Unidad 7: Fallos de Excel

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1 Unidad 7: Fallos de Excel 7.0 Introducción La mayoría de las personas que usan Excel habrá experimentado disminución de la velocidad, cuelgues y esas temibles palabras: Microsoft Office Excel ha encontrado un problema y debe cerrarse. Sentimos los inconvenientes causados : Por supuesto, esto puede significar la pérdida de su trabajo. Esta unidad trata de ayudarle para evitar esta situación y ofrecerle algunos consejos sobre qué hacer cuando esto suceda. 7.1 Evitar problemas Esencialmente, usted debería: conocer el tamaño de sus archivos, reducirlos cuando sea posible, y encontrar los métodos más sencillos de que Excel realice sus tareas. Medirlo Los archivos de Excel varían de tamaño, desde unos pocos kilobytes hasta diez megabytes o más. Cuanto más grande sea el archivo, mayor es la carga bajo la que está poniendo a su máquina y más probabilidades hay de que ocurra un fallo. Si cree que es probable que un archivo sea grande (tendrá una idea de esto dependiendo de lo que tarde en abrirse), averigüe cuál es su tamaño. Hay dos formas sencillas de hacerlo. Si el archivo ya está abierto: Botón Office > Preparar > Propiedades > Propiedades del documento > Propiedades avanzadas o si no está abierto, diríjase al archivo, haga clic con el botón derecho sobre él y elija Propiedades Excel with Business 1 Unidad 7: Fallos de Excel

2 En cualquier caso, el tamaño del archivo se mostrará en el medio de la ventana resultante. La relación entre el tamaño de archivo y el riesgo de un fallo de Excel dependerá en gran medida de su sistema, cuánta memoria tiene, el espacio de disco, etc. Reducirlo Aquí tiene algunas formas de reducir el tamaño de archivo: Borre cualquier cosa que no necesite: o Proporcione un enlace de donde se encuentran los datos fuente en lugar de replicar una base de datos entera o Las imágenes tienden a ser especialmente pesadas Divida el libro en dos o más archivos si el trabajo se puede dividir naturalmente y se puede separar sin necesidad de enlaces entre los archivos. Piense en usar valores en lugar de fórmulas. Frecuentemente las fórmulas se copian hacia abajo para miles de filas. Esto puede ser necesario la primera vez que se realiza la operación para obtener los resultados por primera vez. Pero a partir de ese momento, si no se espera actualizar frecuentemente los valores, podría ser mejor mantener la fila superior de fórmulas (para guardar la metodología) y pegar los valores debajo de ella (para reducir el tamaño del archivo). Luego es importante saber lo que ha hecho. Coloree la línea superior para indicarlo: Es complicado Los libros no tienen que ser grandes para ser problemáticos (aunque los archivos problemáticos tienden a ser grandes). También pueden surgir problemas por: estar en una red, conectarse a y desde otros archivos y ejecutar macros Excel with Business 2 Unidad 7: Fallos de Excel

3 Gestionar la capacidad de un archivo de sobrecargar Excel es, por lo tanto, complejo; todo lo que podemos hacer es tener en cuenta el tamaño del archivo y tratar con sumo cuidado estos tipos especiales de archivos. Pisar con cuidado Cuando tiene que trabajar con archivos grandes o complicados, las posibilidades de evitar un fallo mejoran al: Llevar a cabo acciones complicadas localmente. Esto significa tomar cualquier archivo de la red y guardarlo en su máquina para que los archivos en cuestión no tengan que ir muy lejos para encontrarse entre ellos. Mantener abiertos los archivos a los que está vinculando. De nuevo, esto hace que los archivos con los que está trabajando sean más "visibles" entre ellos, reduciendo la carga para Excel. Minimizar el número de otras aplicaciones que tiene funcionando en segundo plano. Esta es una mala costumbre en la que caen la mayoría de los profesionales y que les hace mucho menos productivos (será mucho más fácil gestionar su trabajo en pantalla en todo momento), además de provocar fallos. 7.2 Resolución de problemas Prestar atención a lo anterior reducirá ciertamente el número de errores que usted sufrirá. Pero aún así todavía sucederán. Cuando eso ocurra, hay dos posibilidades: que su máquina se bloquee y que Excel declare oficialmente que debe cerrarse. La máquina se bloquea En esta instancia todavía hay alguna esperanza de que Excel resuelva el problema. En el afortunado (y raro) caso de que no tenga datos que guardar en ninguna de sus aplicaciones, haga de tripas corazón y use el Administrador de tareas (Ctrl-Alt-Borrar, pulsados simultáneamente) para forzar a Excel a cerrarse: Ctrl-Alt-Borrar > Administrador de tareas > Finalizar tarea Sin embargo, si tiene algún trabajo que podría perder y siente la necesidad de aguantar un poco, puede ayudar un poco a la aplicación a solucionar el problema mediante: Cerrar todas las demás aplicaciones, en caso de que no hayan fallado también (botón derecho > Cerrar) 2010 Excel with Business 3 Unidad 7: Fallos de Excel

4 Usar el Administrador de tareas: o Abrir el Administrador de tareas, elegir el archivo de Excel y hacer clic en Pasar a, en la parte inferior de la ventana. Esto hace que su máquina preste atención a Excel por encima de todas las demás aplicaciones. o Finalice cualquier otra aplicación que se esté ejecutando haciendo clic en Finalizar tarea si no funcionó el clic con el botón derecho > Cerrar. No dar a la máquina ninguna otra tarea, a pesar de lo poco productivo que le está haciendo sentir Excel actualmente. 7.3 Fallo oficial Incluso cuando esto sucede, las cosas pueden no ser tan malas como parecen. No tendrá otra elección más que cerrar Excel (o se le informará de que ha sucedido esto o tendrá que utilizar el Administrador de tareas). Pero cuando reinicie el programa quizá no haya perdido todo su trabajo. Guardar Como recomendamos en la Unidad 3: Personalizar Excel, ajustar la función de autorrecuperación a cada pocos minutos (digamos, cada 10-15) significa que usted no va a perder demasiado trabajo. Un recordatorio de esta tarea que solo necesita hacer una vez: Botón Office 2007 > Opciones de Excel > Guardar > Guardar información de Autorrecuperación cada Archivo de autorrecuperación También recomendado en la Unidad 3: Personalizar Excel, elija una ubicación útil para los archivos de autorrecuperación. Aunque generalmente recomendamos mantener despejado el escritorio, tiene sentido que la ubicación de autorrecuperación sea su escritorio, ya que es probable que desee encontrar este archivo inmediatamente y con las mínimas molestias. Tenga en cuenta que los archivos de Autorrecuperación se borran cuando: Usted guarda manualmente el archivo. El archivo se guarda con un nuevo nombre de archivo utilizando Guardar como (F12). Usted cierra el archivo 2010 Excel with Business 4 Unidad 7: Fallos de Excel

5 Usted cierra Excel, tanto si ha guardado el archivo como si no. Usted desconecta la Autorrecuperación para el libro actual. Usted desconecta la Autorrecuperación desmarcando la casilla de Guardar información de Autorrecuperación. Archivos temporales También podría ser capaz de recuperar su trabajo mediante un archivo temporal. Todos estos archivos tienen la extensión.tmp, pero se pueden crear desde muchos programas diferentes, incluyendo Word, PowerPoint y Excel. Se crean cada pocos segundos para fines de copia de seguridad. Normalmente los podrá encontrar en: C:\Documents and Settings\<nombre de usuario>\configuración local\temp para Windows XP o "C:\Usuarios\<nombre de usuario>\appdata\local\temp" para Windows 7/Vista NO confíe totalmente en los archivos temporales. No obstante, si ha ocurrido un desastre, vale la pena echarles un vistazo en estas ubicaciones. Enviar informes de errores? No recomendamos enviar informes de errores. Su máquina está teniendo suficientes dificultades para terminar incluso las tareas que usted necesita que realice Excel with Business 5 Unidad 7: Fallos de Excel