PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. VERSION: 1- RES. 191 de 2003 APROBO: CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU FECHA ACTA: MARZO 2003

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1 SUBPROCESO: INDAGACIÓN PRELIMINAR DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Dependencias con competencia disciplinaria. Servidores comisionados. PROCEDIMIENTO: - Nulidades. CODIGO: PRO- DI- IP- 005 VERSION: 1- RES. 191 de 2003 APROBO: CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU FECHA ACTA: MARZO OBJETIVO. Proferir pronunciamiento sobre la legalidad o ilegalidad de la actuación disciplinaria en cualquiera de sus etapas, determinando si el trámite impartido al expediente se adecuó o no a las normas que gobiernan la materia, dejando sin efecto jurídico total o parcialmente la actuación en aquellos casos en que se detecte que se ha desconocido el debido proceso. 2. USUARIOS Sujetos procesales. 3. ALCANCE. El procedimiento aplica cuando un sujeto procesal solicita la declaratoria de nulidad total o parcial de la actuación o cuando el profesional o Jefe de la dependencia competente, de oficio, lo estiman procedente. 4. RESPONSABILIDADES El proceso involucra a Secretaría, profesionales y Jefe de la dependencia. 5. REFERENCIAS JURIDICAS. Constitución Política, artículos 29 y 229. Ley 734 de 2002, artículos 4, 6, 17, 21, 92 num. 6, 105 y 143 a 147. Código de Procedimiento Penal, artículos 45, 189 y 310. Código de Procedimiento Civil, artículos 321 y 331. Sentencias T-013/96, C-655/97, C-037/98, SU- 195/98, C-1076/02 y C-014/04, de la Corte Constitucional. Exp. Nº , fallo de reposición única instancia de Marzo 17 de 2004 del Procurador General. Exp. Nº , fallo de reposición única instancia de Enero 27 de 2004 del Viceprocurador General. Concepto Unificado N 001 de agosto de DEFINICIONES. GEDIS - Sistema de Información de Gestión Disciplinaria 7. FORMATOS. Auto que decide sobre nulidad. Auto que ordena dar traslado a los sujetos procesales para el trámite del recurso de reposición. Auto que resuelve el recurso de reposición interpuesto contra el auto que decreta la nulidad. Constancia de secretaría de recibo de una petición. Ficha para entrega y devolución de expedientes. Planilla de reparto de expedientes. 8. CONDICIONES GENERALES. El profesional a quien se le haya asignado un expediente, continuará conociendo del mismo durante la instrucción y proyectará todas las decisiones pertinentes hasta el fallo de primera o única instancia, si es del caso. Términos de ley : Resolver la solicitud de nulidad = cinco (5) días siguientes a la fecha de su recibo. Traslado a los sujetos previo al trámite del recurso de reposición = 3 días a partir exclusive del tercer día hábil siguiente a la desfijación del estado por medio del cual se notifica el auto de traslado. Sin perjuicio de lo anterior, para efectos del control de gestión disciplinaria se deben tener en cuenta éstos términos máximos para la ejecución de las siguientes actividades : Proyectar decisión que resuelve sobre la nulidad = 3 días. Proyectar auto que resuelve recurso de reposición contra decisión que decidió sobre la nulidad = 5 días. Revisión inicial por parte del Coordinador, Revisor o el despacho = 1 día. Corrección por parte del profesional, según observaciones = 1 día. Revisión correcciones por parte del Coordinador, Revisor o el despacho = 1 día. Mecanografía o digitación = 1 día. Párrafo adicionado por el num. 1º del art. 1º de la Res. 089 de Marzo 25 de 2004 del Procurador General. En los procesos disciplinarios por faltas que

2 constituyan violaciones del derecho internacional de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario, además de los sujetos procesales señalados en el artículo 89 del CDU, podrán intervenir en cualquier momento de la actuación en tal calidad, de conformidad con lo señalado por la Corte constitucional en sentencia C-014 de 2004 y el artículo 45 del Código de Procedimiento Penal: La víctima o perjudicado directo, para lo cual deberá acreditar su legitimidad. Si el primero puede comparecer directamente al proceso, ostenta la doble calidad y excluye la participación de otro sujeto como perjudicado. Cuando la falta afecte directamente bienes jurídicos colectivos, el actor popular, evento en el cual será reconocido el ciudadano que a través de apoderado primero se constituya. Si la falta afecta derechos de comunidades indígenas, negritudes o similares, el representante legal de la respectiva organización, quien deberá acreditar dicha condición. Cada uno de estos sujetos procesales deberá estar representado por abogado titulado o por estudiantes del consultorio jurídico de las universidades reconocidas legalmente (artículo 229 de la Carta Política). El actor popular gozará del beneficio de amparo de pobreza de que trata el mencionado artículo 45. El reconocimiento como sujeto procesal de cada uno de ellos debe hacerse mediante auto de sustanciación, contra el cual procede el recurso de reposición en caso de inadmisión, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 189 del Código de Procedimiento Penal. La nulidad de la actuación es una herramienta puesta en manos de la autoridad disciplinaria, para corregir los eventuales errores que se detecten en el trámite del proceso disciplinario, que opera a solicitud de los sujetos procesales o como consecuencia de un examen oficioso del trámite impartido al proceso. Texto resaltado en color rojo incluido en reemplazo de la expresión del encartado o su apoderado, de conformidad con el num. 15 del art. 1º de la Res. 089 de Marzo 25 de 2004, del Procurador General. La decisión debe estar debidamente motivada y sólo procederá por : La falta de competencia del funcionario para proferir el fallo. La violación del derecho de defensa del investigado. La existencia de irregularidades sustanciales que afecten el debido proceso. Tenga en cuenta los siguientes principios del Código de Procedimiento Penal que orientan la declaratoria de nulidad y su convalidación : No se declarará la invalidez de un acto cuando cumpla la finalidad para la cual estaba destinado, siempre que no se viole el derecho a la defensa. Quien alegue la nulidad, deberá formular su solicitud antes de proferirse el fallo definitivo e indicar en forma concreta la(s) causal(es), expresar los fundamentos de hecho y derecho que la sustentan y demostrar que la irregularidad sustancial afecta garantías de los sujetos procesales o desconoce las bases fundamentales de la instrucción o el juzgamiento. No puede invocar la nulidad el sujeto procesal que haya coadyuvado con su conducta a la ejecución del acto irregular, salvo que se trate de la falta de defensa técnica. Los actos irregulares pueden convalidarse por el consentimiento del perjudicado, siempre que se observen las garantías constitucionales. Solo puede decretarse cuando no exista otro medio procesal para subsanar la irregularidad sustancial. Cuando el pliego de cargos se funde en la prueba necesaria exigida como requisito sustancial para su proferimiento, no habrá lugar a declaratoria de nulidad si la prueba que no se practicó y se califica como fundamental puede ser recaudada en la etapa del juicio; en cambio procederá cuando aquella prueba fuese imprescindible para el ejercicio del derecho de defensa o cuando se impartió confirmación a los autos que negaban su práctica, a pesar de su evidente procedencia. No podrá decretarse por una causal distinta a las señaladas anteriormente. Párrafo modificado por el num. 31 del art. 1º de la Res. 089 de Marzo 25 de 2004 del Procurador General. El pronunciamiento sobre la nulidad de la actuación debe ocurrir tan pronto se advierta por parte del competente o de los sujetos procesales la causal que la genera, sin esperar el momento del fallo para pronunciarse sobre su existencia. No obstante, si el proceso se encuentra en la etapa del juicio, por virtud de lo dispuesto en el artículo 21 del C.D.U., por integración, cuando no se trate de un pronunciamiento urgente podrá diferirse la decisión para el momento de dictar fallo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 410 del Código de Procedimiento Penal, por cuanto el mismo puede efectuarse en la decisión final sin ningún traumatismo para el curso de la actuación. No significa, si la petición de nulidad es resuelta en el fallo, que se trate allí de un pronunciamiento diferente a éste, pues todo fallo debe considerar la existencia de un proceso válido y por consiguiente desecha la presencia de una nulidad. Así, igualmente, la parte del fallo que se pronuncia sobre la nulidad, negándola, no es algo diferente al fallo, sino el fallo mismo, por tanto en un proceso de doble instancia no tiene recurso de reposición sino de apelación (artículos 21 y 121 del C.D.U. y 412 del Código de Procedimiento Penal). TEXTO ANTERIOR El pronunciamiento sobre la nulidad de la actuación debe ocurrir tan pronto se advierta por parte del competente o del disciplinado la causal que la genera, sin esperar el momento del fallo para pronunciarse sobre su existencia, pues de no ser resuelta oportuna o adecuadamente por el primero, se estaría desconociendo abiertamente el derecho del segundo al debido proceso.

3 La nulidad deja sin efectos todas las actuaciones a partir del momento en que se presenta la causal, salvo las pruebas allegadas y practicadas legalmente. Por regla general y salvo que proceda otra decisión, la providencia que declare la nulidad total o parcial de una actuación disciplinaria, ordenará reponerla en todo aquello que dependa del acto cuya nulidad se declara. Contra la decisión que se pronuncia sobre la nulidad de la actuación procede el recurso de reposición. Cuando el recurso se formule por escrito debidamente sustentado, vencido el término para impugnar la decisión, el Despacho dispondrá que el expediente permanezca en Secretaría por tres (3) días en traslado a los sujetos procesales, mediante auto que les será notificado por estado, en la forma señalada por el artículo 321 del Código de Procedimiento Civil, en virtud de la remisión autorizada en los artículos 21 y 105 de la Ley 734 de Dicho término se contará a partir exclusive del tercer día hábil siguiente a la desfijación del estado, fecha en la cual queda ejecutoriado el auto por no tener recurso alguno, conforme lo establece el artículo 331 del citado Código. 9. SALIDAS. Auto que decide sobre nulidad. 10. REGISTROS. Estadística sobre movimientos de expedientes. 11. BASES DE AUTOCONTROL. Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita. Constatar que la solicitud contenga la totalidad de los requisitos señalados en la ley. Establecer la real existencia de alguna (s) de las causales señaladas en el artículo 143 de la Ley 734 de Confirmar si la actuación puede ser convalidada con base en los principios que fija el Código de Procedimiento Penal. 12. ANEXOS. No aplica. 13. ACTIVIDADES. NOTA 1 : Las actividades que se señalan en este numeral relacionadas con Coordinador o Revisor, se ejecutan únicamente cuando dicha función haya sido establecida internamente por el Jefe de la dependencia. NOTA 2 : Si la causal de nulidad es detectada por el profesional que tiene a cargo el expediente el procedimiento inicia en el paso SUJETO PROCESAL Presenta memorial solicitando la nulidad Registra en el memorial la fecha y hora de recibo, así como el número de folios y anexos que el mismo contiene. Elabora constancia secretarial Si el expediente se encuentra en Secretaría diligencia la planilla de REPARTO DE EXPEDIENTES y la FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES, incorpora el memorial al expediente y lo entrega al profesional que tenía a su cargo el mismo. Si está en poder de éste le hace entrega de la solicitud Actualiza GEDIS registrando la fecha de presentación del memorial y la entrega del expediente al profesional, si es el caso Si el expediente no se encontraba a su cargo firma planilla de REPARTO DE EXPEDIENTES haciendo constar el recibo del mismo y la devuelve a En caso contrario recibe la solicitud, la anexa al expediente y firma constancia de su recibo Proyecta auto con la decisión que corresponda, diligencia FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES y devuelve el expediente a SECRETARÍA Actualiza GEDIS y planillas de REPARTO DE Coordinador o Revisor. COORDINADOR O REVISOR Firma planilla de REPARTO DE Efectúa la revisión inicial del expediente, diligencia la FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES y devuelve el Si el proyecto no es aprobado se repiten los siguientes pasos hasta que pase la revisión, salvo que las correcciones se efectúen inmediatamente por parte del profesional, evento en el cual se omiten : Actualiza GEDIS y planilla de REPARTO DE expediente por parte del Coordinador o Revisor y la entrega al profesional para que corrija el proyecto de acuerdo con las observaciones Firma planilla de REPARTO DE Corrige proyecto de auto de acuerdo con las observaciones, diligencia FICHA PARA ENTREGA Y Actualiza GEDIS y planillas de REPARTO DE

4 Coordinador o Revisor. COORDINADOR o REVISOR Firma planilla de REPARTO DE Imprime proyecto aprobado y coloca visto bueno al documento impreso después de verificar que su contenido corresponde con el del proyecto y sus modificaciones, diligencia FICHA PARA ENTREGA Y Actualiza GEDIS y planillas de REPARTO DE expediente por el Coordinador o Revisor y el ingreso al despacho. DEL Firma planilla de REPARTO DE expediente por parte del despacho y la devuelve a Efectúa la revisión inicial del expediente, diligencia la FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES y devuelve el expediente a Si el proyecto no es aprobado se repiten los siguientes pasos hasta que pase la revisión, salvo que las correcciones se efectúen inmediatamente por parte del profesional, evento en el cual se omiten : Actualiza GEDIS y planilla de REPARTO DE expediente por parte del despacho y la entrega al profesional para que corrija el proyecto de acuerdo con las observaciones Firma planilla de REPARTO DE Corrige proyecto de auto de acuerdo con las observaciones, diligencia FICHA PARA ENTREGA Y Actualiza GEDIS y planillas de REPARTO DE despacho. DEL Firma planilla de REPARTO DE expediente por parte del despacho y la devuelve a Actualiza GEDIS y planillas de REPARTO DE expediente por el despacho y la entrega al profesional para mecanografía Actualiza GEDIS y planilla de REPARTO DE expediente por parte del profesional Revisa y firma el auto Fecha y numera el auto, archiva copia del mismo y actualiza GEDIS Se ejecuta el procedimiento NOTIFICACIONES Y RECURSOS, para notificar la decisión a los sujetos procesales Si el sujeto procesal sustentó dentro del término el recurso de reposición : Proyecta auto ordenando el traslado a los sujetos procesales Revisa y firma el auto Fecha y numera el auto, archiva copia del mismo y actualiza GEDIS Elabora estado por duplicado y lo fija en un lugar visible de la secretaría durante las horas de trabajo del respectivo día, para notificar la decisión a los sujetos procesales. Archiva copia del duplicado Mantiene en Secretaría el expediente por tres (3) días en traslado a los sujetos procesales Se ejecutan los pasos a con el fin de proyectar, revisar, aprobar, imprimir y numerar el auto que resuelve el recurso; elabora comunicación informándole la decisión tomada y archiva copia de la misma Diligencia planilla de REPARTO DE EXPEDIENTES y la FICHA PARA ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES y hace entrega del expediente al profesional que tenía a su cargo el expediente. Actualiza GEDIS Firma planilla de REPARTO DE

5 Ejecuta las siguientes acciones, dependiendo de la decisión que quedó en firme : Decretó nulidad. Reinicia el procedimiento que corresponda de acuerdo con la etapa procesal a partir de la cual se anuló la actuación Negó la nulidad. Continúa con la actividad procesal que estaba desarrollando a la fecha de presentación de la solicitud. 14. INDICADORES. Número de autos decretando nulidad de oficio y decretando o negando las solicitudes de parte, por mes. Promedio de solicitudes de nulidad que se resuelven favorablemente. Índice de evacuación mensual = salidos / entrados * 100%.