Persona que crea definiciones de flujo de trabajo que especifican el proceso paso a paso, los participantes, los archivos adjuntos, los campos de datos y la lógica de enrutamiento de un proceso de negocio. Autorización El proceso de determinación y aplicación de los derechos de acceso para un usuario autenticado.

2 Bandeja de entrada Repositorio donde llegan los procesos (similar a la bandeja de correos personales). Es una carpeta que contiene trabajo (tareas) asignado a un usuario específico. Bandeja de entradas Públicas Repositorio abierto de archivos, que pueden ver varios usuarios. Bitácora Secuencia (Registro) de puntos por donde pasa cada proceso. BPM Se llama Gestión de procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración de los procesos dentro de una organización. Es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. A través del modelado de las actividades y procesos puede lograrse un mejor entendimiento del proceso y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. La organización de los procesos reduce errores, asegurando que los procesos se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o fallas en los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos. Carpeta Contenedor de documentos y subcarpetas. Campos de flujo de trabajo Un campo es una propiedad del flujo de trabajo, lo cual significa que puede utilizarse en uno o más pasos de un flujo de trabajo. Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, un valor definido en un paso está disponible (y se puede cambiar) en los pasos posteriores que utilizan ese mismo campo. El valor de cada campo de un flujo de trabajo está limitado a la instancia actual del flujo de trabajo; cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, los valores de cada campo pueden ser diferentes. Ejemplo: Nombre de una persona, monto de una boleta, etc. Carpeta Expediente digital que contiene documentos relativos a procesos. Carpeta compartida Directorio o carpeta a los cuales se pueden conectar los usuarios de la red. Check In (REGISTRO) Registro (entrega) de documento ya modificado. Desbloquear un documento para que otros usuarios puedan modificarlo. Check Out (EXTRAER)

3 Extraer un documento, es decir, se bloquea un documento para que un usuario lo pueda modificar sin que otros usuarios puedan hacerlo al mismo tiempo. Clase de documento (Documental) Categoría de documentos al cual se referencia. Todos los documentos pertenecen a una categoría de documento (por ejemplo, boleta, factura, poder notarial). Actualmente están inventariados todos los tipos de documentos que existen en la institución. La clase de documento determina la versión del documento (si es aplicable), las propiedades, la ubicación de almacenamiento, la seguridad y el ciclo de vida. Clasificación Proceso para adquirir automáticamente las propiedades del documento desde el contenido del documento (u otro origen). Conjunto de resultados Subconjunto visible de elementos, como flujos de trabajo (procesos) o documentos, que devuelve una búsqueda. El usuario puede definir el tamaño del conjunto de resultados. Contenido Porción de datos de un documento, en contraposición a las propiedades que identifican y describen el documento. Continuar Opción que indica avanzar en el procedimiento. Contraseña Clave personal y única para ingresar al sistema. También se puede llamar Password o Clave de Acceso. Criterios de Búsqueda Combinación de parámetros para seleccionar determinados procesos (fecha, número, destinatario, etc.). Definición de flujo de trabajo Representación electrónica de las actividades y los recursos necesarios para lograr un proceso de negocio. Derechos de acceso Configuración de seguridad que controla el acceso a los documentos o flujo de trabajo (proceso). Digitalización Proceso de transformación de un material físico en formato digital. Exportar Traspasar un archivo a otro formato.

4 Extraer Acción realizada en un objeto del que se puede obtener una versión (como un documento) que crea una reserva (bloquear) y pone el contenido a disposición del usuario para que lo edite. Ningún otro usuario puede modificar un documento extraído. Fecha límite Restricción de calendario temporal opcional que requiere que un paso o flujo de trabajo se complete en una cantidad de tiempo determinada. Para un flujo de trabajo, es relativa a la hora en la que se inició el flujo de trabajo. El valor 0 indica la ausencia de la fecha límite. Firma Electrónica Proceso de firma en formato digital. Flujo de trabajo Secuencia de actividades que realizan dos o más individuos o recursos, en serie o en paralelo, para lograr un proceso de negocio o una tarea. Flujo Flexible o Libre Proceso de trabajo que crea un usuario dependiendo de sus necesidades. Esto sirve para procesos no estructurados. Formulario de Ingreso Documento central, que da inicio al proceso. Grupos de Flujos de trabajo Función de workplace (bandeja de entrada) para asignar una tarea determinada. Guardar Almacenar el trabajo realizado. Hito Punto designado de un flujo de trabajo que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso del flujo de trabajo. Cada hito se define que se produzca antes o después de un paso específico. Hoja de propiedades Ventana formada por cuatro páginas de fichas, también denominadas páginas de propiedades, que incluyen datos como información descriptiva, las propiedades y la configuración de seguridad del objeto. HTTP y HTTPS Hyper-Text Transfer Protocol es el protocolo utilizado por WWW. HTTPS es HTTP seguro. Inicio de procesos Creación de una instancia de proceso. Comenzar el proceso especificado en una definición de flujo de trabajo. Importar Incorporar un archivo, almacenado en un formato distinto, dejándolo disponible para su uso, tras la correspondiente conversión al el formato deseado.

5 IP Internet Protocol. Protocolo de comunicaciones utilizado en Internet. Número con el cual se identifica un computador a través de Internet. LDAP Es un protocolo independiente de la plataforma para la actualización y búsqueda de directorios de usuarios a través de Internet. Mi bandeja de entrada Repositorio donde llegan los procesos (similar a la bandeja de correos personales). Es una carpeta que contiene trabajo (tareas) asignado a un usuario específico. Mi Workplace Lugar de trabajo que permite a los usuarios añadir documentos, explorar y buscar elementos y ejecutar flujos de trabajo. Número de Proceso Identificación única y permanente de cada proceso. Objeto Puede ser una carpeta o un documento. Un objeto posee propiedades, métodos y eventos (que desencadenan acciones). Participante Usuario o grupo asignado al procesamiento de trabajo en uno o varios pasos de un flujo de trabajo. Paso Fase de un flujo de trabajo, en la que se realiza una acción distintiva y bien definida. Cada paso de una asignación de flujos de trabajo representa una actividad o tarea específica en el proceso de negocio que describe la asignación. Por ejemplo, en el procesamiento de reclamaciones de un Bono, los pasos "verificar número de Rut" y "calcular Bono" podrían ser pasos individuales. Paso de inicio El primer paso de un flujo de trabajo. En el Diseñador de procesos, el paso de inicio se coloca automáticamente en la asignación de flujos de trabajo principal y no se puede borrar ni copiar. PDF (Portable Document Format) Archivo con documento escaneado, el cual podría ser firmado electrónicamente. Plantilla Patrón o molde utilizado para crear documentos, procesos u otros objetos. Por ejemplo, una plantilla de formulario que utilizan los procesos. Plantilla de entrada Asistente que guía al usuario por los pasos necesarios para añadir un documento, una carpeta o un objeto personalizado. Una plantilla de entrada que se cree con el Diseñador de plantillas de entradas, puede ofrecer valores predeterminados para la carpeta de destino, las propiedades y la seguridad. La plantilla de entrada puede ocultar algunas páginas del asistente, y la plantilla puede iniciar un flujo de trabajo cuando se añade el nuevo elemento.

6 Propiedad Información descriptiva asociada a un documento o carpeta. Todos tienen propiedades que se pueden ver o modificar con una hoja de propiedades. Las propiedades tienen valores; por ejemplo, la propiedad Nombre de cliente puede tener el valor "Juan García" Consulte también propiedad de plantilla, propiedad personalizada o etiqueta de propiedad. Propietario Usuario designado en la propiedad "Propietario" de un documento o carpeta. Al propietario se le conceden determinados derechos de seguridad sobre el documento o carpeta. Publicar Crear una copia de sólo lectura de un documento en un almacén de objetos. La publicación pone el documento a disposición de un público diferente y puede traducir el contenido a un formato distinto, pero no puede modificarse. Rama Conjunto de pasos paralelos de un flujo de trabajo. Puede añadir ramas a una rama existente y combinar ramas. Un paso de flujo de trabajo es un nodo de una rama. Referencia Identificación del proceso que se quiere tramitar. Repositorio documental Almacén de documentos digitales. Referencia externa Documento con contenido que consta de una URL (link). Respuesta Opción que selecciona un usuario en una lista predeterminada a la hora de procesar un elemento de trabajo. Una respuesta puede determinar la ruta que seguirá posteriormente ese trabajo. Ruta Ruta (trayecto) entre dos pasos de una definición de flujo de trabajo. Ruta condicional Ruta (trayecto) entre dos pasos de un flujo de trabajo que sólo se sigue cuando se cumplen determinadas condiciones. Seguridad Normas que permiten y limitan el acceso a computadoras y datos. Serie de versión Todas las versiones de un documento. Se dice que, una serie de versiones de la cual se han borrado una o más versiones, es una serie de versiones dispersa. Servidor de bases de datos Computadora que alberga el motor y las tablas de la Base de Datos y las tablas de base de datos que están llenas con los metadatos de un almacén de objetos.

7 Sitio Representa una ubicación geográfica en la que los recursos (ej. una página web, una carpeta en la red) están bien conectados por medio de una LAN (Red Local) rápida y fiable. Subasignación Asignación de flujos de trabajo a la que se llama desde otra asignación en la misma definición de flujos de trabajo. Tareas Actividad, parte de un flujo de procesos, que puede ser asignada a una persona o grupo de personas. Texto simple Cadena de caracteres alfanuméricos. Trabajo sin asignar Trabajo que no es necesario que complete un participante específico, sino cualquier persona de una serie de usuarios o un programa automático. El concepto es similar al de una pila de carpetas que debe completar un grupo de empleados. El trabajo no asignado se enruta a una cola de trabajo; un usuario con acceso a ella puede abrir y completar el trabajo que contiene. Unidad de destino A donde se dirige el proceso, junto a su documentación respectiva. Usuarios Personas que utilizan el sistema. Versión Propiedades y contenido asociado a una instancia de un documento. Se crea una versión cada vez que se extrae, edita (modifica) y registra un documento. La versión del documento se puede designar como versión mayor o versión menor. Versión actual Última versión incorporada dentro de una serie de versiones de un documento. Vínculo Establecer una relación entre una definición de flujo de trabajo y un documento. Al vincular un documento a una definición de flujo de trabajo, el usuario puede iniciar el flujo de trabajo desde ese documento. Vista Formato de visualización de datos o documentos. Por ejemplo, un administrador puede seleccionar las propiedades que desea ver en las listas de documentos de Workplace (lugar de trabajo). Vista de árbol Lista jerárquica de objetos que normalmente aparecen en el panel izquierdo con una vista de lista en el panel derecho. Al seleccionar un nodo en la vista de árbol, se muestra el contenido relacionado con el nodo seleccionado en el panel derecho. Vista imprimible Opción del sistema que permite la impresión de los contenidos del archivo.