FISCALIDAD DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN, DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN, ESTANCIA Y DIETAS.

Transcripción

1 FISCALIDAD DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN, DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN, ESTANCIA Y DIETAS. Resumen de las incidencias fiscales de los gastos de representación, desplazamientos, manutención, estancia y dietas en la tributación directa e indirecta. Gros & Monserrat Área Fiscal Septiembre 2015 Gros Monserrat, S.L.

2 1 INTRODUCCIÓN El objeto de la presente circular es doble. Por una parte, determinar la tributación de gastos de representación, concepto impreciso que recoge aquellos gastos en los que, con fines comerciales, incurren las empresas para destinarlos a atenciones a clientes o proveedores y que pueden ser de muy diversa naturaleza: comidas de empresa, regalos, invitaciones a eventos deportivos, etc. En segundo lugar, se resume el régimen tributario correspondiente a las dietas y gastos de desplazamiento, manutención y estancia. 2 GASTOS DE REPRESENTACIÓN 2.1 Impuesto sobre Sociedades La Ley del Impuesto sobre Sociedades, que en su artículo 15 rechaza genéricamente la deducibilidad de los donativos y liberalidades, sí admite como deducibles: - Los gastos por atenciones a clientes o proveedores. - Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa. - Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios. - Los gastos que se hallen correlacionados con los ingresos. Desde el 1 de enero de 2015, los gastos deducibles por atenciones a clientes y proveedores, tienen un límite máximo del 1 por ciento del importe de la cifra de negocios. Por lo tanto, los gastos por invitaciones, comidas, obsequios etc, cuyo objetivo sea la consecución de ventas, captación de clientes o contratos favorables con proveedores, sólo serán deducibles en una cuantía no superior al 1 por ciento de la cifra de negocios. La parte de los gastos de atenciones a clientes y proveedores que supere este 1 por ciento tendrá la misma consideración que los donativos y las liberalidades, por lo que no será gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades. 2

3 Cabe recordar que este límite cuantitativo no exime del resto de los requisitos necesarios para justificar su deduciblidad; por lo que, además de estar por debajo del 1 por ciento de la cifra de negocios, tales gastos sólo serán deducibles cuando consten reflejados en la contabilidad y estén debidamente justificados y relacionados con ingresos. Destacamos que este límite del 1 por ciento se refiere únicamente a los gastos por atenciones a clientes o proveedores, pero no al resto de los gastos enumerados (los cuales con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos), no afectando a los gastos de promoción de productos. 2.2 Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas Para los empresarios o profesionales sujetos a tributación en el IRPF, se aplican los mismos criterios expuestos para los aquellos que tributan en el Impuesto sobre sociedades. 2.3 Impuesto sobre el Valor Añadido La Ley que regula este impuesto no permite deducir en ninguna proporción las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, de los bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas. Excepcionalmente, son deducibles las cuotas soportadas en la adquisición de muestras gratuitas de mercancía sin valor comercial estimable con finalidades promocionales y los objetos publicitarios que carecen de valor comercial intrínseco (el coste total de los suministros a un mismo destinatario no puede exceder de los 200 euros anuales) y en los que debe constar de forma indeleble la mención publicitaria. 3 DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y ESTANCIA 3.1 Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas del trabajador que recibe las dietas. La norma general es que las dietas y asignaciones para gastos de viaje constituyen rendimientos del trabajo. Sin embargo, como excepción, están exentas las siguientes cantidades abonadas por la empresa a los trabajadores: 3

4 A) Gastos de Locomoción: Las cantidades que se abonen para compensar los gastos de viaje que se produzcan fuera del lugar (fábrica, taller, oficina, etc) donde se realice habitualmente el trabajo, bajo los siguientes requisitos e importes máximos: a) Cuando el trabajador utilice transporte público: El importe que la empresa satisfaga específicamente por el gasto realizado, siempre que se justifique mediante factura o documento equivalente (billete de avión, de tren, etc.). b) Cuando el trabajador utilice un medio de transporte privado: la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. A ello hay que añadir los gastos de peaje y aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen, a razón del desplazamiento. Estas cantidades están exentas de tributación para el trabajador con independencia de que tales desplazamientos se produzcan o no en el mismo municipio en que se ubique el centro habitual de trabajo. Por el contrario, la compensación de los gastos de desplazamiento del domicilio habitual al centro habitual de trabajo nunca está exenta de tributación en el IRPF, con independencia de que ambos radiquen en el mismo o en distintos municipios. B) Gastos de manutención y estancia: Están exentas, con los límites que se recogen a continuación, las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan las siguientes condiciones: - Deben producirse en municipio distinto a aquel en el que está situado el centro de trabajo habitual al que está asignado el trabajador y también del que constituya la residencia del trabajador. - El trabajador podrá permanecer en un mismo municipio (diferente del habitual de trabajo y del de residencia) un máximo de nueve meses de forma ininterrumpida, computado de fecha a fecha y sin que se considere interrumpido por ausencia temporal debidas a vacaciones o enfermedades. 4

5 - Los gastos deben producirse por alojamiento y manutención en establecimientos de hostelería. Se excluyen, pues, los que se produzcan en casas de amigos, familiares, arrendamientos de vivienda, etc. - Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo. Los límites de los gastos de manutención y estancia, por encima de los cuales dejan de estar exentos de tributación para el trabajador, son los siguientes: Gastos de manutención dentro de España: - Sin pernoctar: 26,67 euros por día - Pernoctando: 53,34 euros por día. Gastos de manutención en el extranjero: - Sin pernoctar: 48,08 euros al día. - Pernoctando: 91,35 euros por día. Gastos de estancia (tanto en España como en el extranjero): - En todo caso, el importe justificado. 3.2 Impuesto sobre el Valor Añadido No son deducibles las cuotas soportadas por servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que su importe tuviera la consideración de gastos deducible en el Impuesto sobre Sociedades o sobre la Rentas de las Personas Físicas. Así mismo la deducibilidad de IVA queda condicionada a la posesión de la correspondiente factura justificativa del gasto. 5

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