Unidad 32: Configuración de página e impresión

Transcripción

1 Unidad 32: Configuración de página e impresión 32.0 Introducción Cuando usted trabaja con Word o PowerPoint, normalmente trabaja en una página A4 a la que puede ver los bordes. Cómo imprimir la página, por lo tanto, no tiene mucho misterio. Por supuesto, hay opciones (páginas por hoja, márgenes, imprimir diapositivas o folletos, etc.) pero hay pocas posibilidades de hacerlo totalmente mal. En Excel, usted trabaja sobre un vasto lienzo de millones y millones de celdas, por lo que puede haber problemas como: Imprimir sin darse cuenta cientos de páginas casi vacías Los bordes exteriores de una tabla se imprimen en una segunda hoja Fuentes pequeñas ilegibles Esta unidad le ayudará a evitar estos y otros escollos Vista > Diseño de página Aunque, como mencionamos arriba, PowerPoint y Word le presentan una visualización de página muy clara, Excel 2007 viene con una opción para hacer eso. Suponga que está trabajando con una gran base de datos: 2010 Excel with Business 1 Unidad 32: Configuración de página e impresión

2 No está claro qué se imprimiría en la primera página, segunda página, etc. Utilice la Cinta de opciones: Vista > Diseño de página Para obtener: Aquí tenemos una visualización página a página como la de Word/PowerPoint, en la que las fórmulas, etc., todavía funcionan. Por supuesto, esto también se puede utilizar en una tabla pequeña para confirmar que su trabajo se imprimirá por completo en una sola página. La otra útil característica de esta vista es que puede añadir encabezados muy fácilmente escribiendo en el cuadro superior Haga clic para agregar encabezado (marcado con un círculo) Configuración de página Hay siete opciones dentro de Diseño de página > Configurar página: 2010 Excel with Business 2 Unidad 32: Configuración de página e impresión

3 Márgenes Aquí puede elegir entre Normal, Ancho, Estrecho y Márgenes personalizados. El margen por defecto (Normal) es generalmente suficiente. Sin embargo, debería aprender cómo dejar los márgenes a cero. Esto es útil cuando está intentando mostrar todos los datos que puede. Elija Márgenes personalizados en la parte inferior del menú de arriba e introduzca ceros para cada uno de los márgenes: 2010 Excel with Business 3 Unidad 32: Configuración de página e impresión

4 Es una cuestión de preferencia personal, pero tendrá un aspecto más limpio centrar horizontal y verticalmente (las dos casillas con un círculo verde). Orientación El siguiente comando que ofrece la Cinta de opciones es la posibilidad de ajustar las páginas en vista apaisada o retrato (por defecto). En nuestra experiencia, las tablas tienen tan buen aspecto en vista vertical como en apaisada. Aunque debido a que la mayoría de pantallas de ordenador son más anchas que altas, tiene sentido que la mayoría de las tablas estarían mejor presentadas en modo horizontal. Recomendamos esperar a ver el aspecto natural que va a tener su tabla antes de tomar la decisión de la vista de impresión. Área de impresión Un método rápido para decirle a Excel qué imprimir exactamente es seleccionar el área que usted quiera y hacer clic en Establecer área de impresión: Si domina la Unidad 19 sobre macros, quizá desee, crear una macro para asignar ceros a los márgenes 2010 Excel with Business 4 Unidad 32: Configuración de página e impresión

5 Esto garantiza que todo lo que va a imprimir Excel son las celdas seleccionadas. No obstante, no garantiza que lo vaya a imprimir de la forma que usted quiere. Para ver cómo lo va a imprimir, utilizamos el Selector de cuadros de diálogo: Que nos da: Tenga en cuenta el Rango con nombre Área de impresión en el cuadro de nombre ver Unidad 18: Rangos con nombre Haga clic en Vista preliminar para ver: 2010 Excel with Business 5 Unidad 32: Configuración de página e impresión

6 Confirme que su área elegida se ajustará a una página (como los datos mostrados hasta 2010). Ajustar Y si la tabla no se ajusta muy bien a una página? Suponga en el ejemplo anterior que estuviéramos interesados en los datos hasta Entonces el mismo proceso daría como resultado: Cada uno de los círculos/elipses indican que NO PODEMOS ver todos los datos que nos gustarían. Página siguiente confirmaría este hecho mostrando la vista previa de la segunda página: 2010 Excel with Business 6 Unidad 32: Configuración de página e impresión

7 Hay, de hecho, varias maneras de hacer que esto funcione, algunas de las cuales ya las hemos visto arriba: Podríamos: Cambiar los tamaños de fuente, los anchos de columna y, hasta cierto punto, las alturas de las filas Orientar la página a horizontal (como arriba) Reducir los márgenes (como arriba, pero aquí no funcionaría porque hay demasiados datos extras) Salto de página (ver debajo) Ajustar área de impresión (llamado Ajustar a en Excel 2003) Ajustar área de impresión fuerza a Excel a ajustar el contenido deseado a un número específico de páginas, normalmente (y en este caso) a una página. Especificamos el número de páginas de ancho y el número de páginas de alto en que nos gustaría que Excel imprimiera nuestra área de impresión: Aquí elegiríamos 1 página (ancho) y 1 página (alto) y luego Vista previa (a la que también puede acceder desde el Selector de cuadros de diálogo de Ajustar área de impresión), y verá: 2010 Excel with Business 7 Unidad 32: Configuración de página e impresión

8 32.3 Imprimir hojas de datos muy grandes Vamos a mirar ahora a una forma más coherente de hacer las cosas. Los métodos rápidos descritos arriba son soluciones muy prácticas para impresiones excepcionales, pero no le ayudarán a configurar una gran hoja de datos para que se imprima en varias páginas exactamente como a usted le gustaría. Vamos a volver a nuestra proyección de población subnacional de 2006 en Reino unido de arriba. Suponga que queremos imprimir la hoja entera para que cada página tenga un aspecto perfecto para el cliente. Imprimir títulos Las áreas resaltadas debajo son títulos que nos gustaría ver impresos en cada página: 2010 Excel with Business 8 Unidad 32: Configuración de página e impresión

9 habiendo decidido que estas son las filas y las columnas que queremos repetir, utilizamos la Cinta de opciones: Diseño de página > Configurar página > Imprimir títulos, lo que nos proporciona: Elija el área de impresión (esto cubre todas las celdas que tengan un valor), las filas a repetir y las columnas a repetir. Si su trabajo es muy alto y fino, quizá solo quiera repetir filas. Si es corto y ancho, quizá prefiera repetir solamente las columnas. Entonces tenemos seis páginas como indica la vista preliminar: 2010 Excel with Business 9 Unidad 32: Configuración de página e impresión

10 Incluso con los títulos imprimidos en cada nueva página, no es probable que esto produzca un resultado muy limpio. Por ejemplo, la última página aquí, si la imprimimos de esta manera tendría este aspecto: Lo que tan solo nos da dos líneas de datos en la derecha: esto se puede evitar. Nuestro siguiente paso sería minimizar los anchos de columna. Piense sobre la mayor entrada de celda (normalmente un total o algunas palabras), entonces seleccione todas las columnas y cambie su anchura para que esta mayor entrada esté simplemente acomodada: En este punto, tiene sentido dar un paso atrás, casi literalmente, alejando el Zoom. En este ejemplo, si cerramos Vista preliminar y configuramos el Zoom a, digamos, el 25%, nos hacemos una buena idea de cómo se verá globalmente nuestra tabla: 2010 Excel with Business 10 Unidad 32: Configuración de página e impresión

11 Después tenemos que decidir sobre si elegimos la vista vertical u horizontal, y luego cuántas páginas de ancho y la altura que debería aplicarse a los datos para ajustarlos. Esto dependerá en cuántos datos tiene y también en el audiencia buscada. Por lo tanto, teniendo en cuenta el ejemplo de arriba, haríamos este documento con vista horizontal e intentaríamos ajustarlo en una página de ancho y tres de alto. Usando los métodos descritos arriba, obtendríamos para la Página 1: Página 2: 2010 Excel with Business 11 Unidad 32: Configuración de página e impresión

12 y Página 3: Fíjese en los encabezados de fila repetidos de cada una de las imágenes. Fíjese también que siempre tenemos un poco de libertad de acción con los márgenes (lo de arriba fue hecho con la configuración por defecto). Saltos de página El ejemplo de arriba parece haber funcionado perfectamente. Pero quizá querramos ir un poco más lejos ajustando exactamente dónde termina una página y dónde comienza la siguiente. Primero usamos la Vista previa de salto de página: 2010 Excel with Business 12 Unidad 32: Configuración de página e impresión

13 Vista > Vistas de libro > Vista previa de salto de página Esto muestra cómo se imprimiría ahora el documento, con líneas de puntos azules delimitando cada página y cada número de página escrita en una fuente gris grande y semitransparente. Si luego hacemos zoom en el borde entre la 2ª y la 3ª página, vemos que la primera fila de datos de Londres comienza en la última fila de la Página 2: Posiblemente estaría mejor presentado si pudiéramos comenzar las entradas de Londres en la Página 3. Simplemente arrastramos la línea de puntos azules una fila. Cuando coloque el cursor sobre ella, se volverá una flecha doble: Vale la pena comprobar que esto no ha afectado a ninguno de los otros saltos de página. Puede utilizar exactamente el mismo método para ajustar los Saltos de página verticales (p. ej. entre columnas) Excel with Business 13 Unidad 32: Configuración de página e impresión

14 32.4 Ctrl-P Una vez que ha configurado su página/s para impresión, es el momento de imprimir: Ctrl-P muestra. Aquí puede elegir en qué impresora le gustaría imprimir, qué páginas le gustaría imprimir, cuántas de cada una le gustaría imprimir, etc. También tiene otra posibilidad de ver una vista previa (botón de la izquierda). También puede cambiar el orden en que se imprimen las páginas (intercaladas o no, y de la primera a la última o de la última a la primera) Excel with Business 14 Unidad 32: Configuración de página e impresión