MANUAL PARA LA DETERMINACIÓN, APLICACIÓN Y CONTROL DE MERMAS Y FALTANTES EN LAS FILIALES DEL ISSSTEZAC

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1 MANUAL PARA LA DETERMINACIÓN, APLICACIÓN Y CONTROL DE MERMAS Y FALTANTES EN LAS FILIALES DEL ISSSTEZAC

2 GENERALIDADES Como parte de la operación de las Filiales del Instituto, resulta necesario tener un procedimiento claro y preciso que auxilie en el control operativo contable y legal de las mermas y faltantes que se generan en los diferentes puntos de venta de la Subdirección de Filiales del ISSSTEZAC; cuyo objetivo principal es establecer las actividades y las instancias responsables para la determinación, aplicación y control de las mermas y faltantes en las Filiales del Instituto dentro del marco contable y legal, buscando con ello dar al sistema comercial transparencia y forma de proceder, respecto a los valores y unidades mermadas y faltantes que disminuyan los importes de los inventarios de mercancías bajo su cuidado y determinar las y los responsables de su manejo. CAPÍTULO PRIMERO GLOSARIO DE TERMINOS Artículo 1.- Para la aplicación de este Manual, se entenderá por: I. MERMA.- Se deberá considerar por merma, la disminución de productos que se da tanto en bodega como en piso de venta de la Unidad Comercial, por causas imputables al personal, la clientela, plagas, y a los agentes naturales en el manejo propio de la mercancía en su operación, causando una disminución en el inventario físico, la cual puede ser por mercancía en mal estado, faltante o siniestrada; II. MERCANCÍA EN MAL ESTADO.- Será considerada merma por mal estado, aquella mercancía que se haya dañado, roto, descompuesto o esté caducada y que se haya agotado el recurso de devolución a la o el proveedor o de cobro al personal o la clientela en caso de accidente, abuso o descuido; III. MERCANCÍA FALTANTE.- Es la que se da por la sustracción de mercancía por parte del personal y/o las y los consumidores y que no haya sido detectada, y/o la que resulte de la diferencia entre el Inventario Teórico Valorado y el Inventario Físico; IV. MERCANCÍA SINIESTRADA.- La mercancía que se haya dañado por la consecuencia de un siniestro, siempre y cuando, agotados los recursos legales, no haya sido pagada por la aseguradora contratada; V. ADMINISTRADOR O ADMINISTRADORA DE FILIAL.- Responsable de la administración de la Filial del Instituto; VI. FILIAL.- Tienda, Farmacia o Mueblería propiedad del ISSSTEZAC; VII. INVENTARIO.- Relación detallada de las existencias de mercancías comprendidas en el activo de una Filial según formato preestablecido por la Subdirección de Filiales en el que se muestra: a) El número consecutivo; b) La unidad de medida; c) El número de unidades existentes; d) La descripción de los bienes;

3 e) Los precios unitarios; f) El importe total de cada renglón; g) Las sumas parciales por grupos y/o clasificaciones; y h) El total del inventario. VIII. INVENTARIO TEÓRICO VALORADO.- Aquél en cuyos renglones se hacen constar los totales de las existencias y costeo de las mercancías emitidas por el Sistema Punto de Venta antes de la Toma Física del Inventario; IX. INVENTARIO FÍSICO.- Aquél formulado mediante recuento, peso o medida de las existencias físicas reales de mercancía; X. INVENTARIO FINAL. El inventario que resulta de la compulsa del Inventario Físico con el Inventario Teórico Valorado; XI. SISTEMA PUNTO DE VENTA.- Sistema de información que registra las entradas y salidas de inventarios y las operaciones comerciales de la Filial; y XII. DICTAMEN.- Resolución administrativa emitida por las Subdirecciones de Filiales, Jurídica y Técnica y Administrativa como resultado del procedimiento administrativo de investigación iniciado con motivo del conocimiento que se tuvo de la existencia de una variación de inventario. CAPÍTULO SEGUNDO POLÍTICAS GENERALES Artículo 2.- El porcentaje máximo de merma y faltante aceptable en una Filial es del 1.5% en Tiendas, 0.75% en Farmacias y 0% en Mueblerías, sobre las ventas totales en el período comprendido entre el último Inventario Final y la fecha del Inventario Final Actual. Artículo 3.- Las mermas y faltantes resultantes de la toma física de los inventarios, deberán ser cuantificadas y, en caso de que sean superiores a lo aceptable, se fincarán responsabilidades a la o el Administrador de la Filial y/o a quien(es) resulte(n) responsable(s). Artículo 4.- Se evaluará el comportamiento de las mermas y faltantes de manera global; en caso de encontrar desviaciones a los criterios establecidos, se aplicará a la o el Administrador de la Filial y/o responsable(s), la(s) sanción(es) señalada(s) en el cuadro de aplicación administrativa. Artículo 5.- En caso de que la suma de la merma y/o faltante en la Filial no exceda del 1.5 % en tiendas y 0.75 % en Farmacias sobre las ventas totales, pero se encuentre alguna desviación a los criterios, se actuará en lo procedente conforme a lo contemplado en el cuadro de aplicación administrativa correspondiente del presente Manual. Artículo 6.- Antes de considerar una mercancía dañada o en mal estado como una merma, se deberán realizar, cuando procedan, las acciones suficientes para la devolución a las y los proveedores, presentando la documentación que avale el hecho. Artículo 7.- En las mueblerías con departamentos de línea blanca, artículos electrónicos, electrodomésticos, muebles y enseres menores, no se aceptará ningún porcentaje de merma, excepto las que se generen por el uso y manejo, en este caso se procederá mediante acta administrativa conforme a las facultades conferidas a la Subdirección de Filiales en el Manual General de

4 Organización del ISSSTEZAC. En caso de detectar faltantes de este tipo de mercancía, se iniciará el procedimiento administrativo correspondiente. Artículo 8.- Se excluirán de los faltantes de inventario, antes de calcular el porcentaje de merma, los montos originados por: I. Siniestros (anexando actas administrativas y reclamaciones a la Compañía Aseguradora); y II. Robo con violencia (anexando copia de la denuncia ante el Ministerio Público debidamente ratificada). Artículo 9.- En los casos en que la suma de la merma y faltantes en la Filial no excedan el 1.5 % en tiendas y 0.75 % en farmacias sobre las ventas totales, la o el Administrador de la Filial deberá anexar a la toma del inventario, el Acta de Mermas correspondiente y turnarlos a la Subdirección de Filiales quien a su vez informará mensualmente a la Subdirección de Finanzas, para las afectaciones contables correspondientes. Artículo 10.- No deberán existir sobrantes de inventario; en caso que esto ocurra, la o el Administrador de la Filial deberá justificar o aclarar el origen del mismo ante la Coordinación de Operación de la Subdirección de Filiales en un plazo no mayor a 10 días. En caso de no justificar el sobrante, la misma Coordinación realizará la investigación correspondiente y si hubiere elementos que presuman una responsabilidad, dará vista a las Subdirecciones Jurídica y Técnica y Administrativa, para iniciar el procedimiento administrativo de investigación correspondiente. Artículo 11.- Para llevar a cabo una adecuada evaluación de las y los Administradores de las Filiales del ISSSTEZAC, que se encuentren en los rangos establecidos en el tratamiento Administrativo, después de conocer el resultado del Inventario Final, la Subdirección de Filiales tomará en cuenta los siguientes criterios de evaluación, mismos que podrán incidir en el Reporte Interno de Variación de Inventarios: I. El monto de los depósitos de ingresos por venta diaria; II. El correcto manejo de fondos de la unidad comercial; III. El servicio y operación de las cajas; IV. El control de inventarios que lleva; V. La recepción de mercancías; VI. Que el abasto y mercadeo sea el adecuado; VII. La imagen que tiene la unidad comercial; VIII. Que la información proporcionada sea veraz y oportuna; IX. El resultado de la operación de la unidad; X. El resultado de los estados financieros; XI. El manejo de los márgenes de comercialización; XII. Control y relaciones con el personal operativo; y XIII. El expediente personal de las y los trabajador(es) involucrado(s). CAPÍTULO TERCERO APLICACIÓN ADMINISTRATIVA Artículo 12.- Después de conocer los resultados del Inventario Final, la Subdirección de Filiales deberá actuar según el rango de merma y/o faltante, aplicando los criterios que a continuación se detallan.

5 I. En el caso de Tiendas: RANGO DE MERMA Y/O FALTANTE Del 0.01% al 0.49% Del 0.50% al 1.0% Más del 1.01% y hasta el 1.50% Del 1.51% en adelante APLICACIÓN ADMINISTRATIVA En caso de reincidencia y conforme a la valoración de la Coordinación de Operación, el Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as) podrán hacerse acreedores(as) de una sanción disciplinaria por parte de la Coordinación de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales. Se apercibirá por escrito al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), hasta en un máximo de tres veces dentro de un semestre. Si persiste la situación, se iniciará la investigación correspondiente. Se citará a una audiencia al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), para que se manifieste(n) en relación a las mermas y faltantes detectadas en la toma física de inventarios. Las Subdirecciones de Filiales, Jurídica y Técnica y Administrativa iniciarán el procedimiento administrativo de investigación correspondiente para determinar las responsabilidades y actuar conforme a derecho; asimismo, se le dará vista a la Auditoria Interna del Instituto para los efectos legales correspondientes. II. En el caso de Farmacias: RANGO DE MERMA Y/O FALTANTE Del 0.01% al 0.25 % Del 0.26% al 0.50% APLICACIÓN ADMINISTRATIVA En caso de reincidencia y conforme a la valoración de la Coordinación de Operación, el Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as) podrán hacerse acreedores(as) de una sanción disciplinaria por parte de la Coordinación de Recursos Humanos, Materiales y Servicios Generales. Se apercibirá por escrito al Administrador o

6 Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), hasta en un máximo de tres veces dentro de un semestre. Si persiste la situación, se iniciará la investigación correspondiente. Más del 0.51% y hasta el 0.75% Del 0.76% en adelante Se citará a una audiencia al Administrador o Administradora de la Filial y/o colaboradores(as), para que manifieste(n) en relación a las mermas y faltantes detectadas en la toma física de inventarios. Las Subdirecciones de Filiales, Jurídica y Técnica y Administrativa iniciarán el procedimiento administrativo de investigación correspondiente, para determinar las responsabilidades y actuar conforme a derecho; asimismo, se le dará vista a la Auditoria Interna del Instituto para los efectos legales correspondientes.. Artículo 13.- Corresponde a la Subdirección de Filiales analizar dentro de los primeros quince días posteriores al cierre mensual, las mermas o faltantes tomando como base las políticas generales y la aplicación administrativa de este Manual atendiendo lo siguiente: I. Levantamiento de Inventario Teórico Valorado e Inventario Físico llevado a cabo por el Administrador o Administradora de la Filial y colaboradores(as), conforme a los lineamientos establecidos por la Subdirección de Filiales; II. Emisión del Reporte Interno de Variación de Inventarios por la Coordinación de Operación; y III. Análisis del Reporte Interno de Variación de Inventarios entre las Coordinaciones de la Subdirección y la titularidad de la propia Subdirección. CAPÍTULO CUARTO APLICACIÓN JURÍDICA Artículo 14.- Si derivado del análisis del Reporte Interno de Variación de Inventarios se acredita que existe una variación en el inventario, conforme a las políticas generales y la aplicación administrativa de este Manual, se dará inicio al procedimiento administrativo de investigación previsto por la Ley del Servicio Civil del Estado de Zacatecas con la participación de las Subdirecciones de Filiales, Jurídica y Técnica y Administrativa, quienes elaborarán el dictamen correspondiente, el cual deberá estar debidamente fundado y motivado y debiendo contener los documentos originales que lo sustenten. Artículo 15.- De acuerdo con el dictamen emitido, la Subdirección Jurídica realizará los trámites ante las autoridades correspondientes.

7 Artículo 16.- La Subdirección Jurídica, previo consenso con las áreas involucradas, será la única instancia legal del Instituto para establecer acuerdos y/o convenios para la restitución del daño económico causado por mermas o faltantes que rebasen las consideraciones de este documento y la rescisión, reubicación o despido de las personas involucradas. Artículo 17.- El marco normativo del presente Manual será el que rige al Instituto. Artículo 18.- Las cuestiones no previstas por este Manual serán resueltas por la H. Junta Directiva. CAPÍTULO QUINTO APLICACIÓN CONTABLE Artículo 19.- Los faltantes o mermas detectados en la toma de inventarios hasta por los montos máximos autorizados en el artículo 2 del presente Manual, aplicarán directamente en la determinación del costo de venta mensual de las Filiales y se realizará el registro contable al final del año en cierre del ejercicio de la siguiente manera: Cargo a: 5100 Costo de Ventas. Abono a: 1106 Inventarios. Artículo 20.- Por los faltantes o mermas detectados en la toma de inventarios que rebasen los montos máximos autorizados en el artículo 2 del presente Manual, se generará el Deudor Diverso contra Ingresos de la propia Filial, con base en el acuerdo o convenio realizado para la restitución del daño económico causado, de la siguiente manera: Cargo a: 1109 Deudores Diversos. Abono a: 4100 Ingresos. En caso de que no haya sido recuperado el valor del faltante o merma mayor al monto máximo autorizado, ésta afectará directamente al costo de ventas de la Filial con base en el artículo anterior. TRANSITORIOS Primero.- El presente Manual abroga el publicado en el suplemento número 59 del Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas, correspondiente al día 25 de julio del año Segundo.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial, Órgano del Gobierno del Estado de Zacatecas. Tercero.- El presente Manual considera en su redacción un lenguaje incluyente de género. Cuarto.- En el presente Manual, se atendió al hecho de que el ISSSTEZAC se adhiere voluntariamente a la alianza internacional que apoya El Pacto Mundial, sus diez principios de responsabilidad social y las áreas de derechos humanos, condiciones laborales, medio ambiente, transparencia y anticorrupción en sus actividades diarias.

8 DADO EN LA SALA DE JUNTAS DEL INSTITUTO DE SEGURIDAD Y SERVICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES DEL ESTADO DE ZACATECAS, EN LA SESIÓN ORDINARIA No. 249/2008, ACUERDO 2100/249/2008, DE LA H. JUNTA DIRECTIVA ÓRGANO MÁXIMO DEL INSTITUTO, A LOS 16 DÍAS DEL MES DE JUNIO DE 2008: PRESIDENTE.- LIC. VÍCTOR ROBERTO INFANTE GONZÁLEZ; SECRETARIO LIC. MARTÍN QUEZADA JÁUREGUI; CONSEJERO.- ING. FELIPE DE JESÚS MARTÍNEZ GALLO; CONSEJERO.- PROF. ANTONIO MARTÍNEZ RAMÍREZ; CONSEJERO.- L.C. JORGE MIRANDA CASTRO; CONSEJERO.- L.E. EDUARDO RUÍZ FIERRO. SE APRUEBA EL PRESENTE MANUAL PARA LA DETERMINACIÓN, APLICACIÓN Y CONTROL DE MERMAS Y FALTANTES EN LAS FILIALES DEL ISSSTEZAC PARA QUE LLEGUE A CONOCIMIENTO DE QUIEN DEBA Y SE LE DÉ EL DEBIDO CUMPLIMIENTO, MANDO SE IMPRIMA, PUBLIQUE Y CIRCULE. ATENTAMENTE Confía en Zacatecas, confía en tu Gobierno LIC. VÍCTOR ROBERTO INFANTE GONZÁLEZ PRESIDENTE DE LA H. JUNTA DIRECTIVA Y DIRECTOR GENERAL DEL ISSSTEZAC

9 C.P. ROSA LINA BARBOSA GALAVIZ SUBDIRECTORA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA LIC. MARTÍN QUEZADA JÁUREGUI SUBDIRECTOR JURÍDICO Y SECRETARIO DE LA H. JUNTA DIRECTIVA LIC. MIGUEL LAMPROS DE LA TORRE KUSULAS SUBDIRECTOR DE FINANZAS LIC. MAURO RUÍZ BERUMEN SUBDIRECTOR DE SERVICIOS SOCIALES LIC. JOSÉ GUADALUPE REYES ORTÍZ SUBDIRECTOR DE PRESTACIONES ECONÓMICAS LIC. SERGIO DÍAZ DE LA TORRE SUBDIRECTOR DE FILIALES