UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

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1 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES. Aprobado por: Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Acuerdo de Rectoría No de fecha 12 de Febrero de Guatemala, Abril de 2016

2 DIRECTORIO Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Rector Dr. Carlos Enrique Camey Rodas Secretario General Dr. Axel Popol Oliva Director General de Docencia Msc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán Director General de Investigación Ing. Álvaro Amílcar Folgar Portillo Director General de Extensión Universitaria Lic. Urias Amitaí Guzmán García Director General Financiero Arquitecta Alenka Irina Barreda Taracena Directora General de Administración Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez Jefe, División de Desarrollo Organizacional Elaboración Licda. Norma Lily Fuentes de Macal Jefa del Departamento de Proveeduría Lic. Edgar Abdiel Grajeda Orantes Jefe del Plan de Prestaciones Licda. Ana María Recinos de Córdova Contadora del Plan de Prestaciones Licda. Mayra Anabella López Jiménez Asistente Financiero Dirección General Financiera M. A. David Amílcar de León Orellana Coordinador del Departamento de Presupuesto Lic. Jorge Wotzbely Motta Girón Coordinador del Área Descentralizada Auditoría Interna Msc. Milton Antonio Herrera Orozco Jefe del Departamento de Caja Fredy Rodolfo Herrera Mendoza Profesional del Departamento de Contabilidad Elver Melqueades Chinchilla Carrera Encargado de Almacén Central Lic. Frank Emilio Barrios Terreaux Profesional de la División de Desarrollo Organizacional

3 Contenido No. Pág I. PRESENTACIÓN... 1 II. AUTORIZACIÓN... 2 III. DISPOSICIONES LEGALES... 3 IV. OBJETIVOS GENERALES... 4 V. NORMAS GENERALES... 4 VI. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES VII. FORMULARIOS... 9

4 I. PRESENTACIÓN El presente Procedimiento es el resultado del esfuerzo conjunto de la División de Desarrollo Organizacional y los trabajadores de las Unidades Ejecutoras involucradas que persiguen dinamizar los procesos administrativos de estas Unidades. Este documento es un instrumento necesario como material de consulta de forma permanente al personal involucrado en el despacho de materiales y suministros al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables, mismo que señala el proceso a seguir en una forma secuencial, ordenada y cronológica logrando con ello la sistematización del trabajo administrativo. Este documento tiene entre sus principales finalidades, mostrar los pasos concretos, estandarizar y coordinar las diferentes actividades que se realizan en el despacho de los materiales y suministros de oficina para lo cual contiene: objetivos, normas; la descripción del procedimiento, diagrama de flujo que representa en forma gráfica la participación de cada puesto de trabajo y a los responsables de la ejecución de cada una de las actividades descritas en dicho procedimiento. De igual forma pretende facilitar las actividades determinando el campo de aplicación del Almacén del Departamento de Proveeduría, Departamento de Presupuesto, Departamento de Contabilidad, Plan de Prestaciones, la Unidad Ejecutora USAC/BCIE, Departamento de Caja y Programas Autofinanciables. Este procedimiento se elaboró mediante recopilación de documentos, entrevistas directas y consultas al personal del Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE, Departamento de Proveeduría, Departamento de Presupuesto, Departamento de Caja y Departamento de Contabilidad. La efectividad práctica del procedimiento es el buen desempeño de las actividades de los trabajadores de las dependencias involucradas en el proceso y del cumplimiento de las normas que lo rigen. 1

5 II. AUTORIZACIÓN 2

6 III. DISPOSICIONES LEGALES 1. Reglamento del Plan de Prestaciones de la Universidad de San Carlos de Guatemala, aprobado en el Punto 9º. del Acta No.911 de la sesión celebrada por el Consejo Superior Universitario el 8 de enero de 1966 y sus modificaciones. 2. Reglamento de la Junta Administradora del Plan de Prestaciones, aprobado en Punto Segundo, del Acta 39-93, de sesión celebrada por el Consejo Superior Universitario del 03 de noviembre de 1993 y sus modificaciones. 3. Manual de Organización del Plan de Prestaciones: Aprobado por la Junta Administradora del Plan de Prestaciones -JAP- en el: Punto 7º. Inciso 7.10 del Acta de fecha 16 de noviembre de Manual de Organización de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE: Aprobado por Acuerdo de Rectoría No de fecha 28 de febrero de Manual de Organización de la Dirección General Financiera: Aprobado por Acuerdo de Rectoría No de fecha 8 de noviembre de Manual de Normas y Procedimientos Modulo I y II Tercera Actualización Sistema General de Ingresos -SGI-. Aprobado por Acuerdo de Rectoría No de fecha 25 de marzo de Manual y Nomenclatura Contable de Cuentas Financieras y de Resultados. Elaborado por el Departamento de Contabilidad. 8. Manual de Nomenclatura Contable del Plan de Prestaciones Primera Actualización Noviembre de Guía sobre el manejo de Régimen Especial, (Autofinanciables). Circular D.P Normas Generales de Control Interno Gubernamental, norma 1.2. ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO. Es responsabilidad de la Máxima Autoridad de cada entidad pública diseñar e implementar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente oportuno de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Acuerdo No del 8 de julio de 2003, de la Contraloría General de Cuentas. 3

7 IV. OBJETIVOS GENERALES 1. Implementar un instrumento administrativo que permita la agilización y viabilidad del procedimiento de despacho de Materiales de Almacén de una forma clara y lógica para el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables. 2. Definir las actividades o pasos que cada puesto de trabajo de las dependencias involucradas en el proceso desarrollan, para la adquisición y pago de suministros y materiales de oficina del Almacén de Proveeduría. V. NORMAS GENERALES 1. Solo se puede dar trámite a Solicitudes de Salidas de Almacén autorizadas por el Administrador Ejecutivo del Plan de Prestaciones, Director o Coordinador del Área Financiera Administrativa, de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE o Jefe de los Programas Autofinanciables. 2. El Tesorero o quien haga sus veces debe elaborar un resumen de los renglones presupuestales que van incluidos en la Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén. 4

8 VI. PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA AL PLAN DE PRESTACIONES, UNIDAD EJECUTORA USAC/BCIE Y PROGRAMAS AUTOFINANCIABLES. Objetivos Específicos: 1. Que estas dependencias al solicitar materiales y suministros de almacén cuenten con el procedimiento de cómo efectuar dicha solicitud. 2. Estandarizar el procedimiento del despacho de Materiales y Suministros de Almacén por parte del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables, de acuerdo a la legislación vigente. 3. Proporcionar un procedimiento administrativo de las compras y pagos que efectúan el Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y los Programas Autofinanciables, al Almacén del Departamento de Proveeduría. Normas Específicas: 1. Cada Departamento involucrado en el procedimiento debe cumplir con los numerales que le correspondan. 2. El Departamento de Caja debe afectar la partida del Almacén de Proveeduría en el recibo 101-C-CCC. 3. El tesorero o quien haga sus veces, tanto de la Unidad Ejecutora USAC/BCIE como de los Programas Autofinanciables, debe liquidar por medio de Póliza de Diario, Planilla de Fondo Fijo o Caja Chica los Recibos 101-C-CCC, acompañados de las Solicitudes de Materiales de Almacén ante el Departamento de Contabilidad. El Plan de Prestaciones lo hará en su propia contabilidad. 4. La dependencia interesada en adquirir materiales de Almacén debe verificar la existencia de dichos materiales antes de efectuar el pago. 5. Si no existiera alguno de los materiales, el encargado de Almacén debe rebajar el renglón dela Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén y dejarlo a (o),efectuar la sumatoria del total de los bienes que si tiene en existencia, firmarla y sellarla. 6. Si en lasolicitud de Materiales y Salidas de Almacén, cometieron errores al completarla el Encargado de Almacén debe devolverla a la unidad que se la trasladó. 7. Quien solicite los materiales de Almacén debe firmar y sellar en la casilla correspondiente. Formularios: 1. Solicitud de Materiales y Salida de Almacén. 2. Recibo101-C-CCC. 3. Libro de control de Almacén de Proveeduría. 4. Formulario de Resumen de Renglones. 5

9 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría. Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables. Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 4 Inicia:Tesorero Termina: Encargado de Archivo Unidad Puesto Responsable Paso No. Actividad Completa Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, incluye renglón y código, consulta precios e indica monto de los materiales. Tesorero o Auxiliar de Tesorería 1 Producción: Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén. Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables Jefe, Director, Coordinador del Área Financiera Administrativa Tesorero o Auxiliar de Tesorería Encargado de Almacén Tesorero o Auxiliar de Tesorería /3 Original: Departamento de Contabilidad. 2/3 Tesorería. 3/3 Almacén de Proveeduría, Traslada. Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén y monto de los materiales, revisa, firma y traslada. Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén, traslada. Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén, verifica existencia de materiales. 4.1 Si existe la totalidad de los materiales. (Continúa paso 5). 4.2 No existe totalidad de los materiales.(continúa paso 6). Verifica códigos, precios, cantidad de materiales y traslada Solicitud de Materiales y Salida de Almacén con totales, firmada y sellada.(continúa paso 7). Verifica códigos, anula espacios de los materiales no existentes e indica precio total de los materiales existentes, traslada. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, verifica precios vigentes en el Departamento de Proveeduría, emite cheque o prepara efectivo, elabora resumen y entrega junto a Solicitud de Materiales de Almacén. 6

10 Nombre de la Unidad: Departamento de Proveeduría. Hoja No. 2 de 2 Unidad Puesto Responsable Paso No. Departamento de Caja Receptor 8 Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables. Departamento de Proveeduría Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables Departamento de Proveeduría Departamento de Contabilidad Tesorero o Auxiliar de Tesorería Encargado de Almacén Tesorero o Auxiliar de Tesorería Encargado de Almacén Persona Designada Actividad Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, con resumen, cheque de pago o efectivo y elabora Recibo 101-C-CCC, a la partida , imprime y traslada. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC, traslada. Recibe y revisa Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC, despacha materiales. Recibe materiales y Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, revisa y firma de recibido, retira copia 2/3 y devuelve original 1/3 y copia 3/3. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, 1/3 y 3/3, firmadas por quien recibió los materiales, descarga de su inventario y archiva copias 1/3 y 3/3. Recibe documentación de las unidades incluyendo recibo 101-C-CCC, para reintegro de fondo fijo, caja chica o liquidación de documento pendiente, al Departamento de Proveeduría carga las partidas de gasto indicadas y elabora póliza cuando corresponda, traslada. Encargado de Archivo 14 Recibe documentación y archiva. 7

11 Universidad de San Carlos de Guatemala Nombre de la Unidad: Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC BCIE y Programas Autofinanciables. Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros de Almacén del Departamento de Proveeduría al Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/BCIE y Programas Autofinanciables. Elaborado por: Profesional de Desarrollo Organizacional Página 1 de 1. Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables Tesorero o Auxiliar de Tesorería. Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables Jefe, Director, Coordinador de Área Financiera Plan de Prestaciones, Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables Encargado de Almacén. Departamento de Caja Receptor Plan de Prestaciones o Unidad Ejecutora USAC/ BCIE y Programas Autofinanciables Tesorero o Auxiliar de Tesorería. Departamento de Proveeduría Encargado de Almacén Departamento de Contabilidad INICIO Completa Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, incluye renglón y código, consulta precios e indica monto de los materiales. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén. Recibe Solicitud de Materiales y Salida de Almacén y monto de los materiales, revisa y firma. Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, Verifica existencia de materiales. no Verifica códigos e Indica precio total de los materiales existentes. Existen totalidad de materiales. Verifica códigos, precios cantidad de materiales y traslada Solicitud de Materiales de Almacén. 1 1 si Recibe la Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, con resumen, cheque de pago o efectivo y elabora Recibo 101-C-CCC, a la partida , imprime. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC, Despacha materiales. Recibe y revisa Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, resumen y Recibo 101-C-CCC, despacha materiales. Recibe documentación de las unidades incluyendo recibo 101- C-CCC, para reintegro de fondo fijo, caja chica o liquidación de documento pendiente, al Departamento de Proveeduría carga las partidas de gasto indicadas y elabora póliza cuando corresponda, Recibe documentación y archiva. Fin Persona Designada. Encargado de Archivo. 1 Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, verifica precios vigentes en el Departamento de Proveeduría, emite cheque o prepara efectivo, elabora resumen y entrega junto a Solicitud de Materiales de Almacén. Recibe materiales y Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, revisa y firma de recibido, retira copia 2/3 y devuelve original 1/3 y copia 3/3. Recibe Solicitud de Materiales y Salidas de Almacén, 1/3 y 3/3, firmadas por quien recibió los materiales, descarga de su inventario y archiva copias 1/3 y 3/3. 8

12 VII. FORMULARIOS 9

13 SOLICITUD DE MATERIALES Y SALIDAS DE ALMACÉN 10

14 Formulario de Resumen Formulario de Resumen de Renglones Valor de los Partida Cargos en Q Productos de Papel o Cartón Productos Plásticos Nylon, Vinil y 1, PVC Útiles de Limpieza y Productos Sanitarios. TOTAL EN LETRAS: Dos mil quinientos treinta y tres con noventa y seis centavos 2,

15 DEPENDENCIA: RECIBI DE: CARNÉ O REGISTRO DE PERSONAL: UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA GENERAL DE INGRESOS MÓDULO DE INGRESOS FECHA: Form. SGI-02 RECIBO 101-C-CCC No. C O N C E P T O V A L O R Q. Partida Presupuestal Almacén de Proveeduría. 2, TOTAL EN LETRAS:Dos mil quinientos treinta y tres con noventa y seis centavos 2, (f) RECEPTOR (sello) 1/3 Original Enterante, 2/3 Departamento de Contabilidad, Rendición de Cuentas, 3/3 Archivo Unidad. 12

16 Anexo I Libro de Control de Almacén de Proveeduría 13