FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS TRABAJADORES OFICIALES

Transcripción

1 FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS TRABAJADORES OFICIALES Resolución 013 del 2 de Febrero de 2004 BOGOTA D. C. 2004

2 TABLA DE CONTENIDO MISION...3 VISION...3 INTRODUCCION...4 I. ESTRUCTURA PLANTA DE PERSONAL NIVELES JERARQUICOS Y DENOMINACIÓN DE CARGOS REQUISITOS POR CARGO NIVEL EJECUTIVO NIVEL PROFESIONAL NIVEL TECNICO NIVEL ASISTENCIAL...8 II. FUNCIONES GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL PLANEACION Y RIESGOS ASESORIA JURIDICA CONTRATACIÓN Y APOYO ASESORIA JURIDICA ASESORIA CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO SUBGERENCIA TECNICA SUBGERENCIA TECNICA ESTUDIOS PREVIOS EVALUACION Y CONTRATACION EJECUCION Y LIQUIDACION EVALUACION DE PROYECTOS SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES RECURSOS HUMANOS TECNOLOGÍA Y PROCESOS DESEMBOLSOS SUBGERENCIA FINANCIERA NEGOCIACION PRESUPUESTO CONTABILIDAD ESTRUCTURACION DE PROYECTOS FUNCIONES TRANSITORIAS CREDITO Y CARTERA PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 2

3 MISION FONADE está comprometido con el impulso real al desarrollo socioeconómico del país a través de la preparación, evaluación, financiación, estructuración, promoción y ejecución de proyectos, principalmente aquellos incluidos en los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Para ello, incentiva la participación del sector social, la academia y en general el sector privado. VISION Ser una empresa líder en el desarrollo de proyectos de alto impacto socioeconómico, reconocida por su servicio integral, la calidad de su gestión, su capacidad de vincular a la empresa privada en los proyectos nacionales y el efecto social y económico de los proyectos a los que se vincule siendo una herramienta para la materialización de proyectos estratégicos del Plan Nacional de Desarrollo. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 3

4 INTRODUCCION El presente Manual de Funciones y Requisitos se fundamenta en la premisa que el cabal cumplimiento de las responsabilidades y deberes de cada funcionario constituye un aporte esencial para el logro de la misión y objetivos del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo- FONADE. Así mismo, el Manual define los parámetros de actuación de los trabajadores oficiales en el marco del Código Disciplinario Único -Ley 734 de De esta manera, este manual se convierte en una herramienta de apoyo para la gestión institucional que requiere del respaldo de todos los miembros de la organización no solo para su aplicación, sino para su permanente actualización de acuerdo con la dinámica de la entidad y los cambios generados tanto al interior de FONADE, como en su entorno. El manual incorpora funciones para cada grupo de trabajo, por nivel jerárquico, permitiendo la ubicación de cargos en la planta global de la Entidad de acuerdo con las necesidades de la misma, consecuentemente, debe ser considerado como la guía de actuación de todos los trabajadores oficiales de FONADE. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 4

5 I. ESTRUCTURA PLANTA DE PERSONAL 1. NIVELES JERARQUICOS Y DENOMINACIÓN DE CARGOS Las funciones serán desarrolladas por la planta de personal de Trabajadores Oficiales que se encuentra distribuida en los siguientes niveles y cargos: NIVEL DENOMINACIÓN DE CARGOS NUMERO DE CARGOS Ejecutivo Profesional Técnico Asistencial Gerente de Unidad Especial 1 Gerente de Unidad 4 Gerente Master 6 Gerente Senior 10 Profesional Junior 1 8 Profesional Junior 2 8 Técnico Administrativo 1 6 Técnico Administrativo 2 6 Técnico Administrativo 3 4 Técnico Administrativo 4 6 Ayudante de Oficina 3 Conductor 1 2. REQUISITOS POR CARGO FONADE establece los siguientes requisitos mínimos exigidos para cada cargo: 2.1. NIVEL EJECUTIVO DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Unidad Especial EDUCACIÓN Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley.

6 EXPERIENCIA Cinco (5) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, tres (3) de ellos en cargos de dirección. DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Unidad EDUCACION Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley. EXPERIENCIA Cinco (5) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, dos (2) de ellos en cargos de dirección. DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Master EDUCACION Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley. EXPERIENCIA Cuatro (4) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo, uno (1) de ellos en cargos de dirección NIVEL PROFESIONAL DENOMINACIÓN DEL CARGO Gerente Senior EDUCACIÓN Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Título de formación avanzada en áreas relacionadas y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 6

7 EXPERIENCIA Tres (3) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo. DENOMINACIÓN DEL CARGO Profesional Junior 1 EDUCACIÓN Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño y Tarjeta Profesional en los casos reglamentados por la Ley. EXPERIENCIA Tres (3) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo. DENOMINACIÓN DEL CARGO Profesional Junior 2 EDUCACIÓN Título de formación universitaria o profesional en una disciplina académica afín al área de desempeño. Tarjeta o Matrícula Profesional en los casos reglamentados por la Ley. EXPERIENCIA Dos (2) años de experiencia profesional en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 1 EDUCACIÓN EXPERIENCIA Título de Tecnólogo o seis (6) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño. Tres (3) años de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 7

8 DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 2 EDUCACIÓN EXPERIENCIA Título de Técnico o cinco (5) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño. Dos (2) años de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo. DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 3 EDUCACIÓN EXPERIENCIA Título de Técnico o cuatro (4) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño. Un año y medio (1.5) de experiencia laboral en áreas relacionadas con la naturaleza del cargo. DENOMINACIÓN DEL CARGO Técnico Administrativo 4 EDUCACIÓN Dos (2) semestres aprobados de formación universitaria en una disciplina académica afín al área de desempeño. EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia laboral NIVEL ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL CARGO Conductor EDUCACIÓN Título de formación secundaria (Bachillerato), Licencia de Conducción vigente y Curso de Mecánica Automotriz. EXPERIENCIA Dos (2) años de experiencia específica. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 8

9 DENOMINACIÓN DEL CARGO Ayudante de Oficina EDUCACIÓN Título de formación secundaria (Bachillerato). EXPERIENCIA Un (1) año de experiencia laboral. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 9

10 II. FUNCIONES 1. GERENCIA GENERAL Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numerales 8.9 y 8.11 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Gerencia General coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Trabajo de Planeación y Riesgos. DEPENDENCIA NIVEL GERENCIA GENERAL Directivo Técnico Asistencial Grupo de Planeación y Riesgos Profesional

11 1.1. GERENCIA GENERAL I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Gerencia General Gerencia General Gerente General Técnico II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 2. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 3. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 4. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 5. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 6. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 7. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 8. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 9. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. 2. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. 3. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes al Gerente General. 4. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por el Gerente General. 5. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en el área y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y a la Ley General de Archivos. 6. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. 7. Despachar la correspondencia que se origine en la Gerencia General de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato.

12 8. Manejar y realizar seguimiento de la agenda del Gerente General de la Entidad. 9. Informar oportunamente al Gerente General sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 10. Realizar seguimiento a todas las actividades del Gerente General relacionadas con el desarrollo de las funciones de éste. 11. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 12

13 I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Gerencia General Gerencia General Gerente General Asistencial II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 2. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que puede atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 3. Informar oportunamente al Gerente General sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 4. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 5. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 7. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 8. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Conducir el vehículo que le sea asignado, respetando las disposiciones de tránsito y normas de seguridad, teniendo en cuenta el horario establecido y de acuerdo con las instrucciones del Gerente General. 2. Prestar los servicios de transporte que sean requeridos por el Gerente General. 3. Velar por el buen mantenimiento y estado de funcionamiento del vehículo a su cargo y solicitar oportunamente el combustible y demás servicios que requiera el mismo. 4. Responder ante la entidad por el vehículo, herramientas y demás accesorios de dotación e informar sobre los desperfectos mecánicos. 5. Colaborar en el proceso de obtener cotizaciones para reparaciones y mantenimiento del vehículo. 6. Informar oportunamente sobre colisiones o accidentes ocurridos durante el desarrollo de sus funciones, para que se sigan las normas y procedimientos establecidos. 7. Adelantar gestiones ante las aseguradoras y las autoridades de tránsito, cuando PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 13

14 sea necesario. 8. Realizar las diligencias oficiales autorizadas por el Gerente General. 9. Apoyar las labores administrativas de la Entidad de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 14

15 1.2. PLANEACION Y RIESGOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Gerencia General Planeación y Riesgos Gerente General Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 7. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 8. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Participar en la formulación del Plan Estratégico y Planes de Acción de la Entidad (diagnóstico, definición de políticas, objetivos, metas, acciones e indicadores) y realizar su consolidación. 2. Coordinar la realización de los planes de acción de todas las dependencias de la Entidad. 3. Elaborar el diagnóstico financiero de la Entidad y las proyecciones correspondientes. 4. Apoyar a la Gerencia General en la toma de decisiones para la Entidad. 5. Elaborar los informes periódicos de gestión de la entidad y suministrar la información pertinente a las áreas que lo soliciten. 6. Ejecutar todas las actividades relacionadas con la medición, análisis y gestión de riesgos para la Entidad. 7. Administrar los sistemas de Gestión de Activos y Pasivos, Riesgo de Contraparte y Riesgos de Tesorería, GAP y Proyecciones. 8. Participar en los Comités que le sean asignados por su superior inmediato. 9. Identificar por sectores económicos los proyectos de los convenios a desarrollar por parte de la entidad. 10. Llevar estadísticas de ejecución de los convenios. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 15

16 11. Presentar informes de evaluación y medición del impacto social de los proyectos. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 16

17 2. ASESORIA JURIDICA Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Asesoría Jurídica de FONADE coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Contratación y Apoyo a la Asesoría Jurídica. DEPENDENCIA NIVEL ASESORIA JURIDICA Asesor Grupo Contratación y Apoyo Asesoría Jurídica Ejecutivo Profesional Técnico

18 2.1. CONTRATACIÓN Y APOYO ASESORIA JURIDICA I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Asesor Jurídico Ejecutivo II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios, técnicas y experiencia, encaminados al cumplimiento de los objetivos y políticas trazadas por la Entidad. 2. Asistir a la Asesoría Jurídica en todos aquellos asuntos que se le deleguen expresamente. 3. Colaborar con las demás dependencias de la entidad, apoyándolas en lo relativo a la contratación y asesoría jurídica. 4. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 5. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 6. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 7. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 8. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Orientar todos los procesos contractuales que se lleven a cabo en la entidad. 2. Prestar asesoría jurídica en materia contractual a todas las dependencias de la organización. 3. Prestar asesoría jurídica en la elaboración de pliegos de condiciones, términos de referencia y/o reglas de participación para los diferentes procesos de selección que adelante la entidad. 4. Revisar e impartir aprobación a los documentos contractuales que por su naturaleza deban ser suscritos por una instancia superior. 5. Proyectar los conceptos y actos administrativos que tengan su origen en la Gerencia General, Subgerencias o en la Asesoría Jurídica. 6. Velar por la confiabilidad de la información que genera la dependencia, hacia otras áreas de la entidad, o hacia entidades externas, de vigilancia y control y/o cualquier otra instancia que la requiera. 7. Coordinar de acuerdo con las directrices del Asesor Jurídico las actividades propias del Grupo de Contratación y Apoyo Asesoría Jurídica.

19 8. Aprobar las garantías de los contratos. 9. Suscribir las certificaciones que en relación con la documentación contractual soliciten a la entidad. 10. Participar activamente en los Comités de que haga parte o sea invitado. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 19

20 I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Coordinador de Grupo Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Entidad. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 7. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 8. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y las inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Asesorar jurídicamente la ejecución de los convenios que se le asignen. 2. Asesorar jurídicamente en los procesos de selección y contratación y en la elaboración de los documentos que se requieren para la suscripción y legalización de los convenios y contratos. 3. Proyectar, de acuerdo con las indicaciones recibidas por el superior inmediato, el estudio, análisis y formulación de conceptos sobre los asuntos jurídicos que le sean asignados. 4. Asesorar a los niveles gerenciales y profesionales de la empresa en los aspectos jurídicos que se deriven de la misión y actividades de FONADE de acuerdo con las indicaciones del superior inmediato. 5. Brindar su concurso en la compilación y estudio de la legislación, jurisprudencia y doctrina relacionados con las actividades y misión de la Empresa. 6. Representar a FONADE judicial y extrajudicialmente cuando la Gerencia General le otorgue los debidos poderes. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 20

21 I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Asesoría Jurídica Contratación y Apoyo a Asesoría Jurídica Coordinador de Grupo Técnico II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Brindar soporte logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. 2. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 3. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 4. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 5. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 6. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. 7. Recibir y efectuar llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes a quien interese. 8. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios de la dependencia que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 9. Administrar, revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en la dependencia, trasladar a quienes corresponda y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. 10. Despachar la correspondencia que se origine en la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato. 11. Proponer y desarrollar y ejecutar mecanismos que agilicen la tramitación e información de los contratos y convenios de la dependencia. 12. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 13. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 14. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 15. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato inherentes a la naturaleza del cargo. II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Numerar, fechar y custodiar los Acuerdos y Resoluciones que se originen en la entidad. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 21

22 2. Elaborar las solicitudes de papelería para la dependencia, distribuir y controlar la existencia. 3. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 4. Realizar los trámites necesarios para la publicación en el Diario Oficial (extractos únicos de publicación)- programa Imprenta Nacional. 5. Realizar seguimiento telefónico y escrito a la contratación incompleta en el momento de legalización de la contratación. 6. Administrar la base de datos en la cual se incluyen todos los convenios y contratos celebrados por FONADE desde su elaboración hasta su liquidación. 7. Verificar el cumplimiento de los requisitos de legalización de los convenios y contratos (garantías, publicación en el diario oficial, impuesto de timbre, afiliación a EPS, salud, entre otros). 8. Elaborar la carta de aprobación de las garantías de los contratos y convenios. 9. Realizar los trámites necesarios para la elaboración de contratos, convenios y aprobación de las garantías, publicaciones e impuesto de timbre en el sistema disponible para este propósito. 10. Manejar el archivo de los contratos internos de la entidad de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes, especialmente con la Ley General de Archivos. 11. Recibir los contratos y convenios para perfeccionamiento, realizar el registro de los mismos y la distribución entre los abogados. 12. Realizar los trámites necesarios para la causación y recaudo del Impuesto de Timbre. 13. Distribuir la información contractual de los contratos y convenios a las dependencias que corresponda, una vez firmado o perfeccionado, al igual que la correspondencia. 14. Preparar informes para los organismos de control y demás personas que soliciten información sobre convenios y contratos celebrados por FONADE. 15. Preparar las certificaciones en relación con los contratos o convenios, previa solicitud de los interesados. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 22

23 3. ASESORIA CONTROL INTERNO Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Asesoría de Control Interno de FONADE coordinará el desarrollo de actividades del Grupo de Control Interno. DEPENDENCIA NIVEL ASESORIA CONTROL INTERNO Asesor Grupo Control Interno Profesional

24 3.1. CONTROL INTERNO I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Asesoría de Control Interno Control Interno Asesor de Control Interno Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios, técnicas y procedimientos de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Entidad en materia de Control Interno. 2. Promover y facilitar la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones. 3. Velar porque las dependencias de la entidad atiendan con oportunidad y eficiencia los requerimientos de la Revisoría Fiscal, Administración de Impuestos Nacionales, Distritales, Superintendencia Bancaria y demás autoridades de Control y Vigilancia. 4. Suscribir las comunicaciones y documentos que corresponden a su cargo. 5. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 6. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 7. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 8. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 9. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 10. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres asignados a su dependencia, o que ocasionalmente se faciliten para el desarrollo de las funciones correspondientes. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. II. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Preparar, presentar e implementar programas para evaluar el sistema de control interno en cada una de las dependencias de la entidad. 2. Verificar y recomendar el cumplimiento oportuno y eficaz de la ejecución de los procesos y procedimientos de Fonade. 3. Aplicar la metodología de evaluación del sistema de control interno, analizar los resultados y presentar los informes correspondientes. 4. Medir el cumplimiento del Plan Estratégico y de los Planes de Acción. 5. Coordinar la elaboración de respuestas e informes para entes de control y consolidar dicha información.

25 6. Verificar que las actividades ejecutadas en desarrollo del objeto de la entidad cumplan con las leyes, normas y procedimientos legales. 7. Promover en la entidad la Cultura de Autocontrol. 8. Actualizar periódicamente el Manual de Control Interno, de acuerdo con la normatividad vigente, en los temas de evaluación y monitoreo a los procesos y procedimientos. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 25

26 4. SUBGERENCIA TECNICA Con sujeción a lo establecido en el artículo 8 numeral 8.9 del Decreto 288 del 29 de enero de 2004, la Subgerencia Técnica de FONADE coordinará el desarrollo de actividades de los Grupos de Trabajo de Evaluación de Proyectos, Estudios Previos, Evaluación y Contratación y Ejecución y Liquidación. DEPENDENCIA NIVEL SUBGERENCIA TECNICA Directivo Técnico GERENCIA DE PROYECTOS Grupo de Estudios Previos Profesional Grupo de Evaluación y Contratación Profesional Grupo de Ejecución y Liquidación Ejecutivo Profesional Técnico EVALUACION DE PROYECTOS Ejecutivo

27 4.1. SUBGERENCIA TECNICA I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Subgerencia Técnica Subgerente Técnico Técnico II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 2. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y el área que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 3. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 4. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 5. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 6. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 7. Facilitar y propender por una fluida comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores del área y la entidad. 8. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 9. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. 2. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. 3. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes a los Subgerentes. 4. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por los Subgerentes. 5. Revisar y clasificar los documentos que se tramitan en la dependencia y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y la Ley General de Archivos. 6. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean asignados. 7. Despachar la correspondencia que se origine en las Subgerencias de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato.

28 8. Informar oportunamente a los Subgerentes sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deban asistir. 9. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 28

29 4.2. ESTUDIOS PREVIOS I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Estudios Previos Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Coordinar de acuerdo con las directrices del Subgerente Técnico las actividades propias del grupo de Estudios Previos. 3. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 4. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 5. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 6. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 7. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 8. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 9. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Realizar el análisis financiero, jurídico, técnico y operativo del negocio y elaborar los documentos en los que se informen los resultados; recomendando ajustes en caso necesario. 2. Efectuar la revisión del proyecto a ejecutar y formular las recomendaciones que correspondan. 3. Efectuar el análisis de los riesgos de realizar un contrato y regular de manera expresa en las reglas de participación las soluciones para cada uno de estos riesgos de tal forma que no se genere el pago de mayores valores por parte de los clientes de FONADE. 4. Analizar conjuntamente con el gerente de convenio los estudios, diseños y especificidades de los programas y proyectos. 5. Elaborar un plan de contratación mensualizado de acuerdo con la programación prevista por los gerentes de proyecto. Ajustar la ficha técnica del proyecto en caso de ser necesario. 6. Verificar la existencia de la totalidad de estudios, licencias y permisos requeridos para la ejecución de un proyecto. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 29

30 7. Realizar los análisis pertinentes para determinar la disponibilidad de recursos del convenio/proyecto a ejecutar, la forma de pago y su correspondencia con el valor al que se pretende contratar. 8. Colaborar al gerente de convenios en la realización de los cronogramas del proyecto y de procesos de selección a adelantar en el desarrollo del mismo. 9. Verificar las condiciones y precios de mercado, determinando los costos y valores existentes en el lugar del cumplimiento de la prestación y las condiciones de pago que pretende proponer FONADE a los oferentes. 10. Realizar los estudios previos que requiera la celebración del contrato o efectuar una revisión de los mismos. 11. Elaborar las reglas de selección de contratistas. 12. Mantener una relación de todos los procesos de contratación y consultas de mercado desarrolladas mensualmente. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 30

31 4.3. EVALUACION Y CONTRATACION I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Evaluación y Contratación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Coordinar de acuerdo con las directrices del Subgerente Técnico las actividades propias del grupo de Evaluación y Contratación. 3. Realizar una retroalimentación de los resultados de los procesos para realizar los correctivos en las áreas involucradas. 4. Propender por la capacitación de los funcionarios y el trabajo en grupo. 5. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 6. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 7. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 8. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 9. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 10. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 11. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Tramitar la legalización de los contratos derivados 2. Coordinar las audiencias aclaratorias de las reglas de participación. 3. Elaborar los análisis técnicos, legales, económicos y financieros a las ofertas presentadas en los procesos de selección. 4. Preparar y presentar los Informes de Evaluación. 5. Coordinar las audiencias para apertura de sobre económico y recomendaciones de adjudicación. 6. Presentar recomendaciones sobre las propuestas presentadas en los procesos de selección. 7. Proyectar la determinación que ponga fin a los procesos selectivos. 8. Llevar un registro de los procesos desarrollados con toda la información pertinente. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 31

32 4.4. EJECUCION Y LIQUIDACION I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Ejecutivo II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 7. Velar por el cumplimiento de lo pactado en los convenios suscritos y por la calidad de los resultados. 8. Velar por el cumplimiento y aplicación del Manual de Gerencia de Convenios. 9. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 10. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Coordinar las actividades requeridas para la ejecución de los diferentes convenios de la Entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. 2. Administrar los recursos profesionales y logísticos asignados de los convenios. 3. Realizar el seguimiento, supervisión y control a los convenios, vigilando el cumplimiento de las obligaciones de las partes. 4. Realizar el seguimiento a la gestión de los Gerentes y Supervisores de Convenios. 5. Coordinar la atención a los requerimientos de los Gerentes y Supervisores de los convenios. 6. Elaborar y presentar con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en desarrollo de los convenios y contratos. 7. Atender directamente las relaciones con los clientes, mediante el desarrollo de diferentes actividades y tareas de orden administrativo y técnico. 8. Monitorear y actualizar la estructura de costeo y tasas de interés diseñadas para PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 32

33 la línea de negocio. 9. Revisar y contestar la correspondencia rutinaria de su competencia, de acuerdo con las exigencias del desarrollo de los negocios y solicitudes de los clientes. 10. Absolver consultas, prestar asistencia técnica y emitir conceptos en los asuntos encomendados por la Subgerencia Técnica y la Gerencia General. 11. Velar por el cumplimiento, la capacidad y la calidad de la ejecución del proyecto. 12. Presentar documento de la evaluación de ejecución. 13. Coordinar el cierre y liquidación de los convenios y contratos. 14. Hacer seguimiento de la ejecución técnica de los proyectos. 15. Llevar un control de avance de cada uno de los convenios y costos generados por su administración. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 33

34 I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Subgerente Técnico Profesional II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Gerencia General de FONADE en materia de ejecución de proyectos. 2. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 3. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 4. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 5. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 6. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 7. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 8. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo y al dominio de su disciplina profesional. 9. Entregar a la entidad para su respectiva custodia toda la evidencia documental que se genere en desarrollo del convenio/proyecto. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Realizar el seguimiento, supervisión y control a los Convenios, vigilando el cumplimiento de las obligaciones de las partes. 2. Participar en los comités técnicos, operativos y/o de seguimiento de los convenios asignados. 3. Coordinar la elaboración del plan que establezca los proyectos que deben adelantarse en el marco del convenio y los recursos estimados para su ejercicio. 4. Coordinar la elaboración los planes de contratación de los convenios. 5. Suministrar oportunamente la información requerida para adelantar los procesos de selección en desarrollo de los convenios. 6. Coordinar la realización los trámites necesarios para la ejecución y control de los respectivos contratos, en cumplimiento del objeto del convenio, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes. 7. Coordinar la redacción y elaboración la correspondencia requerida, relacionada con el desarrollo de los convenios y contratos. 8. Coordinar la elaboración y presentación con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en desarrollo de los convenios y contratos. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 34

35 9. Coordinar el seguimiento permanente a la ejecución presupuestal y seguimiento de los programas o proyectos a cargo, verificando que se registre todo ingreso u egreso de los recursos del programa o proyecto. 10. Coordinar la realización del flujo de caja del programa o proyecto; haciendo un seguimiento periódico, y coordinar con los funcionarios competentes, la inversión y reinversión de los recursos. 11. Coordinar la elaboración de informes relacionados con el comportamiento de los diferentes negocios a su cargo. 12. Coordinar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y legal. 13. Coordinar la revisión de los informes periódicos que presenten los contratistas e interventores y exigir a estos la información adicional que se considere necesaria. 14. Procurar el ingreso de los recursos al proyecto de manera oportuna. 15. Velar por que FONADE cumpla con las obligaciones contraídas en ejecución de los proyectos. 16. Coordinar y realizar seguimiento a las actividades desarrolladas por los supervisores o interventores designados en los contratos. 17. Coordinar la rendición de informes de gestión sobre la ejecución del convenio/proyecto. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 35

36 I. IDENTIFICACION DEL EMPLEO Dependencia Grupo de Trabajo Superior Inmediato Nivel Jerárquico Subgerencia Técnica Ejecución y Liquidación Gerencia de Proyectos Coordinador de Grupo Técnico II. DESCRIPCION DE FUNCIONES GENERALES 1. Brindar soporte técnico logístico en el desarrollo de las actividades que se le encomienden y de los procesos de apoyo administrativo y técnico que le sean asignados. 2. Aportar de acuerdo con el campo de formación y experiencia los elementos que requiera el desarrollo de trabajos y tareas que le sean encomendadas. 3. Participar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los planes de acción, proyectos y actividades de la dependencia. 4. Ejercer acciones de autocontrol en todos los procesos que desarrolla. 5. Dar cumplimiento a las normas y procedimientos y propender por su mejoramiento continuo. 6. Capacitar y entrenar a los demás miembros del equipo de trabajo o funcionarios que se le indique, sobre las funciones que desarrolla. 7. Facilitar y propender por una fluida comunicación con los miembros de los equipos de trabajo, superiores y demás áreas, para el buen desempeño de las labores de la dependencia y la entidad. 8. Velar por el uso racional y adecuado de los equipos, muebles y enseres a cargo o que ocasionalmente se le asignen para el desempeño de sus funciones. 9. Desempeñar las demás funciones asignadas por el superior inmediato y aquellas inherentes a la naturaleza del cargo. III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Proyectar la liquidación de contratos. 2. Administrar la base de datos de la línea de Gerencia de Proyectos y procurar por su permanente actualización. 3. Solicitar tiquetes y hacer el seguimiento correspondiente a los mismos. 4. Preparar documentos y transcribir contenidos en los equipos de cómputo y demás medios disponibles, cuando le sea indicado por el superior inmediato o corresponda a procesos o procedimientos que le han sido asignados. 5. Recibir las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes. 6. Efectuar las llamadas que le sean solicitadas por el superior inmediato. 7. Atender a los clientes internos y externos, orientarlos sobre los funcionarios y la dependencia que pueden atender sus necesidades y suministrarles la información que sea pertinente de acuerdo con las instrucciones de su superior inmediato. 8. Revisar y clasificar los documentos y correspondencia que se tramitan en la dependencia y trasladar a quienes corresponda, de acuerdo con las instrucciones del superior inmediato y la Ley General de Archivos. 9. Administrar y mantener organizados y actualizados los archivos que le sean PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 36

37 asignados. 10. Despachar la correspondencia que se origine en la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el superior inmediato. 11. Informar oportunamente al coordinador del grupo sobre las diferentes reuniones internas y externas a las cuales deba asistir, relacionadas con el desempeño de sus funciones. 12. Remitir al archivo central de la entidad los documentos correspondientes de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental. 13. Proyectar con la periodicidad que se requiera, los diferentes informes sobre la gestión que se realiza en el desarrollo de los convenios y contratos. 14. Participar en el seguimiento técnico, administrativo, financiero y legal de los convenios y contratos asignados por el superior inmediato. PROCESOS MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS 37