PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS

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1 CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE COPIAS E IMPRESIÓN CON CESIÓN O ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS, PARA CUBRIR LAS NECESIDADES DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y SERVICIOS ASOCIADOS DEL IDAE PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS Ref.: P.C.T /13 Febrero de 2013

2 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE COPIAS E IMPRESIÓN CON CESIÓN O ARRENDAMIENTO DE EQUIPOS, PARA CUBRIR LAS NECESIDADES DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Y SERVICIOS ASOCIADOS DEL IDAE. 1. ANTECEDENTES El Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía (en adelante IDAE) es una Entidad Pública Empresarial, adscrita al Ministerio de Industria, Energía y Turismo, a través de la Secretaría de Estado de Energía. El IDAE tiene sus oficinas y sede social en un edificio en Madrid, situado en c/madera nº 8, con acceso adicional por c/ San Roque 7. Para el desarrollo de sus funciones, el IDAE dispone de equipos para el servicio de impresión y copiado para cubrir las necesidades de producción documental. 2. OBJETO El objeto del presente documento es definir el alcance y condiciones técnicas de aplicación para la contratación del suministro de equipos multifunción y de equipos de impresión, mediante cesión o arrendamiento, para cubrir las necesidades de producción documental y servicios asociados del IDAE. Conjuntamente con la obsolescencia tecnológica, se ha puesto de manifiesto la necesidad de racionalizar el gasto en las partidas mencionadas mediante la organización del servicio con unos parámetros de control (racionalización del parque, control consumo, producción y cargas de trabajo), así como optimizar la utilización del servicio de impresión y copiado a través de una gestión experta y personalizada a la casuística del IDAE. Algunos beneficios que se obtendrán gracias a la nueva tecnología serán los siguientes: Optimización del número de dispositivos actuales de impresión, de copia, fax y escáner. Homogenización del parque. Aprovechar las nuevas tecnologías disponibles en el mercado actual, en cuanto a la multifuncionalidad e impresión departamental. Equipos más productivos y eficientes. Mejora de la gestión administrativa. Mejora en la gestión de consumibles. Control y gestión de la producción de documentos. Optimización continúa sobre la flota de dispositivos. 2

3 Seguridad documental Modelo medioambiental más sostenible en consumo energético y emisiones de gases de efecto invernadero. 3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA Los equipos que tiene actualmente el IDAE para producción documental y servicios asociados son los siguientes: Tipo de Equipo Total Unidades Impresoras B/N 9 Impresoras Color (2 modelos) 8 Equipos multifunción (2 modelos) 9 Fotocopiadora B/N 1 Las impresiones realizadas en el periodo 01/05/2011 a 30/04/2012 han sido: Copias en B/N: Copias en color: ALCANCE DE LOS SUMINISTROS Y SERVICIOS REQUERIDOS EQUIPOS Los equipos a suministrar son: Tipo de Equipo Total Unidades Impresoras B/N 8 Impresoras B/N y Color 1 Equipos multifunción (E1) 8 Equipos multifunción (E2) 1 A continuación se detallan las características mínimas necesarias de cada dispositivo. Impresora en Blanco y Negro Velocidad mínima de impresión 30 ppm. Gramaje soportado hasta 162 gr/m 2. Formato A4 1 Bandeja de papel Resolución 1200 x 600 dpi 3

4 Impresión automática a doble cara. Capacidad estándar entrada de papel 500 hojas Bypass 100 hojas Tarjeta Red Ethernet 100 base TX /base 10 Conectividad USB 2.0 Drivers incluidos, PCL 5e, PCL 6, PS3 y PDF Impresora en B/N y Color Velocidad mínima de impresión 30 Páginas/Minuto. B/N y Color Gramaje de papel 162 gr/m 2 Formato A4 1 Bandeja de papel Resolución de impresión 1200 x 600 dpi Impresión automática a doble cara Capacidad estándar entrada de papel 600 hojas Bypass 100 hojas Gestión remota desde PC a través de navegador de web Tarjeta Red Ethernet 100 base TX /base 10 Conectividad USB 2.0 Drivers incluidos, PCL 5e, PCL 6, PS3 y PDF Multifunción B/N y Color con escáner de red y fax (E1) Velocidad mínima de copiado/ impresión 50 Páginas/Minuto. B/N y COLOR Tamaño copias A3 A4 Resolución de impresión 1200 x 600 dpi Zoom del 25% al 400% Escáner B/N y Color Alimentador automático de hojas Impresión automática a doble cara 3 bandejas de entrada (2 para A4 y una para A3) Capacidad papel mínima de 500 hojas para cada bandeja Gramaje de papel 162 gr/m 2. Unidad de Fax integrado en el equipo Tarjeta Red Ethernet 100 base TX /base 10 Conectividad USB 2.0 Formatos de salida: PDF, JPEG, y TIFF Finalizador, clasificador y grapador Multifunción B/N y Color con escáner de red y fax (E2) Velocidad mínima de copiado/ impresión 20 Páginas/Minuto. B/N y COLOR 4

5 Tamaño copias A4 Resolución de impresión 1200 x 600 dpi Zoom del 25% al 400% Escáner B/N y Color Formatos de salida: PDF, JPEG, y TIFF Alimentador automático de hojas Impresión automática a doble cara 1 bandeja de papel Capacidad papel mínima 250 hojas Gramaje de papel 162 gr/m 2. Unidad de Fax integrado en el equipo Tarjeta Red Ethernet 100 base TX /base 10 Conectividad USB 2.0 Las propuestas que ofrezcan características inferiores no serán tomadas en consideración en la presente convocatoria. MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA DEL PARQUE DE EQUIPOS El mantenimiento del parque de equipos de producción documental será a cargo del adjudicatario, estando incluido en la propuesta. En este sentido se definirá un acuerdo de servicio a través del cual se garantizará el funcionamiento de los equipos en todo momento. El servicio de asistencia técnica comprenderá la realización de cuantas operaciones sean necesarias para el mantenimiento, la conservación, la reparación de averías y verificación del equipo, estando incluido en el mismo, a meros efectos enunciativos pero no limitativos, la mano de obra, la sustitución gratuita de cuantas piezas fueran necesarias, los desplazamientos, y cualesquiera otros costes que se deriven de todas y cada una de las actuaciones cuya realización sea pertinente para el perfecto funcionamiento del equipo. Periódicamente o cuando las circunstancias lo requieran, el adjudicatario e IDAE podrán determinar, si así lo estima oportuno cualquiera de las partes, la necesidad de un mantenimiento preventivo de los equipos. Todos los elementos consumibles originales necesarios para el funcionamiento de cada equipo, salvo el toner, el papel y las grapas, serán por cuenta del adjudicatario e irán incluidos en el precio unitario por impresión. Será responsabilidad del adjudicatario mantener un stock adecuado de los repuestos y consumibles originales que sean necesarios para el mantenimiento de los equipos en condiciones óptimas de funcionamiento, facilitando el IDAE espacio suficiente para el almacenaje de los materiales. 5

6 5. REQUERIMIENTOS DE LA OFERTA A PRESENTAR EQUIPOS Los equipos que proveerá el adjudicatario, serán completamente nuevos. El adjudicatario suministrará, instalará y mantendrá los equipos de Producción Documental en las dependencias del IDAE Todos los equipos deben presentar la posibilidad de ser controlados para comprobar su estado e incidencias vía Web, al conectarse a la red. Todos los equipos instalados dispondrán de drivers compatibles, Windows XP, Windows Vista, y Windows 7. Todos los equipos deberán incluir la posibilidad de imprimir el tipo de letra DIN Next PRO en Negrita que es el corporativo de IDAE. Todos los equipos deberán tener el certificado Energy Star. Todos los equipos serán de tecnología Láser y de reciente fabricación. Los equipos considerados impresoras, deberán presentar las siguientes opciones de gestión propia. Posibilidad de obtener información detallada sobre el equipo conectado en red para evaluarlo rápidamente. Posibilidad de clasificar los dispositivos en grupos según criterios definidos por el usuario. Posibilidad de eliminar la configuración manual de cada dispositivo individual. Posibilidad de configurar varios dispositivos al mismo tiempo. Posibilidad de realizar un seguimiento y poder visualizar un registro detallado de trabajos y accesos. Los equipos considerados multifunción, deberán presentar las siguientes funcionalidades: Posibilidad de configurar códigos de usuario Códigos para acceder al equipo y sus funciones. Control sobre el uso del color para cada código. Registro de actividad por código. Posibilidad de cifrado SSL (Secure Socket Layer) Posibilidad de cifrado SNMP (Simple Network Management Protocol). Posibilidad de cifrado del disco duro. Impresión retenida. Impresión bloqueada. Posibilidad de implantar un Sistema de Captura y Distribución digital de documentos integrado. 6

7 Los equipos considerados multifunción para grupos de trabajo, deberán cumplir los siguientes requisitos respecto a la seguridad documental: Posibilidad de instalación de la solución de triple A (AUTENTICACIÓN, AUTORIZACIÓN y AUDITORIA) de la actividad de impresión, copia, fax y escáner. Posibilidad de recibir faxes en una carpeta. Posibilidad de recibir faxes en una cuenta de correo electrónico. Posibilidad de enviar faxes a una dirección IP. Posibilidad de enviar faxes desde un PC. Posibilidad de escanear documentos a una carpeta. Posibilidad de escanear documentos a una dirección de correo electrónico. Posibilidad de escanear documentos a una dirección FTP. INSTALACIÓN Y PUESTA EN MARCHA El adjudicatario instalará los equipos y realizará la puesta en marcha, que deberá incluir: Instalación física de los nuevos dispositivos. Formación a todos los usuarios para cubrir como mínimo los siguientes aspectos: - Familiarización con el equipo: (uso del panel de control, bandejas de entrada y salida, etc.). - Mantenimiento básico de usuario: como la carga de papel, tóner, grapas, desatascos y limpieza del cristal de exposición. - Conocimiento de las funcionalidades del equipo: impresión en B/N y color, impresión confidencial, uso de fax, copiado, escaneo y envío de documentos al correo electrónico, etc. Formación específica, al personal designado por IDAE, para el conocimiento del software y las distintas configuraciones posibles que incluye cada equipo. El ofertante deberá dejar en cada dispositivo de tipo multifunción un breve manual con estas informaciones, los manuales de utilización detallados se entregarán al departamento de Contratación, Compras y Servicios para que los ponga a disposición de todas las áreas del IDAE. 7

8 MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA DEL PARQUE DE EQUIPOS En la oferta se incluirá el tiempo máximo comprometido para la atención y resolución de averías, así como el horario del servicio de mantenimiento. En el mantenimiento y asistencia técnica se incluirán tres equipos existentes, propiedad del IDAE, que son: Un equipo multifunción (impresora-escáner-copiadora) marca RICOH, modelo MP4002. Fecha de adquisición noviembre de 2012 Un escáner marca FUJITSU, modelo FI 6140-Z. Fecha de adquisición enero de Un escáner marca RICOH, modelo Aficio IS200e. Fecha de adquisición noviembre de GARANTÍAS El adjudicatario garantizará que los equipos, una vez instalados, funcionarán adecuadamente y se ajustarán a las especificaciones requeridas por IDAE. Se define: DISPONIBILIDAD DE CADA EQUIPO = 1 - Nº horas indisponible al trimestre Nº horas de funcionamiento requerido al trimestre donde Nº horas de funcionamiento requerido es 504 y, DISPONIBILIDAD DE TODOS EQUIPOS = 1 - Nº horas indisponible al trimestre Nº horas de funcionamiento requerido al trimestre donde Nº horas de funcionamiento requerido es El adjudicatario garantizará expresamente que el conjunto de todos los equipos estarán dispuestos para su funcionamiento durante el 98% del tiempo, medido en base trimestral, siempre que se respeten las condiciones de mantenimiento. El adjudicatario garantizará expresamente que cada equipo estará dispuesto para su funcionamiento durante el 97% del tiempo, medido en base trimestral, siempre que se respeten las condiciones de mantenimiento. 8

9 Las garantías ofrecidas por el adjudicatario son contractuales y estarán sujetas a penalización. Será causa de resolución del contrato si la de disponibilidad de todos los equipos baja del 93% del tiempo. 7. FORMA DE PAGO Mensualmente se facturará el nº de páginas establecidas como producción mínima, siempre desglosadas en B/N y Color y anualmente se efectuara una regularización de las copias o impresiones realizadas. En caso de haber realizado más copias de las incluidas en el coste fijo, estas copias se facturarán de acuerdo con los precios ofertados para copias adicionales, tanto para las páginas de blanco y negro como las de color. Los pagos se efectuarán mediante transferencia bancaria, en un plazo máximo de 60 días desde la recepción de la factura de conformidad. En caso de proponer formas de pago diferentes, se deberá tener presente la obligación de entregar aval bancario sobre las cantidades entregadas por IDAE como anticipo. Los precios establecidos serán fijos y no revisables durante la vigencia del contrato, excepto los precios por impresión de exceso y el de los consumibles originales no incluidos en este contrato, y sólo éstos, que podrán ser modificados a partir del segundo año, con una revisión de precios que como máximo será equivalente al IPC general. 8. VIGENCIA Se tendrán presentes las siguientes consideraciones en cuento a la vigencia del servicio a contratar: El contrato tendrá una vigencia de cuatro años. Anualmente, se podrá revisar el contrato actualizándolo a la realidad de los consumos, si durante la vigencia del mismo se produjeran hechos imprevistos que derivaran en una diferencia superior al 20 % respecto de los consumos mínimos establecidos. A tal efecto, las partes negociarán de buena fe, las nuevas condiciones de aplicación al precio de los excesos y de los consumos mínimos incluidos en el precio fijo. En caso de no llegar a un acuerdo, la parte perjudicada podrá resolver el contrato, comunicándolo por escrito a la otra parte, con al menos 3 meses de antelación a la fecha en que quede sin efecto. La fecha prevista para el inicio de los servicios y suministro de los equipos solicitados es el mes de mayo de