AJUNTAMENT DE MONCADA

Transcripción

1 PLIEGO TÉCNICO PARA LA CONTRATACIÓN DE ARRENDAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS MULTIFUNCIÓN PARA LAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES DEL AYUNTAMIENTO 1 - OBJETO DEL CONTRATO Constituye el objeto del presente pliego de prescripciones técnicas el arrendamiento y mantenimiento de equipos multifunción para las dependencias municipales del Ayuntamiento de Moncada con arreglo a las condiciones que se describen más adelante. 2 DURACIÓN DEL CONTRATO La vigencia del contrato se extenderá por un periodo de cuatro años desde el momento de la formalización. 3 PRESUPUESTO BASE DE LICITACIÓN Y PRECIO DEL CONTRATO Se puede optar por cualquiera de estas dos opciones: OPCIÓN A : El presupuesto máximo de licitación para la cuota de arrendamiento asciende a , importe que corresponde a la duración máxima prevista del contrato, desglosado en los siguientes conceptos: Valor estimado: Impuesto sobre el valor añadido al tipo del 21 %: Lo que resulta en una cuota mensual máxima de arrendamiento a 48 meses de 600 (IVA excluido) La parte del contrato referida al mantenimiento de los equipos no podrá exceder de estos precios por coste unitario salvo en el caso que la cuota de arrendamiento no tenga coste. Copia Blanco/Negro precio coste unitario: 0,00850 (IVA excluido) Copia Color precio coste unitario: 0,07200 (IVA excluido) En el presupuesto total se entenderán comprendidos todos los gastos y demás impuestos que graven la realización del contrato. 1

2 No se admitirán las ofertas que excedan de dicho presupuesto. Todas las ofertas deberán indicar, por separado, la cuantía correspondiente al precio neto del contrato y la cuantía correspondiente al IVA. Para la comparación de las ofertas económicas se tendrá en cuenta, exclusivamente, el precio neto ofertado. OPCIÓN B: En el supuesto de que la oferta presentada no contemple precio en concepto de arrendamiento de los equipos (es decir coste 0),el precio por copia podrá exceder del previsto en la opción A. El pago del alquiler de los equipos se realizará mensualmente, previa presentación de la factura. Se presentarán, en su caso, dos facturas una por el arrendamiento de los equipos y otra por el coste por copia. Esta factura deberán incluir la siguiente información, desglosada por equipos: número de copias realizadas y valor de la lectura de los contadores (cifra de la lectura anterior y lectura actual). La facturación deberá emitirse con redondeo a dos dígitos, conforme a lo establecido en la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre introducción del euro. Revisión de los precios En atención a la evolución constatada en el mercado, no será aplicable al presente procedimiento la revisión de precios. Igualmente, durante la vigencia del contrato no podrá incrementarse los precios por copia ofertados Equipos ofertados Si en la propuesta se establece un cuota de arrendamiento de los equipos suministrados a la finalización del contrato los equipos pasarán a ser propiedad del Ayuntamiento de Moncada. 4 - CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS EQUIPOS El equipamiento a suministrar será obligatoriamente de nueva adquisición, sin uso y sin componentes reconstruidos. Todos los equipos serán del modelo más reciente o actual y deberán contener todos los perfeccionamientos recientes en diseño y materiales. El adjudicatario deberá asegurar que no habrá riesgo de obsolescencia tecnológica durante el periodo de vigencia del contrato. Para garantizar la calidad del contrato, no se aceptará ningún equipo o elemento declarado EOL (End of Life) o descatalogado. De este modo se podrá garantizar un adecuado y correcto funcionamiento durante la vigencia del contrato y se garantiza la especialización del personal de mantenimiento, así como el suministro, en tiempo y forma adecuados, de piezas de recambio originales. 2

3 Todo el material suministrado al Ayuntamiento será de primera calidad y deberá cumplir con las normas técnicas que le sean de aplicación. En caso contrario, el Ayuntamiento podrá rechazarlo. De igual manera, todo el personal de mantenimiento preventivo y correctivo del equipamiento deberá estar suficientemente capacitado para solventar y/o corregir las deficiencias detectadas en el equipamiento suministrado. El contratista ofertará varios modelos de equipos en función de las necesidades y de las expectativas de uso en las dependencias municipales. Si algún equipo ofertado por los licitadores no cumple alguna de las características mínimas exigidas y que éste repercuta directamente en la calidad del suministro, dicho licitador SERÁ EXCLUIDO. No obstante, y siempre en beneficio del Ayuntamiento, el adjudicatario podrá mejorar las características mínimas exigidas, sin repercusión en el coste del contrato. 4.1 Tipos de equipos a suministrar El equipamiento a implantar se estructurará en 6 tipos, atendiendo a los departamentos destinatatios y su capacidad productiva de impresión, detallandose a continuación. Tipo Destino Tamaño Cantidad Mínimo I Equipo de impresión departamental color A3 6 II Equipo de impresión departamental color A4 1 III Equipo de impresión departamental monocromo A3 2 IV Equipo de impresión departamental monocromo A4 3 V Equipo de impresión departamental monocromo A4 2 VI Equipo básico de impresión monocromo A4 2 3

4 4.2 Características mínimas de los equipos Características Tipo I Tipo II Tipo III Tipo IV Tipo V Tipo VI Tipo Departamental Color Departamental Color Velocidad de impresión Tamaño de impresión Departamental Monocromo Departamental Monocromo Básico Monocromo Básico Monocromo 30 ppm 20 ppm 30 ppm 20 ppm 20 ppm 20 ppm A5, A4, A3 A5, A4 A5, A4, A3 A5, A4 A5, A4 A5, A4 Función duplex SI SI SI SI SI SI Alimentador originales Capacidad mínima bandeja STD Gramaje impresión bandeja STD / Bandeja Manual SI SI SI SI SI NO 500 hojas 500 hojas 500 hojas 500 hojas 500 hojas 500 hojas Resolución 600*600 dpi 600*600 dpi 600*600 dpi 600*600 dpi 600*600 dpi 600*600 dpi Tiempo de primera impresión Clasificación digital Zoom Consumo energía en impresión Nivel ruido (ISO7779 :2001) 10 segundos o menos 10segundos o menos 10 segundos o menos SI SI SI SI Rango: 25% al 400% Rango: 25% al 400% Rango: 25% al 400% 10 segundos o menos 10 segundos o menos Rango: 25% al 400% 10 segundos o menos 900 W o menos 900 W o menos 900 W o menos 900 W o menos 900 W o menos 900 W o menos Memoria 512 MB 256 MB 512 MB 256 MB 128 MB 128 MB Disco duro 40 GB 40 GB Interfaces USB Ethernet 10/100/1000 Base-TX USB Ethernet 10/100/1000 Base- TX USB Ethernet 10/100/1000 Base- TX USB Ethernet 10/100/1000 Base-TX USB Ethernet 10/100/1000 Base- TX USB Ethernet 10/100/1000 Base- TX Protocolo de red IPv4 / IPv6 IPv4 / IPv6 IPv4 / IPv6 IPv4 / IPv6 IPv4 / IPv6 IPv4 / IPv6 Emulaciones Pantalla informativa Normas SI SI SI SI SI NO Función escaner SI SI SI SI SI NO Formatos función escaner Escaneado a carpeta de red / envío correo electrónico JPEG, TIFF, PDF a simple y doble cara JPEG, TIFF, PDF a simple y doble cara JPEG, TIFF, PDF a simple y doble cara JPEG, TIFF, PDF a simple y doble cara JPEG, TIFF, PDF a simple y doble cara SI SI SI SI SI Función Fax NO SI NO NO SI NO Gestión usuarios SI SI SI SI SI NO 4

5 5 - ESPECIFICACIONES ADICIONALES Para las máquinas tipo I, II, III, IV y V se deberá: - Permitir la gestión de al menos 200 usuarios distintos. Se deberá poder llevar un control de copias de cada usuario, así como restricciones en las copias. - Permitir impresión segura de documentos, se deberá especificar sistema. - Permitir restricciones de impresión. Limitar el uso de impresión a color. Especificar sistema de restricciones. Elementos y accesorios Se deberán proporcionar todos los elementos tanto hardware como software necesarios para la correcta operación de los sistemas ofrecidos y que se requieran para su puesta en operación y uso normal. Todos los componentes tanto hardware como software estarán incluidos en garantía, mantenimiento y asistencia técnica durante toda la duración del contrato. Si se requiere el uso de alguna licencia de programa su coste se detallará y estará incluido en la oferta. Manuales Técnicos Todas las máquinas deberán venir acompañadas de los manuales técnicos tanto del hardware como del software, en formato digital en idioma castellano y se dejará en cada máquina un breve manual de información. Se entregará a los usuarios una guía rápida de utilización del equipo. Todos los componentes del sistema (controladores, pantallas, ) deberán estar en castellano. Controladores Todos los equipos nuevos instalados deberán ser compatibles con todas las versiones de 32 y 64 bits de los siguientes sistemas operativos: Windows 2000 server Windows 2003 server Windows server 2008 R2 de 64 bits Windows XP Windows Vista Windows 7 Windows 8 etc 5

6 6 - REUTILIZACIÓN DE EQUIPOS El Ayuntamiento dispone de una serie de equipos que por sus características técnicas y por su nivel de funcionalidad se considera pueden ser reutilizados, la lista de los cuales se detalla: Equipo Ubicación actual Destino OKI ES2232 Alcaldia Arxiu OKI ES2632 Urbanisme Cultura-Festes Oki Kyocera KM-1650 Oficina AMICS Oficina AMICS Oki Kyocera KM-2035 EPA EPA Oki Kyocera KM-2035 La Rambleta Brigada Olivetti 2500MF FDM Informàtica Olivetti D-Copia 3000 MF Centre Social Badia Centre Social Badia Olivetti D-Copia 3000 MF Biblioteca Rambleta Olivetti D-Copia 16 MF Centre Juvenil Jubiltats En la propuesta se deberá concretar de cuales de ellos puede hacerse cargo del mantenimiento y del coste por copia, siendo en este caso mantenido en las mismas condiciones que el equipamiento nuevo que sea necesario instalar. En caso de no poder dar soporte de mantenimiento para alguna o algunas máquinas se deberá aportar una propuesta de reemplazo especificándose las características de la máquina por la que se reemplaza teniendo en cuenta que las mismas deberán ser de iguales o superiores características a las existentes con lo que no constará como la adquisición de una nueva máquina. En este caso se deberá especificar de manera individual el precio ofertado de recompra por cada una de ellas. Si el precio de recompra es superior al de reemplazo la diferencia disminuirá el importe ofertado del contrato. La retirada y reciclado en su caso de los equipos sustituidos, será por cuenta del adjudicatario, si bien, y para los equipos propiedad del Ayuntamiento, se atenderá a lo indicado en cada caso por el Departamento de Informática del Ayuntamiento de Moncada, con respecto al destino de los mismos. 7- GARANTIA, MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA El plazo de garantía del proyecto que nos ocupa, y que se relacionan en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, cubrirá el periodo de vigencia del arrendamiento y el mantenimiento. Todos los componentes ofertados deberán estar instalados y configurados en el plazo establecido y estarán incluidos en garantía, mantenimiento y asistencia técnica durante toda la duración del contrato. Durante la vigencia del contrato en la cuota de adquisicion y en el coste por copia estará incluido el coste de mantenimiento y reparación de las máquinas. Por tanto no da a lugar facturas extraordinarias durante el periodo de vigencia del contrato. 6

7 Se deberán especificar en la memoria el protocolo de asistencia técnica y mantenimiento para reparar cualquier avería de cualquier componente. El mantenimiento de los equipos instalados y la asistencia técnica para los mismos, correrá a cargo del adjudicatario. Para ello se presentará una propuesta de Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) del total de los equipos integrantes del sistema, que deberá incluirse en la oferta. El servicio deberá garantizar la asistencia y soporte al menos en modalidad 9x5, es decir, de lunes a viernes en horario laboral de 8 a 17 horas, todos los meses del año. El tiempo de respuesta para la atención de averías in situ será de un máximo de 8 horas. En el caso de avería que requiera de un tiempo máximo de reparación superior a 24 horas, la máquina no podrá estar inactiva durante un periodo superior a 2 días hábiles, incluido el de la notificación de la avería. Transcurrido el señalado plazo sin que se hubiera realizado la reparación, la empresa adjudicataria estará obligada a sustituir la máquina, temporal o definitivamente por otra de igual o superiores características. Cuando la inactividad se produjera por un fallo definitivo de la máquina o la reparación no se pudiera efectuar en el plazo máximo de 15 días hábiles, incluido el del aviso de la avería, esta deberá ser sustituida por otra nueva de similares o superiores características sin coste alguno para el Ayuntamiento de Moncada. Cuando una máquina presente averías de forma frecuente (tres o más averías en un periodo de 3 meses) o bien la calidad de las copias e impresiones no sea la óptima, la empresa adjudicataria estará obligada a sustituir la máquina de forma definitiva por otra de igual o superiores características sin coste alguno para el Ayuntamiento de Moncada. Las propuestas que ofrezcan servicios inferiores a los indicados anteriormente, no serán tomadas en consideración en el procedimiento de adjudicación. Correrá por cuenta del adjudicatario todos los gastos correspondientes a las piezas y repuestos que sea necesario incorporar a las máquinas como consecuencia de una avería o de una actuación de mantenimiento, así como los de mano de obra y desplazamientos del personal de servicio técnico. Será de cuenta del adjudicatario el tóner y demás consumibles que sean precisos para la plena actividad de las máquinas (excepto el papel), tanto en las máquinas nuevas como en los equipos reutilizados. El adjudicatario deberá mantener una actualización tecnológica de todos los equipos que formen parte del sistema, proponiendo las renovaciones oportunas por equipos de superiores características, cuando ello sea preciso, sin que esto suponga costo alguno ni directo ni indirecto para el Ayuntamiento. Se arbitrará un sistema de aviso y seguimiento de averías, en la medida de lo posible via web. 7

8 La empresa adjudicataria realizará una revisión anual preventiva a los equipos, estando incluida la mano de obra, desplazamiento y repuestos con el fin de reducir al máximo las averías futuras y alargar la vida útil de los equipos. 8- PLANIFICACIÓN, INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN Se deberá aportar por el licitador una planificación detallada que permita observar la realización de las actividades para la puesta en marcha del proyecto. Todos los componentes tanto de hardware como de software deben ser entregados en perfecto estado de funcionamiento, configurado, probado y de acuerdo con las especificaciones técnicas. La oferta deberá incluir una propuesta de calendario del proyecto hasta la finalización del mismo, destacando los hitos necesarios para determinar la correcta evolución del mismo. El contratista está obligado a instalar los bienes objeto del suministro en las dependencias municipales conforme a las instrucciones recibidas del Departamento de Informática. El plazo de entrega, instalación y puesta en funcionamiento, en perfectas condiciones de uso, será de 30 días hábiles a partir de la firma del contrato. El mismo día de la puesta en funcionamiento de los equipos, se entregará a cada responsable de centro, las hojas técnicas con las características e instrucciones de uso de los equipos y se les instruirá en su manejo. Se suministrará todo el cableado necesario para el perfecto funcionamiento de las máquinas con todas sus funcionalidades (cables eléctricos, de red ). En la medida de lo posible el Ayuntamiento de Moncada facilitará la ubicación en puntos con estructura de red. No obstante en caso de que la ubicación elegida no hubiera un punto de red cercano disponible, la empresa adjudicataria deberá proporcionar los componentes necesarios para su correcta instalación. No se admitirá ninguna clase de tecnología inalámbrica. Los costos generados por la respectiva configuración, programación y adecuación de la totalidad de los elementos que integran esta licitación deberán ser incluidos en el valor de la oferta, así como los futuros cambios de configuración y adquisición de controladores en toda la duración del contrato. A la entrega de los equipos, se firmará un ACTA de recepción por las partes implicadas, el adjudicatario y el responsable municipal del contrato, donde se indicará expresamente todo el equipo instalado, la ubicación y cualquier observación que procediera. Antes de la firma del ACTA de recepción, las partes comprobarán que los equipos son los idóneos y que funcionan correctamente de acuerdo con las exigencias indicadas en este pliego. Si los bienes no se hallaran en estado de ser recibidos, se hará constar así en el ACTA de recepción y se darán las instrucciones precisas al adjudicatario para que subsane los defectos observados o proceda a un nuevo suministro de conformidad con lo pactado. 8

9 Será por cuenta del adjudicatario los gastos de transporte, instalación y de entrega. Cualquiera que sea el tipo de suministro, el adjudicatario no tendrá derecho a indemnización por causa de pérdidas, averías o perjuicios ocasionados en los bienes antes de su entrega al Ayuntamiento. 9- FORMACIÓN El adjudicatario deberá presentar un plan de formación, tanto para usuarios como para administradores del sistema. La formación de administradores deberá estar orientada al manejo, gestión y configuración de las distintas herramientas de software de gestión y explotación de que disponga el sistema implantado. La formación de usuarios estará orientada al manejo, manipulación y resolución de problemas simples, referidos a los dispositivos que estén empleándose, ya sean con funciones de impresión, fotocopiado o escaneo. 10- CONTROL DE COPIAS REALIZADAS La solución propuesta deberá contar con algún sistema de gestión que permita contabilizar tanto las impresiones, copias y escaneos que se realicen a nivel de dispositivo y a nivel de usuario. La solución deberá permitir generar informes en los que se obtengan los datos de uso por equipo, usuario, departamento, edificio, etc. Si el software de gestión requiere de la instalación en un servidor, este será indicado por el Departamento de Informática del Ayuntamiento de Moncada en caso de no poderse se deberán proporcionar los elementos hardware necesario para su instalación. El Ayuntamiento de Moncada no abrirá puertos de entrada en su sistema de seguridad de red para enviar la información a otros sistemas externos. Los originales escaneados y faxes destinados a carpeta, ftp o correo electrónico que no generen copia impresa, no se cuantificarán como copia en la facturación. Solamente se cuantificarán en términos de facturación las copias que generen papel impreso. En términos de facturación, cualquier copia en un determinado formato impreso se cuantificará como una copia. De este modo, una impresión en formato A3 equivale a una copia, una impresión en formato A4 equivale a una copia y una impresión en formato A5 equivale a una copia. 11- SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación. 9

10 Los licitadores podrán aportar una Memoria descriptiva de las medidas que adoptarán para asegurar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos manejados y de la documentación facilitada. Asimismo, deberán incluir en su oferta la designación de la persona o personas que, sin perjuicio de la responsabilidad propia de la empresa, estarán autorizadas para las relaciones con el cliente a efectos del uso correcto del material y de la información a manejar. Se adjuntará una descripción de su perfil profesional, y sólo podrán ser sustituidas con la conformidad del cliente. El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre, de protección de datos de carácter personal y especialmente en lo indicado en su artículo número 12. La empresa adjudicataria se compromete a que su personal cumpla siempre las normas de seguridad y salud. El Ayuntamiento de Moncada podrá exigir la sustitución de personal de la empresa adjudicataria si éste incumple las normas de actuación establecidas, comete faltas profesionales repetidas o se comporta incorrectamente. 12-TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato, el adjudicatario se compromete a facilitar en todo momento a las personas designadas por el Ayuntamiento de Moncada a tales efectos la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos. 13-CRITERIOS BASE PARA LA ADJUDICACIÓN Para la adjudicación del contrato, se valorarán las referencias técnicas y económicas, así como las mejoras presentadas, teniendo el órgano de contratación la facultad de adjudicar el contrato a la proposición más ventajosa, o declarar desierto el procedimiento. Los criterios objetivos que han de servir de base para la determinación de la oferta más ventajosa son: Criterios objetivos Ponderación máxima Oferta económica 80,00% Oferta técnica 20,00% 10

11 OFERTA TÉCNICA (20%), máximo 20 puntos Se valorarán los siguientes aspectos: Características del software de gestión y administracion, así como la seguridad en la impresión de documentos hasta un máximo de 10 puntos Solución técnica global: Características de los equipos de impresión y accesorios, nivel de asistencia técnica ofertado hasta un máximo de 5 puntos Mejoras incluidas hasta un máximo de 5 puntos OFERTA ECONÓMICA (80%), máximo 80 puntos 1) Propuesta económica cuota mensual de arrendamiento hasta un máximo de 48 puntos Se otorgará la mayor puntuación al licitador que oferte el precio más bajo de la cuota mensual de arrendamiento. Al resto de licitadores se les otorgará la puntuación que corresponda de manera proporcional mediante la aplicación de la siguiente formula (se trata de minimizar el precio): Puntuación oferta valorada = 48 x ((CMMax COfer) / (CMMax CMMin)) Donde: CMMax = Cuota máxima mensual del arrendamiento : 600 (IVA excluido) COfer = Cuota mensual ofertada por la propuesta valorada CMMin= Cuota mínima mensual del arrendamiento 2) Propuesta económica coste por copia en blanco/negro hasta un máximo de 20 puntos Puntos oferta analizada = ( Importe oferta más económica x 20) / Importe oferta analizada Se asignará 20 puntos a la oferta que realize la oferta más económica. La valoración del resto de las ofertas se efectuará, a razón inversamente proporcional a la oferta más económica de las presentadas. 3) Propuesta económica coste por copia en color hasta un máximo de 12 puntos Puntos oferta analizada = (Importe oferta más económica x 12) / Importe oferta analizada Se asignará 12 puntos a la oferta que realize la oferta más económica. La valoración del resto de las ofertas se efectuará, a razón inversamente proporcional a la oferta más económica de las presentadas. Moncada 28 de enero de 2013 La Técnica Informática Amparo Cabo Lluesma 11