Convenio Marco. Servicio de Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros. Tutorial para entidades contratantes

Transcripción

1 Tutorial para entidades contratantes Convenio Marco Servicio de Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros APRENDA PASO A PASO Dirección Técnico Normativa Subdirección de Procesos Especiales

2 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES EMISIÓN DE BOLETOS Y AGENCIAMIENTO Definición PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS DESTINOS COBERTURADOS RESPONSABLES

3 1 El CONVENIO MARCO es la modalidad por la cual se selecciona a aquellos proveedores con los que las Entidades deberán contratar los bienes y servicios que requieran y que son ofertados a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco. Definición Convenio 2 Catálogo Electrónico. Herramienta de gestión para la contratación de bienes y/o servicios de un Convenio Marco. 3 Reglas de Negocio. Condiciones establecidas en las Bases del proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, que comprenden el desarrollo del procedimiento y la operatividad particular de un Convenio Marco. M@rco

4 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES SERVICIO DE EMISIÓN DE BOLETOS ELECTRÓNICOS PARA TRANSPORTE AÉREO NACIONAL DE PASAJEROS EMISIÓN DE BOLETOS VS. Y AGENCIAMIENTO PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS DESTINOS COBERTURADOS RESPONSABLES

5 Definición 1 Herramienta de gestión que diversifica las opciones de contratación para cubrir la necesidad de aprovisionamiento de pasajes aéreos, a través del servicio de emisión directa de boletos electrónicos. 2 SERVICIO DE EMISIÓN DE BOLETOS ELECTRÓNICOS PARA TRANSPORTE AÉREO NACIONAL DE PASAJEROS No constituye una limitación o prohibición respecto de la contratación del servicio de agenciamiento de pasajes aéreos, siendo la determinación del mecanismo de aprovisionamiento una decisión de exclusiva responsabilidad de la entidad contratante.

6 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES EMISIÓN DE BOLETOS VS. AGENCIAMIENTO SERVICIO DE EMISIÓN DE BOLETOS ELECTRÓNICOS PARA TRANSPORTE AÉREO NACIONAL DE PASAJEROS PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS SERVICIO DE AGENCIAMIENTO DESTINOS COBERTURADOS RESPONSABLES

7 Compra directa de pasajes aéreos nacionales a través de las aerolíneas, mediante el Catálogo Electrónico que incorpora la oferta del servicio de transporte aéreo nacional. 2 SERVICIO DE AGENCIAMIENTO 1 SERVICIO DE EMISIÓN DE BOLETOS ELECTRÓNICOS PARA TRANSPORTE AÉREO NACIONAL DE PASAJEROS Opera para la contratación de una agencia de viajes que ofrece todos los servicios vinculados con la gestión de viajes (compra de pasajes aéreos nacionales e internacionales, traslados. alojamiento, entre otros). La elección es exclusiva responsabilidad de la Entidad Pública contratante, para lo cual debe considerar las características y condiciones del servicio que le permita satisfacer en forma adecuada y oportuna sus necesidades, para el cumplimiento de sus funciones y fines institucionales

8 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES PROVEEDORES DEL CM SERVICIO DE EMISIÓN DE BOLETOS ELECTRÓNICOS PARA TRANSPORTE AÉREO NACIONAL DE PASAJEROS EMISIÓN DE BOLETOS VS. AGENCIAMIENTO PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS DESTINOS COBERTURADOS RESPONSABLES

9 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES DESTINOS: EMISIÓN DE BOLETOS VS. AGENCIAMIENTO PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS DESTINOS COBERTURADOS RESPONSABLES - Andahuaylas -Arequipa -Ayacucho -Cajamarca -Cusco -Lima -Huánuco -Huaraz -Iquitos -Jauja -Piura -Pucallpa - Puerto Maldonado -Tacna -Tarapoto - Tingo María

10 Tutorial para entidades contratantes CONVENIO MARCO CM DE EMISIÓN DE BOLETOS AÉREOS NACIONALES EMISIÓN DE BOLETOS VS. AGENCIAMIENTO PROVEEDORES DEL CM DE EMISIÓN DE BOLETOS DESTINOS COBERTURADOS Encargado de designar al gestor. Responsable de todas las acciones realizadas con el usuario de acceso y correo electrónico registrados para el gestor designado GESTOR FUNCIONARIO OEC Nexo con el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado Nexo con el proveedor para tratar las comunicaciones generadas, incluyendo temas relacionados al pago. Recibirá de parte del PROVEEDOR la notificación de acceso al sistema para la emisión de boletos electrónicos, en el cual se le hará llegar el usuario y contraseña Encargado de realizar emisión es y/o modificaciones de los boletos requeridos. Responsable de realizar las observaciones a las órdenes de servicio publicadas por el OSCE dentrodelplazoqueestableceelcm. Encargado de publicar las o/s de su Entidad. RESPONSABLES Apoyo del GESTOR, funcionario que sólo podrá emitir boletos. DELEGADO

11 Operatividad

12 Flujo del proceso operativo del Convenio Marco de Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros Primer día hábil Segundo día hábil Tercer día hábil Cuarto día hábil Quinto día hábil Máximo 20 días calendarios después de publicada la Orden de Servicio digitalizada. Inicio Sábado Domingo Lunes Miércoles Jueves Martes Viernes Termina Aerolínea Genera reporte periódico OSCE Recibe reporte periódico OSCE Genera Orden de Servicio (O/S) Estado: Entregada c/conformidad pendiente Entidad En caso corresponda la Entidad puede empezar a formular observaciones a la O/S NOTA: En caso no exista observaciones, la Entidad puede publicar la Orden de Servicio Digitalizada desde este día Entidad De corresponder, la Entidad enviará al OSCE las observaciones a la O/S máximo hasta las 12:00 (medio día) OSCE Remite observaciones a Aerolínea hasta las 17:30 Aerolínea Evalúa observaciones e informa viabilidad hasta 12:00 (mediodía) NO PROCEDE SI PROCEDE OSCE Ingresa O/S corregida a la plataforma Entidad Fecha límite de Publicación de Orden de Servicio Digitalizada. Estado: Conforme c/pago pendiente No Publica Estado: Entregada c/conformidad retrasada Entidad Efectúa pago Estado: Pagada No Efectúa Pago Estado: Conforme c/pago retrasado Recuerdequelasemanaempiezaelsábadoalas00:00horasyfinalizaelviernesalas23:59 horas. Aerolínea En caso de retraso la Aerolínea puede restringir los accesos a las Entidades

13 ACCESO al Convenio Marco «Servicio de emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros» 3pasos para inscribirse

14 3 Pasos: Qué debo hacer Para acceder al Convenio Marco «Servicio de emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros» Deberá contar con acceso al SEACE (certificado SEACE, usuario y contraseña), habilitada para acceder al módulo de Convenio Marco. El encargado del OEC, deberá designar un gestor, el cual consignará sus datos en el formato F1, el mismo que remitirá a través del SEACE, para obtener el acceso a los portales de las aerolíneas adjudicadas. Contar con usuario y contraseña para acceder a los portales de lasaerolíneas,lacualse generaráconmotivode laremisióndel formato F1. Si su Entidad no ha realizado este paso, no podrá ingresar al portal de las aerolíneas a emitir boletos. El usuario y contraseña, será remitida al correo electrónico del GESTOR, consignado en el formato F1

15 1 2 Cómo remito el formato F1? Deberán ingresar al SEACE, con el certificado SEACE (usuario y contraseña) que cuenta la Entidad, cuya habilitación permita acceder al modulo de Convenio Marco y a la opción Inscripciones. Deberán descargar el formato F1 archivo excel y proceder al llenado de los datos y remitir a través de este medio. Adicionalmente, deberán firmar y sellar el formato F1 y lo remitirán en formato pdf o zip NOTA: A la culminación de cada vigencia del presente Convenio Marco se deshabilitarán todos los usuarios y se anulará el saldo del crédito asignado; motivo por el cual el procedimiento de inscripción y acceso al catálogo electrónico se realizará en cada inicio de vigencia o renovación. Deberá solicitar el acceso a través del SEACE y enviar la solicitud a través de este medio.

16 3pasos para acceder a los sistemas.

17 1 Paso: Ingresarán a través del SEACE: en acceso usuarios registrados ingresaran con el certificado SEACE: 1 2 Usuario y contraseña de la Entidad.

18 2 Paso: En la consola del SEACE, seleccionaremos la opción Convenio Marco y luego seleccionamos el Convenio Marco «Emisión de Boletos Electrónicos». Luego seleccionaremos el portal del proveedor con quien requieran el servicio. 4 3 En este acceso se podrá visualizar las condiciones generales de las aerolíneas que forman parte del Convenio Marco, así mismo ubicaran el CCI de cada aerolínea y los Formatos Únicos de Atenciones - FUA. Acceso al portal de las aerolíneas.

19 3 Paso: Para acceder a los portales de las aerolíneas, deberán dirigirse a la parte inferior de la portada y el sistema los derivará al portal de la aerolínea seleccionada. 6 5 Acceso al portal de las aerolíneas Aquí deberá ingresar el usuario y contraseña que ha sido proporcionada al GESTOR de la Entidad. Este usuario y contraseña corresponde a aquella que ha sido remitida al correo electrónico del GESTOR designado en el formato F1.

20 Procedimiento para la emisión de Boletos Electrónicos.

21 El GESTOR, al ingresar por primera vez al portal de la aerolínea, deberá efectuar el cambio de su contraseña. El GESTOR de la entidad contratante podrá efectuar la creación de DELEGADOS, de considerarlo necesario. El GESTOR y los DELEGADOS, así como el funcionario responsable del OEC, serán responsables respecto del uso del portal de las aerolíneas, asumiendo las consecuencias derivadas en caso de mal uso. La entidad contratante iniciará operaciones en el portal de la aerolínea con una línea de crédito que podrá ser visualizada en el mismo portal. Es preciso indicar que podrá ser posible ampliar dicha línea de crédito, previa solicitud.

22 Teniendo en claro las consideraciones antes citadas, iniciaremos el procedimiento para la emisión de boletos electrónicos. PRIMER PASO: 1 Acceso al portal del proveedor 1. El Gestor ingresará con el usuario y contraseña proporcionada a su correo electrónico, la misma que servirá para efectos del ingreso al portal del proveedor. Recuerde modificar su contraseña

23 SEGUNDO PASO: 1. Ingresaremos a la opción comprar pasajes. 2. El primer paso es, seleccionar el destino y las fechas. 3. Deberá seleccionar la cantidad de pasajeros. 4. Terminado estos paso, presionamos el botón continuar.!!recuerde!! solo podrá seleccionar hasta 9 pasajeros. 2 Selección de destinos y fechas

24 Selección de tarifas aplicables a la ruta seleccionada 3 TERCER PASO: 1. Seleccionaremos la tarifa del vuelo, tantoparalaida,comoparaelretorno. 2. Al seleccionar las tarifas, se mostrará en la parte inferior el monto de la tarifa, sin incluir los impuestos. 3. Terminado este paso presionamos el botón continuar.!!recuerde!! Revisar las condiciones tarifarias aplicables al vuelo seleccionado.

25 CUARTO PASO: Determinación del precio del boleto(s) electrónicos 4 1. Visualizaremos el costo del boleto, el cual incluye, impuestos y tasas. 2. Para seguir con la secuencia, presionamos el botón continuar.!!recuerde!! Revisar las condiciones tarifarias aplicables al vuelo seleccionado.

26 5 Datos del pasajero QUINTO PASO: 1. Ingresaremos los datos del pasajero. 2. Recuerde que los datos con asteriscos son obligatorios. 3. Para seguir con la secuencia, presionamos el botón continuar.!!recuerde!! Revisar bien los datos del pasajero antes de ingresarlos.

27 SEXTO PASO: Confirmación del código de reserva 6 1. En este paso habremos generado el código de reserva del boleto electrónico. 2. Seleccionaremos el recuadro, aceptando las condiciones relacionadas a la compra. 3. Para seguir con la secuencia, presionamos el botón confirmar.!!recuerde!! Tomar nota del código de reserva del boleto electrónico.

28 SEPTIMO PASO: 1. Con este paso hemos terminado con el procedimiento para la emisión de un boleto electrónico. 2. Aquí podremos visualizar el boleto electrónico, el mismo que ha sido remitido al correo electrónico del pasajero y al correo electrónico del gestor. 7 Boleto electrónico emitido!!recuerde!! Imprimir el boleto electrónico.

29 Procedimiento para la anulación de un boleto electrónico.

30 PRIMER PASO: 1. Ingresaremos a la opción anular boleto. 2. El primer paso es ingresar el Código de Reserva. 7 Anulación del boleto electrónico emitido

31 SEGUNDO PASO: 1. Código de Reserva 2. Seleccionar los boletos a anular. 7 Anulación del boleto electrónico emitido

32 7 Anulación del boleto electrónico emitido TERCER PASO: 1. Una vez seleccionados los boletos y haber solicitado la anulación aparecerá el recuadro que confirma la anulación, el cual después de haber verificado se procederá a aceptar. 2. Reserva anulada

33 7 Anulación del boleto electrónico emitido RESERVA ANULADA. 1. Al ingresar nuevamente a Anulación de Boletos y al ingresar código de reserva del boleto electrónico y presionamos el botón «consultar». 2. El sistema mostrará el boleto anulado.

34 Recuerde Podrá efectuar anulación del boleto electrónico a través del sistema sin cargo alguno, siempre y cuando se den las siguientes condiciones: 1. Se haya procesado la anulación del boleto electrónico dentro del día de emitido. 2. No se encuentre dentro del periodo de «no show» ofertado por la aerolínea.

35 Formulario Único de Atenciones -FUA.

36 Visualización del FUA 1. En la parte inferior de la pantalla, encontraremos dos archivos: FUA, formato excel, a ser gestionado por el GESTOR FUA, formato pdf, a ser gestionado por el pasajero

37 Solicitudes A través del FUA, se podrán gestionar las siguientes solicitudes: Servicios Suplementarios: Solicitud de cambio de nombre. Solicitud de cambio de fecha. Solicitud de cambio de ruta. Solicitud de reembolso. Reprogramación en caso de postergación en cualquier circunstancia no atribuible a la entidad contratante. Reembolso en caso de postergación en cualquier circunstancia no atribuible a la entidad contratante. Servicios Complementarios: Traslado médico Traslado de reos. Traslado de grupos.!recuerde! Aquí podrá solicitar cambio de cualquier dato personal, señalado en el boleto

38 Asignación de delegado

39 Creación de Delegado 1. Se deberá ingresar los datos de la persona que será asignada como delgado. 2. Todos los campos con(*) son obligatorios. 3. Para concluir con el proceso de creación de delegado, presionamos el botón guardar. 4. Se remitirá al correo asignado para el delegado su usuario y clave respectivo. 6!!Recuerde!! El Delegado sólo podrá realizar emisión de boletos.

40 Procedimiento para el pago del servicio.

41 Pagos El procedimiento del pago, lo efectuará la Entidad, ingresando al SEACE, el segundodía hábilde cadasemana,(lasemanaempiezaelsábadoalas 00:00 horas y finaliza el viernes a las 23:59 horas. Quiere decir que los días martes de cada semana, ingresaremos a visualizar nuestra orden de servicio, la cual nos mostrará los movimientos respecto de la emisión de los boletos electrónicos generados en la semana anterior, así como aquellas solicitudes gestionadas. A partir de este momento se podrá efectuar la publicación de la Orden de servicio física elaborada por la Entidad, en caso no hayan observaciones. Recuerde que la Orden de Servicio física (pdf o zip), deberá reflejar, los movimientos y montos señalados en la Orden Electrónica.

42 Orden de Servicio con valor total 0.00 Cuando la Entidad, visualice la publicación de una Orden Electrónica, cuyo valor total es cero(0.00), deberá efectuar la opción«publicar orden», a fin de dar conformidad de los movimientos que figuran en dicha Orden Electrónica. Para efecto de esta publicación, no se requiere la publicación de la Orden de Servicio física, solo bastará efectuar la opción antes señalada. Recuerde seleccionar la opción «publicar orden» y se mostrará la siguiente ventana, la cual deberá presionar el botón «enviar», en este caso no requiere adjuntar archivo físico.

43 Flujo para el Pago Aerolínea Entidad Entidad Entidad Genera Reporte Genera Ordenes de Servicio (OS) Observaciones de las OS por parte de entidades contratantes Subsanación de las OS por parte de las aerolíneas, de corresponder Publicación de Orden de Servicio (OS) física Digitalizada Pago efectivo de la OS Primer día hábil de la semana Segundo día hábil Tercer día hábil Cuarto día hábil Quinto día hábil Máximo 20 días calendario Estado: Entregada c/conformidad pendiente Estado: Conforme c/pago pendiente No Publica Estado: Pagada No Efectúa Pago Estado: Entregada c/conformidad retrasada Estado: Conforme c/pago retrasado Recuerde que la semana empieza el sábado a las 00:00 horas y finaliza el viernes a las 23:59 horas. Aerolínea En caso de retraso la Aerolínea puede restringir los accesos a las Entidades

44 Comunicación de observaciones Es responsabilidad de la Entidad, verificar las Ordenes Electrónicas. En caso existan observaciones a las O/E, éstas deberán ser comunicadas al OSCE, a través del correo electrónico, hasta el medio día del tercer día hábil de la semana, que corresponde al periodo reportado, procediéndose a subsanar hasta el quinto día hábil. De no efectuar observaciones en el periodo correspondiente, se entenderá por conforme la O/E, pudiendo publicar la Orden de servicio el segundo día hábil o como máximo al quinto día hábil. Observaciones de las OS por parte de entidades contratantes Segundo día hábil Subsanación de las OS Quinto día hábil Publicación de Orden Digitalizada Quinto día hábil Pago efectivo de la OS Máximo 20 días calendario Comunica tus observaciones a: wlopez@osce.gob.pe

45 Procedimiento para actualización de datos.

46 Actualización de Datos 3 Pasos: 1 Contar con acceso al SEACE (certificado SEACE, usuario y contraseña), habilitada para acceder al módulo de Convenio Marco. 2 Descargar el formato F2, con el cual podrán actualizar: i) Datos de la Entidad ii) Datos del responsable de la OEC iii) Línea de crédito iv) Datos del gestor 3 Ingresar sólo los datos a actualizarse y remitirlos a través de la plataforma del SEACE.

47 Cómo remito el formato F2? Deberán ingresar al SEACE, con el certificado SEACE (usuario y contraseña) que cuenta la Entidad, cuya habilitación permita acceder al modulo de Convenio Marco y a la opción Inscripciones. 1 2 Deberán descargar el formato F2 archivo excel y proceder al llenado de los datos y remitir a través de este medio. Adicionalmente, deberán firmar y sellar el formato F2 y lo remitirán en formato pdf o zip. Deberá solicitar el acceso a través del SEACE y enviar la solicitud a través de este medio.

48 Consideraciones.

49 RECUERDE: 1. Si la Entidad mantiene deuda de pago con alguno de los proveedores del catálogo, éstas estarán imposibilitadas de acceder al portal hasta que se haya regularizado dicho pago, será facultad del proveedor habilitar los accesos en caso este lo determine. 2. Si la Entidad no efectúa el pago de la emisión de los boletos electrónicos, dentro del periodo de publicado el reporte, el proveedor, estará facultado a restringir el acceso al portal. 3. Si habiendo publicado la Orden de Servicio y no se haya efectuado el pago en el periodo del reporte, el proveedor estará facultado a restringir el acceso al portal. 4. El plazo máximo para efectuar el pago es de 20 días calendarios desde la publicación de la O/S digitalizada, pasado estos días el proveedor podrá tomar acciones que crea correspondiente. 5. El funcionario encargado del OEC, el GESTOR y el DELEGADO, de ser el caso, asumirán la misma responsabilidad por consecuencia de la emisión de los boletos electrónicos y solicitudes. 6. Para efecto tributario, los boletos electrónicos (E-tickets) son reconocidos como comprobantes de pago, conforme a lo señalado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria SUNAT, en la RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N /SUNAT /SUNAT.

50 Convenio Marco Servicio de Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros Paga Dirección Técnico Normativa Subdirección de Procesos Especiales Material elaborado por: Subdirección de Procesos Especiales Contrata Publica Accede