PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIÓN PARA EL CONSELL INSULAR D EIVISSA

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1 Departament de Treball, Comerç, Indústria i Noves tecnologies av. d Espanya, Eivissa (Illes Balears) tel fax informatica@conselldeivissa.es PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIÓN PARA EL CONSELL INSULAR D EIVISSA 1. OBJETO DEL CONTRATO. Hasta el año 2013, este Consell Insular d Eivissa (CIE) disponía de un parque de impresoras y fotocopiadoras antiguo, descentralizado, y sin posibilidad de conocer que uso se hacía de los recursos, lo que provocaba que el coste de impresión/copia fuera elevado. Por otro lado era un sistema con poca privacidad. Las consecuencias de este modelo son: Parque antiguo de impresoras lo que supone un coste de mantenimiento elevado tanto en el número de averías como en las horas de personal propio en la resolución de las mismas. Número elevado de impresoras por planta debido principalmente a la existencia de impresoras de chorro de tinta en despachos utilizadas por personas con necesidad de privacidad por imprimir documentación con información más o menos confidencial. Imposibilidad de conocer que uso se hace de los recursos y por consiguiente corregir los malos hábitos. Se imprime en color cosas innecesarias, se realiza impresión de grandes volúmenes en impresoras de alto coste por página, etc. Imposibilidad de poder averiguar quién/cuando se ha producido una impresión concreta ante cualquier incidencia, eventualidad que requiera conocerlo. Imposibilidad de saber quién/cuanto. Poder imputar gastos a departamentos/secciones/usuarios Imposibilidad de saber quién/como. Saber si se imprime en B/N ó en Color y en qué medida. Facilidad de poder observar información privada en documentos impresos no recogidos. También es necesario contar con un soporte técnico que se encargue de manera adecuada de resolver las problemáticas diversas que se puedan producir así como atender las consultas sobre el funcionamiento de los programas y caso de haber cualquier incidencia, esta pueda ser resuelta de manera satisfactoria sin que resulte afectado en ningún momento el servicio que se está dando a la Corporación. En 2013 se realizó la compra de un sistema de gestión centralizada de impresión y copias así como diversas máquinas multifunción que sirvieron como piloto para comprobar la eficiencia de este modelo en la resolución de las deficiencias detectadas. Dado el resultado satisfactorio el objeto del presente contrato es ampliar la implantación del mismo a toda la sede del CIE e iniciar su implantación en el HRA mediante la adquisición, instalación y mantenimiento, durante el período del contrato, del hardware y software necesario. 2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO. El servicio a contratar debe ser capaz de alcanzar los siguientes objetivos: reducción del gasto. o control impresión. o control de gasto. o reducir carga de trabajo de técnicos. o gestión centralizada. Seguridad / Confidencialidad Ahorro de espacio.

2 Tras una evaluación de las necesidades se describe el número y características mínimas de los equipos multifunción a instalar. 1 MULTIFUNCIÓN LÁSER MONOCROMO A4, 30ppm. 1 MULTIFUNCIÓN LÁSER MONOCROMO A3, 30ppm. 3 MULTIFUNCIONES LÁSER MONOCROMO A3, 35ppm. 5 MULTIFUNCIONES LÁSER COLOR (LECTORA / IMPRESORA SEPARADAS) A3, 20ppm. 3 MULTIFUNCIONES LASER COLOR A3, 35ppm. CARACTERÍSTICAS COMUNES Tipo de equipo Funciones principales disponibles Impresión a doble cara Sistemas operativos compatibles Protocolos de red Equipo láser multifunción Impresión, copia, escaneo, envío, fax Automática Windows XP/7/8/Server 2003/Server 2008 R2/Server 2012 R2 TCP/IP, Compatibilidad con IPv4/IPv6 Tipo de interfaz 1000BaseT/100Base-TX/10Base-T; 1 x hosts USB (2.0) Lenguajes de descripción de páginas Funciones de seguridad Funciones de seguridad adicionales si el equipo tiene Disco Duro UFRII; PCL5e/6;Adobe PostScript Nivel 3 (opcional) ID por departamento, impresión segura basada en RAM. Impresión segura con selección de trabajos Bloqueo por contraseña de disco duro, borrado de unidad de disco duro, administrador de inicio de sesión universal, buzón de correo, sistema de administración de acceso. ESPECIFICACIONES DE COPIA Rango de Ampliación/Reducción Zoom: 25%-400% ESPECIFICACIONES DE FAX Velocidad del módem Resolución del fax 33,6 kbps Máx. 400 x 400 ppp Destinos Correo electrónico/internet FAX (SMTP), PC (SMB, FTP) 1 MULTIFUNCIÓN LÁSER MONOCROMO CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS. Velocidad de impresión Hasta 30 ppm (A4) ) Resolución de impresión Impresión desde soportes de memoria Capacidad máxima de entrada de papel 600 x 600 ppp, hasta 1200 x 1200 ppp (mejorada) Dispositivo de memoria USB Tipos de archivos soportados: JPEG, TIFF 2300 hojas A4, A5, B5, Legal, Carta, Ejecutivo, STMT 512 MB

3 ESPECIFICACIONES DE COPIA Velocidad de copia Hasta 30 cpm (A4) ) Resolución de copia Hasta 600 x 600 ppp ESPECIFICACIONES DE ESCANEO Tamaños soportados A4, A5, Legal, Carta, Tamaños personalizados (A x L): Máx 216 mm x 356 mm, Mín. 140 mm x 140 mm) Resolución de escaneo Escaneo a doble cara hasta 600 x 600 ppp en blanco y negro hasta 300 x 300 ppp en color De doble cara a doble cara (automático) Resolución de envío hasta 600 x 600 ppp en blanco y negro hasta 300 x 300 ppp en color 1 MULTIFUNCIÓN LÁSER MONOCROMO CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS. Velocidad de Copiado/Impresión Resolución Capacidad de Papel Tamaños de Copia A4:30 ppm (B/N); A3:15 ppm (B/N)) Lectura: 600 ppp 600 ppp Copia: 600 ppp 600 ppp Impresión: 600 ppp 600 ppp hojas A3, A4, A4R y A5R 512 MB KIT DE ENVÍO UNIVERSAL Velocidad de Escaneo Resolución de Escaneo Formato de Archivo A4, 300 ppp, B/N o color: 25/13 ipm B/N: entre 100 x 100 ppp y 600 x 600 ppp Color: entre 100 x 100 ppp, 300 x 300 ppp TIFF, JPEG, PDF DADF Tamaño del Papel Velocidad Escaneo de Documentos A3, A4, A4R, A5 y A5R Copia: 25 ipm (A4, 600 x 600 ppp: B/N) Escaneo: 25/13 ipm (A4, 600 x 600 ppp: B/N y 300 x 300 ppp: color) 3 MULTIFUNCIONES LÁSER MONOCROMO CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS. ESPECIFICACIONES DE IMPRESIÓN Velocidad de impresión (blanco y negro) Resolución de impresión hasta 35 ppm (A4), hasta 22 ppm (A3), hasta 32 ppm (A4R), mín. 14 ppm; máx. 20 ppm (A5R) ppp x ppp, 600 ppp x 600 ppp

4 Impresión desde soportes de memoria Capacidad máxima de entrada de papel Unidad de disco duro Directamente desde un dispositivo de memoria USB 4980 hojas A4,A4R,A5R,Sobres 1 GB MB 160 GB ESPECIFICACIONES DE COPIA Resolución de copia Lectura: 600 ppp x 600 ppp; Impresión: ppp x ppp ESPECIFICACIONES DE ESCANEO Resolución de captura Escaneo a doble cara A3, A4, A4R, A5, A5R Hasta 300 ppp, De doble cara a doble cara Velocidad de captura A una cara (A4): 51 ipm 300 ppp (blanco y negro), 51 ipm 300 ppp (color), 51 ipm 600 ppp (blanco y negro), 30 ipm 600 ppp (color) A doble cara (A4): 17 ipm 300 ppp (blanco y negro), 17 ipm 300 ppp (color), 17 ipm 600 ppp (blanco y negro), 10 ipm 600 ppp (color) Resolución de envío Hasta 300 ppp, 5 MULTIFUNCIONES LÁSER COLOR (LECTORA / IMPRESORA SEPARADAS) CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS. Velocidad de impresión (BN/CL) Resolución de impresión Impresión desde soportes de memoria Capacidad máxima de entrada de papel Unidad de disco duro 20 ppm (A4), 15 ppm (A3), 20 ppm (A4R), 20 ppm (A5R) 1200 ppp x 1200 ppp, 600 ppp x 600 ppp dispositivo de memoria USB, Tipos de archivos compatibles para impresión directa: JPEG, TIFF 2270 hojas (80 g/m²) A4, A4R, A3, A5R, B5 Flash 4 GB + memoria de 2 GB 160 GB ESPECIFICACIONES DE COPIA Resolución de copia Lectura: 600 ppp x 600 ppp Impresión: 1200 ppp x 1200 ppp para caracteres/líneas, 600 ppp x 600 ppp para gráficos/imágenes ESPECIFICACIONES DE ESCANEO Tamaños soportados Resolución de escaneo Escaneo a doble cara A3, A4, A4R, A5, A5R, B5, B5R, B6; tamaños libres (An. x L): mín. 128 mm x 148 mm, máx. 297 mm x 432 mm Hasta 600 ppp De doble cara a doble cara (automática)

5 Velocidad de escaneo (A4, 300 ppp): A una cara: 51/51 ipm (BN/CL); a doble cara: 19,6/19,6 ipm (BN/CL) Resolución de envío Hasta 600 ppp 3 MULTIFUNCIONES LASER COLOR CON LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS. Velocidad de impresión (BN/CL) Resolución de impresión Impresión desde soportes de memoria Capacidad máxima de entrada de papel Unidad de disco duro 35/30 ppm (A4), 20/17,5 ppm (A3) 1200 ppp x 1200 ppp, 600 ppp x 600 ppp Directamente desde un dispositivo de memoria USB hojas A4, A4R, A3, A5, A5R, B5 2,5 GB 320 GB ESPECIFICACIONES DE COPIA Resolución de copia Lectura: 600 ppp x 600 ppp Impresión: 1200 ppp x 1200 ppp para caracteres/líneas, 600 ppp x 600 ppp para gráficos/imágenes ESPECIFICACIONES DE ESCANEO Tamaños soportados Resolución de escaneo Escaneo a doble cara Velocidad de escaneo (A4, 300 ppp): máx. 432 mm x 297 mm Hasta 600 ppp De doble cara a doble cara Una cara: 51/51 ipm (BN/CL); Doble cara: 19,6/19,6 ipm (BN/CL) Resolución de envío Hasta 600 ppp El sistema deberá contar con un software que permita una gestión centralizada del parque instalado y desde el que se pueda en todo momento: Conocer Quien, Cuando, Cuanto, Como utiliza los equipos. Imputar el gasto por departamento, sección, etc diferenciando B/N y Color El sistema debe permitir reducir el tiempo dedicado a labores de mantenimiento y gestión de la impresión, mediante el envío automático de las incidencias tanto por fallo de algún componente como por reposición de toners, reveladores, etc DRIVER UNIVERSAL, de forma que un usuario con ese driver instalado en su ordenador personal pueda imprimir en cualquier dispositivo del parque instalado. UTILIZACIÓN DE CODIGO DE SEGURIDAD para poder acceder a las funciones de las máquinas multifunción. El servicio de mantenimiento se hará siguiendo, en todo momento, las especificaciones del fabricante. El servicio de mantenimiento se pagará mediante un sistema de pago por copia e incluirá el material necesario para resolver cualquier incidencia, incluido el tóner. Todo el material de sustitución deberá ser el original del fabricante del dispositivo afectado.

6 El servicio de mantenimiento deberá incluir los dispositivos existentes enumerados en el apartado 2 del punto siguiente. El servicio incluirá la instalación del hardware y software necesario así como la configuración de todos los elementos de la solución ofertada. 3. REQUISITOS Y CONDICIONANTES SOBRE COMPATIBILIDADES DE SOFTWARE Y DISPOSITIVOS. Para la selección de los dispositivos y software de gestión y control a ofertar, es muy importante que los licitadores tengan en cuenta las siguientes consideraciones: 1) El consejo Insular d Eivissa dispone actualmente de una solución de impresión con dispositivos departamentales en su sede de la avda. de España, 49. 2) La solución consta de 9 dispositivos de la siguiente marca y modelo: 3 Canon IR-ADV C5235i, 2 Canon IR-2530i, 2 Canon IR-ADV C2220, 1 Canon IR-ADV 4235i, 1 Canon IR 1730i. 3) La solución implantada debe ser totalmente compatible con la ofertada en esta licitación. Ello representa que con el mismo software (Uniflow) que se gestionan los dispositivos actuales de esta sede, se tienen que gestionar los ofertados, contemplándose la adquisición de nuevas licencias en caso de ser necesario. De no ser posible, el software de gestión y control de dispositivos que ofrezca el licitador deberá disponer de todas las funcionalidades descritas en el punto 2 así como ser capaz de gestionar los dispositivos actualmente instalados en la sede del Consell Insular d Eivissa descritos anteriormente. 4) Es importante que al final se disponga de una única solución para la gestión de todos los dispositivos de la entidad, tanto para los que se oferten en esta licitación, como para los ya existentes. 5) Cualquier oferta que no contemple esta solución será excluida de la licitación. 4. ESTIMACION DE IMPRESIONES/COPIAS A fin de poder calcular el coste del mantenimiento ofertado se señala a continuación una estimación de copias ANUALES tanto en B/N como en COLOR por cada tipo de dispositivo, tanto de los existentes como de los que debe ofertar el licitador. Así mismo se detallan los PRECIOS UNITARIOS MÁXIMOS que el licitador puede ofertar por cada tipo de dispositivo.. EXISTENTES FECHA INSTALACION BLANCO / NEGRO Precio Unitario B/N COLOR Precio Unitario Color 1 Canon IR 1730i 1 ENE , Canon IR-ADV C2220i 2 ENE , , Canon IR-ADV C5235i 2 ENE NOV , , Canon IR-2530i 2 NOV , Canon IR-ADV 4235i 1 NOV ,00706 OFERTADAS BLANCO / NEGRO Precio Unitario B/N COLOR Precio Unitario Color 1multifunción láser B/N A4 30ppm ,01008

7 1multifunción láser B/N A3 30ppm 3multifunción láser B/N A3 35ppm 5multifunción láser color A3 20ppm 3multifunción láser color A3 35ppm , , , , , , SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS. La empresa adjudicataria pondrá a disposición del CIE un sistema por el cual se podrá hacer un seguimiento del gasto de impresión por centro de coste (departamento, sección, ) y de la situación de las incidencias. 6. UBICACIÓN DEL SERVICIO. El servicio de mantenimiento será prestado con arreglo a lo siguiente: 6.1. Envío de incidencias desde los equipos multifunción ó por personal del CIE al adjudicatario El adjudicatario realizará las actuaciones pertinentes para subsanarla, bien en remoto bien desplazándose a las instalaciones del CIE. 7. AVISOS AVERIAS Y TIEMPOS DE RESPUESTA El contratista pondrá a disposición del departamento encargado de la gestión de los servicios detallados en el presente contrato un número de teléfono único mediante el cual dar aviso de cualquier incidencia producida. Los equipos deben ser capaces de enviar de forma automática incidencias al adjudicatario para que este actúe en consecuencia. Incidencias por fallo de algún componente.- Si el aviso no puede producirse con la antelación suficiente para que el servicio no deje de ofrecerse, el adjudicatario deberá proceder al reemplazo del componente en un plazo máximo de 24 horas laborables desde la recepción de la incidencia. Incidencias por caducidad de algún componente, incluido el toner.- El aviso debe darse con la suficiente antelación para que se pueda reemplazar antes de que deje de funcionar. En los casos en que el aviso no pueda ser automático y sean los técnicos del Consell d Eivissa quienes lo remitan, el tiempo de resolución por parte del adjudicatario será como máximo de 24 horas laborables desde la recepción del mismo. Denominaremos tiempo de interrupción de servicio de un dispositivo al tiempo, durante un periodo de facturación, en el que este dispositivo no ha sido utilizable por avería, mal funcionamiento ó falta de toner. Se computaran las horas laborables comprendidas entre la recepción del aviso por parte del adjudicatario y la resolución de la incidencia. Entendemos por mal funcionamiento el caso en que el dispositivo está operativo pero no desempeña alguna de sus funciones de forma correcta. El tiempo de interrupción de servicio (tis) se calculará, al final de cada periodo de facturación, sumando el tiempo de interrupción de servicio de cada uno de los dispositivos objeto del contrato. Horas laborables (hl).- A efectos del cálculo del tiempo de interrupción de servicio se computarán las horas comprendidas entre 8h. a 20h de Lunes a Viernes. Día laborable (dl).- 12 hl.

8 No se permitirá que dentro de un periodo de facturación el tis sea superior a 48hl, es decir, 4dl. 8. PRESUPUESTO. El presupuesto de licitación desglosado en la parte de suministro y la de servicio, en base a precios de mercado solicitados a diferentes empresas, es el siguiente: Precio suministro: ,00 Precio servicio: ,00 Precio total ,00 21% de IVA ,28 TOTAL ,28 El Responsable de Sistemas Informáticos y Telemáticos Emilio Mulero Serra Eivissa, 24 de julio de 2014