DELIVERY CONTROL CENTER By PolakoSoft

Transcripción

1 DELIVERY CONTROL CENTER By PolakoSoft Completo sistema pensado para poder tener tranquilidad en la Administración y Control de su Comercio o Empresa. El sistema D.C.C. le permite tener el control absoluto de su negocio, de esta manera podrá maximizar sus ganancias, evitando perdida de mercadería, mediante el control de Stock, control de sus empleados y control de Movimientos comerciales. Comprende de diferentes módulos para el control. Control de Empleados: Cada empleado tiene un usuario y contraseña asignada, quien es responsable de un turno te trabajo. Durante ese turno (periodo de horas a cargo) se podrá obtener la información de las ventas, stock, anulaciones de ventas y movimientos del empleado, horarios en el que ingresa al sistema, como también horario en que el mismo deja su puesto o cierra su caja. Control de Stock: se puede obtener información del stock vendido, mediante informe de Seguimiento de Stock, stock actual, ventas, cantidades, listados, para que el mismo no sea un inconveniente dentro del negocio. Las mercaderías se pueden subdividir en diferentes rubros (definidos por la empresa), y obtener subtotales de cada rubro para afinar búsquedas. Niveles de Usuarios: el sistema tiene 2 diferentes tipos de usuario: o Usuario Administrador. El usuario Administrador será encargado de configurar la aplicación para acomodarla a su negocio. También podrá obtener toda la información acerca de sus ventas, empleados y stock, mediante cantidad de listados diferentes brindados por el sistema para la toma de decisiones. o Usuario Vendedor: Este usuario estará a cargo de las ventas dentro de un periodo, no tendrá acceso a la información brindada por el sistema, ni a la configuración del mismo. Generando un Inicio de Sesión como inicio del periodo y un Cierre de Caja como fin de su horario. El sistema cuenta también, como opción realizar impresiones de ticket (sin valor fiscal) y remitos para en caso de ser necesario. Los remitos podrán ser personalizados para cada Negocio / Empresa. 1

2 Ingreso al Sistema El primer paso una vez instalado el sistema es ejecutar el Programa, que se encuentra instalado en Windows, para acceder será mediante la ruta: Inicio / Programas / DeliveryControl. Una vez ejecutado se procede la inicialización de la aplicación mostrando la siguiente pantalla: Para acceder deberá hacer un clic con el mouse en cualquier parte de la pantalla. La primera vez que ejecute el Sistema, le mostrara la pantalla siguiente donde el sistema crea automáticamente las fuentes de ODBC. En ese momento podrá seleccionar el Idioma. Una vez terminado deberá Salir por Completo del Sistema y Reiniciarlo Login o Inicio de Sesión al Sistema El ingreso al sistema es único, localmente podrá tener acceso un solo usuario mediante el menú Usuarios/Cambiar de Usuario (Ctrl.+A) 2

3 El sistema le pedirá su nombre de usuario y contraseña. Este detectara el Tipo de usuario configurado. En caso de ser incorrecto el Usuario y/o la contraseña, no tendrá acceso al mismo y deberá ingresar los datos nuevamente. Se deberá iniciar sesión: cada vez que se ingresa al sistema cada vez que se quiera cambiar de usuario. Pantalla de Ventas El sistema funciona mediante el ingreso de códigos de productos preestablecidos. La carga de productos se realiza desde el Menú: Mercaderías / Cargar Nueva Mercadería. La pantalla de ventas le brindara como opciones el ingreso de los códigos de productos, clientes, repartidores por medio de teclado, para agilizar las ventas. El mecanismo consiste en ingresar un código o asistiéndose por el botón de Búsqueda o Ayuda. Una vez detectado el cliente se cargaran en la grilla los 3

4 productos con sus respectivas cantidades. El avance de campo en campo se realiza con la tecla <Enter>. Luego se procederá a la carga del repartidor y con cuanto abonara el cliente dicho importe para que el Sistema le retorne el vuelto. Telcas de Búsqueda o Ayuda El sistema si no encuentra con el código ingresado a ningún cliente, le dará la opción de carga del mismo, con los datos requeridos, una vez cargado se estará listo para ingresarlo en el Sistema. 4

5 Presionando la tecla <Enter>, se cerrara la cuenta actual y se proseguirá con la siguiente Venta. Teclas Rápidas: Suma 5 a las unidades (ubicado en el campo código del producto) Resta 5 a las unidades (ubicado en el campo código del producto) Resta en uno la cantidad (ubicado en el campo código del producto) Suma en uno la cantidad (ubicado en el campo código del producto) Teclas <+> o <-> las teclas mas o menos ubicadas en el pad numérico, del teclado, se suma 1 o resta uno respectivamente al campo cantidad, para realizar la venta, mientras se encuentre ubicado en el campo código de producto Teclas <*> o </> estas funciones son para sumar a la cantidad actual en pantalla 5 unidades <*> para la tecla asterisco. Para la tecla barra, será la función inversa, se le restaran 5 a la cantidad en pantalla, mientras se encuentre ubicado en el campo código de producto. 5

6 <F1>: Mediante esta tecla se cambiara el foco hacia la selección del numero telefónico del cliente, y presionándola 2 veces abrirá la ventana de Ayuda o Selección de clientes <F2>: Mediante esta tecla se cambiara el foco hacia la selección del código de producto de venta, y presionándola 2 veces abrirá la ventana de Ayuda o Selección de productos para vender <F3>: Mediante esta tecla se cambiara el foco hacia la selección del numero de repartidor, y presionándola 2 veces abrirá la Ayuda o Selección de repartidores para seleccionar. <F5>: Esta función, dejara seleccionado el modo Eliminación hasta eliminar alguna mercadería de la grilla de ventas, es importante recordar que cuando este en rojo, no podrá agregarse ningún producto a la grilla, sino que solo se podrá eliminar. Aviso de MODO ELIMINACION <F10>: Función rápida para limpiar la grilla de ventas. Al presionar <F10> el sistema preguntara si desea borrar los datos cargados en la grilla para limpiarla y comenzar una nueva venta. Este procedimiento implica no realizar una venta. <F12>: Búsqueda de Boletas. para realizar búsqueda de ventas anteriores, con el respectivo numero de venta, ingresándola en pantalla para luego poder ser procesada, visualizada e incluso eliminada. 6

7 Seleccionar el número de Venta para traer en pantalla <Botón de Ayuda y Búsqueda Rápida > Los botones indicados con el siguiente icono nos indicaran que tenemos disponible una forma rápida de ubicar a un cliente, un código de mercadería o un repartidor. La pantalla de Búsqueda de Productos por Nombre <CTRL + S> permite realizar búsquedas rápidas de productos e ingresarlos a la pantalla de Ventas. El campo de <Nombre de Producto> tiene como característica, que a medida que se ingresa texto, este va dejando en la grilla los productos asociados a la palabra ingresada, actúa como una especie de filtro. De esta manera la búsqueda será acotada para la selección del producto. Para seleccionar un producto e ingresarlo en la pantalla de ventas será mediante la siguiente secuencia: a) Ingresar el nombre de producto para filtrar la selección. Presione <Enter> para que el foco cambie hacia la Grilla de Productos b) Una vez visto en pantalla el producto (en la grilla), presionar 2 clics con el ratón sobre el nombre que desea ingresar a la pantalla de ventas. O bien, es posible movilizarse sobre la grilla con las flechas del teclado, y presionar 2 <Enter> para obtener los mismos resultados c) Al presionar 2 clics la pantalla de búsqueda se cerrara y el producto quedara en la pantalla de ventas listo para que ocurra una venta. 7

8 Cierre de Ventas Una vez cargado en la grilla todas las ventas de todos los productos a vender, la misma va a ser procesada presionando la tecla <Enter>, mostrando un detalle de la venta con su total a abonar y pudiendo imprimir un ticket. 8

9 Una vez finalizado se procederá a presionar la tecla <Enter> para nuevamente tener a disposición la pantalla de ventas, con la grilla limpia para comenzar rápidamente un nuevo registro de ventas. DCC le brindara la posibilidad de Impresión de los ticket para realizar el envío. Al intentar salir de la pantalla de ventas, el sistema mostrara la pantalla correspondiente al Cierre de Caja. En la misma se podrá visualizar en pantalla o imprimir el detalle de las ventas por rubro y el total facturado, como muestra la siguiente figura: 9

10 Impresión de Cierre de Caja Presionando el botón <Imprimir> en la pantalla de Cierre de Caja le aparecerá en pantalla un cuadro de confirmación de la impresión, mostrando el detalle del ticket sobre el cierre de caja correspondiente. 10

11 Carga de Nueva Mercadería. Esta pantalla esta pensada para cargar nuevos productos que no se encuentran en la Base de Datos. Además también para modificar descripciones y precios de los mismos. Carga de un nuevo Producto: primero Ud. deberá ingresar el código del producto que desea ingresar al Sistema, mientras el foco del cursor se encuentre en el campo código. De esta manera si el código NO es encontrado en la Base de datos, deberá llenar obligatoriamente los siguientes campos: <Código>, <Descripción>,<Precio>,<Rubro> Modificación de datos de un Producto: deberá ingresar el código del producto existente, el mismo aparecerá en pantalla para poder modificar cualquiera de los siguientes campos: <Descripción>,<Precio>,<Rubro>, <Código Alternativo> Código Alternativo: Es posible asignar un código alternativo en un producto, recuerde que este es único. Todos los cambios tendrán efecto presionando el botón <Agregar>, tanto como en la inserción como en la modificación de información. 11

12 Carga de Stock (Compra a Proveedores). Es importante tener actualizado el Stock, para su control. Conservando el mismo mecanismo, para sumar Stock mediante la compra a proveedores, se tendrá que ingresar el código del producto sobre el campo Código, si el código existe, aparecerá en pantalla todos los datos del producto incluyendo la cantidad en Stock. El stock puede estar en positivo como también en negativo, de esta forma le permite realizar la carga en cualquier momento teniendo la cantidad de stock registrada en todo momento. Una vez seleccionado el producto se procede a la carga de la información sobre la compra a proveedores, permitiendo especificar tanto el proveedor como también los datos del Lote (fecha de compra, cantidad y monto abonado). El ingreso de la información es importante ya que en los resúmenes totales de caja deberán figurar los Gastos. Para guardar los cambios realizados, deberá presionar el botón <Guardar> para generar un registro nuevo en la Base de Datos. 12

13 Botón para ver la carga de stock anterior, y eliminación de la misma Histórico de Carga de Stock La carga de mercadería puede ser eliminada mediante la pantalla de Histórico de Carga de Stock de esta manera el Stock se le restara de su depositito (ante cualquier eventual carga errónea). El mecanismo de eliminación es el siguiente, usted debera seleccionar la fila sobre la grilla que desea eliminar y luego presionar el boton Eliminar que se encuentra indicado con el icono 13

14 Listado de Ventas e Impresión El empleado tendrá a su disposición un listado de ventas, para poder visualizar, localizar e imprimir una venta determinada, para ello contara con varias opciones para facilitar la búsqueda de la venta que desea imprimir. Los filtros que puede utilizar para facilitar la búsqueda son: Vendedor, por rango de fechas y a este ordenarlo por Fecha, Monto facturado, por Nombre de Vendedor y hasta por Numero de Venta. Todos los listados tienen una salida de impresión. Primero deberá aplicar el filtro para la impresión del Listado, por ejemplo un vendedor, un rango de fechas, el tipo de orden. Una vez seleccionado deberá presionar el botón Imprimir que se encuentra indicado con el icono 14

15 Botón para Ampliar el resultado, zoom Botón para Exportar a Word o Excel 15

16 Impresión de Facturas o Remitos Mediante la siguiente pantalla se posibilita localizar una Boleta por su numero de venta o numero de boleta, mostrarla en pantalla para luego ser Impresa. El mecanismo para la visualización e impresión es el siguiente: 1- Deberá introducir el numero de venta que desea imprimir, y presionar el botón <Buscar> o <Enter>. De esta manera aparecerá en pantalla los datos correspondientes a la venta encontrada. 2- Ingresar los datos del cliente: Razón Social, o nombre y apellido, domicilio (campo no obligatorio), Cuit y el tipo de Venta 3- Una vez ingresados los datos, presionar <F2> o el botón Pantalla para guardar los datos del cliente y previsualizar para poder imprimir. 16

17 La impresión de la factura, donde figuran los datos de la Empresa, puede ser configurada desde el Sistema en el menú de Configuración. (Para hacer cambios específicos en la factura o remito deberá ser indicado a su representante) Anulación de una Boleta o Venta El sistema permite eliminar una venta mal realizada, donde se actualizara el stock correspondiente y quedara registrada como eliminación. El realizar una eliminación implica guardar que usuario realizo la baja, la fecha y los montos correspondientes. El procedimiento es introducir un numero de venta que puede ser visualizado y localizado en por el listado de ventas. Una vez introducido el numero presionando <Enter> aparecerá el detalle en pantalla para proseguir con la eliminación. El sistema advertirá sobre la misma para luego terminar la operación de Elimiado. El sistema le pedirá que ingrese un Motivo de Eliminación ya que este proceso puede alterar los números que manejan en su negocio. Es muy 17

18 importante que este campo sea cargado. Deberá Obligar a su empleado a ingresar un motivo descriptivo acerca de una eliminación 18

19 INFORMES 1- Informe de Empleados: 2- Informe de Cierre de Caja: 3- Listado de Ventas detallado de cada Vendedor 4- Listados de Stock 5- Informe General de Ventas 6- Informe de Seguimiento de Stock Todas estas herramientas e Informes permiten ser configurados con filtros y tipos de ordenamiento, para sacar radiografías del funcionamiento de la empresa, para la posterior toma de decisiones. 1- Informe de Empleados: El sistema D.C.C permite obtener un listado para control a sus empleados, para poder verificar los movimientos de los mismos, tanto para inicios de sesión, Cierre de Caja y Ventas anuladas. Todos los movimientos de un empleado quedaran registrados para poder ser consultados en este informe. El mismo posee opciones de filtro por fecha y por vendedor, tanto para poder ser ordenados por diferentes tipos. Una vez obtenido el listado, este también podrá ser previsualizado para luego poder ser impreso. El mecanismo es seleccionar los filtros y orden, presionar <Requerir> y luego el botón de <Imprimir> 19

20 2- Informe de Cierre de Caja: Al igual que el informe anterior, este presenta las mismas características de configuración e impresión. Permite visualizar todos los cierres de cajas realizados por un determinado empleado por un periodo de tiempo preestablecido o por todos los usuarios del sistema, para poder tomar por ejemplo un seguimiento de cierres de caja de un mismo empleado. 20

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22 3- Listado de Ventas detallado de cada Vendedor: Podrá obtener como resultado de este informe un listado que detalla los productos vendidos por un vendedor seleccionado. Mediante los filtros los cuales deberá seleccionar un vendedor, un periodo a analizar y seleccionando que tipo de orden será visualizado. El botón < Requerir> ejecutara la búsqueda para poder obtener los resultados en pantalla. Dentro de estos resultados podrá obtener un detalle de todos los productos vendidos por el usuario seleccionado, donde figura la fecha y hora de la venta y el precio. 22

23 4- Listados de Stock: Al listado podrá acceder por el Menú Mercadería / Ver Stock. Este listado brinda la información acerca del stock actual, teniendo a disposición diferentes tipos de orden, ascendente y descendente, por código, por cantidad de stock, por rubro, para detectar donde puede faltar stock. También se puede pedir el listado de acuerdo a un rubro requerido, como por ejemplo rubro golosinas, cigarrillos, etc. Para ver el listado deberá presionar el botón <Requerir> para poder previsualizar los datos en pantalla. Luego a presionando el botón <Imprimir> podrá tener el listado impreso. 23

24 5- Informe de Ventas Detallada Completos informes que le mostraran como se encuentra su negocio. Podrá obtener diversos listados e informes, como por ejemplo: Reporte detallado de Ventas, donde por un periodo seleccionado podrá evaluar las ventas, divididas de acuerdo a los rubros configurados. Reporte detallado de Ventas Anuladas, desde aquí podrá realizar un seguimiento de las ventas anuladas. Como detalle figura el numero de boleta, venta, monto y usuario el cual realizo la operación. Para previsualizar este reporte, deberá seleccionar un rango de fechas. Reporte de Cierre de Caja Final: este reporte figuran todos los movimientos de cajas. Tanto los Ingresos por venta de mercadería, como también los egresos de caja tanto sea por Anulación de Boletas, como por compra a Proveedores. El Cierre de Caja Final, lo puede realizar seleccionando el periodo del cual desea obtener la información. Reporte en Mercadería Parada: el resultado de este reporte indica cuanto dinero tiene acumulado en mercadería sin vender. El mismo puede ser consultado por todos los rubros o ya sea por un rubro seleccionado. 24

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26 6- Informe de Seguimiento de Stock Este informe le permite tener un seguimiento del Stock vendido. El mismo puede filtrarse por código de Producto, pasando la lectora de código de barras por el producto. También puede realizar filtros por rango de fechas, como por las ventas de sus empleados. El sistema en todo momento mostrara el Stock o cantidad vendida por sus empleados en un rango de fechas seleccionado. CONFIGURACION DEL SISTEMA 1- Configuraciones Básicas 2- Configuraciones Avanzadas 3- Carga de Proveedores, Clientes y Repartidores 1- Configuraciones Básicas La configuración se encuentra dividida en 2 niveles, la configuración básica y la avanzada, donde en la primera se configuran las opciones de visualización. a) Configuración de Pantalla de ventas: esta configuración hace referencia a la impresión del ticket en el momento que se cierra una venta. En caso de estar tildado, el sistema mostrara siempre el mensaje de Impresión de Ticket. En caso de tener habilitada la opción de Default Si, el foco se encontrara en el momento de preguntar sobre la impresión en el Botón SI, de esta manera al presionar <Enter> se enviara a la impresora la orden. En el caso de Default 26

27 No, el sistema emitirá el mensaje de impresión y el foco permanecerá en el botón NO b) Configuración de descuentos en Pantalla de Venta: en caso de activar esta opción el sistema quedara configurado para cada vez que se abra la pantalla de ventas, quedara marcado el botón de Descuentos (similar a presionar <F5>). Otra opción posible de configurar es que podrá elegir si el en el momento de la impresión del ticket, este muestra el monto de descuento que se realiza. c) Configuración de la empresa: esta configuración se vera reflejada al imprimir una factura o remito, con el encabezado de la empresa, dirección y toda la información de la empresa para que figure en la factura o remito. 2- Configuraciones Avanzadas ATENCION: Esta configuración afectara directamente a la información almacenada en la base de datos, produciendo el borrado irrecuperable de la Información a) Agregar y Eliminar Rubros: será posible para el usuario, agregar y quitar rubros, para la administración personalizada de su negocio. De esta manera se podrán asignar productos o mercadería a cada rubro permitiendo agruparlos de forma adecuada. La eliminación de un rubro podrá ser llevada a cabo únicamente si este, no tiene ningún producto asignado, emitiendo un mensaje de Error. 27

28 b) Botones de Eliminación de Información de la Base de Datos: podrá optar por eliminar todos los registros generados por el sistema por separado. El primer botón Eliminar todos los productos de la BD borrara todos los productos o mercaderías cargadas, por lo cual se eliminara el stock. En caso de ser eliminados, se requerirá la carga inicial de mercadería para la utilización del sistema. El segundo botón Vaciar Mercadería, eliminara el stock actual para ponerlo en 0 (cero) y poder iniciar la carga de stock El tercer botón Eliminar todos los Registros de la BD, borra todos los datos de todas las ventas, facturas, etc de la base de datos. NO elimina los productos de la Base de Datos. El cuarto botón: Eliminar todos los clientes de la BD, borra todos los clientes de la base de datos c) Descuentos por Rubros: a cada rubro se le podrá asignar un porcentaje de descuento para que en caso de tener marcada la opción Descuentos <F5> se realicen sobre el porcentaje indicado. A cada rubro se le puede aplicar un porcentaje diferente entre si. 28

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30 Carga de Empleados Repartidores, Proveedores y Clientes En la siguiente pantalla se procederá a la carga de los repartidores (personas responsables de entregar la mercadería) La misma metodología es para realizar la carga de Clientes a la Base de datos, como también de proveedores. 30